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Intégration Zistemo MakeAutomatiser Zistemo avec Make.

Et si tes temps passés, tes tâches et tes congés Zistemo se mettaient à jour sans ressaisie ? L'intégration Zistemo Make compte 29 modules : 3 déclencheurs, 22 actions et 4 recherches. Ce guide s'adresse à qui connaît Zistemo mais débute sur Make, de la clé API jusqu'au premier scénario actif.

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Ce que tu peux automatiser

À quoi sert l'intégration Zistemo Make ?

L'intégration Zistemo Make branche ton compte Zistemo sur Make, un outil visuel où tu assembles un scénario, c'est-à-dire une automatisation. Chaque scénario enchaîne des modules : une brique qui déclenche, agit ou recherche. Make repère ainsi les nouveaux articles, tâches et temps saisis dans Zistemo, puis crée, modifie ou archive des fiches à ta place.

Des congés à jour sans double saisie. Une demande validée dans ton outil RH passe par Create a Leave et atterrit dans Zistemo. Si les dates bougent, Update a Leave suit ; si la demande est annulée, Delete a Leave nettoie le planning.

Un chrono qui démarre tout seul. Quand un ticket de support est pris en charge ailleurs, Start a Timer lance le compteur dans Zistemo, et Stop a Timer l'arrête à la clôture. Plus de minutes perdues parce qu'on a oublié d'appuyer sur lecture.

Des temps passés qui alimentent le reporting. Watch New Time Entries repère chaque nouvelle saisie et l'envoie sous forme de bundle, un élément transmis au module suivant, vers un tableur ou un outil de facturation.

Ce que l'intégration ne fait pas : aucun déclencheur n'est instantané, Make consulte donc Zistemo au rythme du scénario. Pour un besoin non couvert par la liste, Make an API Call ouvre le reste de l'API. La même app existe souvent côté n8n : le n8n vs Make pose les critères, Combien coûte Make détaille les plans, et la Formation Make t'accompagne si tu veux pratiquer.

Connexion

Comment relier ton compte Zistemo à Make ?

  1. 01

    Récupère ta clé API

    Il te faut un compte Zistemo actif et sa clé API. Dans Zistemo, ouvre ton profil, clique sur Integration, choisis API et copie la clé affichée. Garde l'onglet ouvert le temps de finir.

  2. 02

    Ajoute un module Zistemo

    Dans ton scénario, pose n'importe quel module Zistemo puis clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte relié une fois à Make et réutilisé ensuite par tous les modules Zistemo.

  3. 03

    Nomme-la et colle la clé

    Le champ Connection name est facultatif, mais un nom parlant aide quand plusieurs personnes partagent l'espace. Colle la clé copiée, ou suis les consignes à l'écran, puis enregistre.

Premier scénario

Ton premier scénario avec Zistemo

ObjectifQuand un temps est saisi dans Zistemo, Make met à jour la tâche concernée pour garder le suivi lisible.

  1. 01

    Crée le scénario

    Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le grand + pour poser le premier module.

  2. 02

    Choisis Watch New Time Entries

    Cherche Zistemo, sélectionne Watch New Time Entries et choisis ta connexion, ou clique sur Create a connection si c'est ton premier module Zistemo.

  3. 03

    Ajoute Update a Task

    Clique sur le + à droite du déclencheur, prends Update a Task, puis glisse les données du temps saisi dans les champs de la tâche.

  4. 04

    Teste avec Run once

    Saisis un temps d'essai dans Zistemo, clique sur Run once et ouvre les bulles au-dessus des modules pour lire ce que chacun a reçu.

  5. 05

    Planifie et active

    Clique sur l'horloge du premier module pour régler la planification, toutes les 15 minutes par défaut, puis active le scénario pour qu'il tourne sans toi.

Déclencheurs

Qu'est-ce qui peut lancer un scénario Zistemo ?

3 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Zistemo. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Zistemo dès que ça se passe.

Zistemo1Watch New Items

Watch New Items

planifiéDans la doc seulement

Chaque article ajouté dans Zistemo devient le point de départ d'un scénario, ce qui t'évite de surveiller la liste toi-même. Le module transmet les données de l'article au suivant, qui peut les recopier dans ta boutique ou un tableur.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme du scénario, toutes les 15 minutes par défaut, et jamais plus souvent sur le plan Free.
Quand l'utiliser
quand un nouvel article du catalogue doit aussi exister dans un autre outil de l'équipe.
Attention
la doc ne décrit pas le contenu renvoyé, alors lance un Run once sur un article d'essai avant de mapper les champs.
Zistemo2Watch New Tasks

Watch New Tasks

planifiéDans la doc seulement

Avec ce déclencheur, une tâche créée dans Zistemo peut prévenir l'équipe ou préparer le suivi du temps sans un clic de plus. Chaque tâche trouvée forme un bundle, et chaque module qui la traite ensuite consomme une opération, l'unité que Make décompte sur ton plan.

Comment il se déclenche
planifié. Make interroge l'app au rythme réglé sur l'horloge du premier module.
Quand l'utiliser
quand un chef de projet ouvre du travail dans Zistemo et que les autres doivent le savoir ailleurs.
Attention
faute de déclenchement instantané, une tâche attend la prochaine vérification avant d'être vue.
Zistemo3Watch New Time Entries

Watch New Time Entries

planifiéDans la doc seulement

Ici, tu gagnes une vue claire sur les heures : chaque temps enregistré dans Zistemo peut partir vers un rapport, un tableau de bord ou la personne qui valide. Une saisie donne un bundle, prêt à être mappé.

Comment il se déclenche
planifié. À chaque passage du scénario, Make demande à Zistemo les nouvelles saisies ; le module porte le badge horloge, pas l'éclair.
Quand l'utiliser
quand les heures de tes consultants doivent aussi rejoindre la facturation ou un suivi de projet.
Attention
une saisie modifiée plus tard n'est pas une nouvelle saisie ; combine avec Search Time Entries pour repérer les corrections.
Modules

Quels modules Zistemo utiliser dans Make ?

Zistemo te donne 26 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.

Zistemo1

Create a Leave

ActionDans la doc seulement

Tu obtiens un congé enregistré dans Zistemo sans le taper deux fois : les infos viennent de l'étape précédente, par exemple une réponse de formulaire ou une demande validée ailleurs. L'absence apparaît alors là où tu planifies le travail.

Quand l'utiliser
quand les demandes de congé passent par un autre outil et que quelqu'un les recopie à la main.
Attention
teste avec une absence fictive et vérifie le résultat dans Zistemo avant d'activer.
Zistemo2

Create a Task

ActionDans la doc seulement

Une tâche naît dans Zistemo dès qu'une autre app signale du travail à faire, et les demandes arrêtent de dormir dans les boîtes mail. Tu mappes le titre et les autres champs depuis le module précédent.

Quand l'utiliser
à la signature d'un devis, à l'arrivée d'un ticket ou d'une réponse de formulaire qui appelle une action.
Attention
si la source peut envoyer deux fois la même demande, passe d'abord par List Tasks pour éviter les doublons.
Zistemo3

Create a Time Entry

ActionDans la doc seulement

Les heures arrivent dans Zistemo sans qu'on ouvre la feuille de temps, puisque Make écrit la saisie à partir de données qu'il a déjà, comme un rendez-vous d'agenda terminé. Facturation et reporting reposent alors sur les mêmes chiffres.

Quand l'utiliser
quand le temps est suivi dans un autre outil mais doit figurer dans Zistemo pour facturer.
Attention
ce module convient à un bloc de temps fini ; pour un travail en cours, Start a Timer est plus adapté.
Zistemo4

Create an Item

ActionDans la doc seulement

Ton catalogue Zistemo s'enrichit tout seul quand un produit ou une prestation est ajouté ailleurs, sans double saisie ni faute de frappe. L'article est construit à partir des champs que tu renseignes dans le module.

Quand l'utiliser
quand une offre est d'abord créée dans ta boutique, ton CRM ou un tableur.
Attention
vérifie avec List Items qu'il n'existe pas déjà, sinon il risque d'apparaître deux fois.
Zistemo5

Delete a Leave

ActionDans la doc seulement

Un congé annulé disparaît de Zistemo automatiquement, et ton planning ne montre plus absente une personne qui travaille. Le module doit savoir quel congé retirer, en général grâce à Search Leaves ou Get a Leave placé avant.

Quand l'utiliser
quand une demande est retirée dans l'outil où l'équipe pose ses absences.
Attention
considère la suppression comme définitive et teste sur un faux congé ; si seules les dates changent, Update a Leave est plus sûr.
Zistemo6

Delete a Time Entry

ActionDans la doc seulement

Des heures erronées ou en double quittent Zistemo sans ménage manuel, et tes factures restent justes. Donne-lui la saisie à retirer, trouvée le plus souvent par Search Time Entries juste avant.

Quand l'utiliser
quand l'origine de la saisie est annulée, par exemple une réunion qui n'a jamais eu lieu.
Attention
rien n'indique qu'une saisie supprimée se récupère ; place un filtre qui ne laisse passer que les lignes à retirer vraiment.
Zistemo7

Get a Leave

ActionDans la doc seulement

Tu récupères la fiche complète d'une absence précise, pour réutiliser ses dates ou le nom de la personne dans la suite du scénario. Le module renvoie un seul congé, pas une liste.

Quand l'utiliser
quand une étape précédente te donne la référence d'un congé et que tu dois rédiger un message ou mettre un agenda à jour.
Attention
sans référence, commence par Search Leaves, qui peut renvoyer plusieurs résultats.
Zistemo8

Get a Task

ActionDans la doc seulement

Ce module ramène tous les détails d'une tâche connue, pratique quand le déclencheur ne t'a donné qu'une partie des infos. Le résultat tient en un seul bundle, prêt à mapper.

Quand l'utiliser
juste avant Update a Task ou l'envoi d'un récapitulatif, pour partir de l'état actuel de la tâche.
Attention
il lui faut la référence de la tâche ; pour parcourir les tâches sans la connaître, prends List Tasks.
Zistemo9

Get an Item

ActionDans la doc seulement

Un article de ton catalogue revient avec son détail, prêt à passer dans un devis, une fiche produit ou un message. Il suffit d'avoir sa référence, fournie par un module précédent.

Quand l'utiliser
quand une vente ou une demande cite un article et que l'étape suivante a besoin de plus que son nom.
Attention
il ne lit qu'un article ; pour balayer tout le catalogue, List Items est fait pour ça.
Zistemo10

List Items

RechercheDans la doc seulement

Tes articles Zistemo reviennent sous forme de bundles, un par article, et Make peut alors copier, comparer ou nettoyer le catalogue d'un seul passage. Comme toute recherche, il peut ne rien trouver, trouver un article ou en trouver beaucoup.

Quand l'utiliser
avant Create an Item pour éviter un doublon, ou pour exporter le catalogue vers un tableur.
Attention
chaque article renvoyé fait tourner les modules suivants, qui consomment chacun des opérations.
Zistemo11

List Tasks

RechercheDans la doc seulement

Les tâches déjà présentes dans Zistemo te reviennent une par une, de quoi en faire un rapport, en archiver un lot ou repérer un doublon. Le résultat peut être vide, unique ou nombreux.

Quand l'utiliser
à la clôture d'un projet, pour envoyer chaque tâche vers Mark a Task as Archived, ou avant Create a Task.
Attention
ajoute un filtre juste derrière pour ne laisser filer que les tâches qui t'intéressent.
Zistemo12

Make an API Call

ActionDans la doc seulement

Quand aucun module de la liste ne fait ce que tu veux, celui-ci appelle n'importe quel point d'accès de l'API Zistemo depuis ton scénario, avec la connexion déjà créée. Un seul lien de compte, et tout le reste de l'API devient accessible.

Quand l'utiliser
pour une fonction de Zistemo qui n'a pas de module dédié dans Make.
Attention
c'est toi qui écris la requête, garde donc la doc de l'API Zistemo ouverte à côté.
Zistemo13

Mark a Task as Active

ActionDans la doc seulement

Une tâche mise de côté reprend vie sans fouiller les archives, utile quand un client relance un sujet. Le module change le statut de la tâche que tu lui désignes.

Quand l'utiliser
quand une réponse, une nouvelle commande ou un ticket rouvert signifie que le travail reprend.
Attention
seul le statut bouge ; s'il faut aussi changer le titre ou le responsable, enchaîne avec Update a Task.
Zistemo14

Mark a Task as Archived

ActionDans la doc seulement

Les tâches terminées sortent de ta liste active tout en restant consultables, et l'équipe ne voit plus que ce qui reste ouvert. Tu lui désignes une tâche, Make change son statut.

Quand l'utiliser
quand un projet est clos ou une facture payée dans un autre outil, et que les tâches liées peuvent être rangées.
Attention
pour archiver en série, place List Tasks devant ; chaque tâche compte alors une opération.
Zistemo15

Mark a Task as Deleted

ActionDans la doc seulement

Les tâches créées par erreur ou annulées à la source sont marquées supprimées d'elles-mêmes, et le tableau reste propre sans grand ménage. Le module agit sur une tâche à la fois.

Quand l'utiliser
quand la demande à l'origine d'une tâche est retirée, par exemple un formulaire qui s'avère être du spam.
Attention
si la tâche peut resservir, préfère Mark a Task as Archived, et fais un essai sur une tâche fictive.
Zistemo16

Mark an Item as Active

ActionDans la doc seulement

Un article mis en sommeil redevient disponible dans Zistemo sans passer par les réglages, pratique quand une offre revient dans ta gamme. Le module modifie le statut de l'article transmis.

Quand l'utiliser
quand un produit revient en stock ou qu'une prestation est relancée dans l'outil où naît ton catalogue.
Attention
place Get an Item avant si tu doutes de la référence renvoyée par l'étape précédente.
Zistemo17

Mark an Item as Archived

ActionDans la doc seulement

Les vieux articles s'effacent du quotidien tout en gardant leur historique dans Zistemo, et personne ne choisit par mégarde une prestation arrêtée. Tu lui passes un article, son statut change.

Quand l'utiliser
quand une offre est retirée de ta boutique ou de ta grille tarifaire.
Attention
l'archivage est plus doux que Mark an Item as Deleted ; privilégie-le dès que l'article peut revenir.
Zistemo18

Mark an Item as Deleted

ActionDans la doc seulement

Les articles qui n'auraient jamais dû exister, un test ou un doublon, sont marqués supprimés sans ouvrir Zistemo. Le module travaille sur une seule référence d'article.

Quand l'utiliser
après un List Items qui a repéré des doublons, suivi d'un filtre qui ne garde que les copies en trop.
Attention
fais un Run once sur un article d'essai et relis ton filtre : trop large, il marquerait des articles encore vendus.
Zistemo19

Search Leaves

RechercheDans la doc seulement

Les absences enregistrées dans Zistemo reviennent en bundles, et Make sait qui est absent avant de distribuer le travail ou d'envoyer un point d'équipe. Comme toute recherche, elle peut ne rien trouver, un congé ou plusieurs.

Quand l'utiliser
avant Create a Task, pour ne pas confier une tâche à quelqu'un en congé, ou pour nourrir un planning partagé.
Attention
sans résultat, les modules suivants ne tournent pas ; teste sur une période qui contient un congé.
Zistemo20

Search Time Entries

RechercheDans la doc seulement

Tu rassembles les heures déjà saisies dans Zistemo, une par bundle, pour un rapport, un contrôle ou une correction. Le résultat peut être vide, unique ou très long.

Quand l'utiliser
avant Update a Time Entry ou Delete a Time Entry pour cibler la bonne saisie, ou pour totaliser des heures dans un tableur.
Attention
ajoute un agrégateur derrière si tu veux un seul total plutôt qu'un message par saisie.
Zistemo21

Start a Timer

ActionDans la doc seulement

Le chrono démarre dans Zistemo dès que le travail commence ailleurs, et aucune minute ne se perd parce qu'on a oublié de lancer le compteur. Make s'appuie sur les données de l'étape précédente.

Quand l'utiliser
quand un ticket est pris en charge ou qu'un appel démarre dans un autre outil.
Attention
prévois le Stop a Timer correspondant dans un second scénario, sinon le chrono continue de tourner.
Zistemo22

Stop a Timer

ActionDans la doc seulement

Il arrête un chrono en cours dans Zistemo quand le travail se termine ailleurs, et le temps écoulé devient une saisie sans clic manuel. C'est le pendant naturel de Start a Timer.

Quand l'utiliser
quand un ticket est résolu, qu'un appel se termine ou qu'une tâche est cochée hors de Zistemo.
Attention
les déclencheurs étant planifiés, l'arrêt se fait au passage du scénario, pas à la seconde près.
Zistemo23

Update a Leave

ActionDans la doc seulement

Quand quelqu'un décale ses vacances, le congé suit dans Zistemo sans retouche à la main. Le module modifie une absence existante, identifiée par une référence issue d'une étape précédente.

Quand l'utiliser
quand les dates sont corrigées dans l'outil RH ou l'agenda partagé et que Zistemo doit rester aligné.
Attention
trouve d'abord le bon congé avec Search Leaves ; en créer un nouveau laisserait deux absences qui se chevauchent.
Zistemo24

Update a Task

ActionDans la doc seulement

Une tâche Zistemo récupère les changements faits ailleurs, une nouvelle échéance négociée ou un nouveau responsable, et l'équipe lit toujours la bonne version. Tu mappes les nouvelles valeurs depuis le module précédent.

Quand l'utiliser
quand la source de la tâche, un ticket ou une affaire du CRM, évolue après sa création.
Attention
si seul le statut change, les modules Mark a Task sont plus lisibles.
Zistemo25

Update a Time Entry

ActionDans la doc seulement

Tu corriges des heures dans Zistemo depuis un autre outil, et une réunion raccourcie ou un code projet modifié ne demande plus de seconde retouche. Le module a besoin de la référence de la saisie.

Quand l'utiliser
quand une saisie créée automatiquement est ensuite ajustée à la source, durée ou description.
Attention
repère la saisie avec Search Time Entries avant ; une mauvaise référence écraserait les heures d'un collègue.
Zistemo26

Update an Item

ActionDans la doc seulement

Les changements faits sur un produit ou une prestation dans ton outil principal rejoignent l'article Zistemo correspondant, et noms comme détails restent identiques partout. Il modifie un article existant.

Quand l'utiliser
quand une offre est renommée ou que sa description est réécrite dans ta boutique, ton CRM ou un tableur.
Attention
passe par Get an Item ou List Items pour trouver la bonne référence, puis teste sur un article fictif avant d'activer.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Zistemo avec Make ?

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FAQ

Zistemo et Make : les questions fréquentes

01L'intégration Zistemo Make est-elle gratuite ?
Oui, côté Make : Zistemo est une app standard, disponible dès le plan Free. Ce plan permet 2 scénarios actifs, 15 minutes au minimum entre deux exécutions planifiées, 5 minutes d'exécution au plus, des fichiers jusqu'à 5 Mo et 512 Mo de transfert. Les plans payants (Core, Pro, Teams, Enterprise) descendent à 1 minute d'intervalle et lèvent la limite de scénarios actifs, avec un décompte en crédits, donc en opérations, chaque mois. Ton abonnement Zistemo reste à part, voir la page tarifs de Zistemo.
02Que faut-il pour connecter Zistemo à Make ?
Un compte Zistemo actif et sa clé API suffisent. Dans Zistemo, ouvre ton profil, clique sur Integration puis API et copie la clé. Dans Make, ajoute un module Zistemo, clique sur Create a connection, donne un nom si tu veux, puis colle la clé. Cette connexion sert ensuite à tous les modules Zistemo de tes scénarios : une seule fois par compte. Si la clé est refusée, recopie-la depuis le même écran en chassant les espaces parasites.
03Le déclencheur Zistemo réagit-il en temps réel dans Make ?
Non. Les 3 déclencheurs Zistemo, Watch New Items, Watch New Tasks et Watch New Time Entries, sont planifiés : Make interroge Zistemo à chaque passage du scénario. Un nouveau scénario tourne toutes les 15 minutes par défaut, c'est aussi l'intervalle le plus court du plan Free ; les plans payants descendent à 1 minute. Une nouvelle tâche ou un nouveau temps saisi arrive donc au passage suivant, pas à l'instant où tu l'enregistres dans Zistemo.
04Que faire s'il manque un module Zistemo dans Make ?
Ça dépend du besoin, mais la réponse habituelle s'appelle Make an API Call. Ce module atteint n'importe quel point d'accès de l'API Zistemo avec ta connexion existante, donc une fonction sans module dédié reste à portée. Tu rédiges la requête toi-même, un cran plus technique que les modules prêts à l'emploi. La doc Make de Zistemo précise qu'une partie de son contenu est générée par IA : vérifie les points importants directement auprès de Zistemo.
05Make ou n8n pour automatiser Zistemo ?
Ça dépend de ta façon de travailler. Côté Make, voici ce qui est établi : 29 modules, dont 3 déclencheurs planifiés, 22 actions et 4 recherches, plus Make an API Call pour le reste. La même app a souvent un nœud n8n aussi. Le plus honnête consiste à lister les modules dont ton cas a besoin, à vérifier leur présence de chaque côté, puis à comparer la façon dont chaque outil décompte l'usage. Le comparatif n8n vs Make cité plus haut pose ces critères.