Integración CloudTalk ZapierAutomatiza CloudTalk con Zapier.
La integración CloudTalk Zapier trae 3 disparadores, 5 acciones y 1 búsqueda. Una llamada, un SMS o un contacto editado ponen en marcha un Zap al instante, y el Zap puede enviar un SMS, registrar una actividad o mantener al día un contacto en CloudTalk.
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Qué resuelve la integración CloudTalk con Zapier
CloudTalk es una centralita en la nube para equipos de ventas y de atención al cliente. Conectada a Zapier, convierte cada llamada, cada SMS y cada cambio en un contacto en una señal que otro paso puede aprovechar. Y al revés: tus otras herramientas pueden escribir contactos, actividades y SMS dentro de CloudTalk.
Llamadas registradas sin teclear nada. En una clínica dental, recepción llama a decenas de pacientes. New Call arranca el Zap, Find Contact localiza la ficha y Create or Update Activity deja constancia de la llamada para quien atienda después.
Recordatorios por SMS. Una academia confirma cada matrícula con Send SMS desde uno de sus números de CloudTalk, en cuanto la plaza se registra en su herramienta de gestión.
Contactos al día en todas partes. New Contact avisa cuando un agente corrige una ficha, y otra herramienta puede actualizar su copia.
Lo más útil que debes saber: los 3 disparadores de CloudTalk son instantáneos. CloudTalk avisa a Zapier en cuanto pasa algo, así que ni siquiera en el plan gratuito hay que esperar a la siguiente consulta. Las limitaciones están en otro sitio. New Contact también salta cuando se edita un contacto, así que no sirve para crear registros en otra app sin duplicados. New SMS incluye los mensajes enviados. Y un Zap no recupera las llamadas anteriores a su activación.
¿Comparas plataformas? Mira también la Integración CloudTalk Make. ¿Prefieres no montarlo tú? Habla con nuestra Agencia Zapier.
El vocabulario de Zapier, antes de empezar
Ocho términos, una línea cada uno, para leer el resto sin diccionario.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre ese evento.
- Disparador
- El evento que pone en marcha el Zap, por ejemplo una llamada en CloudTalk. Con el Zap activado, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como un SMS.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas y en nada más.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto intervalo fijo. Uno instantáneo lo avisa la propia app en cuanto ocurre.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene ahí si no.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, para que los pasos siguientes usen lo encontrado.
- Zap de varios pasos
- Todo Zap que va más allá de un disparador y una acción. Basta una búsqueda, un filtro o otra acción, y necesita plan de pago.
Cuánto te cuesta CloudTalk en tareas de Zapier
CloudTalk no es una app premium: funciona desde el plan gratuito, y sus disparadores instantáneos no dependen de la tabla de intervalos.
- App premiumNo, funciona en el plan gratuito
- Disparadores de CloudTalk3, todos instantáneos
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Cada acción completada1 tarea
El disparador nunca gasta tareas. Cada acción que sale bien, un SMS enviado o una actividad registrada, cuenta como una tarea; la que falla no cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y solo Zaps de dos pasos, así que New Call seguido de Create or Update Activity cabe. Si metes Find Contact en medio, o un filtro, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita un plan de pago. La tabla de abajo solo afecta a disparadores por consulta de otras apps.
Conecta CloudTalk a Zapier en 3 pasos
- 01
Entra en la página Apps
En Zapier abre Apps y pulsa + Add connection. Una conexión es tu cuenta de CloudTalk vinculada una vez a Zapier y reutilizada en todos tus pasos de CloudTalk.
- 02
Elige CloudTalk
Busca CloudTalk en la ventana, selecciónalo y pulsa Add connection. Necesitas una cuenta de CloudTalk ya creada, con acceso a los números y contactos que usará el Zap.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en CloudTalk en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier. A partir de ahí la conexión aparece en cada disparador, acción y búsqueda de CloudTalk.
Tu primer Zap: cada llamada, anotada en su ficha
ObjetivoCuando se hace una llamada con CloudTalk, el Zap localiza el contacto y registra la llamada como actividad en su ficha.
- 01
Build: elige New Call
Pulsa Build, elige CloudTalk y New Call como disparador, y luego tu conexión. Es instantáneo, así que ningún intervalo le afecta, tengas el plan que tengas.
- 02
Prueba el disparador
Usa Test: Zapier trae las tres llamadas más recientes de la cuenta. Elige una real para mapear los pasos siguientes con datos de verdad.
- 03
Localiza el contacto
Añade Find Contact como paso de búsqueda y pon el número de la llamada en Keyword. Busca en nombres, emails y números de teléfono.
- 04
Registra la actividad
Añade Create or Update Activity: identificador de actividad, título, contenido, y el identificador del contacto encontrado, cada uno con su postfix.
- 05
Test y Publish
Prueba cada paso y revisa lo que devuelve. Con una búsqueda, el Zap es de varios pasos y pide plan de pago. Pulsa Publish para activarlo.
Los 3 disparadores de CloudTalk
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en CloudTalk, y 3 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Call
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when call is made via CloudTalk.”
Pone en marcha el Zap con cada llamada que pasa por CloudTalk. Así, cada conversación telefónica del equipo puede desencadenar el siguiente paso sin que nadie copie datos a mano.
New Contact
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a contact is created or updated in CloudTalk.”
Salta cuando se crea un contacto en CloudTalk y también cuando se edita uno que ya existe. Esa segunda mitad se pasa por alto con facilidad, y decide qué puedes construir encima sin riesgo.
New SMS
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a SMS is sent/received via CloudTalk”
Reacciona a los SMS que gestiona CloudTalk, tanto los que envías como los que recibes. Cualquier conversación por SMS en tus números de CloudTalk puede alimentar otra herramienta.
Las 5 acciones de CloudTalk
CloudTalk te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create or Update Activity
AcciónEn Zapier“Creates a new or updates an existing activity.”
Registra una actividad en un contacto de CloudTalk, o la actualiza si su identificador ya existe. Pide identificador de actividad y postfix, título, contenido, y el identificador del contacto con el suyo.
Create or Update Contact
AcciónEn Zapier“Creates a new or updates an existing contact.”
Crea la ficha si CloudTalk no conoce ese identificador, o la actualiza si ya existe. La opción más segura cuando una misma persona puede llegar dos veces.
Create Contact
AcciónEn Zapier“Create a new contact.”
Da de alta un contacto nuevo en CloudTalk desde otra app. Pide un identificador, el ID Postfix con el nombre del servicio de origen, el nombre completo y un teléfono.
Send SMS
AcciónEn Zapier“Send SMS via CloudTalk”
Envía un SMS desde uno de tus números de CloudTalk a cualquier destinatario. Los dos números van en formato E.164, con prefijo, junto con el texto del mensaje.
Update Contact
AcciónEn Zapier“Update an existing contact”
Modifica un contacto que CloudTalk ya tiene, localizado por su ID y su ID Postfix. El nombre y el teléfono siguen siendo obligatorios, aunque solo cambie uno de los dos.
La búsqueda de CloudTalk
1 paso de búsqueda busca un dato que ya existe en CloudTalk, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en CloudTalk y lo pasa a los pasos siguientes. En el editor aparece al final de la lista Action event, bajo SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Contact
BúsquedaEn Zapier“Finds a contact.”
Localiza un contacto de CloudTalk a partir de una sola palabra clave, que compara con nombres, emails y teléfonos. La ficha encontrada alimenta después un SMS, una actualización o una actividad.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap ahí y se saltan los pasos que dependen de ella. Activado, el Zap sigue sin resultado.
- Create X if it doesn't exist yet?Esta casilla convierte una búsqueda en find-or-create. CloudTalk no ofrece esa variante para Find Contact, así que aquí no la verás.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios contactos: quedarse con el primero, que es la opción por defecto, detener el Zap, o pasarlos todos.
Cuando el Zap de CloudTalk falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a CloudTalk: los fallos conocidos son los de todos los Zaps, y dos de ellos golpean a CloudTalk más que a otras apps.
Los disparadores de CloudTalk escuchan también los SMS enviados y los contactos editados, no solo lo nuevo, así que es fácil montar un bucle sin querer. Repasa estos casos antes de publicar, y acude a Depuración Zapier si el Zap falla por otro motivo.
El bucle de los SMS
New SMS salta con los mensajes que envías. Un Zap que responde con Send SMS se relanza con cada respuesta y agota tus tareas en muy poco tiempo.El bucle de los contactos
New Contact salta con cada edición. Un Zap que reescribe la ficha con Update Contact o Create or Update Contact la edita, y eso vuelve a lanzar el Zap.No recupera llamadas antiguas
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de activarlo. Las llamadas y SMS del mes pasado nunca llegan; trasladar ese historial es otro trabajo aparte.Una importación masiva retenida
Importar una lista grande de contactos en CloudTalk puede hacer que New Contact devuelva una avalancha de golpe, y la protección de Zapier puede retenerla.
¿Necesitas ayuda para automatizar CloudTalk con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
