¿Qué software Making Tax Digital elegir para tu pequeña empresa en Reino Unido?

Zoho Books va primero porque cumple lo más importante por el menor precio. Su plan gratuito presenta el IVA en MTD, y también el impuesto sobre la renta si el dueño es autónomo (sole trader). El límite: un usuario más el acceso de tu gestor, y 1.000 facturas al año.

En cuanto una segunda persona toca la contabilidad, pasa a Standard: tres usuarios por 10 £ al mes en pago anual, y 5.000 facturas. Cada usuario extra cuesta 2 £ al mes en pago anual. ¿Facturas en euros? La multidivisa llega con Professional, a 20 £ al mes.

Su límite real para una empresa con empleados: la página de precios británica no menciona nóminas. El montaje que funciona es Zoho Books para el IVA y Basic PAYE Tools, el programa gratuito de Hacienda británica, para los salarios. No se comunican entre sí, así que cada mes pasas el asiento de nóminas a mano. La suite de Zoho recibe quejas por un soporte lento y una interfaz cargada.

Pandle es la forma más barata de esta clasificación de poner a un equipo a trabajar en la misma contabilidad. Pro cuesta 5 £ al mes y trae usuarios ilimitados, conexiones bancarias automáticas y envíos MTD de IVA y de impuesto sobre la renta. No hay plan anual: pagas mes a mes y lo dejas cuando quieras.

El plan gratuito ya presenta el IVA. Admite el régimen general y el régimen de tarifa plana (Flat Rate Scheme), con criterio de devengo o de caja, sin programa puente adicional. Lo que le falta al gratis son las conexiones bancarias: importas los extractos en archivo. Pro lo resuelve por 60 £ al año.

Igual que Zoho Books, Pandle no hace nóminas: combínalo con Basic PAYE Tools. Las opiniones británicas son buenas con el soporte humano (varios clientes cuentan respuestas por chat en unos 15 minutos en horario de oficina). Son más duras con las conexiones bancarias, con movimientos que faltan y saldos que no cuadran, y con una interfaz que algunos ven pesada.

Clear Books cobra las nóminas por empleado en todos sus planes, sin paquete: 2,70 £ por persona y mes, con un mínimo de dos (Xero Ignite cobra las suyas a 1,50 £ por persona). Con tres empleados son 8,10 £ al mes. Las nóminas envían el RTI en cada pago y gestionan la adhesión automática al plan de pensiones de empresa (auto-enrolment), sin coste de alta.

Ojo con el primer escalón. Small, a 16 £, no presenta el IVA en MTD, así que necesitas Medium, a 34 £ al mes o 30,60 £ en pago anual. Si pagas dos años por adelantado, Medium baja a 27,20 £. Los nuevos clientes tienen además un 50 % de descuento los tres primeros meses, y después pagan el precio completo. Nuestro cálculo anual con tres empleados: 464,40 £ sin IVA, nóminas incluidas.

Los usuarios británicos describen una herramienta sencilla y un soporte rápido, a menudo el mismo día. Clear Books responde además a la mayoría de opiniones negativas. La queja que se repite: corregir o borrar un asiento cuesta demasiados clics. Si en tu equipo se equivocan mucho al teclear, pruébalo antes de comprometerte.

Xero es el más completo de los siete para una empresa que crece, y el más caro. Todos sus planes presentan el IVA en MTD. Las nóminas son la mejor forma de leer la gama: opción a 1,50 £ por persona en Ignite, una persona incluida en Grow, cinco en Comprehensive y diez en Ultimate. A partir de ahí, cada persona extra cuesta 1,50 £ al mes (1 £ en Ultimate).

Evita Ignite si tu empresa tiene actividad: limita a 20 facturas y 10 facturas de proveedor al mes. Grow, a 39 £, quita esos límites. Para un equipo de cinco, Comprehensive (55 £) incluye cinco nóminas, gastos de cinco usuarios y multidivisa. En construcción, Xero calcula el CIS (el régimen de retenciones del sector) de tus subcontratistas, y las declaraciones CIS de contratista son una opción de 5 £ al mes.

Los nuevos clientes pagan el 10 % del precio durante seis meses, sin incluir las opciones. Apunta el precio completo, porque es el que llega en el séptimo mes. Los gestores lo conocen bien, pero en un foro de pequeñas empresas británicas lo ven poco evidente para un profano, y Xero dice que no ofrece atención telefónica entrante: lo contactas en línea y puede devolverte la llamada.

FreeAgent incluye las nóminas en su plan Limited company, sin opción de pago aparte. Calcula el PAYE (la retención del impuesto) y las cotizaciones sociales (National Insurance) y las envía a HMRC, y prepara solo las declaraciones de IVA en MTD. Para una empresa de administrador único, es el todo en uno más sencillo de esta clasificación.

El precio completo es de 330 £ al año, con la mitad de descuento el primer año en pago anual. Mejor aún: es gratis mientras mantengas una cuenta de empresa en NatWest, Royal Bank of Scotland o Ulster Bank, o una cuenta Mettle con al menos un movimiento al mes. Las opciones siguen siendo de pago, como la captura ilimitada de justificantes (5 £ al mes; si no, diez al mes).

Su límite para un equipo: las nóminas son mensuales. Si pagas a alguien por semanas, no te sirve. La página de precios tampoco dice cuántas personas pueden entrar. Las opiniones británicas están entre las mejores del sector, con un soporte humano al que se llega.

KashFlow, del grupo IRIS, incluye nóminas hasta cinco empleados en sus dos planes. Son las nóminas incluidas más baratas de esta lista: 162 £ al año en Starter y 291,50 £ en Business. Figura en la lista de HMRC de programas compatibles con MTD para el IVA, y los dos planes presentan el IVA en línea.

La diferencia entre planes está en los usuarios y los volúmenes: Starter es de un solo usuario y se queda en 10 facturas y 25 movimientos bancarios conciliados; Business admite varios usuarios, sin límite de facturas ni de movimientos. Si facturas cada semana, Starter se queda corto. Los nuevos clientes tienen precios de bienvenida: 90 % de descuento durante seis meses en pago mensual, o en pago anual 97 £ el primer año de Starter (en lugar de 162 £) y 178 £ en Business (en lugar de 291,50 £). Para el impuesto sobre la renta de un dueño autónomo, IRIS dice que KashFlow lleva los registros necesarios: comprueba el envío directo en el buscador oficial de HMRC antes de contar con ello.

El punto débil es el servicio. Las opiniones británicas son muy malas: incidencias cerradas sin respuesta, subidas por encima de la inflación y una migración de nóminas a Staffology mal llevada. La nota de soporte lo refleja. El precio es bueno, pero ten un gestor que pueda echarte una mano.

QuickFile es gratis hasta 1.000 asientos (planes XS a M), y nunca cobra por usuario: tu socio, tu ayudante y tu gestor entran sin coste. Presenta el IVA en MTD. Por encima de 1.000 asientos, cuenta 60 £ al año, más 15 £ por las conexiones bancarias automáticas.

Un asiento no es una factura. Una venta con IVA genera varias líneas en el libro mayor, así que una empresa que emite cien facturas al mes supera rápido el tramo gratuito. El programa puente para el IVA es una función avanzada (Power User), con una suscripción aparte cuyo precio la página no publica.

Tampoco hace nóminas: combínalo con Basic PAYE Tools. En un foro de pequeñas empresas británicas, un dueño que no es contable cuenta que le basta para facturar. La interfaz es la menos moderna de las siete.