Integración PepaDocs ZapierAutomatiza PepaDocs con Zapier.
La integración PepaDocs Zapier ofrece 6 disparadores, 5 acciones y 0 búsquedas. Todos los disparadores son instantáneos: un informe nuevo, una línea de base de datos editada o una suscripción a la newsletter arrancan tu Zap, y cinco acciones crean, editan, clasifican, comparten o borran informes.
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Qué hace la integración PepaDocs Zapier
Une tu cuenta de PepaDocs con Zapier: los informes que tus técnicos rellenan en obra, las líneas de tus bases de datos de PepaDocs y las altas en tus newsletters ponen en marcha automatizaciones, y otras herramientas pueden crear, editar, clasificar, compartir o borrar informes en PepaDocs.
Tres resultados frecuentes. Suscriptores confirmados en tu lista de envíos: Newsletter: New Registration Confirmed From Someone pasa cada alta validada a tu herramienta de email marketing. Un informe que llega al cliente: Document: New Report arranca el Zap, Create Report PDF Link genera el enlace y tu correo lo envía. Informes clasificados sin intervención manual: Categorize a Report coloca cada informe en la categoría que toca en cuanto otra herramienta la indica.
Lo que Zapier no hace aquí importa igual. No hay paso de búsqueda: un Zap no localiza un informe por cliente ni por fecha. Por eso Edit a Report, Delete a Report y Create Report PDF Link necesitan el identificador del informe, aportado por un paso anterior. Categorize a Report solo acepta una categoría que ya exista en tu modelo; no la crea. Y los disparadores de newsletter solo escuchan: ninguna acción añade ni quita suscriptores.
Si comparas herramientas antes de montar nada, tienes n8n vs Zapier. Para aprender el editor paso a paso, el Curso de Zapier.
El vocabulario de Zapier, sin tecnicismos
Siete términos, una línea cada uno. Aparecen en todas las pantallas del editor.
- Zap
- La automatización que montas: un disparador y luego una o varias acciones que se ejecutan cada vez que ocurre el evento.
- Disparador
- El evento de PepaDocs que arranca el Zap, como una suscripción confirmada. Con el Zap activo, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como generar un enlace PDF.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. El cupo de tu plan se cuenta en tareas.
- Disparador instantáneo
- Un disparador que la propia app comunica en el momento del evento, sin esperar a una revisión programada de Zapier.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Conexión
- Tu cuenta de PepaDocs vinculada a Zapier una vez y reutilizada por cada paso de PepaDocs de cada Zap.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de PepaDocs
El disparador nunca gasta tareas. Cada acción que sale bien cuesta una, y una acción fallida no se descuenta de tu plan.
- Disparador0 tareas
- Cada acción con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Reservada a planes de pagoNo, funciona en Free
PepaDocs no está reservada a los planes de pago: funciona en el plan gratuito, con 100 tareas al mes, Zaps ilimitados y dos pasos por Zap. Una suscripción confirmada más un alta en tu herramienta de envíos cabe. Generar un enlace PDF y mandarlo por correo son dos acciones: el Zap pasa a ser de varios pasos y de pago, igual que con un filtro. Cada acción cuenta aparte. La tabla de intervalos no se aplica, porque los 6 disparadores son instantáneos.
Conecta PepaDocs con Zapier en tres pasos
- 01
Abre la página de apps
En tu cuenta de Zapier, entra en Apps y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de PepaDocs con acceso a los modelos de informe, tablas y newsletters que va a usar el Zap.
- 02
Elige PepaDocs
Escribe PepaDocs en el buscador del cuadro, selecciónala y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva del lado de PepaDocs para terminar la vinculación de cuentas.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra en PepaDocs desde esa pestaña y concede a Zapier acceso a la cuenta. La conexión se guarda una vez y cada paso de PepaDocs de tus Zaps la reutiliza.
Tu primer Zap: cada informe, enviado al cliente como enlace PDF
ObjetivoCuando un técnico crea un informe en PepaDocs, generar su enlace PDF y mandárselo al cliente por correo.
- 01
Elige el disparador
Monta el Zap: PepaDocs y Document: New Report, selecciona tu conexión y elige el modelo de informe que quieres vigilar. Esa elección es obligatoria.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba. Zapier trae los tres informes más recientes de ese modelo, así configuras el resto sobre un informe real.
- 03
Añade Create Report PDF Link
Vuelve a PepaDocs con Create Report PDF Link y asigna el Report Id que trae el disparador. El paso devuelve un enlace único con su propio código de acceso.
- 04
Añade el envío
Elige tu herramienta de correo y su acción de envío, y coloca en el mensaje para el cliente el enlace PDF del paso anterior.
- 05
Prueba y publica
Prueba cada paso, revisa lo que devuelve y pulsa Publish. Con dos acciones es un Zap de varios pasos, así que funciona con un plan de pago.
Los 6 disparadores de PepaDocs, todos instantáneos
6 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en PepaDocs, y 6 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Document: New Report
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new report is created.”
Un informe creado en PepaDocs con el modelo que elegiste arranca el Zap, con ese informe listo para el paso siguiente.
DataBase: When a Line Is Deleted
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a line of data is deleted in a choosed FlexData of your entity.”
Borrar una línea de una de tus bases de datos de PepaDocs (las tablas FlexData) lanza este Zap, y un borrado ya no pasa desapercibido en otras herramientas.
DataBase: When a Line Is Edited
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a line of data is edited in a choosed FlexData of your entity.”
Este vigila los cambios en una línea que ya existe en la tabla elegida, no las líneas nuevas.
DataBase: When a New Line Is Created
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new line of data is created in a choosed FlexData of your entity.”
Una línea nueva en una tabla de PepaDocs elegida arranca el Zap: la forma natural de repartir un dato de referencia nuevo.
Newsletter: When Someone Delete a Registration
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when someone remove himself from the registration.”
Alguien que se borra de una newsletter de PepaDocs es la señal: el Zap recibe esa baja.
Newsletter: New Registration Confirmed From Someone
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when someone validate and confirm a new registration of his/her email into the system.”
Solo cuentan las altas confirmadas: el Zap arranca cuando la persona ha validado su suscripción, no con el primer formulario.
Las acciones de PepaDocs: crear, editar, clasificar, compartir, borrar
PepaDocs te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Categorize a Report
AcciónEn Zapier“Categorize a given report according to one of the categories you have”
Coloca un informe en una de tus categorías, para que el equipo lo encuentre donde debe.
Create a Report
AcciónEn Zapier“Creates a report based on one of your pepadocs models.”
Abre un informe nuevo en PepaDocs con el modelo que eliges, listo para que lo complete un técnico.
Create Report PDF Link
AcciónEn Zapier“Creates a PDF URL to access the report, the url is unique and contains an access code, which means that sharing the url allow anyone to access the report”
Genera un enlace PDF único a un informe, con un código de acceso incluido, listo para enviar.
Delete a Report
AcciónEn Zapier“Delete the selected report”
Borra de PepaDocs el informe seleccionado, a partir del identificador que entrega un paso anterior.
Edit a Report
AcciónEn Zapier“Edit some fields of a report”
Cambia algunos campos de un informe existente, indicado por su modelo y su identificador.
Cuando un Zap de PepaDocs falla
Zapier no vincula ningún artículo de ayuda a PepaDocs y no hay documentado ningún límite de uso propio de la app. Lo que falla es lo de cualquier Zap, más algunas trampas que vienen de las propias operaciones.
Cuatro casos que conviene conocer antes de activarlo. Para lo demás, consulta Depuración Zapier.
El Zap de informes en bucle
Document: New Report seguido de Create a Report con el mismo modelo es un bucle: cada informe creado vuelve a lanzar el Zap y el cupo de tareas se agota.Los informes antiguos no llegan
Un Zap solo reacciona a lo que ocurre después de publicarlo. Los informes de la semana pasada se quedan donde están; recuperarlos es otro trabajo.Una importación de tabla retenida
Cargar muchas líneas de golpe en una tabla FlexData manda un lote enorme al disparador, y la protección de Zapier frente a avalanchas puede retenerlo.La categoría no existe
Categorize a Report solo acepta una categoría ya definida en tu modelo de PepaDocs. Un nombre mal escrito o nuevo no sirve: añade antes la categoría al modelo.
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