Integración Ashby ZapierAutomatiza Ashby con Zapier.
La integración Ashby Zapier ofrece 11 disparadores, 8 acciones y 4 búsquedas, 23 operaciones en total. Todos los disparadores son instantáneos y la app funciona desde el plan gratuito. Cada ficha explica qué hace el paso, cuándo usarlo y dónde falla.
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Qué resuelve la integración Ashby Zapier en un equipo de selección
La integración Ashby Zapier conecta tu cuenta de Ashby (el software de reclutamiento que agrupa ATS, analítica, agenda de entrevistas y CRM de candidatos) con Zapier, una herramienta de automatización sin código. Un evento en Ashby, como una contratación o un cambio de etapa, pone en marcha un flujo que escribe en Ashby o en el resto de tus herramientas.
Empecemos por lo que más pesa en el día a día: no perder a los buenos finalistas. Con Application Changed Stage, un filtro y Consider Candidate for Job, quien se queda a las puertas de una vacante entra directamente en otra parecida, en la etapa que elijas. Change Job Consideration Stage completa el trabajo moviendo candidaturas sin arrastrar tarjetas.
Segundo resultado, plantilla y presupuesto sincronizados: Opening Created, Create Opening y Update Opening mantienen las plazas abiertas en línea con lo que dirección aprobó en otra herramienta. Tercero, trazabilidad sin teclear: Interview Schedule Created u Offer Updated lanzan el Zap y Create Candidate Note deja el contexto en la ficha. Para los números, Generate Report on Ashby extrae los datos de un informe existente.
Lo que Zapier no hace: nada fuera de estas 23 operaciones. No hay paso para borrar un candidato, ni disparador para una ficha de candidato editada, ni acceso a la configuración de Ashby. Tampoco recupera lo ocurrido antes de activar un Zap. Si tu flujo pide ramificaciones o mucho volumen, las comparativas n8n vs Zapier y Make vs Zapier plantean los criterios sin elegir ganador por ti.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en toda la página. Aquí van una sola vez, en lenguaje llano.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperando a que suceda.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, en Ashby o en otra herramienta.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier: una acción que tu Zap completa con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la app en cuanto pasa algo. En Ashby, todos son instantáneos.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene sin ruido en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, un candidato o una vacante, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Ashby enlazada una vez con Zapier y reutilizada por cada paso de cada Zap que trabaja con Ashby.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Ashby
Resumen: el disparador es gratis, cada acción con éxito cuenta como una tarea y, en cuanto pasas de un disparador y una acción, necesitas un plan de pago.
- DisparadorNo consume tareas
- Cada acción con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados, dos pasos por Zap
- Ashby en el plan gratuitoSí, no es una app premium
Zapier solo cobra lo que funciona: cada acción completada es una tarea, una acción fallida no cuenta y el disparador nunca cuesta nada, por muchos eventos que mande Ashby. Un Zap de tres acciones gasta tres tareas por ejecución. Ashby no es una app premium, así que funciona en el plan gratuito, con 100 tareas al mes y Zaps ilimitados. La trampa: el plan gratuito solo admite Zaps de dos pasos. Un filtro, un paso de búsqueda o una segunda acción convierten tu flujo en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago. La tabla de intervalos solo afecta a disparadores por consulta, y Ashby no tiene ninguno.
Conecta Ashby con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página Apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Ashby y permiso de lectura o escritura sobre cualquier vacante, candidato o informe que no sea tuyo y que el Zap deba tocar.
- 02
Elige Ashby
Escribe Ashby en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva de Ashby para que entres con la cuenta en cuyo nombre actuarán los Zaps.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Accede a Ashby en esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. A partir de ahí, cada paso de Ashby en cualquier Zap reutiliza esta conexión: la configuras una vez, no en cada Zap.
Tu primer Zap: recolocar a los finalistas en otra vacante
ObjetivoCuando una candidatura llega a la etapa que marca a los finalistas descartados, el candidato pasa a considerarse para una vacante parecida, sin que nadie lo haga a mano.
- 01
Build: elige el disparador
Crea un Zap, elige Ashby y el evento Application Changed Stage, y luego tu conexión. Es instantáneo: el Zap arranca en cuanto Ashby informa del cambio de etapa.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres elementos más recientes de tu cuenta, así que relacionas los campos con un cambio de etapa real, no con datos supuestos.
- 03
Añade el filtro
Desde el icono más, añade Filter. En la primera casilla, el valor de la etapa; luego una regla de texto y el nombre exacto de la etapa. Los demás cambios se paran aquí.
- 04
Añade Consider Candidate for Job
Elige Ashby y Consider Candidate for Job. En Candidate, toma el candidato de los datos de prueba; si la muestra no trae uno utilizable, añade Find Candidate antes. Fija la vacante parecida en Job y elige Lead o First Pre-Interview Screen como etapa inicial.
- 05
Test y Publish
Ejecuta cada paso una vez y revisa la candidatura en Ashby. Después, Publish. Con filtro, es un Zap de varios pasos: necesita un plan de pago.
Disparadores de Ashby en Zapier
11 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Ashby, y 11 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Application Changed Stage
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an application's stage is changed.”
Pone en marcha tu Zap cada vez que una candidatura cambia de etapa en Ashby. Abarca todas las etapas de todas las vacantes, así que es la señal más amplia del pipeline.
Candidate Applied
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a candidate submits an application to a job.”
Arranca en el instante en que alguien envía su candidatura a una de tus vacantes. Te llega recién hecha, antes de que nadie del equipo la abra.
Candidate Hired
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a candidate is hired.”
Salta cuando un candidato queda marcado como contratado en Ashby. Es el relevo entre selección y todo lo que viene después de la firma.
Interview Schedule Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an interview schedule is created.”
Se activa al crearse una agenda de entrevistas en Ashby. Indica que hay una entrevista prevista, no que ya se haya hecho.
Interview Schedule Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an interview schedule is updated.”
Se ejecuta cuando cambia una agenda de entrevistas ya creada. Completa al disparador de creación y recoge aplazamientos, cambios de panel y retoques.
Job Posting Published
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new job posting is published.”
Publicar una oferta de empleo desde Ashby lanza este Zap. Hablamos del anuncio público, el que ven los candidatos, no de la ficha interna del puesto.
Job Posting Unpublished
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a job posting is unpublished.”
El reverso del anterior: arranca cuando se retira una oferta. Sirve para cerrar lo que la publicación abrió en otras herramientas.
Offer Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new offer is created.”
Arranca el Zap cuando se crea una oferta nueva en Ashby: es el primer momento en que la integración te avisa.
Offer Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an offer is deleted.”
Responde al borrado de una oferta en Ashby. Es la señal de que algo que ya pusiste en marcha en otro sitio ha dejado de tener sentido.
Offer Updated
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when an offer is updated.”
Se lanza con cada cambio en una oferta existente de Ashby. Mantiene todas las herramientas que dependen de la oferta alineadas con su última versión.
Opening Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new opening is created.”
Cada plaza nueva creada en Ashby, es decir, cada puesto presupuestado, dispara este Zap. Es una señal de planificación, distinta del anuncio público.
Acciones de Ashby en Zapier
Ashby te da 8 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Candidate
AcciónEn Zapier“Creates a new candidate in Ashby.”
Da de alta un candidato nuevo en Ashby con datos recogidos en otra herramienta.
Change Job Consideration Stage
AcciónEn Zapier“Changes the stage of a job consideration.”
Mueve una job consideration a otra etapa de entrevista, igual que arrastrar la tarjeta en el pipeline.
Create Candidate Note
AcciónEn Zapier“Creates a note on a candidate's profile.”
Deja una nota en la ficha de un candidato: la forma más sencilla de tener junto a la persona el contexto que viene de otras herramientas.
Consider Candidate for Job
AcciónEn Zapier“Considers a candidate for a job.”
Coloca a un candidato existente en una vacante, en la etapa que elijas. En el lenguaje de Ashby, crea la job consideration que une a una persona con un puesto.
Create Opening
AcciónEn Zapier“Creates a new opening in Ashby.”
Crea una plaza en Ashby para que una decisión de plantilla tomada fuera aparezca donde trabaja selección.
Generate Report on Ashby
AcciónEn Zapier“Get data from an Ashby report.”
Extrae al Zap los datos de un informe de Ashby que ya existe, para que los pasos siguientes los guarden o compartan.
Update Candidate
AcciónEn Zapier“Updates a candidate.”
Modifica un candidato existente en Ashby con valores que llegan de un paso anterior del Zap.
Update Opening
AcciónEn Zapier“Updates an opening.”
Retoca una plaza existente en Ashby, por ejemplo cuando cambia la planificación de plantilla.
Búsquedas de Ashby en Zapier
4 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Ashby, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en Ashby y se lo pasa a los pasos siguientes. En el editor, las búsquedas están al final de la lista Action event, bajo SEARCH, y algunos campos de acción ofrecen + Add search step para insertar una. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es limpio.
Find Candidate
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing candidate by name or email.”
Localiza un candidato que ya está en Ashby por nombre o email y entrega la ficha a los pasos siguientes.
Find Job
BúsquedaEn Zapier“Finds an existing job by job title.”
Encuentra una vacante de Ashby por su título, para usarla luego en una consideración o un cambio de etapa.
Find Job Consideration
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing job consideration by candidate and job.”
Recupera la job consideration que une a un candidato concreto con una vacante concreta; ambos campos son obligatorios.
Find Opening
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds an existing opening by identifier”
Localiza una plaza existente por su identificador y la devuelve a los pasos siguientes.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Tal cual viene, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y se saltan los pasos que dependen de ella. Actívalo y el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Si lo marcas, la búsqueda pasa a ser find or create: desaparece el ajuste anterior y Zapier pide los campos para crear el elemento que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero (por defecto), detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de Ashby falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Ashby, y ninguna limitación registrada es propia de la app. Lo que falla viene del funcionamiento general de los Zaps.
Cuatro casos que conviene conocer antes de publicar. Ninguno lanza un error evidente: se notan por ejecuciones que faltan, notas duplicadas o un cupo de tareas que se agota antes de tiempo. Para leer una ejecución fallida, la página Depuración Zapier explica el método general.
El histórico no llega nunca
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Los candidatos, ofertas y plazas que ya existían no entran: migrarlos es otro trabajo.El Zap que se relanza solo
Opening Created y Create Opening en el mismo Zap forman un bucle: cada plaza creada vuelve a lanzarlo y quema tareas hasta que lo apagues.Una importación masiva frenada
Tras una migración o una carga masiva en Ashby, una avalancha de eventos puede quedar retenida por la protección contra avalanchas de Zapier.La búsqueda no encuentra nada
Por defecto, un paso Find que vuelve vacío detiene el Zap y se salta lo que depende de él. Activa el ajuste de cero resultados o usa la versión find or create.
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