Intégration Contractbook ZapierAutomatiser Contractbook avec Zapier.
L'intégration Contractbook Zapier propose 10 déclencheurs et 6 actions, sans aucune recherche. Huit déclencheurs sur dix sont instantanés : un brouillon créé ou un contrat qui change d'état lance la suite tout de suite, y compris sur le plan gratuit.
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À quoi sert l'intégration Contractbook Zapier
Contractbook sert à préparer, envoyer et faire signer des contrats. Zapier, lui, relie les outils entre eux. Brancher les deux, c'est laisser un événement Contractbook (un brouillon, une signature demandée, un questionnaire rempli) lancer une suite d'étapes, ou laisser Zapier créer contrats, brouillons et tâches à ta place.
Commence par ce que l'intégration ne fait pas, parce que c'est là que les projets coincent. Elle n'a aucune étape de recherche : un Zap ne sait pas retrouver tout seul un contrat, une société ou un modèle déjà présent. Elle n'a pas non plus d'action de suppression ni de modification, les six actions créent quelque chose.
Dans ce cadre, trois usages tiennent la route. Le brouillon relu avant départ : New Draft ouvre une tâche de relecture avec Create Task, pour qu'aucun document ne parte sans second regard. Le suivi par étape : Contract Updated réagit à chaque changement d'état d'un contrat, ce qui permet de déclencher une relance au bon moment. Le dossier client prérempli : Pre-Fill Questionnaire remplit d'avance un questionnaire Drafter, et le client n'a plus qu'à compléter.
La même app existe côté Make : l'intégration Contractbook Make. Pour choisir entre les deux plateformes, le comparatif Make vs Zapier pose les critères.
Le vocabulaire de Zapier, en clair
Les mots de l'éditeur, expliqués une fois. La suite de la page les emploie dans ce sens.
- Zap
- L'automatisation que tu montes : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui fait démarrer le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend qu'il arrive.
- Action
- Ce que le Zap fait une fois lancé : l'étape qui crée, envoie ou déplace quelque chose dans une app.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Ton plan se compte en tâches, pas en Zaps.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sur le moment.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer le Zap seulement si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Connexion
- Ton compte Contractbook relié une fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes qui parlent à Contractbook.
Combien coûte un Zap Contractbook
Contractbook n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit.
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- DéclencheurJamais facturé
- Filtre ou 2e actionZap multi-étapes, plan payant
Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais seulement à deux étapes : un déclencheur, une action. Le déclencheur ne coûte jamais rien, la vérification de nouvelles données non plus. Chaque action réussie compte pour une tâche, séparément : brouillon puis tâche, ça fait deux. Une action en échec n'est pas décomptée. Un filtre ajouté rend le Zap multi-étapes, donc payant.
Connecter ton compte Contractbook
- 01
Ajoute une connexion
Dans Zapier, ouvre la page Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte Contractbook, et un accès en lecture ou en écriture sur ce que tu ne possèdes pas toi-même.
- 02
Choisis Contractbook
Cherche Contractbook dans la fenêtre, sélectionne-le puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran de connexion de Contractbook.
- 03
Autorise l'accès
Connecte-toi avec le compte dont le Zap doit gérer les contrats, puis donne l'accès à Zapier. Toutes les étapes Contractbook de tous tes Zaps réutiliseront cette connexion.
Ton premier Zap : une tâche quand un contrat change d'état
ObjectifQuand un contrat passe dans l'état qui t'intéresse, Contractbook crée une tâche pour la personne qui suit le dossier.
- 01
Build : le déclencheur
Crée un Zap, choisis Contractbook et l'événement
Contract Updated, puis ta connexion. Ce déclencheur est instantané : l'éditeur affiche un éclair. - 02
Test du déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois éléments les plus récents du compte. Choisis un contrat réel pour faire tes correspondances de champs.
- 03
Ajoute le filtre
Avec l'icône plus, ajoute Filter. Dans Configure & test, règle le champ de l'élément de test qui indique l'état du contrat, la règle (Text) et la valeur attendue. Pas de champ d'état dans le test : ce filtre n'a rien à lire.
- 04
Ajoute Create Task
Choisis l'action
Create Task. Titre, description et identifiant du document sont obligatoires. Associe l'identifiant à un champ du contrat remonté au test, si le test en montre un ; sinon cette action ne peut pas s'accrocher au bon document. - 05
Test puis Publish
Teste l'action, vérifie la tâche dans Contractbook, puis Publish. Avec le filtre, ce Zap a trois étapes : il lui faut un plan payant.
Les déclencheurs Contractbook
10 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Contractbook, et 8 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Contract
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new contract is sent.”
Lance ton Zap dès qu'un contrat part de Contractbook. C'est le point d'entrée de tout ce qui doit suivre une demande de signature.
Contract Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a contract transitions to a new state.”
Se déclenche chaque fois qu'un contrat change d'état. Le Zap tourne donc plusieurs fois pour un même document, à chaque étape de sa vie.
Get Companies
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Gets a list of companies.”
Lit la liste des sociétés de ton compte et transmet au Zap chacune de celles que Zapier n'a pas encore vues. Un des deux seuls déclencheurs de l'app qui fonctionnent par interrogation.
Get Questionnaires
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Gets a list of questionnaires”
Récupère les questionnaires du compte et passe au Zap ceux qu'il ne connaît pas encore. Il surveille les questionnaires eux-mêmes, pas les réponses qu'on y apporte.
Drafter Questionnaire Has Been Completed
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a user has completed a questionnaire”
Part au moment où une personne termine un questionnaire Drafter. C'est souvent le vrai début d'un contrat : les informations sont là, il reste à les mettre en forme.
New Draft
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new draft is created.”
Démarre le Zap à chaque brouillon créé, avant tout envoi. C'est le moment où un document peut encore être relu et corrigé sans gêner personne.
Draft Edited
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a draft is edited.”
Réagit aux modifications d'un brouillon existant, et non à sa création. Chaque retouche compte comme un nouvel événement.
New Task
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new task is created.”
Suit chaque tâche créée dans Contractbook. Les tâches servent à confier un travail précis autour d'un document.
Task Updated
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a task is updated.”
Se déclenche quand une tâche existante bouge. Là où New Task voit la naissance de la tâche, celui-ci suit ce qui lui arrive ensuite.
New Template
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new template is created.”
Part quand un modèle est ajouté au compte. Les modèles servent de base à tous les contrats et brouillons créés par les actions : ce déclencheur suit ta bibliothèque.
Les actions Contractbook
Contractbook te donne 6 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Contract
ActionDans Zapier“Creates and sends a new contract.”
Crée un contrat à partir d'un modèle et l'envoie aussitôt, sans passer par un brouillon.
Create Contract With Custom Parties
ActionDans Zapier“Creates and sends a new contract with advanced parties setup.”
Envoie un contrat avec un réglage avancé des signataires, pour les documents à plusieurs parties.
Create Draft
ActionDans Zapier“Creates a draft”
Prépare un brouillon depuis un modèle sans l'envoyer, pour qu'un humain garde la main avant le départ.
Pre-Fill Questionnaire
ActionDans Zapier“Pre-fills a questionnaire”
Remplit d'avance une partie d'un questionnaire Drafter, pour que la personne qui l'ouvre ait moins à saisir.
Create Draft With Custom Parties
ActionDans Zapier“Creates a new draft with advanced parties setup.”
Monte un brouillon avec plusieurs signataires définis, sans rien envoyer pour l'instant.
Create Task
ActionDans Zapier“Creates and sends a new task.”
Crée une tâche dans Contractbook et l'envoie, rattachée à un document déjà existant, pour que le suivi ne repose sur la mémoire de personne.
Quand un Zap Contractbook casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Contractbook : les pièges ci-dessous sont les limites générales de Zapier, lues pour un outil de contrats.
Aucun ne prévient par un message clair le premier jour. Ils se voient plus tard, sous la forme d'une tâche absente, d'un Zap qui se relance sans fin ou d'un quota de tâches vide trop tôt. Pour diagnostiquer, la page Dépannage Zapier prend le relais.
La boucle sans fin
New Draft avec Create Draft, New Task avec Create Task : le Zap écrit là où son déclencheur regarde, se relance et consomme tes tâches.Le passé reste ignoré
Un Zap ne voit que ce qui arrive après sa publication. Les contrats du mois dernier ne le lancent pas, les rattraper est un autre chantier.Un afflux retenu
Après un import massif, un déclencheur peut renvoyer un gros lot d'un coup. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le mettre en attente.Jamais deux fois le même
Sur Get Companies et Get Questionnaires, Zapier garde la trace de ce qu'il a vu : un même élément ne lance pas le Zap deux fois.
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