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Intégration CloudTalk ZapierAutomatiser CloudTalk avec Zapier.

L'intégration CloudTalk Zapier compte 3 déclencheurs, 5 actions et 1 recherche. Un appel, un SMS ou une fiche contact modifiée lance un Zap sur-le-champ, et le Zap peut à son tour envoyer un SMS, noter une activité ou tenir à jour un contact dans CloudTalk.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration CloudTalk avec Zapier

CloudTalk est une téléphonie dans le cloud pensée pour les équipes commerciales et le support. Reliée à Zapier, elle transforme chaque appel, chaque SMS et chaque modification de contact en signal qu'une autre étape peut exploiter. Dans l'autre sens, tes autres outils peuvent écrire des contacts, des activités et des SMS dans CloudTalk.

Un historique SMS sur chaque fiche. Une agence immobilière échange beaucoup par texto avec ses acquéreurs. New SMS lance le Zap, Find Contact retrouve la fiche, et Create or Update Activity y range le message : le négociateur qui rappelle voit tout l'échange.

Un fichier de contacts unique. Un cabinet de recrutement crée ses candidats dans un autre outil. Create or Update Contact les fait exister dans CloudTalk, ou rafraîchit la fiche si l'identifiant est déjà connu.

Un SMS de suivi après l'appel. New Call suivi de Send SMS envoie un récapitulatif depuis un de tes numéros CloudTalk.

Le point qui change tout : les 3 déclencheurs CloudTalk sont instantanés. CloudTalk prévient Zapier dès qu'un appel ou un SMS passe, donc même en plan gratuit, rien n'attend la prochaine consultation. Les limites sont ailleurs. New Contact part aussi à chaque modification d'une fiche, il ne sert donc jamais à créer des enregistrements ailleurs. New SMS compte aussi les messages envoyés. Et un Zap ne rejoue pas les appels passés avant sa mise en route.

Tu compares les plateformes ? Vois aussi l'intégration CloudTalk Make. Et pour apprendre à monter tes Zaps en équipe, regarde la formation Zapier.

Vocabulaire

Les mots de Zapier à connaître d'abord

Huit termes, une ligne chacun, pour lire la suite sans dictionnaire.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement survient.
Déclencheur
L'événement qui démarre le Zap, par exemple un SMS reçu dans CloudTalk. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place, comme un SMS.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action réussie. Le quota de ton plan se compte en tâches, et en rien d'autre.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est consulté par Zapier à intervalle fixe. Un instantané est signalé par l'app dès que l'événement arrive.
Filtre
Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête là sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
Zap multi-étapes
Tout Zap au-delà d'un déclencheur et d'une action. Une recherche, un filtre ou une deuxième action suffit, et il faut un plan payant.
Coût

Ce que CloudTalk te coûte en tâches Zapier

CloudTalk n'est pas une app réservée aux plans payants : il marche dès le plan gratuit, et ses déclencheurs instantanés échappent à la grille d'intervalle.

  • App réservée aux plans payantsNon, disponible dès le plan gratuit
  • Déclencheurs CloudTalk3, tous instantanés
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Chaque action réussie1 tâche

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche. Chaque action réussie, un SMS envoyé ou une activité notée, compte pour une tâche ; une action qui échoue ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps à deux étapes seulement : New SMS puis Create or Update Activity passe. Ajoute Find Contact au milieu, ou un filtre, et le Zap devient multi-étapes : plan payant obligatoire. La grille ci-dessous ne concerne que les déclencheurs par interrogation d'autres apps.

Connexion

Connecter CloudTalk à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Pars de la page Apps

    Dans Zapier, ouvre Apps et clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte CloudTalk relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes tes étapes CloudTalk.

  2. 02

    Choisis CloudTalk

    Cherche CloudTalk dans la fenêtre, sélectionne-le, puis clique sur Add connection. Il te faut un compte CloudTalk existant, avec accès aux numéros et aux contacts que le Zap utilisera.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à CloudTalk dans l'onglet qui s'ouvre et donne l'accès à Zapier. La connexion est ensuite proposée dans chaque déclencheur, action et recherche CloudTalk.

Premier Zap

Ton premier Zap : chaque SMS rangé sur la bonne fiche

ObjectifQuand un SMS passe par CloudTalk, le Zap retrouve le contact et note le message comme activité sur sa fiche.

  1. 01

    Build : choisis New SMS

    Clique sur Build, prends CloudTalk et New SMS comme déclencheur, puis ta connexion. Il est instantané : aucun intervalle ne s'applique, quel que soit le plan.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance Test : Zapier ramène les trois SMS les plus récents du compte. Choisis-en un vrai pour régler la suite sur des données réelles.

  3. 03

    Retrouve le contact

    Ajoute Find Contact en étape de recherche et place le numéro du correspondant dans Keyword. La recherche fouille les noms, emails et numéros.

  4. 04

    Note l'activité

    Ajoute Create or Update Activity : identifiant d'activité, titre, contenu du SMS, et identifiant du contact trouvé, chacun avec son postfix.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste chaque étape et lis ce qui revient. Avec une recherche, le Zap est multi-étapes et demande un plan payant. Clique sur Publish pour l'allumer.

Déclencheurs

Les 3 déclencheurs CloudTalk

3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans CloudTalk, et 3 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Call

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when call is made via CloudTalk.”

Démarre le Zap à chaque appel passé via CloudTalk. Chaque conversation téléphonique de l'équipe peut ainsi enclencher une suite, sans que personne ne recopie les détails à la main.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un réseau de franchises qui veut qu'un SMS de confirmation suive chaque appel de prise de rendez-vous.
Attention
le test ramène les trois derniers appels du compte ; sur un compte tout neuf, passe d'abord un vrai appel d'essai.
2

New Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a contact is created or updated in CloudTalk.”

Part quand un contact est créé dans CloudTalk, mais aussi quand une fiche existante est modifiée. Ce second cas passe souvent inaperçu, et il décide de ce que tu peux construire dessus sans risque.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
garder à jour la fiche d'un candidat dans ton outil de recrutement quand un chargé corrige son numéro dans CloudTalk.
Attention
chaque modification relance le Zap ; associe-le à une mise à jour ailleurs, jamais à une création, sinon chaque changement fabrique un doublon.
3

New SMS

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a SMS is sent/received via CloudTalk”

Réagit aux SMS gérés par CloudTalk, ceux que tu envoies comme ceux que tu reçois. Tout fil de textos sur tes numéros CloudTalk peut donc alimenter un autre outil.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
une agence immobilière qui veut retrouver chaque échange avec un acquéreur sur sa fiche.
Attention
les messages envoyés comptent aussi ; un Zap qui répond par Send SMS se relance lui-même, ne les associe jamais sans porte de sortie.
Actions

Les 5 actions CloudTalk

CloudTalk te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create or Update Activity

Action

Dans Zapier“Creates a new or updates an existing activity.”

Inscrit une activité sur un contact CloudTalk, ou la met à jour si son identifiant existe déjà. Il faut un identifiant d'activité et son postfix, un titre, un contenu, et l'identifiant du contact avec le sien.

Quand l'utiliser
afficher les notes d'une affaire au conseiller qui décroche le prochain appel.
2

Create or Update Contact

Action

Dans Zapier“Creates a new or updates an existing contact.”

Crée la fiche si CloudTalk ne connaît pas cet identifiant, ou la rafraîchit s'il le connaît. Le choix le plus sûr quand une même personne peut arriver deux fois.

Quand l'utiliser
synchroniser un CRM où les prospects sont retouchés après leur création.
Attention
ID et ID Postfix désignent la fiche ensemble, garde-les stables.
3

Create Contact

Action

Dans Zapier“Create a new contact.”

Ajoute un contact tout neuf dans CloudTalk depuis une autre app. Il demande un identifiant, l'ID Postfix qui nomme le service d'origine, le nom complet et un numéro.

Quand l'utiliser
un prospect remplit ton formulaire et doit pouvoir être appelé tout de suite depuis CloudTalk.
4

Send SMS

Action

Dans Zapier“Send SMS via CloudTalk”

Envoie un texto depuis un de tes numéros CloudTalk vers n'importe quel destinataire. Les deux numéros s'écrivent au format E.164, avec l'indicatif, plus le texte du message.

Quand l'utiliser
confirmer un rendez-vous pris dans ton agenda en ligne.
Attention
l'envoi déclenche aussi New SMS.
5

Update Contact

Action

Dans Zapier“Update an existing contact”

Modifie une fiche que CloudTalk possède déjà, retrouvée par son ID et son ID Postfix. Le nom et le numéro restent obligatoires, même si un seul des deux change.

Quand l'utiliser
un client change de portable dans ton outil de facturation, et les conseillers doivent composer le nouveau.
Recherches

La recherche CloudTalk

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans CloudTalk, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un élément déjà présent dans CloudTalk et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, elle se trouve en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas celui attendu.

1

Find Contact

Recherche

Dans Zapier“Finds a contact.”

Retrouve un contact CloudTalk à partir d'un seul mot-clé, comparé aux noms, aux emails et aux numéros. La fiche trouvée sert ensuite à un SMS, une mise à jour ou une activité.

Quand l'utiliser
après New SMS, pour savoir à qui appartient le numéro qui vient d'écrire.
Attention
un mot-clé trop court peut renvoyer plusieurs fiches, et seul le premier résultat est gardé par défaut.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche qui ne trouve rien arrête le Zap là, et les étapes qui en dépendent sont sautées. Activé, le Zap continue sans résultat.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en find-or-create. CloudTalk ne propose pas cette variante pour Find Contact : tu ne la verras pas ici.
  3. If multiple search results are found?
    Trois sorties quand plusieurs contacts correspondent : garder le premier, ce qui est le choix par défaut, arrêter le Zap, ou tous les transmettre.
Quand ça casse

Quand le Zap CloudTalk casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à CloudTalk : les pièges connus sont ceux de tous les Zaps, et deux d'entre eux frappent CloudTalk plus fort que les autres apps.

Les déclencheurs CloudTalk écoutent aussi les SMS envoyés et les fiches modifiées, pas seulement les nouveautés. Une boucle se construit donc sans le vouloir. Passe ces cas en revue avant de publier, et file sur la page Dépannage Zapier si un Zap déraille pour une autre raison.

  • La boucle des SMS

    New SMS part sur les messages que tu envoies. Un Zap qui répond par Send SMS se relance à chaque réponse et vide ton quota de tâches en un rien de temps.

  • La boucle des contacts

    New Contact part sur les modifications. Un Zap qui réécrit la fiche avec Update Contact ou Create or Update Contact la modifie, ce qui relance le Zap.

  • Pas de rattrapage des anciens appels

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa mise en route. Les appels et SMS du mois dernier ne remontent jamais ; reprendre cet historique est un chantier à part.

  • Un import massif retenu

    Importer une grosse liste de contacts dans CloudTalk peut faire remonter un énorme lot d'un coup par New Contact, que la protection anti-afflux de Zapier peut retenir.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser CloudTalk avec Zapier ?

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FAQ

Intégration CloudTalk Zapier : questions fréquentes

01L'intégration CloudTalk Zapier est-elle gratuite ?
Oui côté Zapier : CloudTalk n'est pas une app réservée aux plans payants, il fonctionne dès le plan gratuit. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps limités à deux étapes, un déclencheur et une action. Un Zap New SMS puis Create or Update Activity y tient. Dès que tu ajoutes Find Contact entre les deux, ou un filtre, le Zap devient multi-étapes et il faut un plan payant. Les déclencheurs, eux, ne coûtent jamais rien.
02Combien de tâches consomme un Zap CloudTalk ?
Une tâche par action réussie, rien pour le déclencheur. Un Zap qui note chaque SMS en activité consomme une tâche par message. S'il envoie aussi un SMS de réponse, c'est deux tâches. Une action qui échoue n'est pas comptée. Méfie-toi des boucles : un Zap lancé par New SMS qui répond par Send SMS, ou lancé par New Contact qui modifie la fiche, se relance tout seul et consomme jusqu'à ce que tu l'éteignes.
03L'intégration CloudTalk est-elle en temps réel ?
Oui, pour les trois déclencheurs. New Call, New Contact et New SMS sont instantanés : CloudTalk prévient Zapier dès que l'événement arrive, et le Zap part aussitôt, quel que soit ton plan. L'intervalle d'interrogation, 15 minutes en Free, 2 en Professional, 1 en Team et en Enterprise, ne les concerne pas. Il ne compte que si ton Zap démarre sur un déclencheur par interrogation d'une autre app, puis écrit dans CloudTalk.
04Que faut-il pour connecter CloudTalk à Zapier ?
Un compte CloudTalk existant, avec accès aux numéros et aux contacts que le Zap touchera. Dans Zapier, tu ouvres Apps, tu cliques sur + Add connection, tu cherches CloudTalk et tu cliques sur Add connection, puis tu te connectes dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Pour Send SMS, le From Number doit être un numéro CloudTalk de ton compte au format E.164 : vérifie qu'il en a un avant de monter un Zap qui envoie des textos.
05Pourquoi un Zap CloudTalk tourne-t-il en boucle ?
La cause probable : il écrit là où son propre déclencheur regarde. New SMS part sur les messages envoyés comme reçus, donc un Zap qui répond par Send SMS repart après chaque réponse. New Contact part quand une fiche est modifiée, donc un Zap qui met à jour le contact se relance. Éteins le Zap, puis reconstruis-le pour que l'action écrive ailleurs que là où écoute le déclencheur, ou pars d'un autre événement.
06Et si l'opération CloudTalk dont tu as besoin n'existe pas dans Zapier ?
La liste Zapier est figée : 3 déclencheurs, 5 actions et 1 recherche, autour des appels, des SMS, des contacts et des activités. Si l'opération que tu cherches n'y est pas, aucun réglage de l'éditeur ne la fera apparaître. Regarde d'abord si une opération voisine fait l'affaire, comme Create or Update Activity pour inscrire une information sur une fiche. Sinon, compare avec la même app sur une autre plateforme d'automatisation, dont la liste diffère.
07Zapier, Make ou n8n pour CloudTalk ?
Tout dépend de tes critères, pas d'un classement. Côté Zapier, les faits sont connus : CloudTalk marche dès le plan gratuit, ses 3 déclencheurs sont instantanés, chaque action réussie coûte une tâche, et une recherche ou un filtre demande un plan payant. Pour les deux autres plateformes, pose les mêmes questions : quelles opérations CloudTalk elles exposent, comment elles comptent l'usage, et quels outils ton équipe utilise déjà. Tranche sur cette comparaison.
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