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Intégration PepaDocs ZapierAutomatiser PepaDocs avec Zapier.

L'intégration PepaDocs Zapier propose 6 déclencheurs, 5 actions et 0 recherche. Tous les déclencheurs sont instantanés : un nouveau rapport, une ligne de base modifiée ou une inscription à la newsletter lance ton Zap, et cinq actions créent, modifient, classent, partagent ou suppriment des rapports.

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Aperçu

Ce que fait l'intégration PepaDocs Zapier

Elle relie ton compte PepaDocs à Zapier : les rapports que tes techniciens remplissent sur le terrain, les lignes de tes bases PepaDocs et les inscriptions à tes newsletters lancent des automatisations, et d'autres outils peuvent créer, modifier, classer, partager ou supprimer des rapports dans PepaDocs.

Trois usages qu'on voit souvent. Un rapport d'intervention prêt avant le passage du technicien : un ticket dans ton outil de support exécute Create a Report, et le rapport vierge attend sur le bon modèle. Un compte rendu envoyé au client : Document: New Report lance le Zap, Create Report PDF Link fabrique le lien, ton outil d'e-mail l'envoie. Un parc d'équipements tenu à jour : les trois déclencheurs DataBase recopient chaque ligne créée, modifiée ou supprimée dans le tableur du bureau.

Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Pas d'étape de recherche : un Zap ne retrouve pas un rapport par client ou par date. Edit a Report, Delete a Report et Create Report PDF Link exigent donc l'identifiant du rapport, fourni par une étape précédente. Categorize a Report n'accepte qu'une catégorie qui existe déjà dans ton modèle, il n'en crée pas. Et les déclencheurs de newsletter ne font qu'écouter : aucune action n'ajoute ni ne retire d'abonné.

Pour comparer les outils avant de construire, il y a Make vs Zapier. Pour te faire accompagner sur le paramétrage, l'Agence Zapier.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, sans jargon

Sept mots, une ligne chacun. Tu les retrouveras sur chaque écran de l'éditeur.

Zap
L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement dans PepaDocs qui lance le Zap, comme une nouvelle ligne de base. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace à ta place, comme créer un rapport.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
Déclencheur instantané
Un déclencheur que l'app signale elle-même au moment de l'événement, sans attendre un passage programmé de Zapier.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Connexion
Ton compte PepaDocs relié à Zapier une fois, puis réutilisé par chaque étape PepaDocs de chaque Zap.
Coût

Combien coûte un Zap PepaDocs

Le déclencheur ne consomme jamais de tâche. Chaque action réussie en coûte une, et une action échouée n'est pas décomptée de ton plan.

  • Déclencheur0 tâche
  • Chaque action réussie1 tâche
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps de deux étapes
  • Réservée aux plans payantsNon, marche dès le plan Free

PepaDocs n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne sur le plan gratuit, avec 100 tâches par mois, des Zaps illimités et deux étapes par Zap. Une nouvelle ligne de base suivie de Create a Report, ça tient. Envoyer un lien PDF par e-mail ajoute une seconde action : le Zap devient multi-étapes et payant, comme avec un filtre. Chaque action compte à part. La grille d'intervalle ne s'applique pas, les 6 déclencheurs étant instantanés.

Connexion

Connecter PepaDocs à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page des apps

    Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte PepaDocs, avec accès aux modèles de rapport, aux tables et aux newsletters que le Zap utilisera.

  2. 02

    Choisis PepaDocs

    Tape PepaDocs dans la boîte de recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté PepaDocs pour finir la liaison.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur PepaDocs dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. La connexion est enregistrée une fois, et chaque étape PepaDocs de tes Zaps la réutilise.

Premier Zap

Ton premier Zap : chaque rapport envoyé au client en lien PDF

ObjectifQuand un technicien crée un rapport dans PepaDocs, fabriquer son lien PDF et l'envoyer au client par e-mail.

  1. 01

    Choisis le déclencheur

    Construis : PepaDocs et Document: New Report, sélectionne ta connexion, puis choisis le modèle de rapport à surveiller. Ce choix est obligatoire.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test. Zapier ramène les trois rapports les plus récents de ce modèle, et tu règles la suite sur un vrai rapport.

  3. 03

    Ajoute Create Report PDF Link

    Reprends PepaDocs avec Create Report PDF Link et relie le Report Id venu du déclencheur. L'étape renvoie un lien unique, avec son propre code d'accès.

  4. 04

    Ajoute l'envoi par e-mail

    Choisis ton outil d'e-mail et son action d'envoi, puis place le lien PDF de l'étape précédente dans le message au client.

  5. 05

    Teste et publie

    Teste chaque étape, lis ce qui revient, puis clique sur Publish. Avec deux actions, ce Zap est multi-étapes : il tourne sur un plan payant.

Déclencheurs

Les 6 déclencheurs PepaDocs, tous instantanés

6 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans PepaDocs, et 6 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

Document: New Report

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new report is created.”

Un rapport créé dans PepaDocs sur le modèle choisi lance le Zap, avec ce rapport prêt pour l'étape suivante.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une entreprise de maintenance veut que chaque compte rendu de chantier parte au client sous forme de lien.
Attention
le modèle est un choix obligatoire : un Zap surveille un modèle, les rapports des autres lui échappent.
2

DataBase: When a Line Is Deleted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a line of data is deleted in a choosed FlexData of your entity.”

Supprimer une ligne de l'une de tes bases PepaDocs (les tables FlexData) lance ce Zap, et une suppression ne passe plus inaperçue ailleurs.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
rayer une machine réformée du tableau de parc que tient le bureau.
Attention
la table est à choisir, et chaque table demande son propre Zap.
3

DataBase: When a Line Is Edited

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a line of data is edited in a choosed FlexData of your entity.”

Celui-ci guette les retouches d'une ligne qui existe déjà dans la table choisie, pas les nouvelles lignes.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
l'adresse d'un site client est corrigée dans PepaDocs et le planning du dispatcheur doit suivre.
Attention
seules les retouches faites après la publication du Zap remontent ; les corrections d'avant restent dans PepaDocs.
4

DataBase: When a New Line Is Created

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new line of data is created in a choosed FlexData of your entity.”

Une ligne ajoutée à une table PepaDocs choisie lance le Zap : c'est la façon naturelle de diffuser une nouvelle donnée de référence.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
chaque nouvel équipement saisi dans la base ouvre son rapport de mise en service avec Create a Report.
Attention
importer toute une liste d'un coup envoie un lot énorme, que la protection de Zapier contre les afflux peut retenir.
5

Newsletter: When Someone Delete a Registration

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when someone remove himself from the registration.”

Une personne qui se retire d'une newsletter PepaDocs, voilà le signal : le Zap reçoit cette désinscription.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
reporter le désabonnement dans ton CRM pour que les commerciaux cessent d'écrire à cette personne.
Attention
le système de newsletter est un choix obligatoire ; avec plusieurs systèmes, il faut un Zap par système.
6

Newsletter: New Registration Confirmed From Someone

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when someone validate and confirm a new registration of his/her email into the system.”

Seules les inscriptions confirmées comptent : le Zap part une fois que la personne a validé son inscription, pas à la première saisie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
verser chaque abonné confirmé dans la liste de contacts de ton outil d'e-mailing.
Attention
les inscriptions confirmées avant la publication du Zap ne remontent jamais.
Actions

Les actions PepaDocs : créer, modifier, classer, partager, supprimer

PepaDocs te donne 5 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Categorize a Report

Action

Dans Zapier“Categorize a given report according to one of the categories you have”

Range un rapport dans l'une de tes catégories, pour que l'équipe le retrouve au bon endroit.

Quand l'utiliser
trier les rapports par type de contrat une fois que le bureau a confirmé le contrat concerné.
Attention
la catégorie saisie doit déjà exister dans ton modèle PepaDocs ; un nouveau nom n'est pas créé à la volée.
2

Create a Report

Action

Dans Zapier“Creates a report based on one of your pepadocs models.”

Ouvre un nouveau rapport dans PepaDocs sur le modèle choisi, prêt à être complété par un technicien.

Quand l'utiliser
une nouvelle intervention planifiée doit arriver avec son rapport déjà en attente.
Attention
un Zap parti de Document: New Report qui exécute cette action tourne en boucle.
4

Delete a Report

Action

Dans Zapier“Delete the selected report”

Supprime de PepaDocs le rapport sélectionné, à partir de l'identifiant transmis par une étape précédente.

Quand l'utiliser
faire le ménage dans les brouillons quand une intervention est annulée dans ton planning.
Attention
teste-la d'abord sur un rapport sans importance, car l'étape supprime vraiment ce qu'on lui donne.
5

Edit a Report

Action

Dans Zapier“Edit some fields of a report”

Modifie certains champs d'un rapport existant, désigné par son modèle et son identifiant.

Quand l'utiliser
le numéro de bon de commande du client arrive après coup et doit figurer sur le rapport.
Attention
le Report Model et le Report Id sont obligatoires, et aucune recherche ne trouve cet identifiant à ta place.
Quand ça casse

Quand un Zap PepaDocs casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à PepaDocs, et aucune limite de débit propre à l'app n'est documentée. Ce qui casse, c'est ce qui casse sur tout Zap, plus quelques pièges liés aux opérations elles-mêmes.

Quatre cas à connaître avant d'allumer le Zap. Pour le reste, va voir Dépannage Zapier.

  • Le Zap de rapports qui boucle

    Document: New Report suivi de Create a Report sur le même modèle, c'est une boucle : chaque rapport créé relance le Zap et le quota de tâches fond.

  • Les anciens rapports ne remontent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les rapports de la semaine dernière restent où ils sont ; reprendre l'historique est un chantier à part.

  • Un import de table retenu

    Charger beaucoup de lignes d'un coup dans une table FlexData envoie un lot énorme au déclencheur, et la protection de Zapier contre les afflux peut le retenir.

  • La catégorie n'existe pas

    Categorize a Report n'accepte qu'une catégorie déjà définie dans ton modèle PepaDocs. Un nom mal orthographié ou nouveau ne passe pas : ajoute d'abord la catégorie au modèle.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser PepaDocs avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

PepaDocs et Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration PepaDocs Zapier est-elle gratuite ?
Oui, côté Zapier. PepaDocs n'est pas réservée aux plans payants : elle marche sur le plan gratuit, avec 100 tâches par mois et des Zaps illimités. Le piège tient à la forme du Zap : le plan gratuit ne construit que des Zaps de deux étapes, un déclencheur et une action. Une nouvelle ligne de base suivie de Create a Report, ça passe. Ajoute l'envoi d'un lien par e-mail ou un filtre, et le Zap devient multi-étapes, donc payant. Ton abonnement PepaDocs, lui, est une autre affaire.
02Combien de tâches consomme un Zap PepaDocs ?
Une tâche par action réussie, et aucune pour le déclencheur. Un Zap qui fabrique un lien PDF pour chaque nouveau rapport consomme une tâche par rapport. S'il envoie aussi ce lien par e-mail, cela fait deux tâches par rapport. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Avec six déclencheurs et cinq actions côté PepaDocs, c'est le nombre de rapports et de lignes de base attendus chaque mois qu'il faut surveiller.
03PepaDocs sur Zapier, c'est en temps réel ?
Oui, pour les 6 déclencheurs. Chacun est instantané : PepaDocs signale lui-même l'événement à Zapier, et le Zap démarre tout de suite quel que soit ton plan. Les intervalles des plans, de 15 minutes sur Free à 1 minute sur Team et Enterprise, ne concernent que les déclencheurs par interrogation, et PepaDocs n'en a aucun. Dans l'éditeur, un Zap bâti sur un déclencheur instantané affiche un éclair. Cette rapidité vaut pour le départ : chaque étape suivante doit encore réussir.
04Que faut-il pour connecter PepaDocs à Zapier ?
Un compte PepaDocs, et un accès en lecture ou en écriture sur les rapports, tables ou newsletters que tu ne gères pas toi-même mais que le Zap doit toucher. La connexion tient en trois gestes : ouvrir la page Apps de ton compte Zapier et cliquer sur + Add connection, chercher PepaDocs et cliquer sur Add connection, puis te connecter dans l'onglet qui s'ouvre et autoriser Zapier. Prépare d'abord tes modèles, tables et catégories dans PepaDocs.
05Un lien PDF PepaDocs peut-il être partagé sans risque ?
Seulement avec les personnes qui doivent lire le rapport. Create Report PDF Link fabrique une adresse unique qui contient un code d'accès, et quiconque possède cette adresse peut ouvrir le rapport, sans compte PepaDocs. C'est ce qui le rend pratique pour un client. C'est aussi pour ça que le lien doit partir à un destinataire par e-mail, jamais dans un canal partagé ou sur une page publique. Traite-le comme le rapport lui-même.
06Et si l'opération PepaDocs dont tu as besoin n'existe pas ?
Alors Zapier ne sait pas la faire pour PepaDocs aujourd'hui. La liste couvre les rapports, les lignes de base et les inscriptions aux newsletters : six déclencheurs et cinq actions sur les rapports, sans étape de recherche. Un Zap ne peut pas retrouver un rapport par client, ajouter un abonné ni écrire une ligne de base. Vérifie la liste des opérations sur la page de l'app chez Zapier avant de bâtir autour d'une étape absente, et garde cette partie à la main dans PepaDocs.
07Zapier, Make ou n8n pour PepaDocs ?
Tranche par critères, pas par marque. Sur Zapier, PepaDocs offre 6 déclencheurs instantanés, 5 actions sur les rapports et aucune recherche, et tourne sur le plan gratuit, qui s'arrête aux Zaps de deux étapes. Pose les mêmes trois questions à chaque outil : propose-t-il les événements PepaDocs qui te servent, sait-il faire les actions sur les rapports dont tu as besoin, et combien coûte là-bas un process à deux actions ou avec un filtre. La réponse dépend de ton organisation.
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