Intégration Ashby ZapierAutomatiser Ashby avec Zapier.
L'intégration Ashby Zapier compte 11 déclencheurs, 8 actions et 4 recherches, soit 23 opérations. Tous les déclencheurs sont instantanés et l'app tourne dès le plan gratuit. Chaque fiche dit ce que fait l'étape, quand la choisir et où ça coince.
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Ce que l'intégration Ashby Zapier change pour une équipe de recrutement
L'intégration Ashby Zapier relie ton compte Ashby (le logiciel de recrutement qui réunit ATS, statistiques, planification d'entretiens et vivier de candidats) à Zapier, un outil d'automatisation sans code. Un événement dans Ashby, une embauche ou une offre par exemple, lance un enchaînement qui écrit ensuite dans Ashby ou dans tes autres outils.
Côté chargé de recrutement, le premier gain est un vivier qui se range tout seul : Consider Candidate for Job et Change Job Consideration Stage placent chaque profil sur le bon poste, à la bonne étape, sans glisser de cartes à la main. Pour un cabinet qui pousse le même candidat sur deux missions proches, c'est le cœur du sujet.
Deuxième gain, un historique sans ressaisie : Offer Created ou Interview Schedule Updated lance le Zap, et Create Candidate Note consigne le contexte sur la fiche, avec en option une alerte aux personnes qui suivent ce candidat. Troisième gain, des postes ouverts alignés sur le budget : Opening Created, Create Opening et Update Opening gardent les ouvertures de poste au diapason de ce que la direction a validé ailleurs. Et Generate Report on Ashby sort les données d'un rapport existant pour les déposer où ton comité les lit.
Ce que Zapier ne fait pas : rien hors de ces 23 opérations. Pas de suppression de candidat, pas de déclencheur sur une fiche candidat modifiée, aucun réglage d'Ashby. Rien n'est rattrapé avant la mise en route d'un Zap. Si ton besoin passe par des embranchements ou de gros volumes, les comparatifs Make vs Zapier et n8n vs Zapier posent les critères, sans désigner de vainqueur à ta place.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Huit mots reviennent partout sur cette page. Les voici une bonne fois, en français courant.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement d'une app qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend simplement qu'il arrive.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, dans Ashby ou ailleurs.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient Zapier dès que l'événement a lieu. Chez Ashby, tout est instantané.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, un candidat ou un poste, pour que la suite du Zap s'en serve.
- Connexion
- Ton compte Ashby relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes de tous les Zaps qui parlent à Ashby.
Combien coûte vraiment un Zap Ashby
En bref : le déclencheur ne coûte rien, chaque action réussie compte pour une tâche, et au-delà d'un déclencheur plus une action il faut un plan payant.
- DéclencheurAucune tâche consommée
- Action réussie1 tâche chacune
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités, deux étapes par Zap
- Ashby sur le plan gratuitOui, l'app n'est pas réservée aux plans payants
Ashby n'est pas une app réservée aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. Le piège est ailleurs. Le plan gratuit ne construit que des Zaps à deux étapes. Ajoute un filtre, une étape de recherche ou une deuxième action, et ton Zap devient multi-étapes, donc payant. Côté facture, seule une action qui aboutit compte : un Zap à trois actions consomme trois tâches par passage, une action en échec ne coûte rien, et le déclencheur jamais. La grille d'intervalle ci-dessous ne concerne que les déclencheurs par interrogation, et Ashby n'en a aucun.
Connecter Ashby à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte Ashby, et un accès en lecture ou en écriture à tout poste, candidat ou rapport qui ne t'appartient pas et que le Zap doit toucher.
- 02
Choisis Ashby
Tape Ashby dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Ashby pour que tu te connectes avec le compte au nom duquel les Zaps agiront.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi sur Ashby dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. Ensuite, chaque étape Ashby de chaque Zap réutilise cette connexion : tu la règles une fois, pas à chaque Zap.
Ton premier Zap : positionner chaque candidature sur un second poste
ObjectifChaque personne qui postule sur une offre d'alternance est aussi placée sur le poste jumeau d'un autre site, avec une note qui explique pourquoi.
- 01
Build : choisis le déclencheur
Crée un Zap, choisis Ashby et l'événement Candidate Applied, puis ta connexion Ashby. Le déclencheur est instantané : le Zap part dès qu'Ashby signale la candidature.
- 02
Teste le déclencheur
Lance le test. Zapier remonte les trois éléments les plus récents de ton compte : tu fais la correspondance des champs sur une vraie candidature, pas sur une supposition.
- 03
Ajoute Consider Candidate for Job
Choisis Ashby puis Consider Candidate for Job. Dans Candidate, prends le candidat dans les données du test, ou ajoute Find Candidate avant. Fixe le poste jumeau dans Job, et prends Lead ou First Pre-Interview Screen comme étape initiale.
- 04
Ajoute la note
Dernière étape, Create Candidate Note : le même candidat dans Candidate, un texte court qui dit d'où vient ce double positionnement. Active Send notifications? si l'équipe du site doit le savoir.
- 05
Test puis Publish
Teste chaque étape et vérifie la fiche dans Ashby, puis clique sur Publish. Deux actions après le déclencheur : c'est un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.
Les déclencheurs Ashby sur Zapier
11 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Ashby, et 11 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Application Changed Stage
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an application's stage is changed.”
Lance ton Zap dès qu'une candidature passe d'une étape à une autre dans Ashby. Il couvre toutes les étapes de tous les postes, c'est donc le signal le plus large du pipeline.
Candidate Applied
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a candidate submits an application to a job.”
Se met en route au moment où quelqu'un envoie sa candidature sur l'un de tes postes. Tu récupères la candidature toute fraîche, avant même qu'un membre de l'équipe l'ait ouverte.
Candidate Hired
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a candidate is hired.”
Part quand un candidat est passé en embauché dans Ashby. C'est la bascule entre le recrutement et tout ce qui suit la signature : intégration, matériel, accès.
Interview Schedule Created
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an interview schedule is created.”
Se déclenche à la création d'un planning d'entretiens dans Ashby. Il signale qu'un entretien est prévu, pas qu'il a eu lieu.
Interview Schedule Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an interview schedule is updated.”
Tourne quand un planning d'entretiens déjà créé est modifié. Il complète le déclencheur de création et attrape les reports, échanges de jury et retouches.
Job Posting Published
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new job posting is published.”
La mise en ligne d'une annonce depuis Ashby lance ce Zap. On parle de l'annonce publique, celle que voient les candidats, pas de la fiche de poste interne qui la porte.
Job Posting Unpublished
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a job posting is unpublished.”
Le pendant du précédent : il démarre quand une annonce est retirée. Pratique pour refermer ce que la mise en ligne avait ouvert dans d'autres outils.
Offer Created
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new offer is created.”
Démarre le Zap quand une nouvelle offre est créée dans Ashby : c'est le moment le plus tôt où l'intégration te prévient.
Offer Deleted
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an offer is deleted.”
Réagit à la suppression d'une offre dans Ashby. C'est le signal qu'une chose déjà lancée ailleurs n'a plus lieu d'être.
Offer Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an offer is updated.”
Se lance à chaque modification d'une offre existante dans Ashby. Il garde les outils en aval de l'offre alignés sur sa dernière version.
Opening Created
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new opening is created.”
Chaque ouverture de poste créée dans Ashby, autrement dit chaque place budgétée, déclenche ce Zap. C'est un signal de planification, distinct de l'annonce publique.
Les actions Ashby sur Zapier
Ashby te donne 8 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Sommaire des opérations
Create Candidate
ActionDans Zapier“Creates a new candidate in Ashby.”
Ajoute une fiche candidat toute neuve dans Ashby à partir de données saisies dans un autre outil.
Change Job Consideration Stage
ActionDans Zapier“Changes the stage of a job consideration.”
Fait avancer une job consideration vers une autre étape d'entretien, comme si tu déplaçais la carte dans le pipeline.
Create Candidate Note
ActionDans Zapier“Creates a note on a candidate's profile.”
Dépose une note sur la fiche d'un candidat : le moyen le plus simple de garder près de la personne le contexte venu d'autres outils.
Consider Candidate for Job
ActionDans Zapier“Considers a candidate for a job.”
Positionne un candidat existant sur un poste, à l'étape de ton choix. Dans le langage d'Ashby, l'action crée la job consideration qui lie une personne à un poste.
Create Opening
ActionDans Zapier“Creates a new opening in Ashby.”
Crée une ouverture de poste dans Ashby, pour qu'une décision d'effectif prise ailleurs apparaisse là où travaillent les recruteurs.
Generate Report on Ashby
ActionDans Zapier“Get data from an Ashby report.”
Sort les données d'un rapport Ashby existant dans le Zap, pour que la suite les range ou les partage.
Update Candidate
ActionDans Zapier“Updates a candidate.”
Modifie un candidat existant dans Ashby avec des valeurs issues d'une étape précédente du Zap.
Update Opening
ActionDans Zapier“Updates an opening.”
Retouche une ouverture de poste existante dans Ashby, par exemple quand le plan d'effectifs bouge.
Les recherches Ashby sur Zapier
4 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Ashby, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche retrouve un élément déjà présent dans Ashby et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH, et certains champs d'action proposent + Add search step pour en insérer une. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas net.
Find Candidate
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an existing candidate by name or email.”
Retrouve un candidat déjà présent dans Ashby par son nom ou son e-mail, et donne la fiche aux étapes suivantes.
Find Job
RechercheDans Zapier“Finds an existing job by job title.”
Retrouve un poste Ashby par son intitulé, pour l'injecter ensuite dans un positionnement ou un changement d'étape.
Find Job Consideration
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an existing job consideration by candidate and job.”
Récupère la job consideration qui relie un candidat donné à un poste donné ; les deux champs sont obligatoires.
Find Opening
RechercheFind or createDans Zapier“Finds an existing opening by identifier”
Retrouve une ouverture de poste existante par son identifiant et la renvoie aux étapes suivantes.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendent. Active-le, et le Zap continue les mains vides.
- Create X if it doesn't exist yet?Coche-le et la recherche devient un find or create : le réglage précédent disparaît, et Zapier demande les champs pour créer l'élément manquant.
- If multiple search results are found?Trois sorties quand plusieurs éléments correspondent : garder le premier (par défaut), arrêter le Zap, ou tous les transmettre d'un coup.
Quand un Zap Ashby casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Ashby, et aucune limite relevée n'est propre à l'app. Ce qui casse vient du fonctionnement général des Zaps.
Quatre cas à connaître avant de publier. Aucun ne lève d'erreur évidente : ils se voient par des passages manquants, des notes en double ou un quota de tâches qui fond trop vite. Pour lire un passage en échec, la page Dépannage Zapier donne la méthode générale.
Le stock n'arrive jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les candidats, offres et ouvertures déjà là ne remontent pas : les reprendre est un chantier à part.Le Zap qui se relance tout seul
Opening Created et Create Opening dans le même Zap, c'est une boucle : chaque ouverture créée relance le Zap et consomme des tâches jusqu'à ce que tu l'éteignes.Un import massif freiné
Après une migration ou un import en masse dans Ashby, une salve soudaine d'événements peut être retenue par la protection anti-afflux de Zapier.La recherche ne trouve rien
Par défaut, une étape Find qui revient vide arrête le Zap et saute la suite. Active le réglage « aucun résultat » ou passe par la version find or create.
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