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Intégration Onbee.app ZapierAutomatiser Onbee.app avec Zapier.

L'intégration Onbee.app Zapier propose 4 actions et aucun déclencheur, dès le plan gratuit. Zapier crée ou modifie un salarié, crée ou modifie un élément d'inventaire, mais un changement dans Onbee.app ne lance jamais un Zap de lui-même.

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Aperçu

Ce que l'intégration Onbee.app Zapier apporte aux RH

Onbee.app est un outil RH centré sur l'intégration des nouveaux arrivants : il garde les fiches des salariés et des prestataires, et le matériel qui leur est confié. Le relier à Zapier permet à d'autres outils d'alimenter ces fiches, sans ressaisie du nom d'une recrue ou des références d'un ordinateur. Les données ne vont que vers Onbee.app.

Côté RH, trois résultats se dégagent. Un prestataire enregistré dès la signature de son contrat : Create Employee ouvre sa fiche à partir de ton outil de signature ou d'un tableur de suivi, avec prénom et nom pour seuls champs obligatoires. Un changement d'équipe qui se répercute partout : quand un manager met à jour l'annuaire, Update Employee aligne la fiche Onbee.app. Un parc de matériel qui se tient tout seul : chaque badge ou écran commandé entre par Create Inventory, et Update Inventory note son retour quand quelqu'un part.

Ce que Zapier ne fait pas ici compte autant. Onbee.app n'a aucun déclencheur : une étape d'onboarding terminée dans Onbee.app ne peut prévenir aucun autre outil. Pas de recherche non plus : les deux actions de mise à jour exigent un identifiant qu'une étape précédente doit fournir. Et l'éditeur ne propose aucune action de suppression.

Avant de choisir un outil pour tes flux RH, l'Avis Zapier et Make vs Zapier donnent une vue plus large.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Huit mots portent cette page. Chacun garde ensuite le sens donné ici.

Zap
L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions lancées à chaque fois que l'événement survient.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Onbee.app n'en a aucun : une autre app tient toujours ce rôle.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi. Les quatre opérations Onbee.app en sont.
Tâche
L'unité facturée par Zapier : une action que ton Zap réussit. Le quota de ton plan compte exactement ces actions-là.
Déclencheur par interrogation
Un déclencheur que Zapier vérifie à intervalle fixe, en demandant les nouveautés à l'app et en ne gardant que l'inédit.
Déclencheur instantané
Un déclencheur que l'app signale elle-même à Zapier au moment de l'événement, sans attendre la vérification suivante.
Filtre
Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si ce qui arrive remplit la condition que tu as posée, et l'arrête sinon.
Connexion
Ton compte d'une app relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui se sert de cette app.
Coût

Ce qu'Onbee.app te coûte en tâches Zapier

Onbee.app n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit. Tu paies en tâches, et seules les actions réussies comptent.

  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps illimités
  • Taille d'un Zap gratuitUn déclencheur, une action
  • Salarié et matériel dans un ZapDeux tâches, plan payant
  • Action en échecNon facturée

Chaque salarié ou élément créé ou modifié avec succès vaut une tâche. Une action en échec n'est pas facturée. Le déclencheur de l'autre app ne coûte rien, pas plus que les vérifications de Zapier sur lui. En gratuit, un Zap tient en deux étapes : ce déclencheur et une action Onbee.app. Créer la recrue et son ordinateur dans le même Zap, c'est deux actions : un Zap multi-étapes, donc un plan payant, et deux tâches par arrivée. Un filtre qui ne garde que les CDI a le même effet sur le plan.

Connexion

Connecter ton compte Onbee.app en trois étapes

  1. 01

    Ouvre la page Apps

    Dans Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Il te faut un compte Onbee.app, et des droits d'écriture sur les salariés ou le matériel que tu ne gères pas toi-même.

  2. 02

    Choisis Onbee.app

    Cherche Onbee.app par son nom dans la fenêtre, sélectionne-la et clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre pour te connecter au compte Onbee.app de l'équipe RH.

  3. 03

    Connecte-toi et autorise

    Identifie-toi sur Onbee.app dans cet onglet et autorise Zapier à accéder au compte. La connexion apparaît ensuite sur la page Apps, prête pour tout Zap qui écrit dans Onbee.app.

Premier Zap

Ton premier Zap Onbee.app : le formulaire d'arrivée crée la recrue et son ordinateur

ObjectifUn manager remplit le formulaire d'arrivée ; Onbee.app reçoit la fiche du salarié et l'élément de matériel d'un seul coup.

  1. 01

    Choisis l'app de départ

    Crée un Zap et choisis ton outil de formulaire comme app de départ, avec son événement de nouvelle réponse. Onbee.app ne peut pas lancer de Zap : cette carte appartient toujours à une autre app.

  2. 02

    Teste le déclencheur

    Lance le test : Zapier remonte les trois réponses les plus récentes du compte connecté. Tu relies les champs sur une vraie arrivée.

  3. 03

    Ajoute Create Employee

    Ajoute Onbee.app avec Create Employee et relie First Name et Last Name aux réponses du formulaire. Les deux sont obligatoires : sans eux, l'action échoue.

  4. 04

    Ajoute Create Inventory

    Ajoute une deuxième étape Onbee.app avec Create Inventory et donne un Name à l'élément. Cette deuxième action rend le Zap multi-étapes : plan payant.

  5. 05

    Teste puis publie

    Teste les deux actions et vérifie les nouvelles fiches dans Onbee.app. Clique ensuite sur Publish. Les réponses envoyées avant ce moment ne sont pas traitées.

Actions

Les 4 actions Onbee.app

Onbee.app te donne 4 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Create Employee

Action

Dans Zapier“Creates an employee in Onbee.app”

Ajoute une personne dans Onbee.app pour que son intégration démarre. Seuls First Name et Last Name sont obligatoires ; le reste peut se compléter plus tard.

Quand l'utiliser
quand une promesse signée ou un formulaire d'embauche doit ouvrir le dossier d'arrivée sans ressaisie par les RH.
Attention
rien ne vérifie l'existence d'une fiche avant, un formulaire envoyé deux fois crée deux fois la même personne.
2

Create Inventory

Action

Dans Zapier“Creates an inventory item in Onbee.app”

Enregistre un nouvel équipement dans Onbee.app. Le Name est le seul champ obligatoire, ce qui garde l'étape courte.

Quand l'utiliser
un achat validé dans un autre outil, un ordinateur ou un badge, doit rejoindre la liste du matériel sans saisie.
Attention
choisis un nom que l'équipe reconnaît, c'est la seule information toujours remplie.
3

Update Employee

Action

Dans Zapier“Updates an employee in Onbee.app”

Modifie la fiche d'un salarié existant, désigné par son Employee ID. Seul cet identifiant est obligatoire ; tu choisis les valeurs à changer.

Quand l'utiliser
un intitulé de poste ou une équipe change dans l'annuaire et Onbee.app doit suivre.
Attention
un mauvais identifiant modifie quelqu'un d'autre sans alerte, relie-le à une étape fiable.
4

Update Inventory

Action

Dans Zapier“Updates an inventory item in Onbee.app”

Retouche un équipement déjà présent dans Onbee.app, désigné par son Inventory ID. Cet identifiant est obligatoire, et tu ne remplis que ce qui change.

Quand l'utiliser
un matériel change de main ou revient de réparation, et la liste doit le refléter.
Attention
faute de recherche sur Onbee.app, l'Inventory ID doit être stocké là où le Zap peut le lire.
Quand ça casse

Quand un Zap Onbee.app casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à Onbee.app : voici les pièges généraux, appliqués à cette app.

Quatre mécanismes expliquent ce qui déraille dans un Zap qui écrit dans Onbee.app. Aucun n'est un bug : c'est le fonctionnement de Zapier, et chacun a sa parade. Pour un Zap qui échoue encore, vois la page Dépannage Zapier.

  • Les anciennes recrues n'arrivent pas

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son allumage. Les salariés embauchés avant n'atterrissent pas dans Onbee.app : les reprendre est un chantier à part.

  • Une boucle entre deux outils

    Si l'app de départ surveille un endroit où ton Zap écrit aussi, chaque nouveau salarié ou élément peut relancer le Zap et consommer des tâches très vite.

  • Un import massif retenu

    Quand l'app de départ renvoie soudain un énorme lot, après un import de tout le personnel par exemple, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir les exécutions.

  • Pas de doublon par interrogation

    Sur un déclencheur par interrogation, Zapier mémorise ce qu'il a déjà vu : une même réponse ne crée pas deux fois le même salarié.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Onbee.app avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Onbee.app Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Onbee.app Zapier est-elle gratuite ?
Oui. Onbee.app n'est pas réservée aux plans payants, elle fonctionne donc avec le plan gratuit de Zapier, qui inclut 100 tâches par mois et des Zaps illimités. La limite tient à la taille de chaque Zap : deux étapes en gratuit, le déclencheur d'une autre app et une action Onbee.app. Créer un salarié et un élément d'inventaire dans le même Zap, ou ajouter un filtre, le rend multi-étapes, et il faut alors un plan payant.
02Combien de tâches consomme un Zap Onbee.app ?
Une tâche par action Onbee.app réussie. Créer un salarié, c'est une tâche ; créer le salarié et son ordinateur, c'est deux. Le déclencheur de l'autre app ne coûte rien, pas plus que les vérifications de Zapier sur lui. Une action qui échoue, faute de First Name par exemple, n'est pas décomptée. La facture grandit donc avec le nombre d'arrivées et de matériels, pas avec la fréquence à laquelle Zapier va voir l'autre app.
03Un Zap Onbee.app peut-il tourner en temps réel ?
Onbee.app n'a aucun déclencheur, le délai dépend donc de l'app qui lance le Zap. Si elle offre un déclencheur instantané, le salarié est créé juste après l'événement. Si elle fonctionne par interrogation, Zapier vérifie selon l'intervalle de ton plan : 15 minutes en Free, 2 minutes en Professional, 1 minute en Team et Enterprise. Rien côté Onbee.app n'accélère ni ne ralentit ce rythme, quelle que soit l'action choisie parmi les quatre.
04Que faut-il pour connecter Onbee.app à Zapier ?
Un compte Onbee.app, et des droits d'écriture sur les salariés ou le matériel que tu ne gères pas mais que le Zap doit modifier. Tu ajoutes la connexion depuis la page Apps de Zapier, tu choisis Onbee.app, tu t'identifies dans l'onglet qui s'ouvre et tu autorises l'accès. Pour les deux actions de mise à jour, prévois aussi d'où viendront l'Employee ID et l'Inventory ID, tous deux obligatoires, puisqu'aucune recherche ne les retrouve.
05D'où vient l'Employee ID d'Update Employee ?
D'une étape qui le porte déjà, ou de ta propre saisie. Onbee.app n'offre aucune recherche sur Zapier : un Zap ne peut pas retrouver un salarié par son nom pour obtenir l'identifiant. La parade habituelle consiste à garder l'Employee ID dans l'outil qui déclenche la mise à jour, un annuaire ou un tableur par exemple, puis à le relier dans l'action. Même logique pour l'Inventory ID d'Update Inventory, lui aussi obligatoire.
06Et si l'opération Onbee.app dont tu as besoin n'existe pas dans Zapier ?
L'éditeur ne la propose pas, quel que soit le plan. Zapier liste quatre actions pour Onbee.app : créer et modifier un salarié, créer et modifier un élément d'inventaire. Pas de déclencheur, pas de recherche, pas de suppression. Tout ce qui sort de cette liste, réagir à une étape d'onboarding terminée par exemple, reste un geste manuel dans Onbee.app, puisque Zapier ne propose rien d'autre pour cette app aujourd'hui. Confronte les quatre actions à ton process avant de construire.
07Zapier, Make ou n8n pour Onbee.app ?
Choisis sur critères, pas sur un vainqueur. La couverture : sur Zapier, Onbee.app offre quatre actions, sans déclencheur ni recherche, l'outil convient donc aux flux qui écrivent dans Onbee.app et à rien d'autre. La vitesse : le délai vient de l'app de départ et, si son déclencheur fonctionne par interrogation, de ton plan. Le coût : chaque salarié ou élément est une tâche, et tout Zap à deux actions demande un plan payant. Compare ces trois points avec ce que proposent les autres outils pour Onbee.app.
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