Intégration QuickBooks Time MakeAutomatiser QuickBooks Time avec Make.
Et si les heures saisies sur le terrain partaient seules vers la paie et les tableaux de suivi ? L'intégration QuickBooks Time Make compte 32 modules, dont 3 déclencheurs. Ici, tu relies ton compte puis tu montes un premier scénario qui tourne.
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À quoi sert l'intégration QuickBooks Time Make ?
Elle fait dialoguer QuickBooks Time avec tes autres outils par l'intermédiaire de Make, sans écrire de code. Tu construis un scénario, c'est-à-dire l'automatisation elle-même : une suite de modules, chacun étant une brique (déclencheur, action ou recherche). Salariés, chantiers, feuilles de temps et fichiers circulent alors sans ressaisie.
Un nouvel arrivant prêt dès sa première journée. Quand ton outil RH enregistre une embauche, Create a User ouvre le compte, ou Create an Invitation invite la personne à rejoindre l'entreprise. Create a Reminder lui ajoute ensuite ses rappels de pointage.
Les photos de chantier rangées au bon endroit. Watch Files repère chaque fichier joint à une feuille de temps, Download a File le récupère, et le module suivant le dépose dans ton espace de stockage. Delete a File fait le ménage une fois la copie en sécurité.
Des heures qui alimentent tes tableaux. Watch Timesheets capte les feuilles créées ou modifiées. À la clôture d'une période de paie, List Timesheets remonte toute la plage de dates d'un coup.
Point à connaître : les trois déclencheurs sont planifiés, Make va interroger QuickBooks Time au rythme du scénario au lieu d'être prévenu à la seconde. La doc ne donne aucune limite chiffrée pour cette app. Pour choisir ton outil, l'Avis Make et le comparatif n8n vs Make posent les critères ; en cas d'erreur, passe par le Dépannage Make.
Comment relier QuickBooks Time à Make ?
- 01
Ajoute un module QuickBooks Time
Dans ton scénario, pose n'importe quel module QuickBooks Time et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte QuickBooks Time relié à Make une fois pour toutes, puis réutilisé par tous les modules de l'app.
- 02
Nomme-la et autorise Make
Donne un nom à la connexion si tu veux, pratique quand tu gères plusieurs sociétés. Valide ensuite l'accès sur la page QuickBooks Time qui s'ouvre, ou colle la clé que l'app te fournit.
- 03
Enregistre et choisis tes données
Clique sur Save. Make peut alors te proposer la liste des salariés, des chantiers et des feuilles de temps qu'il a le droit de lire. Pas besoin de taper les références à la main.
Ton premier scénario avec QuickBooks Time
ObjectifQuand un fichier est joint à une feuille de temps dans QuickBooks Time, Make le télécharge pour que le module suivant le range là où ton équipe travaille.
- 01
Crée le scénario
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario puis clique sur le grand + pour poser le premier module. Cherche QuickBooks Time et sélectionne Watch Files.
- 02
Branche le déclencheur
Clique sur Create a connection et autorise Make. Le déclencheur surveille désormais les fichiers joints aux feuilles de temps et transmet chacun sous forme de bundle, un élément qui passe au module suivant.
- 03
Ajoute Download a File
Clique sur le + à droite du déclencheur et choisis Download a File. Associe-lui le fichier venu du module précédent, puis ajoute le module de l'outil où le fichier doit être conservé.
- 04
Teste avec Run once
Joins un fichier de test à une feuille de temps, puis clique sur Run once. Ouvre les bulles au-dessus de chaque module pour lire les bundles reçus et vérifier que le fichier est bien passé.
- 05
Planifie et active
Sur le premier module, ouvre l'horloge pour régler la planification, toutes les 15 minutes par défaut. Active le scénario : chaque nouvelle pièce jointe suivra le même chemin.
Qu'est-ce qui lance un scénario QuickBooks Time ?
3 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans QuickBooks Time. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par QuickBooks Time dès que ça se passe.
Watch Files
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new file is attached to a timesheet.”
Grâce à Watch Files, ton scénario démarre chaque fois qu'un nouveau fichier est joint à une feuille de temps : photo de chantier, bon d'intervention signé. Tu récupères les infos du fichier dans un bundle, prêt pour Download a File.
Watch Reminders
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new reminder is created or updated.”
Un rappel créé ou modifié, et Watch Reminders lance une exécution. Tu peux ainsi reporter les rappels de pointage (arrivée, départ) dans un outil que ton équipe consulte vraiment.
Watch Timesheets
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a timesheet is created and updated.”
Watch Timesheets te transmet chaque feuille de temps créée ou mise à jour. C'est le point de départ logique pour un suivi d'heures, une facturation au temps passé ou un envoi vers la paie.
Que peut faire Make dans QuickBooks Time ?
QuickBooks Time te donne 29 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create a Group
ActionDans Make“Creates a group to your company.”
Create a Group ajoute un groupe à ton entreprise dans QuickBooks Time : une équipe ou un service trouve sa place dès qu'il existe ailleurs.
Create a Job/Customer
ActionDans Make“Adds a job or customer to your company.”
Avec Create a Job/Customer, un client ou un chantier apparaît dans QuickBooks Time dès que le commercial le valide, et les salariés peuvent y imputer leurs heures.
Create an Invitation
ActionDans Make“Creates an invitation for new users to join your company.”
Create an Invitation envoie à une nouvelle recrue une invitation à rejoindre ton entreprise dans QuickBooks Time, une étape d'intégration en moins pour l'administratif.
Create a Notification
ActionDans Make“Creates/Adds a notification.”
Create a Notification publie un message directement dans QuickBooks Time, là où les équipes terrain l'ouvrent déjà pour pointer.
Create a Reminder
ActionDans Make“Creates user-specific clock-in and clock-out reminders for a user.”
Les rappels personnels d'arrivée et de départ passent par Create a Reminder, qui les règle pour un salarié précis afin que personne n'oublie de lancer son pointage.
Create a Timesheet
ActionDans Make“Adds a timesheet to your company.”
Create a Timesheet inscrit des heures dans QuickBooks Time à partir d'une autre source, utile quand le travail est d'abord noté ailleurs.
Create a User
ActionDans Make“Adds users to your company.”
Les nouveaux salariés obtiennent leur compte QuickBooks Time via Create a User, directement depuis l'outil où les RH les enregistrent en premier.
Delete a File
ActionDans Make“Deletes a file.”
Delete a File retire un fichier de QuickBooks Time, une bonne fin de parcours une fois la copie archivée dans ta GED.
Delete a Notification
ActionDans Make“Deletes a notification in your company.”
Un message périmé ? Delete a Notification le retire de la liste de ton entreprise pour que les équipes arrêtent de lire des infos dépassées.
Delete a Timesheet
ActionDans Make“Deletes a timesheet.”
Delete a Timesheet efface une saisie d'heures : la façon propre d'éliminer un doublon créé par erreur par un autre scénario.
Download a File
ActionDans Make“Downloads a file.”
Download a File sort une pièce jointe de QuickBooks Time et la confie au module suivant sous forme de vrai fichier, prêt à être rangé ou envoyé.
Get a Job/Customer
ActionDans Make“Returns the data of a specified job or customer.”
Get a Job/Customer renvoie la fiche complète d'un chantier ou d'un client, pour que les modules suivants travaillent avec ses détails plutôt qu'avec une simple référence.
Get a Timesheet
ActionDans Make“Returns the data of a specified timesheet.”
Quand ton scénario ne porte qu'une référence de feuille de temps, Get a Timesheet va chercher son contenu pour que chaque détail serve aux modules suivants.
Get a User
ActionDans Make“Returns the data of a specified user.”
Get a User renvoie les données d'un salarié et transforme une simple référence en infos lisibles pour un e-mail, un message ou une ligne de tableur.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
Make an API Call atteint n'importe quel point d'accès de l'API QuickBooks Time avec la connexion déjà en place : la liste des modules n'est jamais un plafond.
Update a File
ActionDans Make“Updates a file that is attached to an object.”
Update a File modifie un fichier déjà rattaché à un objet dans QuickBooks Time, sans ajouter une seconde copie à côté.
Update a Group
ActionDans Make“Updates a group in your company.”
Update a Group garde un groupe aligné sur tes autres outils quand une équipe change de nom ou d'organisation.
Update a Job/Customer
ActionDans Make“Updates a job or customer.”
Update a Job/Customer met à jour un chantier ou un client existant, pour que la liste où tes équipes choisissent reste juste.
Update a Reminder
ActionDans Make“Updates a reminder for employees within your company.”
Update a Reminder ajuste le rappel existant d'un salarié : indispensable quand les horaires bougent et que l'ancien rappel tomberait au mauvais moment.
Update a Timesheet
ActionDans Make“Updates a timesheet.”
Update a Timesheet corrige une saisie existante sur place : la feuille reste, seules ses valeurs changent.
Update a User
ActionDans Make“Updates a user.”
Update a User répercute les changements d'un salarié dans QuickBooks Time, pour qu'une modification faite côté RH ne reste pas coincée là-bas.
List Files
RechercheDans Make“Retrieves a list of all uploaded files.”
List Files renvoie les fichiers déposés dans QuickBooks Time, un bundle par fichier : de quoi traiter tout un historique en une seule exécution.
List Groups
RechercheDans Make“Retrieves a list of all active groups.”
Besoin d'une vue d'ensemble de tes équipes ? List Groups ramène tous les groupes actifs, prêts à remplir un tableur ou à enchaîner des mises à jour.
List Jobs/Customers
RechercheDans Make“Retrieves a list of all active top-level jobs or customers.”
List Jobs/Customers renvoie les chantiers ou clients actifs de premier niveau : un moyen rapide de voir ce qui existe avant de créer quoi que ce soit.
List Managed Clients
RechercheDans Make“Retrieves a list of managed clients available from your account.”
List Managed Clients affiche les comptes clients accessibles depuis ton compte QuickBooks Time, utile quand un même accès gère plusieurs sociétés.
List Notifications
RechercheDans Make“Retrieves a list of notifications associated with your company.”
List Notifications rassemble les notifications liées à ton entreprise, pratique pour faire le point ou retrouver un message à retirer.
List Reminders
RechercheDans Make“Retrieves clock-in and clock-out reminders for a user.”
List Reminders récupère les rappels d'arrivée et de départ d'un utilisateur, pour les passer en revue ou les ajuster ensemble.
List Timesheets
RechercheDans Make“Retrieves a list of timesheets for a specified timeframe.”
List Timesheets remonte toutes les saisies de la plage de dates que tu fixes, la base de tout état d'heures ou export de paie.
List Users
RechercheDans Make“Retrieves a list of all active users.”
List Users renvoie tous les salariés actifs, le moyen simple de garder un annuaire interne ou un autre outil aligné sur QuickBooks Time.
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