Integración Todoist ZapierAutomatiza Todoist con Zapier.
La integración Todoist Zapier ofrece 3 disparadores, 10 acciones y 3 búsquedas para conectar tus tareas y proyectos con el resto de tus herramientas. Aquí ves qué hace cada operación, cuánto cuesta de verdad y dónde suele fallar.
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Qué hace de verdad la integración Todoist Zapier
Conectar Todoist con Zapier permite que tu lista de pendientes hable con las demás aplicaciones sin copiar nada a mano. Una tarea completada, un proyecto nuevo o una tarea recién añadida pueden poner en marcha una automatización, y otras herramientas pueden escribir en Todoist tareas, comentarios o proyectos.
Casi todo lo que se monta cabe en tres resultados. Pendientes que llegan solos: un pedido de tu tienda, un correo marcado o una fila de una hoja de cálculo se convierte en tarea con Create Task. Trabajo que se cierra solo: cuando el paso se hace en otra herramienta, Mark Task as Completed marca la tarea y Move Task to Section la lleva a otra sección de su proyecto. Un registro de lo terminado: New Completed Task manda cada tarea cerrada a un informe o a un canal del equipo.
Lo que Zapier no hace con Todoist importa igual. Ninguno de los tres disparadores es instantáneo, así que todos esperan a la siguiente consulta. Find Task solo busca por el nombre de la tarea, sin los filtros propios de Todoist. Los comentarios en tareas o proyectos exigen una cuenta de pago de Todoist. Y no hay ninguna acción para borrar: la integración crea, edita, mueve y cierra, nada más.
Si quieres comparar con otras plataformas, la integración Todoist Make y la integración Todoist n8n cubren la misma app con su propia lógica.
El vocabulario de Zapier en un minuto
Ocho palabras aparecen en toda la página. Léelas una vez aquí y el resto se entiende de corrido.
- Zap
- La automatización que construyes: un evento que la pone en marcha y uno o varios pasos que se ejecutan cada vez que ocurre.
- Disparador
- El evento de una app que arranca el Zap. Con el Zap encendido, Zapier se queda esperándolo, por ejemplo una tarea nueva.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que escribe, envía o mueve algo por ti, como crear una tarea en Todoist.
- Tarea (en Zapier)
- La unidad que cobra Zapier: una acción completada con éxito. Tu plan cuenta cuántas tienes al mes, sin relación con tus tareas de Todoist.
- Consulta o instantáneo
- Un disparador por consulta lo revisa Zapier cada cierto tiempo. Uno instantáneo lo avisa la app en el acto. Todoist solo tiene del primer tipo.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene sin ruido en los demás casos.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app, como un proyecto por su nombre, para que los pasos siguientes lo usen.
- Conexión
- Tu cuenta de Todoist enlazada una sola vez con Zapier y reutilizada luego por cada paso de cada Zap que toque Todoist.
Lo que cuesta de verdad un Zap de Todoist
Zapier cuenta tareas, no Zaps. Para Todoist es buena noticia: vigilar no cuesta nada.
- Consultas del disparadorGratis
- Acción con éxito1 tarea cada una
- Acción fallidaNo se cuenta
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
El disparador nunca gasta una tarea, y Zapier puede consultar Todoist tantas veces como marque tu plan sin descontar nada. Cada acción que sale bien cuenta como una tarea, y en un Zap con tres acciones cada una cuenta por separado. Una acción fallida no se cobra. Todoist funciona desde el plan gratuito: 100 tareas al mes y Zaps ilimitados, pero de solo dos pasos, un disparador y una acción. Un filtro, una búsqueda como Find Project o una segunda acción convierten el Zap en uno de varios pasos, y entonces hace falta un plan de pago.
Conecta tu cuenta de Todoist con Zapier
- 01
Abre tus conexiones
En Zapier, entra en la página Apps de tu cuenta y pulsa + Add connection. Necesitas una cuenta de Todoist y acceso a los proyectos compartidos que no creaste tú pero que el Zap debe tocar.
- 02
Elige Todoist
Escribe Todoist en el buscador de la ventana, selecciónalo y pulsa Add connection. Se abre una pestaña nueva con el inicio de sesión de Todoist, donde se hace el resto.
- 03
Inicia sesión y autoriza
Entra con la cuenta de Todoist sobre la que deben trabajar los Zaps y da acceso a Zapier. La conexión aparece en tu lista y cualquier paso de Todoist podrá reutilizarla.
Tu primer Zap de Todoist, paso a paso
ObjetivoCada vez que se completa una tarea del proyecto de un cliente, un comentario lo anota en el proyecto y todo el equipo ve el avance sin preguntar.
- 01
Crea el Zap
En el editor, elige Todoist como app de inicio y New Completed Task como evento. Selecciona la conexión que acabas de añadir.
- 02
Prueba el disparador
Lanza la prueba: Zapier trae las tres tareas completadas más recientes de tu cuenta. Elige una real para que los campos que enlaces después lleven valores de verdad.
- 03
Añade el filtro
Con el icono más, añade un Filter que solo deje pasar las tareas de un proyecto. El Zap pasa a tener varios pasos y necesita un plan de pago.
- 04
Añade el comentario
Añade Todoist otra vez, elige Add Comment to Project, escoge el proyecto y mete el título de la tarea en el comentario. Tu cuenta de Todoist debe ser de pago.
- 05
Prueba y publica
Ejecuta la prueba de la acción y comprueba que el comentario aparece en Todoist. Luego pulsa Publish para encender el Zap.
Los 3 disparadores de Todoist
3 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Todoist. Zapier los busca al ritmo que permite tu plan.
New Completed Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you complete a task (including recurring tasks) on a project.”
Marcar como hecha una tarea en Todoist, incluidas las recurrentes, arranca este Zap con la tarea que acabas de cerrar. Es la base para llevar un registro del trabajo terminado sin escribirlo dos veces.
New Incomplete Task
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when you add an incomplete task to a project.”
Cada tarea nueva añadida a un proyecto concreto arranca el Zap mientras sigue abierta, así tus otras herramientas se enteran del trabajo nuevo en cuanto Zapier lo detecta.
New Project
Disparador por sondeoEn Zapier“Triggers when a new project is created.”
Crear un proyecto en Todoist pone en marcha este Zap con su nombre. Encaja con equipos que abren un proyecto por cliente, por obra o por campaña.
Las 10 acciones de Todoist
Todoist te da 10 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Invite User to Project
AcciónEn Zapier“Sends an e-mail to a person, inviting them to use one of your projects.”
Envía una invitación por correo para que alguien se una a uno de tus proyectos de Todoist, sin abrir el menú de compartir.
Mark Task as Completed
AcciónEn Zapier“Marks a task as being completed.”
Cierra una tarea de Todoist por ti cuando el paso real ocurrió en otro sitio, para que tu lista refleje lo que de verdad está hecho.
Move Task to Section
AcciónEn Zapier“Move a Task to a different Section.”
Lleva una tarea a otra sección del mismo proyecto, útil cuando el proyecto está dividido en fases.
Add Comment to Task
AcciónEn Zapier“Adds a comment to a task (only available for Todoist Premium users).”
Escribe un comentario bajo una tarea que ya existe, para que el contexto de una petición quede pegado al trabajo que generó.
Add Comment to Project
AcciónEn Zapier“Adds a new comment to a project (only available for Todoist Premium users).”
Deja una nota en un proyecto entero en lugar de en una sola tarea, útil para actualizaciones de estado que afectan a todo el equipo.
Create Project
AcciónEn Zapier“Creates a new project.”
Abre un proyecto nuevo en Todoist con el nombre que le pases, y puede marcarlo como favorito si lo indicas al configurar la acción.
Create Task
AcciónEn Zapier“Creates a new task.”
Añade una tarea a Todoist con datos que llegan de otra app. Solo pide el título, por eso es la acción más sencilla para empezar a automatizar.
Update Task
AcciónEn Zapier“Updates an existing task.”
Modifica una tarea existente, por ejemplo su título, cuando algo ha cambiado en otra herramienta.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Paso avanzado que envía una petición directa a Todoist usando la conexión que ya tienes, para lo que las acciones preparadas no ofrecen.
Get Project Collaborators
AcciónEn Zapier“Get all collaborators for a specific project”
Obtiene la lista de todas las personas con acceso a un proyecto concreto, para que los pasos siguientes puedan avisarlas o comprobar quiénes son.
Las 3 búsquedas de Todoist
3 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Todoist, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza algo que ya existe en Todoist y se lo pasa a los pasos siguientes. En la lista de acciones, las búsquedas están al final, bajo el título SEARCH. Tres ajustes deciden qué pasa cuando el resultado no es el esperado.
Find Project
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a project (by name/title).”
Localiza un proyecto de Todoist por su nombre y lo devuelve, para que un paso posterior deje una tarea o un comentario en el sitio correcto.
Find Task
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a task.”
Encuentra una tarea existente por su nombre, que es lo que Update Task, Move Task to Section y Mark Task as Completed necesitan para saber qué tocar.
Find User
BúsquedaEn Zapier“Searches for a user who is connected/shared with your account.”
Comprueba si una persona, indicada por su correo, ya está conectada con tu cuenta de Todoist o comparte proyectos contigo.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Con el valor por defecto, una búsqueda sin resultados detiene el Zap y salta los pasos que dependían de ella. Si lo activas, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcar esta casilla convierte la búsqueda en «buscar o crear»: si no encuentra nada, Zapier crea el elemento y te pide los campos necesarios.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos de una vez.
Cuando un Zap de Todoist falla
Casi todos los Zaps de Todoist caen por los mismos motivos. Detectarlos pronto evita retrasos que nadie ve.
Zapier vincula a esta app un artículo de ayuda llamado Common Problems with Todoist. Los casos de abajo salen de los límites que comparten todos los Zaps y de la única condición propia de esta integración. Si un Zap se para sin motivo aparente, empieza por nuestra guía de depuración Zapier.
Las tareas antiguas nunca llegan
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de encenderlo. Las tareas cerradas la semana pasada se quedan donde están, y recuperar ese historial es otro trabajo.El Zap se alimenta a sí mismo
Un Zap que crea tareas en el mismo proyecto que vigila su disparador se vuelve a lanzar sin parar y agota tu cupo de tareas muy rápido.Una importación masiva queda retenida
Importar una plantilla o una lista larga puede devolver un lote enorme de golpe. La protección de Zapier contra avalanchas puede entonces retenerlo.Los comentarios fallan en la cuenta gratuita
Las dos acciones de comentario requieren el plan de pago de Todoist. En una cuenta gratuita de Todoist no están disponibles, así que revisa el plan antes de montar un Zap con ellas.
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