Integración Formcrafts ZapierAutomatiza Formcrafts con Zapier.
La integración Formcrafts Zapier hace una sola cosa: arrancar una automatización en cuanto alguien envía uno de tus formularios. 2 disparadores, 0 acciones, 0 búsquedas. Con el disparador correcto, el plan gratuito suele bastar.
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Para qué sirve la integración Formcrafts Zapier
Conectar Formcrafts con Zapier convierte cada formulario enviado en el punto de partida de una automatización. Formcrafts habla, pero no escucha: Zapier lee las respuestas nuevas y nunca crea, edita ni borra nada dentro de Formcrafts. El trabajo útil ocurre en las herramientas que vienen después.
Hay tres usos típicos. Un registro ordenado: New Response (Recommended) se dispara y cada inscripción acaba como fila en una hoja compartida, sin copiar nada a mano. Un aviso interno: la misma respuesta llega al canal donde trabaja tu equipo, con las respuestas a la vista. Un seguimiento: los datos del formulario alimentan un correo o una tarea para la persona que lleva el caso.
El segundo disparador, New Response, recoge el mismo evento, pero cada cierto tiempo. Esa diferencia importa más que todo lo demás (las notas de abajo explican cuál elegir).
Lo que Zapier no hace aquí: crear o cambiar un formulario, tocar respuestas antiguas o buscar una respuesta pasada, porque Formcrafts no tiene paso de búsqueda. Y un Zap solo ve lo que llega después de activarlo.
¿Comparando herramientas? La integración Formcrafts Make cubre la misma app en Make, y Make vs Zapier pone las dos frente a frente.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en toda la página. Aquí van, sin jerga.
- Zap
- Lo que construyes en Zapier: un disparador y las acciones enganchadas a él, que se repiten cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap. Con Formcrafts, siempre es un formulario enviado. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que el Zap hace al arrancar, siempre en otra herramienta: añadir una fila, mandar un correo, crear una tarea.
- Tarea
- La unidad que factura Zapier. Una tarea es una acción completada con éxito, y tu plan cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Formcrafts tiene uno de cada tipo. Por consulta, Zapier pasa a revisar cada cierto tiempo; instantáneo, la app empuja el evento en cuanto ocurre.
- Filtro
- Un paso que compara cada respuesta con tu condición: el Zap sigue si encaja y se para ahí mismo si no.
- Conexión
- Tu cuenta de Formcrafts enlazada con Zapier una sola vez y reutilizada por cada Zap que la necesite.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de Formcrafts
Formcrafts no es una app premium: funciona desde el plan gratuito.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- DisparadorNunca se factura
- App premiumNo
El disparador nunca gasta tareas, y la revisión de respuestas nuevas tampoco, la haga Zapier cada cuanto la haga. Pagas una tarea por cada acción que sale bien; una acción fallida no cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero cada Zap se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Un filtro o una segunda acción lo convierten en un Zap de varios pasos, que exige plan de pago.
Conecta Formcrafts con Zapier en tres pasos
- 01
Abre tus conexiones
En tu cuenta de Zapier, entra en la página Apps y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con un buscador, el punto de partida de cualquier app que enlaces con Zapier.
- 02
Elige Formcrafts
Escribe Formcrafts en el cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. La cuenta que vas a enlazar tiene que existir ya en Formcrafts y contener los formularios que quieres automatizar.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Formcrafts en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier a la cuenta. Si los formularios son de otra persona, comprueba antes que tienes acceso a ellos.
Tu primer Zap de Formcrafts: inscripciones a una hoja de Google Sheets
ObjetivoCada vez que alguien se inscribe en un taller con tu formulario, añadir una fila en la hoja de asistentes, solo para la sesión que estás organizando.
- 01
Montar: el disparador
Crea un Zap, elige Formcrafts y el evento New Response (Recommended), luego tu conexión de Formcrafts y el formulario de inscripción.
- 02
Probar el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae las tres respuestas más recientes de ese formulario, así enlazas los campos sobre una inscripción real y no sobre una suposición.
- 03
Añadir el filtro
Pulsa el icono de más, elige Filter, una respuesta que viste en la prueba, una regla y un valor. Este paso hace el Zap de varios pasos: requiere plan de pago.
- 04
Añadir la acción de Google Sheets
Elige Google Sheets, la hoja y la pestaña, y coloca cada respuesta en su columna. Prueba: debe aparecer una fila real en la hoja.
- 05
Publicar
Pulsa Publish para activar el Zap. Cada inscripción nueva que pase el filtro llegará a la hoja. Las anteriores se quedan donde están.
Los 2 disparadores de Formcrafts
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Formcrafts, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Response
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a form is submitted by a user”
Arranca tu Zap cuando alguien envía el formulario elegido, pero es Zapier quien tiene que ir a buscarlo. En cada revisión pide a Formcrafts sus últimas respuestas y se queda solo con las que aún no ha visto, así que una respuesta nunca dispara el Zap dos veces.
New Response (Recommended)
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a form is submitted by a user”
Mismo evento, otra forma de entrega: Formcrafts avisa por sí misma a Zapier en cuanto se envía un formulario, y el editor muestra un rayo en el Zap. De los dos disparadores, es el único instantáneo, así que incluso una cuenta gratuita reacciona al momento sin esperar a la siguiente revisión.
Cuando un Zap de Formcrafts falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Formcrafts y no hay límites propios de la app registrados.
Los fallos que verás son los generales. Cuatro aparecen a menudo con formularios.
Las respuestas antiguas no llegan
Un Zap solo reacciona a lo enviado después de activarlo. Lo que ya estaba en Formcrafts se queda fuera; mover ese historial es un trabajo aparte.Un lote enorme se queda retenido
Si un disparador devuelve de golpe un lote muy grande, la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo en vez de procesarlo todo al momento.Una respuesta no vuelve a disparar
Con New Response, Zapier recuerda lo que ya vio. Es intencionado: una respuesta ya procesada no arranca el Zap otra vez.Un filtro exige plan de pago
Formcrafts funciona gratis, pero con un disparador y una acción como mucho. Si metes un filtro o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y Zapier lo reserva a los planes de pago.
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