Integración Innform ZapierAutomatiza Innform con Zapier.
La integración Innform Zapier incluye 6 operaciones: 3 disparadores y 3 acciones. Detecta usuarios nuevos, cursos terminados y cursos vencidos, y puede invitar, congelar o descongelar a un alumno, aunque con algo de retraso.
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Para qué sirve la integración Innform Zapier
Innform es una plataforma de formación online que gira en torno a sus usuarios y a las asignaciones que deben completar. Conectada a Zapier, arranca una automatización cuando entra un usuario, cuando alguien completa una asignación o cuando una se retrasa, y puede invitar, congelar o descongelar usuarios desde otras herramientas.
Piensa en un grupo de hostelería con mucha rotación. Cada camarero dado de alta en su programa de personal recibe la invitación a Innform con Create User. Si el curso de manipulador de alimentos vence sin hacer, Overdue Assignment lo detecta y Freeze User congela esa cuenta. Y Assignment Completed avisa a tus otras herramientas de que el curso está hecho, para actualizar un registro o informar al encargado.
Ahora, los límites. Los tres disparadores funcionan por consulta: Zapier pregunta a Innform por novedades cada cierto tiempo, con hasta 15 minutos de retraso en el plan gratuito. No hay pasos de búsqueda, así que un Zap no puede localizar un usuario antes de actuar. Ninguna acción asigna cursos: eso se hace en Innform. Y nada se dispara al congelar una cuenta o cambiar un perfil.
Para comparar, la integración Innform Make trata la misma app en Make, y nuestra reseña de Zapier analiza la herramienta en sí.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete términos que se explican aquí una vez y luego se usan sin repetirlos.
- Zap
- Una automatización en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El evento que arranca el Zap, como un usuario nuevo en Innform o un curso vencido. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap tras arrancar: el paso que escribe por ti, por ejemplo invitar o congelar a un usuario de Innform.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se mide en tareas.
- Disparador por consulta
- Zapier lo revisa cada cierto tiempo y se queda solo con lo que no había visto. Los tres disparadores de Innform son así.
- Disparador instantáneo
- La propia app avisa a Zapier en cuanto ocurre el evento. Innform no ofrece ninguno de este tipo en Zapier.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene si no la cumple.
Lo que cuesta un Zap de Innform
Innform no es una app premium: funciona desde el plan gratuito de Zapier, con las reglas de ese plan.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps ilimitados
- ConsultasNinguna tarea
- App premiumNo
- DisparadoresLos tres por consulta
Los disparadores no cuestan nada, por mucho que Zapier consulte Innform. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea, y la que falla no se cuenta. Congelar a un empleado con un curso vencido cuesta una tarea por empleado. El plan gratuito incluye 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Con un filtro o una segunda acción, el Zap pasa a ser de varios pasos y requiere plan de pago. Tu plan decide también lo rápido que los disparadores ven las novedades.
Conecta Innform con Zapier
- 01
Entra en Apps
En Zapier, abre Apps y pulsa + Add connection. La conexión es tu cuenta de Innform, vinculada una vez y reutilizada por todos los pasos de Innform de tus Zaps.
- 02
Elige Innform
Busca Innform en la ventana, selecciónala y pulsa Add connection. La cuenta de Innform tiene que existir antes de este paso: Zapier no la crea por ti, solo se conecta a ella.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en Innform en la pestaña que se abre y da acceso a Zapier. Usa una cuenta que pueda ver y gestionar los usuarios y cursos que vayan a tocar tus Zaps.
Tu primer Zap de Innform
ObjetivoCuando un curso de manipulador de alimentos vence y cumple tu condición, la cuenta de ese camarero queda congelada en Innform.
- 01
Build: el disparador
Crea un Zap, elige Innform como app y Overdue Assignment como evento, y selecciona la conexión de Innform que añadiste antes.
- 02
Prueba con un caso real
Lanza la prueba: Zapier trae las tres asignaciones vencidas más recientes de la cuenta. Elige una para hacer el mapeo de campos sobre algo real.
- 03
Coloca el filtro
Con el icono +, añade Filter y define el campo, la regla y el valor, para que solo pasen los cursos obligatorios que te importan.
- 04
Añade Freeze User
Vuelve a Innform con Freeze User y rellena lo que pide el paso con los valores que trajo la prueba del disparador para ese alumno.
- 05
Test y Publish
Prueba primero con un alumno ficticio y revisa el resultado en Innform. Luego pulsa Publish. Con el filtro, este Zap es de varios pasos y necesita plan de pago.
Los disparadores de Innform
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Innform. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
Assignment Completed
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an assignment was completed.”
Arranca tu Zap cuando alguien completa una asignación en Innform. Es el enganche para todo lo que debe ocurrir tras un curso aprobado: un registro, un mensaje, el siguiente paso.
New User
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new user is created.”
Pone en marcha un Zap cada vez que se crea un usuario en Innform, lo haya creado quien lo haya creado. Sirve para los pasos de bienvenida que viven fuera de la plataforma.
Overdue Assignment
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when an assignment is overdue.”
Salta cuando una asignación pasa su fecha límite sin completarse. El retraso se convierte en una señal que un Zap puede gestionar solo.
Las acciones de Innform, agrupadas por uso
Innform te da 3 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create User
AcciónEn Zapier“Invite a new user”
Invita a una persona nueva a Innform desde otra herramienta, con su nombre completo y su email, ambos obligatorios.
Freeze User
AcciónEn Zapier“Freezes an User”
Congela a un usuario de Innform que ya existe, por ejemplo tras un plazo incumplido o el final de una temporada.
Unfreeze User
AcciónEn Zapier“Unfreezes an User”
Deshace la congelación de un usuario de Innform y devuelve a la plataforma a un alumno que estaba en pausa.
Cuando un Zap de Innform falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a Innform, así que estos casos salen de cómo trata Zapier a cualquier app.
No hay límites propios de Innform documentados. Los riesgos son los que Zapier aplica en todas partes: lo anterior a la publicación, los bucles y los volúmenes grandes. Repasa estos cuatro casos antes de publicar y ten a mano la guía de Depuración Zapier para el día en que una ejecución falle.
El histórico no se repite
Un Zap solo reacciona a usuarios y asignaciones que aparecen después de activarlo. Los cursos completados o vencidos de antes se quedan fuera.New User con Create User en bucle
Un Zap que empieza con New User y acaba con Create User invita a alguien, eso crea un usuario nuevo y el Zap vuelve a arrancar. Tu cupo se agota rápido.Una importación masiva se atasca
Importar una plantilla entera a Innform puede hacer que un disparador devuelva un lote enorme de golpe. La protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlo.Cada elemento pasa una vez
Zapier recuerda lo que ya ha visto en un disparador por consulta, así que el mismo usuario o la misma asignación no arranca tu Zap dos veces.
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