Intégration Clientary ZapierAutomatiser Clientary avec Zapier.
L'intégration Clientary Zapier compte 10 déclencheurs et 6 actions, sans étape de recherche. Tous les déclencheurs passent par une vérification périodique, le plan gratuit suffit, et cette page détaille ce que fait chaque événement, son coût et ses pièges.
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Ce que l'intégration Clientary Zapier fait pour toi
Elle relie ton compte Clientary aux autres outils sans une ligne de code. Zapier repère les nouveautés de Clientary (prospect, client, devis, facture, paiement…) et enchaîne la suite, ou crée l'inverse : un client, une tâche, une facture dans Clientary à partir d'un événement venu d'ailleurs. Le tout tient dans un Zap, l'automatisation que tu montes une fois sur Zapier et qui tourne seule ensuite.
Commençons par ce qui ne marche pas, parce que la fiche de Zapier ne le dit pas. Aucun des 10 déclencheurs n'est instantané : Zapier doit aller demander à Clientary s'il y a du neuf, donc il y a toujours un délai. Pas d'étape de recherche non plus : un Zap ne peut pas retrouver un client existant avant d'agir. Et les 6 actions créent toutes quelque chose : aucune ne modifie, ne clôt ni ne supprime une fiche déjà présente.
Dans ce cadre, trois usages tiennent la route. Un dossier client prêt dès la signature : New Client déclenche Create Task puis Create Estimate, et le devis type t'attend. Des prospects jamais oubliés : New Lead pose une tâche de rappel pour chaque contact entrant. Des encaissements suivis : New Payment lance la suite (remerciement, livraison des fichiers) dès que Zapier repère le règlement.
La même app existe côté Make : l'intégration Clientary Make. Pour choisir entre les deux plateformes, le comparatif Make vs Zapier pose les critères.
Le vocabulaire de Zapier en une minute
Sept mots reviennent partout dans l'éditeur. Les voici en clair, la suite de la page les emploie sans les réexpliquer.
- Zap
- Une automatisation sur Zapier : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui s'exécutent à chaque fois qu'il se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier guette cet événement en permanence.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui crée une fiche, envoie un message ou déplace une donnée à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches, rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va demander à l'app ce qui est nouveau, à intervalle fixe. En instantané, c'est l'app qui prévient Zapier tout de suite.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si la donnée reçue remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
Combien coûte un Zap Clientary
Clientary n'est pas une app réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. La facture se compte en tâches.
- Vérifications du déclencheurGratuites
- Action réussie1 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à 2 étapes
- Réservée aux plans payantsNon
Le déclencheur ne coûte jamais rien, même si Zapier vérifie Clientary des dizaines de fois. Seule une action réussie consomme une tâche ; une action en échec n'est pas comptée. Un Zap à deux actions coûte donc deux tâches par passage. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chacun limité à deux étapes : un déclencheur, une action. Dès que tu ajoutes un filtre ou une seconde action, il te faut un plan payant.
Connecter Clientary à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Cette connexion, c'est ton compte Clientary relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche Clientary.
- 02
Choisis Clientary
Tape Clientary dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app puis clique sur Add connection. Il te faut un compte Clientary existant : Zapier n'en crée pas.
- 03
Connecte-toi et autorise l'accès
Identifie-toi sur Clientary dans l'onglet qui s'ouvre, puis donne à Zapier l'accès au compte. Pour les fiches qui ne t'appartiennent pas, ton identifiant doit pouvoir les lire, et les modifier si une action y écrit.
Ton premier Zap : une tâche d'accueil et un devis type pour chaque nouveau client
ObjectifDès qu'un client apparaît dans Clientary, une tâche d'accueil et un devis de base sont créés. Deux actions : ce Zap demande un plan payant. Sur le plan gratuit, garde seulement la tâche.
- 01
Build : choisis le déclencheur
Crée un Zap dans Build. Choisis Clientary, puis l'événement New Client, et sélectionne la connexion Clientary faite à l'étape précédente.
- 02
Teste avec un vrai client
Lance Test : Zapier remonte les trois clients les plus récents du compte. Prends-en un, les champs que tu relies ensuite viendront d'une vraie fiche.
- 03
Ajoute la tâche d'accueil
Ajoute une étape Clientary avec Create Task. Seul le titre est obligatoire : écris « Accueil » suivi du nom du client remonté par le déclencheur.
- 04
Ajoute le devis type
Ajoute Create Estimate. Renseigne le code devise, puis une ligne avec ta prestation de base, sa quantité et son prix. Coche « taxable » si la ligne l'est.
- 05
Teste, puis publie
Teste chaque action et vérifie dans Clientary que la tâche et le devis sont bien là. Clique ensuite sur Publish : le Zap est actif pour le prochain client. Une formation Zapier existe pour aller plus loin.
Les déclencheurs Clientary sur Zapier
10 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Clientary. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Contact
Déclencheur par interrogationDans Zapier“An individual contact within Clientary.”
Repère chaque personne ajoutée comme contact dans ton compte Clientary, c'est-à-dire un interlocuteur précis plutôt qu'une entreprise. Le Zap reçoit ce contact et peut lancer la suite.
New Expense
Déclencheur par interrogationDans Zapier“A new expense in Clientary.”
Se déclenche à chaque dépense saisie dans Clientary. Pratique pour garder une trace de ce qui sort, ailleurs que dans l'outil de facturation, ou pour faire valider.
New Lead
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when a new lead is created in Clientary.”
Réagit à la création d'un prospect dans Clientary, qu'il ait été saisi à la main ou écrit par un autre Zap.
New Payment
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new payment is added to your Clientary account.”
Capte chaque paiement enregistré sur ton compte Clientary. Différence de taille avec une facture : ici, l'argent est rentré.
New Project
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when a new project is created in Clientary.”
Part dès qu'un projet est ouvert dans Clientary. C'est le bon point d'entrée pour toute routine de démarrage que tu répètes à chaque mission.
New Staff
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new staff member is added!”
Signale l'arrivée d'un nouveau collaborateur dans le compte Clientary. C'est ton signal d'intégration : le moment où quelqu'un rejoint l'équipe dans l'outil.
New Task
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new task is added to your Clientary account.”
Attrape chaque tâche ajoutée au compte, qu'elle vienne d'un collègue ou d'un autre Zap.
New Invoice
Déclencheur par interrogationDans Zapier“A new invoice is created in Clientary.”
Détecte les factures au moment où elles sont créées dans Clientary. Il annonce qu'une facture existe, pas qu'elle est payée : pour ça, New Payment prend le relais.
New Client
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when a new client is created in Clientary.”
Se lance une fois par entreprise cliente créée dans Clientary. L'événement idéal pour tout ce que tu fais quand un prospect devient vraiment client.
New Estimate
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggered when a new estimate is created in Clientary.”
Répond à chaque devis créé dans Clientary. Le devis précède la facture : ce déclencheur se place donc au cœur de ta démarche commerciale.
Les actions Clientary sur Zapier
Clientary te donne 6 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Client
ActionDans Zapier“Create a new client in Clientary.”
Ajoute une entreprise cliente dans Clientary. Seul le nom du client est obligatoire : c'est la façon la plus légère de créer la fiche.
Expense
ActionDans Zapier“Create a new expense in Clientary.”
Enregistre une dépense dans Clientary. Le montant est le seul champ obligatoire, ce qui la rend simple à alimenter depuis un justificatif.
Create Estimate
ActionDans Zapier“Creates an Estimate in Clientary.”
Prépare un devis avec au moins une ligne chiffrée. Il lui faut un code devise, une description, une quantité et un prix ; la case taxable est facultative.
EUR.Create Invoice
ActionDans Zapier“Creates an Invoice in Clientary.”
Génère une facture dans Clientary. C'est l'action la plus exigeante : code devise, date, échéance, et une ligne avec description, quantité et prix.
Create Lead
ActionDans Zapier“Create a new lead in Clientary.”
Enregistre un nouveau prospect à partir de ce qui a lancé le Zap. Deux champs sont exigés : le nom du prospect et celui de la personne à contacter.
Create Task
ActionDans Zapier“Create a task inside Clientary.”
Crée une tâche dans Clientary. Un titre suffit, et tu peux la marquer terminée d'emblée si tu veux seulement garder trace d'un geste déjà fait.
Quand un Zap Clientary casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Clientary, et aucune limite propre à l'app n'est documentée. Les ennuis viennent donc du fonctionnement général de Zapier, très visible sur une app riche en déclencheurs.
Quatre situations expliquent presque toutes les surprises. Passe-les en revue avant de soupçonner la connexion, et garde la page Dépannage Zapier sous la main pour le reste.
L'historique ne remonte pas
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Clients, factures ou projets plus anciens sont ignorés ; reprendre cet historique est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Écrire là où ton déclencheur regarde (New Task avec Create Task, New Lead avec Create Lead) crée une boucle : chaque passage lance le suivant et vide ton quota.Un gros import est retenu
Quand un déclencheur renvoie d'un coup un énorme lot, après un import ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut le bloquer au lieu de tout exécuter.Une fiche ne repart jamais
Zapier garde en mémoire ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation. Un même élément ne lance donc jamais le Zap deux fois.
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