¿Qué software de gestión de proyectos controla mejor el tiempo?

Teamwork.com es la herramienta de proyectos que piensa como una agencia. Las horas no son un añadido: cada tarea tiene su cronómetro, cada registro se puede marcar como facturable, y las horas imputadas se convierten en factura sin pasar por una hoja de cálculo. Por eso queda primera en nuestra comparación, por delante de herramientas con mejor nota global.

Los precios tienen tres escalones. El plan gratis, hasta 5 usuarios, ya permite registrar horas. Basics, a 9,99 $ por usuario y mes con pago anual, añade las horas facturables y los informes, con 3 plazas mínimo: unos 30 $ al mes para un equipo pequeño. Accelerate, a 24,99 $ con 5 plazas mínimo, es el plan que necesita una agencia: facturas desde las horas imputadas, presupuestos en horas e igualas mensuales. Para cinco personas, cuenta unos 125 $ al mes con pago anual. El editor anuncia un ahorro de alrededor del 29 % con el pago anual sin mostrar el precio mensual: pregúntalo antes de decidir.

Las opiniones de usuarios destacan que encontrar control de horas e informes a este precio es raro para una empresa pequeña. Las quejas van por la curva de aprendizaje y por un registro manual que algunos ven pesado. Nuestro consejo: durante la prueba, configura las tarifas por rol antes de invitar al equipo. Si no, las primeras semanas de horas no tendrán valor facturable.

ClickUp pone el cronómetro en todas partes: en cada tarea, en la extensión del navegador y en la app móvil. Puedes lanzarlo en directo o anotar una duración después, estimar el tiempo de una tarea y comparar lo estimado con lo real. Si tu equipo solo quiere saber a dónde se van las horas, es la forma más barata de tener proyectos y control de tiempo juntos.

Lee bien la tabla. El gratis incluye el control de tiempo, pero solo como prueba, con un número de usos limitado que no se recarga. Las horas sin tarea, las de reuniones y llamadas, solo llegan con Business. Core cuesta 9 $ por usuario y mes con pago anual, 12 $ mensual; Business, 17 $ anual y 25 $ mensual. Cinco personas en Business: 85 $ al mes con pago anual. El antiguo plan Unlimited de 7 $ ya no existe, desconfía de las listas que lo citan.

Los usuarios repiten tres quejas: un control algo rígido, una exportación de hojas de horas mejorable y la falta de horas sin tarea en los planes bajos. El apaño más sencillo: crea en cada proyecto una tarea «Reuniones con el cliente» y apunta ahí todo lo que no tiene tarea. En el gratis, guarda los usos de prueba para las horas facturables. Antes de pagar, confirma en la prueba en qué plan se abre la aprobación de hojas de horas, porque la información pública se contradice.

Holded no nació como herramienta de proyectos sino como programa de gestión: facturas, contabilidad e impuestos. Su módulo de proyectos añade el control de tiempo por proyecto, la facturación por horas y el cálculo automático de costes y márgenes. Para una pyme española, la ventaja es clara: las horas, la factura y la contabilidad viven en la misma cuenta, sin conectores.

Los planes se leen uno a uno. Plus cuesta 15 € al mes con 1 usuario. Básico, 29 € con 2 usuarios, es el que conviene mirar para la rentabilidad de proyectos. Estándar, 59 € con 4 usuarios. Todo más IVA, con una prueba de 14 días. Fíjate en que el precio es por cuenta con un número de usuarios incluido, no por plaza como en las herramientas estadounidenses: para un equipo de cuatro, Estándar suele salir más barato que cuatro plazas de una herramienta de proyectos y otra de facturación.

El límite: la gestión de proyectos es más sencilla que en Teamwork.com o ClickUp. No esperes vistas de carga de trabajo avanzadas ni la profundidad de un Wrike. Y recuerda que imputar horas a proyectos no es el registro de jornada: si lo necesitas, comprueba durante la prueba cómo lo cubre tu plan o qué programa de control horario conectas.

Clockify es el más barato de nuestra comparación a igualdad de funciones. Gestiona proyectos, clientes y tareas sin pretender sustituir una herramienta de proyectos, se conecta con Trello, Asana y Todoist, y funciona desde una extensión del navegador. Es muy conocido en España como alternativa gratuita a la hoja de cálculo.

La tabla es sencilla. Basic, a 3,99 $ por usuario y mes con pago anual (4,99 $ mensual), añade las tarifas facturables. Standard, a 5,49 $ (6,99 $ mensual), añade la aprobación y el bloqueo de hojas de horas y las facturas: suficiente para la mayoría de agencias. Pro, a 7,99 $ (9,99 $ mensual), añade presupuestos y estimaciones de proyecto. Cinco personas en Standard: unos 27,50 $ al mes con pago anual. La página de precios limita el gratis a 5 usuarios y otra página del editor habla de usuarios ilimitados, así que comprueba el límite al registrarte.

Nuestro truco: no subas a Pro por inercia. Si solo quieres aprobar horas antes de facturar, Standard lo hace por 2,50 $ menos por persona. Límite: vistas de proyecto básicas y menos integraciones nativas que Everhour.

Harvest no se presenta como herramienta de proyectos. Controla horas y gastos y los convierte en facturas, y lo hace bien. El gratis, limitado a 1 plaza y 2 proyectos, ya incluye horas, facturas, gastos, presupuestos y 4 informes personalizados. Para un autónomo que empieza, suele bastar.

Teams, a 9 $ por plaza y mes con pago anual (11 $ mensual), añade tarifas facturables y de coste, informes de capacidad y conexión con QuickBooks, Xero y Stripe. Enterprise, a 14 $ anual (17,50 $ mensual), añade la aprobación de hojas de horas, los informes de rentabilidad, informes ilimitados, inicio de sesión único y notas obligatorias en cada registro. El pago anual ahorra un 20 %, y la prueba de 30 días no pide tarjeta.

Dos pegas que repiten los usuarios: les parece caro para una herramienta que hace una sola cosa, y conciliar hojas de horas con facturas sigue siendo en parte manual; algunos clientes cuentan renovaciones anuales cobradas sin aviso. Para una empresa española, ten en cuenta además que sus conexiones contables apuntan a programas anglosajones. Nuestro truco: en Enterprise, activa las notas obligatorias desde el primer día.

Toggl Track tiene una virtud que pesa más de lo que parece: la gente lo usa. El cronómetro arranca con un clic desde el ordenador, el navegador o el móvil, y el tiempo olvidado se recupera fácil. El gran problema del control de horas no es el programa, es olvidarse de arrancar el cronómetro.

El gratis cubre hasta 5 usuarios con horas y proyectos ilimitados e informes básicos. Starter, a 9 $ por usuario y mes con pago anual, añade tarifas facturables. Premium, a 18 $, añade lo que necesita una agencia: análisis de rentabilidad, seguimiento de proyectos a precio cerrado, informes programados y aprobación de hojas de horas. El salto de 9 a 18 $ es el precio real de un control orientado al margen.

El límite está claro: no tiene vistas de proyecto, ni Kanban ni cronograma. Se conecta a tu herramienta. Si dudas con Hubstaff, que añade capturas de pantalla y nivel de actividad, lee Toggl contra Hubstaff.

monday.com ofrece una columna «Control de tiempo» que añades a cualquier tablero. Cronometra un elemento, suma duraciones y alimenta un widget del panel. Es sencilla y bonita. Pero solo existe en Pro y Enterprise: Basic a 9 € y Standard a 12 € no la tienen. El precio real de entrada es Pro, 19 € por plaza y mes con pago anual (22 € mensual), con 3 plazas mínimo: 57 € al mes como poco, 95 € para un equipo de cinco.

El foro de la comunidad de monday.com enseña bien sus límites. Pide hora de inicio y de fin, así que no puedes apuntar solo «1 h 30». Corregir un registro lleva varios clics. Dos personas no pueden cronometrar a la vez en la misma columna. Cualquiera puede parar o borrar el tiempo de un compañero. Y la columna no se edita por automatización ni por la interfaz de programación (API), salvo para arrancar y parar.

El apaño más usado: un subelemento por persona, cada uno con su columna de tiempo. Otra trampa: la fórmula que suma duraciones no cuenta un cronómetro en marcha. Para facturar horas de verdad, muchos equipos conectan Everhour a monday.com.

Asana controla el tiempo de forma nativa, pero solo en Advanced. Personal y Starter no tienen nada nativo: Asana te remite a integraciones como Everhour o Harvest. En Advanced imputas el tiempo real a cada tarea y lo comparas con la estimación. Hojas de horas, tarifas y presupuestos van en un módulo aparte, «Timesheets & Budgets», que se suma al plan. La tabla pública del editor no deja claro su precio: pregúntalo antes de elegir Asana por las horas.

El foro de Asana describe límites concretos. Los registros de tiempo no se ven en lista, solo en gráficos. Se retiró el control «con un clic», y hay que elegir proyecto en cada registro. Las sumas de estimaciones salen en días o semanas en lugar de horas. Y durante mucho tiempo los campos de tiempo fueron de solo lectura en Android. Resultado: muchos equipos mantienen Everhour o Harvest incluso en Advanced.

Dos trucos del foro: un campo de fórmula muestra las estimaciones en horas, y una herramienta de informes como Screenful saca tablas tipo hoja de horas desde los campos nativos. Si tu equipo está en Starter, añadir Everhour suele salir más barato que subir a todos a Advanced.

Wrike es la herramienta más profunda de la lista para gestionar carteras grandes de proyectos: carga de trabajo, aprobaciones, formularios de solicitud, automatizaciones. En control de tiempo, en cambio, es la más cerrada. Team, a 10 $ por usuario y mes (de 2 a 15 usuarios), no lo tiene. Business cuesta 25 $ por usuario, con pago anual y en paquetes de 5 plazas: un equipo de 12 paga 15.

La tabla oficial actual solo lista el control de tiempo y las horas facturables en Pinnacle y Apex, a presupuesto. Antes de firmar por las horas, pide por escrito en qué plan está incluido para tu cuenta: la información pública ha cambiado, y es la diferencia entre 25 $ y un precio negociado.

Por qué cuesta recomendarla a un equipo pequeño: es la más lenta de aprender, y los usuarios ven el soporte justo. Para una agencia de menos de 20 personas, Teamwork.com o ClickUp dan control de tiempo por mucho menos.