Intégration AdvicePay ZapierAutomatiser AdvicePay avec Zapier.
L'intégration AdvicePay Zapier compte 4 déclencheurs, 8 actions et 1 recherche. De quoi réagir à une lettre de mission signée, à un paiement reçu ou à un abonnement qui démarre, et créer clients, factures et abonnements sans ressaisie.
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Ce que fait vraiment l'intégration AdvicePay Zapier
Elle relie AdvicePay, l'outil où les conseillers financiers facturent leurs honoraires, encaissent et gardent la trace de leur conformité, au reste de tes logiciels. Un Zap (une automatisation construite sur Zapier) guette un événement dans AdvicePay, puis enchaîne l'étape suivante à ta place. Fini les copier-coller d'un onglet à l'autre.
Un abonnement prêt dès la signature. Agreement Completed part quand tous les signataires requis ont terminé la lettre de mission électronique. Le Zap lance ensuite Create a Subscription : l'assistante du cabinet n'a plus qu'à vérifier la fréquence.
Un tableau des encaissements qui se remplit seul. Invoice Paid ajoute une ligne dans ton tableur à chaque facture réglée. Ton expert-comptable lit le même fichier que toi.
Une facture précise retrouvée sans chercher. Avec son identifiant, Get an Invoice by ID ramène le détail complet pour l'envoyer à la comptabilité.
Côté limites, sois lucide. Les quatre déclencheurs fonctionnent par interrogation, aucun n'est instantané. Aucune action ne modifie ni ne supprime un client, une facture ou un abonnement. Et les quatre actions Get se contentent de lire.
Pour comparer Zapier aux deux autres outils, critère par critère, lis Make vs Zapier puis n8n vs Zapier.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent partout sur cette page. Les voici en clair.
- Zap
- L'automatisation que tu montes : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions jouées à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement côté AdvicePay qui lance le Zap. Une fois le Zap activé, Zapier l'attend sans que tu aies rien à faire.
- Action
- Ce que le Zap fait une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou range quelque chose pour toi.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient Zapier elle-même. AdvicePay n'a que le premier mode.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si l'élément reçu remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, un client par exemple, pour que la suite du Zap s'en serve.
Ce que ça coûte vraiment
AdvicePay ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. La facture vient des tâches, jamais du déclencheur.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
- Taille d'un Zap gratuitUn déclencheur et une action
- App réservée au payantNon, AdvicePay marche en gratuit
- Ce qui est facturéChaque action réussie
Que Zapier aille voir AdvicePay souvent ou rarement, ça ne coûte rien. Chaque action réussie compte pour une tâche : un Zap à trois actions consomme trois fois plus. Une action qui échoue n'est pas décomptée. Le piège du gratuit : deux étapes seulement, un déclencheur et une action. Un filtre ou une recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant. Pour rester en gratuit, dessine ton Zap en deux étapes dès le départ, ou prévois le changement de plan avant de le construire.
Connecter AdvicePay à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvrir tes connexions
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte AdvicePay relié une seule fois, puis réutilisé par chaque étape qui touche AdvicePay.
- 02
Choisir AdvicePay
Tape AdvicePay dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté AdvicePay, prêt pour ton identifiant.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi sur AdvicePay dans cet onglet, puis accorde l'accès à Zapier. Si le Zap doit toucher des dossiers qui ne sont pas les tiens, vérifie d'abord que ton utilisateur peut les lire ou les modifier.
Ton premier Zap : un abonnement à chaque lettre de mission signée
ObjectifQuand une lettre de mission est signée par tous, AdvicePay ouvre l'abonnement trimestriel du client, seulement pour les accords que ton filtre retient.
- 01
Créer le Zap et poser le déclencheur
Lance un nouveau Zap, choisis AdvicePay comme app et Agreement Completed comme événement. Sélectionne la connexion créée plus haut, puis continue.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois dernières lettres signées de ton compte. Tu règles la suite sur un vrai dossier, pas sur des données factices.
- 03
Poser le filtre
Clique sur le plus, choisis Filter, puis renseigne le champ à lire, la règle et la valeur. Une règle de texte sur un champ texte, sinon le filtre ne laisse jamais rien passer.
- 04
Ajouter l'abonnement
Ajoute Create a Subscription. Indique le client, qui doit exister dans AdvicePay, le montant en centimes, la fréquence Quarterly recurring et une première échéance dans le futur.
- 05
Tester, puis publier
Teste l'action une fois et relis le résultat. Si tout colle, clique sur Publish. Avec son filtre, ce Zap est multi-étapes : il demande un plan payant.
Les 4 déclencheurs AdvicePay
4 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans AdvicePay. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Agreement Completed
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an eSign agreement is fully executed by all required signers.”
Il attend que le dernier signataire requis ait apposé sa signature électronique sur l'accord. Un document à moitié signé ne lance rien, ce qui évite de facturer trop tôt.
Invoice Paid
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when an invoice is paid.”
Une facture passe au statut payé dans AdvicePay, et c'est un passage du Zap, avec le détail de cette facture transmis à l'étape suivante.
Subscription Activated
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a subscription is initially activated.”
Réagit à la première activation d'un abonnement, quand la facturation récurrente d'un client démarre pour de bon. C'est le top départ d'une relation suivie.
Subscription Canceled
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a subscription is canceled.”
Repère chaque abonnement annulé dans AdvicePay et le transmet à la suite. Le signe qu'une relation client s'arrête ou change de forme.
Les 8 actions AdvicePay
AdvicePay te donne 8 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Client
ActionDans Zapier“Creates a new client.”
Ajoute une personne à ta base clients AdvicePay à partir d'une autre app. Il lui faut un e-mail, un prénom, un nom et le conseiller qui suit le dossier.
Create an Invoice
ActionDans Zapier“Creates a new invoice.”
Émet une facture ponctuelle pour un client existant. Tu fixes le montant en centimes, l'échéance, le libellé de la prestation et le mode : à échoir ou à terme échu.
Create a Subscription
ActionDans Zapier“Creates a new subscription.”
Met en place une facturation récurrente pour un client déjà présent. Trois rythmes possibles : mensuel, trimestriel ou semestriel, avec une première échéance future.
Get an Invoice by ID
ActionDans Zapier“Gets an invoice by its unique ID.”
Ramène une seule facture à partir de son identifiant AdvicePay. Rien n'est modifié : le Zap récupère simplement la fiche pour s'en servir.
Get a Subscription by ID
ActionDans Zapier“Gets a subscription by its unique ID.”
Lit un abonnement précis grâce à son identifiant AdvicePay et le passe aux étapes suivantes, sans toucher à son contenu.
Get Invoices
ActionDans Zapier“Gets a list of invoices.”
Renvoie une liste de factures plutôt qu'une seule fiche. Utile quand l'étape d'après doit en parcourir plusieurs.
Get Subscriptions
ActionDans Zapier“Gets a list of subscriptions.”
Récupère les abonnements du compte sous forme de liste, pour voir d'un coup tout le récurrent du cabinet.
Get Advisors
ActionDans Zapier“Gets a list of advisors.”
Liste les conseillers rattachés à ton compte AdvicePay. Le réglage facultatif Verified ne garde que ceux qui ont confirmé leur e-mail et choisi un mot de passe.
La recherche AdvicePay
1 étape de recherche va chercher une donnée qui existe déjà dans AdvicePay, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Une étape de recherche ne change rien : elle retrouve un client existant et transmet le résultat aux étapes suivantes. Dans l'éditeur, elle se trouve en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite.
Find Client
RechercheFind or createDans Zapier“Finds a client by email.”
Retrouve un client à partir de son adresse e-mail et renvoie sa fiche, pour que l'étape suivante facture la bonne personne. Avec la case de création cochée, elle devient Find or Create Client : même recherche, et un nouveau client si personne ne correspond.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
- Create Client if it doesn't exist yet?Cocher cette case transforme la recherche en Find or Create Client : le réglage précédent disparaît et l'étape demande les champs pour créer le client manquant.
- If multiple search results are found?Garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand ça casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à AdvicePay : les pannes connues sont donc les pannes générales. Elles mordent quand même.
La plupart des Zaps AdvicePay en panne tombent dans l'un de ces quatre cas. Pour le reste, le guide Dépannage Zapier prend le relais.
L'historique n'est jamais repris
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son activation. Les lettres signées la semaine dernière restent où elles sont : les rapatrier est un autre chantier.Le Zap se relance tout seul
Un Zap qui crée des abonnements alors que son déclencheur surveille les abonnements peut tourner en boucle et vider ton quota de tâches très vite.Un gros lot reste bloqué
Après un import massif ou une migration, un déclencheur qui trouve soudain une montagne d'éléments peut être freiné par la protection contre les afflux.Un même élément ne passe qu'une fois
Sur un déclencheur par interrogation, Zapier mémorise ce qu'il a déjà vu. Une facture déjà traitée ne relance pas le Zap : c'est voulu.
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Une personne lit chaque message.
