Integración Jotform ZapierAutomatiza Jotform con Zapier.
La integración Jotform Zapier te da 2 disparadores y 4 acciones para llevar cada respuesta de formulario a un Zap, la automatización que montas en Zapier. New Submission arranca al instante, incluso gratis; los documentos firmados esperan a la siguiente consulta.
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Qué hace de verdad la integración Jotform Zapier
Conecta tu cuenta de Jotform con Zapier para que una respuesta a un formulario, o un documento que vuelve firmado, ponga en marcha una cadena de pasos en tus otras herramientas sin copiar nada a mano. En sentido contrario, un Zap puede asignar un formulario a alguien, rellenarlo en parte o añadir una respuesta al formulario que elijas.
Hay tres resultados que se repiten. La solicitud que sigue su camino: llega una petición de reserva por New Submission y Assign Prefilled Form le manda a la siguiente persona el formulario de confirmación con los datos ya puestos. El documento firmado archivado: New Signed Document recoge el documento firmado para que el paso siguiente lo guarde o avise al equipo. Jotform como registro único: Create Submission vuelca en un formulario las peticiones que llegan por otras vías, y todas las respuestas quedan en el mismo sitio.
Lo que Zapier no hace aquí importa igual. No hay ninguna búsqueda para Jotform, así que un Zap no puede localizar una respuesta antigua para reutilizarla. Nada de lo enviado antes de activar el Zap se recupera. Y editar o borrar un formulario no figura en la lista: las cuatro acciones asignan formularios, añaden respuestas o lanzan una petición en bruto para perfiles técnicos.
¿Comparas herramientas? Las páginas Integración Jotform n8n e Integración Jotform Make siguen el mismo enfoque.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Siete palabras aparecen en cada línea de esta página. Esto es lo que significan, sin tecnicismos.
- Zap
- La automatización que construyes: un disparador que la pone en marcha y una o varias acciones que se ejecutan cada vez.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperando a que ocurra.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti dentro de una app.
- Tarea
- La unidad que Zapier cobra: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Consulta o instantáneo
- Consulta: Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. Instantáneo: es la app la que avisa a Zapier en cuanto pasa algo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si los datos recibidos cumplen tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Conexión
- Tu cuenta de Jotform enlazada una vez con Zapier y reutilizada por cada paso de cada Zap que toque Jotform.
Lo que cuesta de verdad en tareas
Jotform no está reservado a los planes de pago: funciona desde el plan gratuito. El disparador no cuesta nada, y vigilar si hay respuestas nuevas tampoco.
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- DisparadorNunca se cobra
- Cada acción con éxito1 tarea
- Acción fallidaNo se cobra
Cada acción que sale bien es una tarea, y cada acción de un Zap cuenta por separado: un Zap con tres acciones gasta el triple que uno con una sola. Una acción fallida no se cobra. Algunas apps y algunas acciones gastan más de una tarea, así que vigila el contador en las primeras ejecuciones. El plan gratuito se queda en dos pasos: un disparador y una acción. Un filtro o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, y eso ya es de pago.
Conectar Jotform con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Se abre un cuadro con un buscador: escribe Jotform y elígelo en la lista de resultados que aparece.
- 02
Inicia sesión en Jotform
Pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva en Jotform: entra con la cuenta dueña de los formularios, o con una que tenga acceso a los que crearon tus compañeros.
- 03
Da acceso
Acepta el acceso que pide Zapier. Hecho esto, la conexión queda guardada en tu cuenta de Zapier, lista para elegirla en cualquier paso que lea o escriba en Jotform.
Tu primer Zap con Jotform, paso a paso
ObjetivoCuando llega una reserva que cumple una condición, mandar a un responsable un formulario de confirmación ya rellenado en parte.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige Jotform como app y New Submission como evento, y después tu conexión y el formulario de reservas que quieres vigilar.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres respuestas más recientes de ese formulario, y así relacionas los campos sobre una respuesta real y no sobre un ejemplo vacío.
- 03
Añade el filtro
Añade un paso Filter desde el icono más: el campo, la regla y el valor. El Zap pasa a tener varios pasos, así que necesita un plan de pago.
- 04
Añade la acción
Elige Assign Prefilled Form, selecciona el formulario de confirmación, relaciona las respuestas que quieres rellenar y escribe el correo del responsable que debe completarlo.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta cada paso una vez y lee lo que devuelve el panel de prueba. Cuando el resultado te convenza, pulsa Publish para encender el Zap.
Los disparadores de Jotform en Zapier
2 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Jotform, y uno es instantáneo: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
New Submission
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new submission has been added to a specific form.”
Cada vez que alguien envía uno de tus formularios, este disparador arranca el Zap con esa respuesta, lista para usarla en el paso siguiente. De los dos disparadores de Jotform, es el único instantáneo.
New Signed Document
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a signed document is received.”
En la parte de firma electrónica, este disparador detecta los documentos que vuelven firmados y arranca el Zap en ese momento, para que la copia firmada vaya a donde tu equipo guarda los contratos.
Las acciones de Jotform en Zapier
Jotform te da 4 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Assign Form
AcciónEn Zapier“Invite assignees to complete your form”
Manda una invitación para que una persona concreta tenga un formulario pendiente, a la dirección que tomas del disparador.
Assign Prefilled Form
AcciónEn Zapier“Invite assignees to complete your pre-populated form”
La misma invitación que Assign Form, pero el formulario llega con parte de las respuestas ya puestas, sacadas de los datos que lleva el Zap.
Create Submission
AcciónEn Zapier“Generate a new submission for your form”
Mete una respuesta nueva en el formulario que elijas, como si alguien lo hubiera rellenado, con valores que vienen de pasos anteriores.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
La salida avanzada: una llamada HTTP en bruto a Jotform que reutiliza tu conexión, para todo lo que no cubren las otras tres acciones.
Cuando el Zap de Jotform falla
Casi todos los problemas vienen de las reglas generales de Zapier, no de Jotform en sí.
El centro de ayuda de Zapier recoge un solo problema propio de Jotform, los valores ausentes o incorrectos, más los límites que valen para todas las apps. Esto es lo primero que hay que mirar. Para ir más allá, la página Depuración Zapier explica el método.
Respuestas vacías o erróneas
El centro de ayuda de Zapier dedica un artículo entero a este caso, titulado Jotform values are missing or incorrect. Es lo primero que conviene leer.Las respuestas antiguas nunca llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Lo enviado antes se queda en Jotform; traerlo es otro trabajo distinto.Un bucle que se come las tareas
Create Submission sobre el mismo formulario que vigila New Submission vuelve a lanzar el Zap una y otra vez, y cada vuelta cuesta una tarea.Una importación masiva retenida
Si un disparador devuelve de golpe un lote enorme, tras una importación por ejemplo, la protección contra avalanchas de Zapier puede retener el Zap.
¿Necesitas ayuda para automatizar Jotform con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
