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Intégration Hubstaff ZapierAutomatiser Hubstaff avec Zapier.

L'intégration Hubstaff Zapier propose 16 déclencheurs et 4 actions, sans étape de recherche. Tous les déclencheurs sont instantanés : un poste manqué ou un chrono arrêté part vers Zapier à la seconde, même sur le plan gratuit.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Hubstaff Zapier

Elle relie ton organisation Hubstaff à Zapier dans les deux sens. Un événement Hubstaff (un chrono qui démarre, un poste en retard, une tâche terminée) lance une automatisation, et Zapier peut créer pour toi des clients, des projets et des tâches dans Hubstaff. Hubstaff mesure le temps de travail des équipes à distance : c'est par là que ses événements sortent de l'outil.

Avant les bonnes nouvelles, la limite. Zapier ne pilote pas Hubstaff : aucune action ne démarre ou n'arrête un chrono, aucune ne modifie un planning, et aucune étape de recherche ne retrouve un client ou un projet existant. Les quatre actions créent, point. Une cinquième voie existe, la requête brute, réservée à un profil technique.

Dans ce cadre, trois usages tiennent la route. Le suivi des postes : Missed Shift, Late Shift et Abandoned Shift partent dès qu'un poste planifié dérape, et le responsable d'équipe reçoit une tâche à traiter pendant qu'il est encore temps. L'enchaînement du travail : Task Completed ouvre la tâche suivante avec Create To-Do, sans réunion pour se passer le relais. L'ouverture d'un dossier : New Client ou New Project prépare la suite avec Create Project et Create To-Do.

Tu compares les outils ? L'intégration Hubstaff Make traite la même app côté Make, et le comparatif n8n vs Zapier met les deux plateformes face à face.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier, en une minute

Huit mots reviennent sur toute la page. Les voici en français courant, une bonne fois.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement se produit.
Déclencheur
L'événement Hubstaff qui lance le Zap, par exemple un poste manqué. Une fois le Zap allumé, Zapier attend qu'il arrive.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit quelque chose à ta place, ici un client, un projet ou une tâche Hubstaff.
Tâche (au sens Zapier)
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches, à ne pas confondre avec les to-dos Hubstaff.
Déclencheur instantané
Un déclencheur que l'app signale elle-même : Hubstaff appelle Zapier dès que l'événement a lieu, sans attendre un passage programmé.
Déclencheur par interrogation
L'autre famille : Zapier va demander à l'app ses nouveautés à heure fixe et garde ce qu'il n'a pas encore vu. Aucun déclencheur Hubstaff ne marche ainsi.
Filtre
Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit dans le cas contraire.
Connexion
Ton compte Hubstaff relié à Zapier une seule fois, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche à Hubstaff.
Coût

Combien coûte un Zap Hubstaff

Zapier ne facture pas l'attente, il facture le travail fait. Ça change la façon de monter un Zap.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités à deux étapes
  • Coût d'un déclencheur0 tâche
  • Réservée aux plans payantsNon, Hubstaff marche en gratuit
  • Déclencheurs Hubstaff16, tous instantanés

Hubstaff n'est pas une app réservée aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes, un déclencheur et une action. Le déclencheur ne coûte jamais rien, et Zapier qui guette les nouveaux événements non plus. Seule une action réussie compte : un Zap à trois actions consomme trois fois plus qu'un Zap à une action, et une action en échec n'est pas décomptée. Un filtre ou une deuxième action rend le Zap multi-étapes, donc payant. Et les 16 déclencheurs étant instantanés, la grille ci-dessous ne les ralentit jamais.

Connexion

Connecter Hubstaff à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ajouter la connexion

    Dans ton compte Zapier, ouvre la page Apps puis clique sur + Add connection. Tape Hubstaff dans le champ de recherche de la fenêtre et sélectionne l'app dans les résultats.

  2. 02

    Se connecter à Hubstaff

    Clique sur Add connection. La connexion à Hubstaff s'ouvre dans un nouvel onglet : identifie-toi avec le compte rattaché à l'organisation que le Zap doit servir, pas avec un compte de test.

  3. 03

    Autoriser l'accès

    Valide l'accès demandé par Zapier. Il te faut un compte Hubstaff, plus des droits de lecture ou d'écriture sur tout client, projet ou tâche que tu ne possèdes pas toi-même et que le Zap doit toucher.

Premier Zap

Ton premier Zap : chaque nouveau projet arrive avec ses tâches

ObjectifDès qu'un chef de projet ouvre un projet dans Hubstaff, y poser la tâche de cadrage et la tâche de recette, assignées aux bonnes personnes.

  1. 01

    Build : le déclencheur

    Crée un Zap, choisis Hubstaff et l'événement New Project. Sélectionne ta connexion Hubstaff, puis l'Organization que le Zap doit surveiller.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois projets les plus récents du compte connecté. Tu fais ainsi le mapping sur un vrai projet, pas sur une supposition.

  3. 03

    Première action : le cadrage

    Ajoute Hubstaff, puis Create To-Do. Renseigne Summary, l'Organization, le Project (celui que le déclencheur vient de remonter) et l'Assignee qui pilote le cadrage.

  4. 04

    Seconde action : la recette

    Ajoute un second Create To-Do sur le même projet, assigné à la personne qui valide. Deux actions rendent le Zap multi-étapes : il faut un plan payant.

  5. 05

    Test, puis Publish

    Teste chaque action une fois et vérifie les deux tâches dans Hubstaff. Clique ensuite sur Publish pour allumer le Zap : il réagit à chaque nouveau projet.

Déclencheurs

Les 16 déclencheurs Hubstaff

16 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Hubstaff, et 16 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Client

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new client is added.”

Part à chaque client ajouté dans ton organisation Hubstaff et transmet ce client aux étapes suivantes.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un cabinet d'expertise comptable qui signe une lettre de mission veut que le projet du dossier existe aussitôt.
Attention
il dépend de l'Organization choisie au réglage, les clients créés dans une autre organisation ne passent jamais.
2

New Project

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new project is added.”

Lance ton Zap dès qu'un projet apparaît dans Hubstaff, dans l'organisation choisie au réglage.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une ESN qui ouvre un projet par mission client y pose ses premières tâches standard sans passer par le chef de projet.
Attention
si le même Zap crée aussi des projets dans cette organisation, chaque projet créé relance le déclencheur.
3

New Schedule

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a schedule is created.”

Réagit quand un responsable crée un planning pour un membre de l'équipe, le moment où le poste devient officiel.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une entreprise de nettoyage multi-sites crée une tâche de préparation pour l'agent qui vient d'être planifié sur un nouveau chantier.
Attention
seuls les plannings créés après la publication du Zap remontent, l'existant reste de côté.
4

Schedule Deleted

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a schedule is deleted.”

Signale la suppression d'un planning, autrement dit un poste qui disparaît du calendrier.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence d'intérim veut une tâche dès qu'une mission planifiée saute, pour vérifier s'il faut proposer le créneau à quelqu'un d'autre.
Attention
Zapier ne peut pas aller relire ce planning ensuite, Hubstaff n'offre aucune étape de recherche.
5

Schedule Updated

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a schedule is updated.”

Tourne à chaque modification d'un planning existant dans Hubstaff, par exemple quand ses horaires bougent.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un restaurant à plusieurs services veut une tâche de confirmation à chaque fois que le gérant décale le créneau d'un serveur.
Attention
chaque modification le relance, et chaque action réussie derrière coûte une tâche.
6

Abandoned Shift

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when shift is abandoned.”

Remonte un poste que Hubstaff considère comme abandonné, l'un des trois incidents de poste qu'il signale avec le retard et l'absence.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un centre de relation client confie aussitôt au superviseur la tâche de couvrir le poste laissé vide en cours de journée.
Attention
choisis la bonne Organization au réglage, chaque organisation remonte ses propres postes.
7

Early Shift

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when shift is early.”

Se manifeste quand un membre commence un poste planifié avant l'heure prévue.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un gestionnaire de paie qui surveille les heures supplémentaires trace chaque prise de poste anticipée dans une tâche à valider avant la clôture.
Attention
sur une grosse équipe il part souvent ; en gratuit, garde une seule action pour rester à une tâche par passage.
8

Late Shift

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when shift is late.”

Prévient que quelqu'un a pris son poste après l'heure planifiée, et le retard est noté à l'instant où il se produit.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une entreprise du BTP ouvre une tâche pour le conducteur de travaux quand un compagnon arrive en retard sur le chantier.
Attention
il signale une arrivée tardive, pas une absence ; un poste jamais commencé passe par Missed Shift.
9

Missed Shift

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when shift is missed.”

Détecte un poste planifié passé sans que la personne l'ait jamais commencé, ce qui n'a rien à voir avec un simple retard.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une structure d'aide à domicile assigne une tâche à la coordinatrice d'astreinte pour appeler le bénéficiaire et organiser un remplacement.
Attention
chaque poste manqué ne remonte qu'une fois, un filtre qui attend que la personne arrive plus tard ne passera jamais.
10

On Time Shift

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when shift is on time.”

Le pendant tranquille des alertes : il lance le Zap quand un poste démarre à l'heure.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une équipe RH qui suit la ponctualité alimente une tâche de bilan pour l'entretien annuel de chacun.
Attention
il part à chaque prise de poste à l'heure : compte combien il y en a avant d'y consacrer les 100 tâches du plan gratuit.
11

To-Do User Assigned

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a user is assigned to a To-do.”

Repère le moment où une personne est affectée à une tâche Hubstaff, que la tâche soit neuve ou ancienne.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
une agence web qui double chaque intégration d'une relecture crée la tâche de relecture dès qu'un développeur prend le sujet.
Attention
une tâche qui change de main plusieurs fois le relance à chaque fois, et chaque action réussie compte.
12

Task Completed

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a task is completed.”

Lance le Zap quand une tâche est marquée terminée dans Hubstaff, le point d'accroche naturel de tout ce qui vient après.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un studio de traduction envoie la tâche de relecture au correcteur dès que le traducteur ferme la sienne.
Attention
chaque tâche terminée remonte une seule fois, un filtre qui attend un changement ultérieur ne passera jamais.
13

New To-Do

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a new To-do is added.”

Part sur chaque tâche ajoutée à un projet de ton organisation, dans l'organisation choisie.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un dirigeant d'agence veut que chaque demande saisie par un commercial ait son double dans le projet de production.
Attention
ne l'associe jamais à Create To-Do dans la même organisation, la tâche créée relance le Zap en boucle.
14

To-Do User Unassigned

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when a user is unassigned from a To-do.”

Repère le retrait d'une personne d'une tâche, souvent le moment où un sujet reste sans responsable.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
après une réorganisation d'équipe, le chef de projet reçoit une tâche pour réaffecter le travail orphelin.
Attention
un simple échange entre deux personnes le déclenche aussi ; sur plan payant, un filtre fait le tri.
15

Started Timer

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an organization member starts tracking time.”

Ouvre la paire des chronos : un membre de l'organisation lance son suivi du temps. Zapier le met en avant pour cette app.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un collectif de consultants indépendants facturés au temps garde une trace de chaque session client démarrée.
Attention
les chronos démarrent souvent dans une journée, ce déclencheur peut vider vite les 100 tâches du plan gratuit.
16

Stopped Timer

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Triggers when an organization member stops tracking time.”

La fin de la paire : il tourne quand un membre arrête son chrono, donc quand la session de travail est vraiment close.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan.
Quand l'utiliser
un cabinet de conseil crée une tâche de compte rendu à chaque fin de session client, pour que la note soit faite le jour même.
Attention
Zapier ne pourra ni relancer ni corriger ce chrono, Hubstaff ne propose aucune action sur le temps.
Actions

Les 4 actions Hubstaff

Hubstaff te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Client

Action

Dans Zapier“Creates a new client.”

Ajoute un client dans l'organisation Hubstaff choisie, avec le nom que l'étape précédente fournit.

Quand l'utiliser
un devis signé ailleurs devient un client Hubstaff sans recopier le nom à la main.
Attention
Organization et Name sont obligatoires, le déclencheur doit donc livrer un nom exploitable.
2

Create Project

Action

Dans Zapier“Creates a new project.”

Ouvre un projet dans l'organisation voulue, là où vivront ensuite le temps passé et les tâches du dossier.

Quand l'utiliser
couplée à New Client, elle garantit que chaque client démarre avec son projet.
Attention
le champ Name est obligatoire, et aucune étape de recherche ne permet de vérifier d'abord qu'un projet du même nom existe.
3

Create To-Do

Action

Dans Zapier“Creates a new to-do.”

Pose une tâche sur un projet et lui donne un responsable, la plus souple des quatre actions.

Quand l'utiliser
après un poste manqué, confier la suite à la personne qui doit réagir.
Attention
Summary, Organization, Project et Assignee sont tous obligatoires : le déclencheur ou une étape précédente doit fournir les quatre.
4

API Request (Beta)

Action

Dans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”

Une action avancée qui envoie une requête brute à Hubstaff en réutilisant ta connexion, pour un profil technique qui a besoin d'autre chose que les trois actions précédentes.

Quand l'utiliser
seulement si un développeur de l'équipe connaît la requête exacte à envoyer.
Attention
l'adresse doit viser un domaine lié à Hubstaff, et le réglage Stop on error décide si un échec arrête le Zap.
Quand ça casse

Quand un Zap Hubstaff casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Hubstaff : les pannes ci-dessous sont les limites générales, appliquées à cette app.

Avec Hubstaff, le calendrier et les boucles posent plus de soucis que la connexion elle-même. Si un Zap se comporte bizarrement, la page dépannage Zapier reprend les vérifications dans l'ordre.

  • Rien d'avant la publication

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les clients, postes ou tâches déjà présents ne remontent jamais : reprendre cet historique est un chantier à part.

  • La boucle des tâches

    New To-Do suivi de Create To-Do dans la même organisation tourne en rond : chaque tâche créée relance le déclencheur, et le quota de tâches Zapier fond.

  • Un import massif retenu

    Si tu importes d'un coup un gros lot de projets ou de clients, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir cette rafale d'événements au lieu de tout exécuter.

  • Une requête hors de Hubstaff

    L'action API Request (Beta) n'accepte que des adresses sur les domaines associés à Hubstaff. Une adresse qui pointe ailleurs ne passe pas.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Hubstaff avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Hubstaff et Zapier : tes questions

01L'intégration Hubstaff Zapier est-elle gratuite ?
Oui, elle marche sur le plan gratuit de Zapier, parce que Hubstaff n'est pas une app réservée aux plans payants. Ce plan offre 100 tâches par mois et des Zaps illimités, avec une limite rarement annoncée : chaque Zap compte deux étapes au maximum, un déclencheur et une action. Dès que tu ajoutes un filtre ou une deuxième action, par exemple pour poser deux tâches sur un nouveau projet, le Zap devient multi-étapes et demande un plan payant.
02Combien de tâches Zapier consomme un Zap Hubstaff ?
Une tâche par action réussie, et rien pour le déclencheur. Un Zap Missed Shift suivi d'un Create To-Do consomme une tâche à chaque poste manqué. Avec deux actions derrière, chaque passage en coûte deux. Une action en échec ne compte pas. Le piège avec Hubstaff, c'est le volume : les chronos et les postes peuvent partir très souvent sur une équipe entière, alors regarde la fréquence de l'événement avant de le brancher sur un quota de 100 tâches.
03Les déclencheurs Hubstaff sont-ils en temps réel ?
Oui. Les 16 déclencheurs Hubstaff sont instantanés : Hubstaff prévient Zapier dès que l'événement a lieu, et le Zap part aussitôt. La grille qui fait attendre les déclencheurs par interrogation jusqu'à 15 minutes en gratuit ne s'applique pas ici. Concrètement, une alerte de poste en retard montée sur le plan Free arrive aussi vite qu'en Enterprise. Dans l’éditeur, un Zap posé sur un déclencheur instantané affiche un petit éclair, ce qui permet de le vérifier d’un coup d’œil.
04Que faut-il pour connecter Hubstaff à Zapier ?
Un compte Hubstaff et des droits sur l'organisation à automatiser. Tu ajoutes la connexion depuis la page Apps de Zapier, tu te connectes à Hubstaff dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Chaque déclencheur et chaque action réclame ensuite une Organization : le compte connecté doit donc appartenir à la bonne. Pour ce que tu ne possèdes pas toi-même, comme un projet créé par un collègue, il te faut aussi un droit de lecture ou d'écriture.
05Pourquoi un Zap de tâches Hubstaff tourne-t-il tout seul ?
Parce qu'il surveille sans doute l'endroit où il écrit. Un Zap qui démarre sur New To-Do et enchaîne un Create To-Do dans la même organisation se relance lui-même : la tâche qu'il crée est une nouvelle tâche, qui relance le Zap. La boucle continue et consomme le quota. Accroche plutôt le Zap à Task Completed ou To-Do User Assigned, ou crée la tâche dans une organisation que le déclencheur ne surveille pas.
06Et si l'action Hubstaff dont tu as besoin n'existe pas dans Zapier ?
Les quatre actions standard ne la couvriront pas. Sur Zapier, Hubstaff crée des clients, des projets et des tâches, rien d'autre : pas de pilotage des chronos, pas de modification de planning, pas de recherche. Il reste API Request (Beta), une action avancée qui envoie une requête brute avec ta connexion existante, limitée aux domaines Hubstaff. Elle convient à un profil technique qui connaît la requête exacte. Sinon, regarde les opérations proposées pour Hubstaff sur une autre plateforme.
07Zapier, Make ou n8n pour Hubstaff ?
Ça dépend de tes critères, pas d'un vainqueur. Sur Zapier, les 16 déclencheurs Hubstaff sont instantanés et tournent dès le plan gratuit. Son coût monte avec chaque action réussie, ce qui pèse si les chronos et les postes partent toute la journée. Pèse trois points : qui montera et maintiendra les automatisations, quelles opérations Hubstaff chaque plateforme propose, et combien de passages par mois tu prévois. Sur Zapier, un filtre ou une deuxième action impose déjà un plan payant, un point à mettre dans la balance.
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