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Intégration Adobe Workfront ZapierAutomatiser Adobe Workfront avec Zapier.

L'intégration Adobe Workfront Zapier, c'est 2 déclencheurs, 7 actions et 1 recherche. Un projet créé ou modifié peut lancer une automatisation, et tes autres outils peuvent créer des projets, déposer des demandes, changer le statut d'une tâche ou envoyer des documents.

App premium Zapier réserve cette app à ses plans payants.

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Aperçu

Ce que change l'intégration Adobe Workfront Zapier pour ton équipe

Elle relie Adobe Workfront, une plateforme de gestion du travail pensée pour les équipes des grandes entreprises, à Zapier, un outil qui connecte des applications entre elles sans code. Zapier peut réagir quand un projet naît ou change, et alimenter Workfront en projets, demandes, statuts de tâches et fichiers depuis les outils du quotidien.

Trois usages arrivent en premier. Des demandes qui sortent des boîtes mail : Create Request transforme un formulaire ou un ticket en demande dans la bonne file Workfront, sans ressaisie du brief. Des livrables rangés au bon endroit : Upload Document dépose un fichier sur un projet, et peut le stocker comme épreuve à valider. Un avancement qui suit le terrain : Update Task Status fait progresser une tâche quand le travail se boucle dans un autre outil.

Les deux déclencheurs fonctionnent par interrogation : Zapier vient vérifier Workfront à intervalle fixe, toutes les 2 minutes en Professional et chaque minute en Team ou Enterprise. Comme Workfront est réservée aux plans payants, l'intervalle du gratuit ne te concerne de toute façon pas.

Ce que Zapier ne fait pas ici : aucun déclencheur sur une nouvelle tâche ou une nouvelle demande, aucune suppression, et la seule recherche retrouve des utilisateurs. Le reste passe par API Request (Beta), une étape technique. Tu compares les outils ? Notre page Intégration Adobe Workfront Make traite la même app sur Make, et Make vs Zapier met les deux plateformes face à face.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Huit mots reviennent dans chaque bloc de cette page. Les voici une fois, en français courant.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui démarre le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend cet événement et ignore le reste.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée, met à jour ou envoie quelque chose à ta place dans une app.
Tâche
L'unité que Zapier facture. Une action réussie égale une tâche, et ton plan fixe un volume de tâches par mois.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête là sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes s'en servent.
App réservée aux plans payants
Une app que Zapier garde pour les plans payants et l'essai gratuit. Adobe Workfront en fait partie : un compte gratuit ne peut pas l'utiliser.
Coût

Combien ça coûte vraiment

Zapier réserve Adobe Workfront aux plans payants : il te faut un abonnement payant, ou l'essai gratuit, avant de faire tourner le moindre Zap.

  • Plan payant requisOui, ou l'essai gratuit
  • Plan gratuitNe donne pas accès à Workfront
  • DéclencheurJamais facturé
  • Déclencheurs instantanésAucun, les deux sont interrogés

Une fois sur un plan payant, le déclencheur ne coûte jamais de tâche, et les vérifications de Workfront sont gratuites, quelle que soit leur fréquence. Chaque action réussie compte une fois : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action. Une action en échec n'est pas décomptée. Bonne nouvelle au passage : sur un plan payant, filtres, recherches et actions multiples sont permis, les Zaps multi-étapes y sont inclus.

Connexion

Connecter Adobe Workfront en trois étapes

  1. 01

    Ouvre tes connexions

    Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte Workfront relié une fois, puis réutilisé par chaque étape.

  2. 02

    Choisis Adobe Workfront

    Cherche l'app par son nom dans la fenêtre, sélectionne-la et clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté Workfront : c'est là que tu t'identifies à l'étape suivante.

  3. 03

    Identifie-toi et autorise

    Connecte-toi à Adobe Workfront dans cet onglet et donne l'accès à Zapier. Prends un identifiant qui a les droits de lecture ou d'écriture sur les projets et files d'attente des autres.

Premier Zap

Ton premier Zap : ouvrir une demande de lancement à chaque nouveau projet

ObjectifChaque projet créé dans Workfront dépose une demande de lancement dans la file de l'équipe créa, rattachée au bon utilisateur.

  1. 01

    Crée le Zap

    Lance un nouveau Zap, choisis Adobe Workfront comme app de départ et New Project comme événement. Sélectionne la connexion créée juste avant.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents de ton compte. Choisis un vrai projet pour faire la correspondance des champs.

  3. 03

    Retrouve le responsable

    Ajoute Find User et glisse dans la recherche le nom ou l'e-mail de la personne à rattacher, repris du déclencheur. Teste l'étape et vérifie que la bonne personne revient.

  4. 04

    Crée la demande

    Ajoute Create Request, choisis la file de demandes, puis place dans les champs proposés le nom du projet et ce que la recherche a trouvé. Teste une fois.

  5. 05

    Publie

    Clique sur Publish pour allumer le Zap. Avec sa recherche, c'est un Zap multi-étapes : ton plan payant le couvre déjà, rien à ajouter.

Déclencheurs

Les 2 déclencheurs Adobe Workfront

2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Adobe Workfront. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

New Project

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new project is created.”

Démarre le Zap dès qu'un projet est créé dans Workfront et transmet son détail à l'étape suivante, pour que les autres outils en soient informés sans copier-coller.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
des commerciaux ou des prestataires qui n'ouvrent jamais Workfront doivent savoir qu'un projet client démarre.
Attention
les projets créés avant la publication du Zap ne remontent jamais, l'historique se reprend par un autre moyen.
2

Updated Project

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when an existing project is updated.”

Réagit quand un projet existant change : c'est par là qu'un changement de statut ou de date dans Workfront rejoint le reporting et les outils de relation client.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
un projet qui passe à terminé ou en pause doit mettre à jour un tableau de bord ou prévenir le responsable du compte.
Attention
toute modification compte, filtre donc sur le champ qui t'intéresse, et ne lance jamais Update Project sur ce même projet.
Actions

Les 7 actions Adobe Workfront

Adobe Workfront te donne 7 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates a new project in Adobe Workfront.”

Ouvre un nouveau projet dans Workfront à partir de données arrivées ailleurs : un contrat signé ou un brief de campagne n'attend plus qu'on le monte à la main.

Quand l'utiliser
une affaire gagnée dans ton CRM doit devenir tout de suite un projet de production.
Attention
ne l'associe pas à New Project dans le même Zap, il pourrait s'auto-alimenter.
2

Create Request

Action

Dans Zapier“Creates a new request (issue) in an Adobe Workfront request queue.”

Dépose une nouvelle demande, que Workfront appelle aussi « issue », dans une file de demandes : les sollicitations suivent ton circuit d'entrée habituel.

Quand l'utiliser
un formulaire web ou un outil de tickets recueille les demandes créa des autres services.
Attention
la file de demandes est obligatoire, et le compte connecté doit pouvoir y déposer.
3

Update Project

Action

Dans Zapier“Updates an existing project in Adobe Workfront.”

Modifie un projet existant pour aligner Workfront sur ce qu'un autre système sait déjà du travail en cours.

Quand l'utiliser
un budget validé par la finance ou une date déplacée dans le CRM doit se retrouver sur le projet.
Attention
un Zap lancé par Updated Project qui applique cette action au même projet peut tourner en boucle.
4

Update Request

Action

Dans Zapier“Updates an existing request (issue) in Adobe Workfront.”

Retouche une demande déjà enregistrée dans Workfront, pour que les précisions du demandeur ne se perdent pas dans un fil d'e-mails.

Quand l'utiliser
le demandeur complète son ticket ou son formulaire d'origine après l'envoi.
Attention
la seule recherche de l'intégration retrouve des utilisateurs, pas des demandes : prévois comment le Zap désignera la bonne demande.
5

Update Task Status

Action

Dans Zapier“Updates the status of an existing task in Adobe Workfront.”

Fait passer une tâche existante à un nouveau statut, pour qu'un travail bouclé dans un autre outil apparaisse comme une avancée dans Workfront.

Quand l'utiliser
un développeur ferme un ticket ailleurs et la tâche Workfront associée doit suivre.
Attention
le Task ID est obligatoire, et la seule recherche de l'intégration, Find User, ne retrouve pas les tâches.
6

Upload Document

Action

Dans Zapier“Uploads a file as a document or proof.”

Joint un fichier à un projet, comme document ou comme épreuve quand le circuit de validation le demande.

Quand l'utiliser
les fichiers finaux arrivent dans un stockage en ligne et doivent rejoindre le projet pour validation.
Attention
projet, nom de fichier et fichier sont obligatoires ; donne un nom complet, sur le modèle de l'exemple mydocument.pdf affiché par Zapier.
7

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Une étape technique qui appelle Workfront directement avec ta connexion existante, pour ce que les actions toutes faites laissent de côté.

Quand l'utiliser
quelqu'un de l'équipe sait précisément quelle fonction de Workfront atteindre et aucune action ne la couvre.
Attention
elle ne parle qu'aux adresses de Workfront, et le choix Stop on error décide si une erreur arrête le Zap.
Recherches

La recherche Adobe Workfront

1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans Adobe Workfront, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un élément existant et le passe aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste des événements, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas unique.

1

Find User

Recherche

Dans Zapier“Finds a user by name or email.”

Retrouve un utilisateur Workfront à partir d'un nom ou d'une adresse e-mail, pour qu'une étape suivante désigne la bonne personne au lieu d'un nom figé.

Quand l'utiliser
un formulaire demande qui porte la demande, et tu veux cette personne sur l'élément créé ensuite.
Attention
un nom peut correspondre à plusieurs personnes, cherche par e-mail quand tu l'as.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Par défaut, une recherche qui ne trouve personne arrête le Zap à cet endroit. Activé, le Zap continue sans cet utilisateur.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Transforme une recherche en « trouver ou créer ». Workfront n'en propose aucune sur Zapier : cette case n'apparaît pas ici.
  3. If multiple search results are found?
    Garder le premier résultat (le choix par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup aux étapes suivantes.
Quand ça casse

Quand ça casse

La plupart des pannes viennent du fonctionnement général des Zaps, pas de Workfront lui-même.

Zapier publie un guide de prise en main pour Adobe Workfront ; voici les cas qui piègent en premier. Si un Zap déraille encore, notre page Dépannage Zapier reprend les vérifications une par une.

  • Le Zap s'arrête après l'essai

    Zapier réserve Adobe Workfront aux plans payants. Une fois l'essai gratuit terminé sans abonnement, les Zaps qui l'utilisent ne peuvent plus tourner.

  • Les projets existants ne remontent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les projets déjà présents dans Workfront restent hors champ : leur reprise est un chantier à part.

  • Updated Project tourne en boucle

    Si le Zap écrit dans le projet que surveille son propre déclencheur, chaque mise à jour relance un passage et ton quota de tâches fond vite.

  • Un import massif reste bloqué

    Après une migration ou un gros import, un déclencheur qui renvoie d'un coup un énorme lot peut être retenu par la protection anti-afflux de Zapier.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Adobe Workfront avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Adobe Workfront Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Adobe Workfront Zapier est-elle gratuite ?
Non. Zapier réserve Adobe Workfront aux plans payants et à l'essai gratuit : un compte gratuit ne peut pas l'ajouter à un Zap. Le bon côté, c'est qu'un plan payant lève aussi l'autre limite du gratuit, le plafond de deux étapes. Tu peux donc enchaîner filtres, recherches et plusieurs actions dans un même Zap. Vérifie la grille des plans sur Zapier avant de t'engager : les prix changent souvent et cette page ne les publie pas.
02Combien de tâches consomme un Zap Adobe Workfront ?
Une par action réussie, aucune pour le déclencheur. Un nouveau projet qui lance un Zap à une action coûte une tâche. Un Zap à trois actions en coûte trois à chaque passage complet. Les vérifications de Workfront sont gratuites, même fréquentes, et une action en échec ne compte pas. Sur une instance très active, ce qui pèse vraiment, c'est le nombre de projets créés ou modifiés chaque mois, multiplié par le nombre d'actions de chaque Zap.
03Adobe Workfront envoie-t-il ses changements à Zapier en temps réel ?
Non. Les deux déclencheurs, New Project et Updated Project, fonctionnent par interrogation : Zapier interroge Workfront à intervalle fixe. Toutes les 2 minutes en Professional, chaque minute en Team et Enterprise. L'intervalle de 15 minutes du plan gratuit ne s'applique pas vraiment, puisque l'app demande de toute façon un plan payant. Sur ces plans, tu peux aussi régler l'intervalle ou lancer une vérification à la main depuis l'éditeur pendant tes tests.
04Que faut-il pour connecter Adobe Workfront à Zapier ?
Un compte Adobe Workfront, un compte Zapier sur un plan payant ou en essai, et l'accès à ce que tu veux automatiser. Tu ajoutes la connexion une fois depuis la page Apps, tu te connectes à Workfront dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Si un Zap doit toucher des projets ou des files de demandes qui ne t'appartiennent pas, le compte connecté a besoin des droits de lecture ou d'écriture, car Zapier n'agit qu'avec les droits de ce compte.
05Comment Zapier sait-il quelle tâche Workfront mettre à jour ?
Par le Task ID, qu'Update Task Status exige. L'intégration Workfront sur Zapier n'a qu'une recherche, Find User, et elle retrouve des utilisateurs par nom ou par e-mail, pas des tâches. Le Task ID doit donc être placé dans l'étape à partir d'une valeur que le Zap possède déjà. Avant de construire le Zap, vérifie d'où viendra cet identifiant dans ton organisation. Si aucune étape ne peut le fournir, reste API Request (Beta), une étape technique.
06Et si l'action Workfront dont tu as besoin n'existe pas sur Zapier ?
Commence par les sept actions : créer ou modifier des projets et des demandes, changer le statut d'une tâche, envoyer un document, et API Request (Beta). Il n'y a aucune action de suppression ni de déclencheur sur les nouvelles tâches. Pour ce qui manque, API Request (Beta) appelle Workfront avec ta connexion existante, mais c'est une étape technique qui demande quelqu'un qui connaît l'API de Workfront. Un autre outil d'automatisation peut aussi proposer d'autres opérations.
07Zapier, Make ou n8n pour Adobe Workfront ?
Tout dépend de tes critères, pas d'un vainqueur, et cette page ne documente que le côté Zapier. Sur Zapier, Workfront demande un plan payant, ses déclencheurs sont interrogés et chaque action réussie compte comme une tâche. Pour ce que Make expose, regarde notre page Workfront dédiée à Make. Compare sur trois points : les opérations dont ton circuit a réellement besoin, le volume de projets et de demandes attendu chaque mois, et la personne de l'équipe qui maintiendra l'automatisation.
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