Intégration Jotform ZapierAutomatiser Jotform avec Zapier.
L'intégration Jotform Zapier te donne 2 déclencheurs et 4 actions pour envoyer chaque réponse de formulaire dans un Zap, l'automatisation que tu montes sur Zapier. New Submission part à la seconde, même en gratuit ; les documents signés attendent le passage suivant.
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Ce que fait vraiment l'intégration Jotform Zapier
Elle branche ton compte Jotform sur Zapier : une réponse à un formulaire, ou un document qui revient signé, lance une suite d'étapes dans tes autres outils, sans ressaisie. Dans l'autre sens, un Zap peut confier un formulaire à quelqu'un, le préremplir, ou ajouter une réponse dans le formulaire de ton choix.
Trois usages reviennent sans cesse. Le dossier qui avance tout seul : une demande d'inscription arrive par New Submission, et Assign Prefilled Form envoie à la personne suivante le formulaire de validation, avec les infos déjà remplies. Le contrat rangé sans y penser : New Signed Document récupère le document signé pour que l'étape d'après le classe ou prévienne l'équipe. Le formulaire comme registre unique : Create Submission y verse les demandes qui arrivent d'ailleurs, et toutes les réponses vivent au même endroit.
Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Aucune recherche n'existe pour Jotform : un Zap ne peut pas retrouver une ancienne réponse pour s'en resservir. Rien de ce qui a été envoyé avant la mise en route du Zap n'est repris. Et modifier ou supprimer un formulaire n'est tout simplement pas au menu : les quatre actions confient un formulaire, ajoutent une réponse, ou passent par une requête brute réservée aux profils techniques.
Tu hésites entre plusieurs outils ? Les pages Intégration Jotform n8n et Intégration Jotform Make suivent la même logique.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Sept mots reviennent à chaque ligne de cette page. Voici ce qu'ils veulent dire, sans jargon.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur qui la lance, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui met le Zap en route. Une fois le Zap allumé, Zapier attend qu'il se produise.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose à ta place dans une app.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches, rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Interrogation : Zapier va voir l'app à intervalle fixe. Instantané : c'est l'app qui prévient Zapier dès que l'événement arrive.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Connexion
- Ton compte Jotform relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche à Jotform.
Ce que ça coûte vraiment en tâches
Jotform n'est pas réservé aux plans payants : il fonctionne dès le plan gratuit. Le déclencheur ne coûte rien, et la surveillance des nouveautés non plus.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- DéclencheurJamais facturé
- Chaque action réussie1 tâche
- Action en échecNon facturée
Chaque action réussie vaut une tâche, et chaque action d'un Zap compte à part : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une seule. Une action en échec n'est pas facturée. Quelques apps et quelques actions prennent plus d'une tâche, garde donc un œil sur le compteur pendant les premiers jours. Le plan gratuit s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre ou une deuxième action rend le Zap multi-étapes, donc payant.
Connecter Jotform à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, va dans Apps puis clique sur + Add connection. Une fenêtre s'ouvre avec un champ de recherche : tape Jotform et choisis-le dans la liste proposée.
- 02
Identifie-toi sur Jotform
Clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur Jotform : connecte-toi avec le compte qui possède les formulaires, ou avec un compte qui a accès à ceux créés par tes collègues.
- 03
Autorise l'accès
Valide l'accès que Zapier demande. Une fois l'accès accordé, la connexion est enregistrée dans ton compte Zapier, prête à être choisie dans n'importe quelle étape qui lit ou écrit dans Jotform.
Ton premier Zap Jotform, pas à pas
ObjectifQuand une inscription arrive et remplit une condition, envoyer un formulaire de validation prérempli à un responsable.
- 01
Choisis le déclencheur
Crée un Zap, choisis Jotform comme app et New Submission comme événement, puis ta connexion et le formulaire d'inscription à surveiller.
- 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier ramène les trois réponses les plus récentes de ce formulaire, et tu fais le lien des champs sur une vraie réponse, pas sur un modèle vide.
- 03
Ajoute le filtre
Ajoute une étape Filter depuis l'icône plus : le champ, la règle, la valeur. Le Zap devient multi-étapes et passe donc sur un plan payant.
- 04
Ajoute l'action
Choisis Assign Prefilled Form, sélectionne le formulaire de validation, relie les réponses à préremplir et indique l'adresse du responsable qui doit le compléter.
- 05
Teste et publie
Lance chaque étape une fois et lis ce qui revient dans le panneau de test. Quand le résultat te convient, clique sur Publish pour allumer le Zap.
Les déclencheurs Jotform sur Zapier
2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Jotform, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Submission
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new submission has been added to a specific form.”
À chaque envoi d'un de tes formulaires, ce déclencheur lance le Zap avec cette réponse, prête à être reprise dans l'étape suivante. Des deux déclencheurs Jotform, c'est le seul instantané.
New Signed Document
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a signed document is received.”
Côté signature électronique, ce déclencheur guette les documents qui reviennent signés et lance le Zap à ce moment-là, pour que la copie signée parte là où ton équipe range ses contrats.
Les actions Jotform sur Zapier
Jotform te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Assign Form
ActionDans Zapier“Invite assignees to complete your form”
Envoie une invitation pour qu'une personne précise ait un formulaire à compléter, à l'adresse que tu reprends du déclencheur.
Assign Prefilled Form
ActionDans Zapier“Invite assignees to complete your pre-populated form”
La même invitation qu'Assign Form, sauf que le formulaire arrive avec une partie des réponses déjà en place, tirées des données du Zap.
Create Submission
ActionDans Zapier“Generate a new submission for your form”
Ajoute une réponse toute neuve dans le formulaire choisi, comme si quelqu'un l'avait rempli, avec des valeurs venues des étapes précédentes.
API Request (Beta)
ActionDans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
La sortie avancée : un appel HTTP brut vers Jotform qui réutilise ta connexion, pour tout ce que les trois autres actions ne couvrent pas.
Quand le Zap Jotform casse
La plupart des pannes viennent des règles générales de Zapier, pas de Jotform lui-même.
Le centre d'aide de Zapier recense un seul souci propre à Jotform, les valeurs absentes ou fausses, plus les limites communes à toutes les apps. Voici par quoi commencer. Pour aller plus loin, la page Dépannage Zapier détaille la méthode.
Des réponses vides ou fausses
Le centre d'aide de Zapier consacre un article entier à ce cas, intitulé Jotform values are missing or incorrect. C'est le premier réflexe quand une réponse arrive vide.Les anciennes réponses n'arrivent jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les réponses envoyées avant restent dans Jotform ; les rapatrier est un autre chantier.Une boucle qui dévore les tâches
Create Submission sur le formulaire même que surveille New Submission relance le Zap encore et encore, et chaque tour coûte une tâche.Un import massif mis en attente
Si un déclencheur renvoie d'un coup un gros lot, après un import par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le Zap.
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