Intégration HelloAsso ZapierAutomatiser HelloAsso avec Zapier.
L'intégration HelloAsso Zapier propose 3 déclencheurs et 1 action, sans aucune recherche (0). Les trois déclencheurs sont instantanés : une adhésion ou un don arrive dans tes outils sans attendre, même en plan gratuit. Voici la connexion, le coût et les pièges.
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Ce que fait vraiment l'intégration HelloAsso Zapier
Elle branche ton compte HelloAsso, la plateforme où les associations françaises gèrent adhésions, dons, billetterie et petite boutique, sur les milliers d'apps que Zapier sait piloter. Une campagne, une commande ou un paiement devient le point de départ d'une automatisation. Dans l'autre sens, une action ouvre un paiement HelloAsso depuis un autre outil.
Trois usages reviennent tout le temps chez les associations. Le trésorier d'abord : New Payment envoie chaque paiement vers le tableau de suivi, et le rapprochement bancaire du mois devient une formalité. Le fichier des adhérents ensuite : New Order part à chaque commande, gratuite ou payante, donc la liste se remplit toute seule pendant la période d'inscriptions. Le bureau enfin : New Campaign prévient l'équipe dès qu’une nouvelle collecte ou un nouvel événement est créé.
La quatrième brique va dans l'autre sens. Init Checkout prépare un paiement HelloAsso depuis une autre app, pratique pour une asso qui prend ses inscriptions sur son propre site.
Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucune recherche : impossible de retrouver une commande ou un adhérent déjà présent. Aucune action pour modifier ou rembourser. Et l'intégration le dit elle-même : un seul Zap par type de déclencheur. Un pour les paiements, un pour les commandes, un pour les campagnes. Mieux vaut le savoir avant de construire.
Tu compares les outils ? L'intégration HelloAsso Make traite la même app côté Make, et notre comparatif Make vs Zapier pose les deux côte à côte.
Le vocabulaire de Zapier, sans jargon
Sept mots suffisent pour lire toute la page. Une ligne chacun.
- Zap
- L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'enchaînent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier guette cet événement.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : écrire une ligne, envoyer un message, créer un élément à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan compte ça, et rien d'autre.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va voir à intervalle fixe. Instantané, c'est l'app qui prévient Zapier dès que l'événement a lieu.
- Filtre
- Une étape qui laisse passer la suite seulement si les données reçues remplissent ta condition, et bloque sinon.
- Connexion
- Ton compte HelloAsso relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui en a besoin.
Combien coûte un Zap HelloAsso
HelloAsso n'est pas réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Le déclencheur ne coûte jamais rien.
- Réservée aux plans payantsNon, plan gratuit possible
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- FacturéChaque action réussie
- Déclencheurs HelloAsso3 instantanés, 0 par interrogation
Seules les actions réussies comptent, une action en échec ne coûte rien. Trois actions, c'est trois tâches par paiement. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps de deux étapes : un filtre ou une seconde action, et il faut un plan payant. Les trois déclencheurs étant instantanés, la grille d'intervalle ci-dessous ne les ralentit jamais. Elle ne vaut que pour les déclencheurs par interrogation, et HelloAsso n'en a aucun sur Zapier.
Connecter HelloAsso à Zapier en trois étapes
- 01
Ouvrir la page des apps
Dans Zapier, va sur la page Apps de ton compte puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte HelloAsso, et un accès aux organisations que tu ne gères pas toi-même si le Zap doit les lire.
- 02
Choisir HelloAsso
Tape HelloAsso dans la recherche de la fenêtre, sélectionne l'app puis clique sur Add connection. Zapier ouvre alors un onglet où tu te connectes à HelloAsso, c'est l'étape suivante.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi avec ton compte HelloAsso et donne l'accès à Zapier. La connexion apparaît ensuite sur la page Apps, prête pour tous tes Zaps HelloAsso.
Ton premier Zap : la compta des dons sans ressaisie
ObjectifUne association culturelle range chaque don HelloAsso dans le tableau du trésorier et prévient la présidente par e-mail.
- 01
Créer le Zap
Lance un nouveau Zap, choisis HelloAsso puis l'événement New Payment. Sélectionne ensuite la connexion HelloAsso créée juste avant.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois paiements les plus récents de ton compte. Tu fais tout le reste sur un vrai paiement, pas sur des données fictives.
- 03
Ajouter Google Sheets
Ajoute l'action Google Sheets, choisis le tableau du trésorier et sa feuille, puis place dans chaque colonne la valeur correspondante repérée dans le paiement de test.
- 04
Ajouter Gmail
Ajoute l'envoi d'e-mail Gmail vers la présidente, avec les informations du don reprises du paiement testé, pour qu'elle puisse remercier le donateur vite.
- 05
Tester puis publier
Fais tourner chaque étape une fois, vérifie la ligne et l'e-mail, puis clique sur Publish. Avec deux actions, ce Zap demande un plan payant.
Les déclencheurs HelloAsso sur Zapier
3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans HelloAsso, et 3 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Campaign
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new Campaign is created on your HelloAsso account.”
Lance le Zap dès qu'une nouvelle campagne est créée sur ton compte HelloAsso : campagne d'adhésion, collecte de dons, billetterie ou boutique. C'est le bon signal pour tout ce qui accompagne un lancement.
New Order
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new order - paid or free - is made on your campaigns.”
Part à chaque commande passée sur tes campagnes, y compris les commandes gratuites, ce qui compte pour une soirée en entrée libre ou une adhésion à zéro euro. C'est la vue la plus complète de qui s'est inscrit à quoi.
New Payment
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new payment is made on your campaigns.”
Réagit à l'argent : chaque paiement réalisé sur une de tes campagnes lance le Zap. Là où New Order suit les personnes, celui-ci suit les encaissements, ceux que le trésorier rapproche en fin de mois.
Les actions HelloAsso sur Zapier
HelloAsso te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Init Checkout
ActionDans Zapier“Initialisation d'un Checkout”
Prépare un paiement HelloAsso à partir d'un autre outil : tu fournis un montant et un intitulé, HelloAsso monte le paiement. Les montants se saisissent en centimes, et le total doit égaler le premier paiement plus les échéances suivantes.
Quand un Zap HelloAsso casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à HelloAsso : les pannes ci-dessous sont les pannes générales, vues à travers cette app.
La plupart des blocages viennent du montage, pas de HelloAsso. Passe ces cas en revue avant d'ouvrir un ticket, ou suis notre guide de dépannage Zapier.
Les anciens paiements n'arrivent jamais
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son allumage. Les commandes et paiements d'avant restent où ils sont ; les reprendre est un chantier à part.Un deuxième Zap sur le même déclencheur
L'intégration n'autorise qu'un Zap par type de déclencheur. En monter un second sur New Order va contre la règle affichée par HelloAsso dans son propre message d'aide.Un Zap qui se relance seul
Si le Zap écrit à l'endroit même que son déclencheur surveille, il se relance en boucle et vide ton quota de tâches du mois en peu de temps.Un afflux soudain mis en pause
Après un import en masse ou une migration, un déclencheur qui renvoie un gros lot d'un coup peut être freiné par la protection anti-afflux de Zapier.
Besoin d'aide pour automatiser HelloAsso avec Zapier ?
Une personne lit chaque message.
