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Intégration Whereby MakeAutomatiser Whereby avec Make.

Et si chaque rendez-vous pris arrivait avec sa salle de visio déjà prête ? L'intégration Whereby Make te donne 7 modules d'action pour créer, consulter ou supprimer des réunions et habiller tes salles à ta marque. Ce guide t'aide à brancher ton compte puis à monter ton premier scénario.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Whereby Make ?

L'intégration Whereby Make relie ton compte Whereby à Make pour que tes réunions se créent, se vérifient, disparaissent ou prennent ton identité visuelle sans que tu ouvres Whereby. Tu construis un scénario, c'est-à-dire l'automatisation faite de modules enchaînés, et Make l'exécute dès qu'une autre application lui transmet de quoi travailler.

Des salles qui ressemblent à tes clients. Un organisme de formation qui anime des ateliers pour plusieurs entreprises peut passer par Set Room Colors, Set a Room Background et Set a Room Logo pour habiller la salle du jour avec les éléments du client, directement depuis les données du scénario.

Plus de salle fantôme. Un rendez-vous est annulé dans ton CRM : Get a Meeting retrouve la réunion concernée, puis Delete a Meeting la supprime. Personne ne se connecte à une session qui n'a plus lieu.

Une visio pour chaque réservation. Côté cabinet de conseil, chaque créneau réservé lance le scénario et Create a Meeting ouvre la réunion correspondante. Le client reçoit son lien sans copier-coller.

Deux limites à connaître. Whereby n'a aucun déclencheur dans Make : ton scénario démarre donc toujours depuis une autre application ou une planification. Et Make reconnaît que sa documentation sur cette app reste partielle. Pour ce que les sept modules ne couvrent pas, Make an API Call ouvre le reste de l'API Whereby. Tu hésites entre deux outils ? Le comparatif n8n vs Make t'aide à trancher. Pour prendre l'éditeur en main sereinement, jette un œil à la Formation Make, et à Combien coûte Make avant de choisir un plan.

Connexion

Comment brancher ton compte Whereby sur Make ?

  1. 01

    Ajoute un module Whereby

    Dans ton scénario, pose n'importe quel module Whereby, par exemple Create a Meeting, puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Whereby relié une fois à Make et réutilisé ensuite par tous les modules Whereby.

  2. 02

    Nomme la connexion et autorise Make

    Le nom est facultatif, mais pratique si tu gères plusieurs comptes Whereby. Autorise ensuite Make sur la page Whereby qui s'ouvre, ou colle la clé fournie par Whereby, selon ce que la fenêtre te demande.

  3. 03

    Enregistre, c'est prêt

    Clique sur Save. La connexion apparaît désormais dans chaque module Whereby que tu ajoutes : tu la crées une seule fois, puis tu la choisis dans la liste.

Premier scénario

Ton premier scénario avec Whereby

ObjectifQuand un rendez-vous est pris dans une autre application, Make crée une réunion Whereby et pose ton logo dans la salle.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le +. Whereby n'ayant pas de déclencheur, le premier module vient de l'outil où arrivent tes rendez-vous.

  2. 02

    Ajoute Create a Meeting

    Clique sur le + à droite de ce premier module, cherche Whereby et choisis Create a Meeting. Sélectionne ta connexion, ou clique sur Create a connection si c'est ton premier module Whereby.

  3. 03

    Relie les données du rendez-vous

    Remplis les champs du module avec les données du module précédent. Chaque bundle, un élément qui passe d'un module au suivant, donne une réunion dans Whereby.

  4. 04

    Habille la salle

    Ajoute Set a Room Logo juste après et choisis la salle à habiller. Si Create a Meeting renvoie cette salle, relie-la ; Run once te le montrera. Ton client voit ton logo en entrant.

  5. 05

    Teste avec Run once

    Clique sur Run once pour lancer le scénario une seule fois, puis ouvre chaque module pour lire les bundles reçus. Vérifie que la réunion existe bien dans Whereby.

  6. 06

    Planifie et active

    Règle la planification sur le premier module, toutes les 15 minutes par défaut, puis active le scénario. Chaque module exécuté sur un bundle compte pour une opération sur ton plan.

Modules

Tous les modules Whereby dans Make

Whereby te donne 7 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Whereby1

Create a Meeting

Action

Dans Make“Creates a new meeting.”

Tu obtiens une réunion Whereby toute neuve, créée par le scénario au moment où une réservation, une vente signée ou un formulaire l'exige. C'est la brique autour de laquelle tournent la plupart des scénarios avec cette app.

Quand l'utiliser
un prospect réserve une démo et doit recevoir sa salle sans que personne ne passe par Whereby.
Attention
un bundle égale une réunion. Filtre les doublons en amont, sinon le même rendez-vous peut se retrouver avec deux salles.
Whereby2

Delete a Meeting

Action

Dans Make“Deletes a specific meeting.”

Ton compte reste propre : ce module supprime une réunion précise, et plus personne ne rejoint une session annulée par erreur.

Quand l'utiliser
un rendez-vous passe au statut annulé dans ton CRM et sa salle doit partir avec lui.
Attention
il supprime la réunion que tu lui désignes, quelle qu'elle soit. Fais tes essais avec Run once sur une réunion de test avant de toucher aux vraies.
Whereby3

Get a Meeting

Action

Dans Make“Retrieves a specific meeting.”

Tu récupères le détail d'une réunion existante, pour que les modules suivants s'en servent sans que tu ailles le chercher à la main dans Whereby.

Quand l'utiliser
la référence de la réunion est rangée dans un tableur ou une fiche CRM et tu en as besoin avant un rappel ou un nettoyage.
Attention
il vise une réunion déjà identifiée. Il ne liste pas et ne recherche pas tes réunions.
Whereby4

Make an API Call

Action

Dans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”

Tu accèdes à n'importe quel point de l'API Whereby avec la connexion déjà créée, ce qui comble les manques des six autres modules.

Quand l'utiliser
une fonction de Whereby n'a pas de module dédié et tu sais lire la référence de son API.
Attention
c'est toi qui rédiges la requête. Teste-la avec Run once et lis la réponse avant d'enchaîner d'autres modules derrière.
Whereby5

Set a Room Background

Action

Dans Make“Sets a background image for a specific room.”

Tes invités arrivent dans une salle avec une image de fond choisie, liée à l'événement ou au client, au lieu du décor standard.

Quand l'utiliser
une école organise des classes virtuelles pour plusieurs partenaires et veut que chaque salle porte le bon visuel.
Attention
le réglage s'applique à la salle elle-même. Toutes les réunions qui s'y tiennent gardent ce fond tant que tu n'en poses pas un autre.
Whereby7

Set Room Colors

Action

Dans Make“Sets primary and secondary colors for a specific room.”

Ta salle adopte une couleur principale et une couleur secondaire, pour que l'interface d'appel suive ta charte plutôt que les teintes par défaut.

Quand l'utiliser
avec Set a Room Logo, quand l'expérience en marque blanche compte, par exemple sur une plateforme de coaching.
Attention
garde tes couleurs à un seul endroit, un tableur par exemple, pour que tous tes scénarios appliquent les mêmes valeurs.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Whereby avec Make ?

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FAQ

Whereby et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Whereby Make est-elle gratuite ?
Oui. Whereby fait partie des apps standard de Make, donc elle fonctionne dès le plan Free. Ce plan autorise 2 scénarios actifs, un intervalle minimal de 15 minutes entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams et Enterprise) descendent à 1 minute d'intervalle, lèvent la limite de scénarios actifs et vont jusqu'à 40 minutes d'exécution. La consommation se compte en opérations par mois. L'abonnement Whereby, lui, reste à part.
02Que faut-il pour connecter Whereby à Make ?
Un compte Whereby et un compte Make suffisent : la documentation de Make ne cite aucun autre prérequis pour cette app. Ajoute un module Whereby, clique sur Create a connection, donne-lui un nom si tu veux, autorise Make sur la page Whereby ou colle la clé que Whereby te fournit, puis clique sur Save. La connexion est enregistrée une fois pour toutes et chaque module Whereby la réutilise. Comme Make juge sa documentation sur Whereby limitée, teste chaque nouveau module avec Run once.
03Whereby peut-il déclencher un scénario Make en temps réel ?
Non, pas avec l'app Whereby seule : elle n'a aucun module déclencheur dans Make, ses sept modules sont des actions. Pour démarrer, place en tête un déclencheur d'une autre application, un nouveau rendez-vous dans ton outil de réservation ou une nouvelle ligne de tableur par exemple. Tu peux aussi compter sur la planification du premier module, réglée par défaut sur 15 minutes. Si l'autre application propose un déclencheur instantané, elle prévient Make par webhook dès que l'événement se produit et tes modules Whereby suivent aussitôt.
04Que faire si un module Whereby manque dans Make ?
Ça dépend du besoin. Make propose sept modules pour Whereby : créer, consulter et supprimer une réunion, trois actions d'habillage de salle et Make an API Call. Ce dernier appelle n'importe quel point de l'API Whereby avec la même connexion, ce qui comble la plupart des manques si tu sais lire la référence de l'API. Make précise aussi que sa documentation sur cette app reste limitée : prévois de valider tes champs avec Run once avant d'activer quoi que ce soit en production.
05Make ou n8n pour automatiser Whereby ?
Ça dépend surtout de l'outil que ton équipe utilise déjà. Whereby peut aussi exister sous forme de nœud n8n, et rien ne permet ici de classer un outil devant l'autre. Dans Make, tu disposes de sept modules prêts à l'emploi pour les réunions et l'habillage des salles, d'un éditeur visuel avec Run once pour tester, et de Make an API Call pour le reste de l'API. Le plus honnête : monte le même petit scénario dans les deux, une réunion créée à partir d'un rendez-vous, et garde celui que ton équipe maintiendra le plus facilement.
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