Recursos · Integración Make

Integración Toodledo MakeAutomatiza Toodledo con Make.

¿Tus tareas de Toodledo podrían crearse y ordenarse solas? La integración Toodledo Make reúne 30 módulos: 6 disparadores, 19 acciones y 5 búsquedas. Aquí aprendes a conectar tu cuenta, montar un primer escenario y elegir el módulo adecuado.

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Lo que puedes automatizar

¿Qué te aporta la integración Toodledo Make?

La integración Toodledo Make conecta tu cuenta de Toodledo con Make, una herramienta visual que encadena aplicaciones sin programar. Así, Make detecta tareas, notas y filas nuevas o eliminadas, y crea, edita, comparte o borra elementos en Toodledo por ti.

Limpieza que se propaga. Cuando alguien borra una tarea, una nota o una fila en Toodledo, Watch Deleted Tasks, Watch Deleted Notes y Watch Deleted Rows lo detectan, y la herramienta que guardaba una copia puede eliminarla también. Nadie trabaja sobre algo que ya no existe.

Notas que se convierten en trabajo. Watch Notes recoge cada nota nueva del cuaderno y Add a Task crea la tarea de seguimiento. Es justo el escenario que se monta más abajo, paso a paso.

Solicitudes que entran directas a la lista. Un formulario web, un CRM o el correo de otra app alimentan Add a Task, y nadie vuelve a copiar pedidos a mano. Con Add a Goal o Add a Context, el escenario deja lista la estructura antes.

Lo que Make no ofrece aquí: Toodledo no tiene módulo Make an API Call, así que no hay nada más allá de sus 30 módulos. La misma app suele existir como nodo de n8n; la comparativa n8n vs Make te ayuda a decidir. Para dominar el editor está el Curso de Make, y si una ejecución falla, la guía de Depuración Make.

Conexión

¿Cómo se conecta Toodledo con Make?

  1. 01

    Añade un módulo de Toodledo

    En un escenario de Make, coloca cualquier módulo de Toodledo y haz clic en Create a connection. La conexión es tu cuenta de Toodledo enlazada una sola vez a Make, que luego reutilizan todos sus módulos.

  2. 02

    Ponle nombre y guarda

    En Connection name puedes escribir un nombre, útil si enlazas varias cuentas. Las credenciales de app propia en Show advanced settings son opcionales; lo habitual es dejarlas vacías y pulsar Save.

  3. 03

    Autoriza el acceso en Toodledo

    Si Toodledo lo pide, inicia sesión y acepta que Make acceda a tu cuenta. La ventana se cierra, la conexión aparece en el módulo y Make ya puede mostrar tus carpetas.

Primer escenario

Tu primer escenario con Toodledo

ObjetivoCuando entra una nota nueva en Toodledo, Make crea la tarea de seguimiento que le corresponde.

  1. 01

    Crea el escenario

    En la página Scenarios, crea un escenario nuevo y pulsa el + grande para colocar el primer módulo. El escenario es la automatización que construyes: una cadena de módulos.

  2. 02

    Coloca Watch Notes

    Busca Toodledo, elige Watch Notes y pulsa Create a connection para enlazar tu cuenta. En cada consulta programada, este disparador recoge las notas que aún no había visto.

  3. 03

    Añade Add a Task

    Pulsa el + a la derecha de Watch Notes y elige Add a Task. Rellena sus campos con datos de la nota para que cada tarea recuerde de qué nota salió.

  4. 04

    Prueba con Run once

    Escribe una nota de prueba en Toodledo y pulsa Run once. La burbuja de cada módulo muestra el bundle recibido, es decir, el elemento que pasa de un módulo a otro, aquí una nota.

  5. 05

    Programa y activa

    Con el reloj de Watch Notes fijas la programación, cada 15 minutos por defecto. Después activa el escenario. Cada ejecución de un módulo cuenta como una operación en tu plan de Make.

Disparadores

Disparadores de Toodledo

6 módulos arrancan un escenario cuando algo ocurre en Toodledo. Un disparador programado lo revisa Make según la programación del escenario; uno instantáneo lo llama Toodledo en cuanto ocurre.

Toodledo1Watch Deleted Tasks

Watch Deleted Tasks

Disparador programado

En Make“Triggers when there is a newly deleted task. This will enable you to detect when a task was deleted on Toodledo so you can also delete the task from your application.”

Avisa a tu escenario de las tareas recién eliminadas en Toodledo, para que su copia en otra herramienta desaparezca también. Cada tarea borrada llega como un bundle aparte.

Cómo se dispara
es programado. Make consulta la app según la programación del escenario, cada 15 minutos por defecto, así que el borrado se ve en la siguiente consulta, no al instante.
Cuándo usarlo
tus tareas se replican en un tablero de proyectos o en una hoja de cálculo y lo que se tacha para siempre en Toodledo no debe seguir ahí.
Ojo
la otra herramienta tiene que poder encontrar el elemento equivalente, así que guarda la referencia de Toodledo al hacer la primera copia.
Toodledo2Watch Tasks

Watch Tasks

Disparador programado

En Make“Triggers when there is a new task.”

Entrega a tu escenario cada tarea nueva de Toodledo para copiarla, anunciarla o clasificarla en otro sitio. Es el punto de partida lógico cuando el trabajo se apunta primero en Toodledo.

Cómo se dispara
programado. En cada ejecución, Make pide a Toodledo las tareas creadas desde la consulta anterior, con la programación que fijes en este módulo.
Cuándo usarlo
un compañero debe enterarse en un canal de chat, o tu control horario necesita una entrada en la consulta siguiente a la creación de la tarea.
Ojo
si se crean varias tareas entre dos consultas, llegan juntas, una por bundle, y cada módulo siguiente se ejecuta una vez por tarea, lo que suma operaciones.
Toodledo3Watch Deleted Notes

Watch Deleted Notes

Disparador programado

En Make“Triggers when there is a newly deleted note. This will enable you to detect when a note was deleted on Toodledo so you can also delete the note from your application.”

Detecta las notas que salen del cuaderno de Toodledo, para que la versión publicada o archivada en otro lugar corra la misma suerte. El resto del cuaderno queda intacto.

Cómo se dispara
Make consulta la app según la programación del escenario; una nota borrada aparece en la siguiente consulta, no de inmediato.
Cuándo usarlo
las actas de reunión se publican en una wiki compartida y una nota descartada en Toodledo no debería seguir visible allí.
Ojo
combínalo con Watch Notes solo si de verdad necesitas los dos sentidos; si no, gastas operaciones en consultas que casi nunca encuentran nada.
Toodledo4Watch Notes

Watch Notes

Disparador programado

En Make“Triggers when there is a new note.”

Pasa cada nota nueva de Toodledo al resto del escenario, ya sea para convertirla en tarea, en mensaje o en documento. Trabaja con el cuaderno de notas largas, no con las notas de una tarea.

Cómo se dispara
disparador programado. Make consulta la app según la programación del escenario y devuelve las notas creadas desde la vez anterior.
Cuándo usarlo
apuntas ideas o resúmenes de llamadas en el cuaderno y cada uno debe generar una tarea de seguimiento, como en el primer escenario.
Ojo
haz un Run once con una nota de prueba antes de activarlo, para ver qué trae un bundle de nota antes de mapearlo.
Toodledo5Watch Deleted Rows

Watch Deleted Rows

Disparador programado

En Make“Triggers when there is a newly deleted row in a selected list. This will enable you to detect when a row was deleted in the list on Toodledo so you can also delete the row from your application.”

Informa de las filas eliminadas en la lista de Toodledo que elijas, para que una hoja o una base enlazada no conserve registros fantasma. La lista se selecciona en el módulo cuando la conexión está lista.

Cómo se dispara
programado. Make revisa la lista elegida en cada ejecución del escenario; Toodledo no avisa a Make por su cuenta.
Cuándo usarlo
un inventario o una lista de lecturas vive en Toodledo y se refleja en una hoja de cálculo que consultan otros.
Ojo
cada módulo vigila una sola lista; para otra lista hace falta otro disparador y, por tanto, otro escenario.
Toodledo6Watch Rows

Watch Rows

Disparador programado

En Make“Triggers when there is a new row in a selected list.”

Lleva a tu escenario cada fila añadida a una lista concreta de Toodledo, para que un checklist o un registro que llevas allí alimente otras herramientas. Es el equivalente de Watch Tasks para las listas.

Cómo se dispara
Make consulta la app según la programación del escenario, mira la lista elegida y devuelve las filas nuevas desde la última revisión.
Cuándo usarlo
una lista de candidatos, de proveedores o de ideas crece en Toodledo y cada entrada debe pasar a una hoja o lanzar un aviso.
Ojo
la lista se fija en los ajustes del módulo; si la sustituyes más adelante, abre el módulo y vuelve a elegirla.
Módulos

Módulos de Toodledo, uno a uno

Toodledo te da 24 módulos en 6 grupos. Para cada uno: qué hace por ti, cuándo elegirlo y a qué prestar atención.

Tasks

6 módulos
Toodledo1

Add a Task

Acción

En Make“Adds a task. Tasks allow users to keep track of the things that they need to do. This helps them stay organized and be more productive.”

Crea una tarea en Toodledo con datos que llegan de otro módulo, de modo que las peticiones salen del correo y aterrizan directamente en tu lista de pendientes.

Cuándo usarlo
una respuesta de formulario, un correo marcado o una oportunidad nueva en tu CRM debe convertirse en algo por hacer.
Ojo
si el disparador puede ver dos veces el mismo elemento, tendrás dos tareas; filtra duplicados antes.
Toodledo2

Edit a Task

Acción

En Make“Edits a task.”

Cambia una tarea existente de Toodledo, por ejemplo para reflejar algo que se movió en otra app. Indicas qué tarea tocar y mapeas los valores nuevos.

Cuándo usarlo
un ticket cambia de estado en tu herramienta de soporte y la tarea de Toodledo vinculada tiene que acompañarlo.
Ojo
necesitas la referencia de la tarea; tómala del módulo que la creó o la leyó.
Toodledo3

Get a Task

Acción

En Make“Retrieves a task.”

Lee una tarea de Toodledo y pasa sus datos a los módulos siguientes sin modificar nada. Es como consultar la tarea antes de decidir qué hacer con ella.

Cuándo usarlo
el disparador solo te da una referencia y necesitas la tarea completa para redactar un mensaje.
Ojo
devuelve una sola tarea, no una lista, así que ya debes saber cuál buscas.
Toodledo4

Delete a Task

Acción

En Make“Deletes a task.”

Elimina una tarea de Toodledo de forma definitiva, para mantener la lista limpia cuando el trabajo se canceló o se resolvió en otro lado.

Cuándo usarlo
una venta se pierde o un pedido se reembolsa en otra herramienta y la tarea asociada ya no tiene sentido.
Ojo
trátalo como un paso sin vuelta atrás y pruébalo primero con una tarea de prueba y Run once.
Toodledo5

Reassign a Task

Acción

En Make“Reassigns a task.”

Pasa una tarea de Toodledo a otra persona, que la encuentra en su propia lista sin traspaso manual de por medio.

Cuándo usarlo
entra una petición de una zona o de un cliente que lleva un compañero y la tarea debe ir a él nada más crearse.
Ojo
List Collaborators muestra a quién puedes asignar tareas; comprueba que la persona aparece ahí.
Toodledo6

Share a Task

Acción

En Make“Shares a task.”

Comparte una tarea de Toodledo con otras personas sin dejar de ser tuya, para que varios compañeros sigan el mismo asunto.

Cuándo usarlo
una tarea de un lanzamiento o de una feria debe verla todo el pequeño equipo implicado.
Ojo
compartir no es reasignar; si el responsable tiene que cambiar, usa Reassign a Task.

Folders

3 módulos
Toodledo7

Add a Folder

Acción

En Make“Adds a folder. Folders are a way to organize tasks and notes into groups. Most people use folders to keep different projects or areas of their life separated.”

Crea una carpeta en Toodledo, donde se agrupan las tareas y notas de un proyecto. Así tu escenario prepara el orden antes de llenarlo.

Cuándo usarlo
un cliente nuevo firma en tu CRM y sus tareas merecen carpeta propia desde el primer momento.
Ojo
usa antes List Folders si la carpeta podría existir ya, para no acabar con dos carpetas con el mismo nombre.
Toodledo8

Delete a Folder

Acción

En Make“Deletes a folder.”

Borra una carpeta de Toodledo cuando el proyecto termina, para que la lista de carpetas siga siendo corta para todo el equipo.

Cuándo usarlo
un proyecto pasa a cerrado en tu gestor de proyectos y su carpeta de Toodledo debe irse con él.
Ojo
revisa qué queda dentro antes de que el escenario la borre y prueba con una carpeta vacía.
Toodledo9

List Folders

Búsqueda

En Make“Retrieves a list of folders.”

Devuelve las carpetas de tu cuenta de Toodledo, un bundle por carpeta, para encontrar la correcta o comprobar que existe.

Cuándo usarlo
justo antes de Add a Folder, para saltarte la creación si ya hay una carpeta con ese nombre.
Ojo
una búsqueda puede devolver cero, una o varias carpetas, y cada módulo siguiente se ejecuta una vez por carpeta.

Contexts, Goals, and Locations

9 módulos
Toodledo10

Add a Context

Acción

En Make“Adds a context. Context is a concept that is frequently used by people who use the GTD methodology. It allows you to assign tasks to certain contexts in which they must be completed.”

Crea un contexto en Toodledo, la etiqueta que indica en qué situación se puede hacer una tarea, una costumbre heredada del método GTD.

Cuándo usarlo
preparas el espacio de alguien que se incorpora y quieres contextos como llamadas o recados listos antes de las tareas.
Ojo
List Contexts enseña lo que ya existe y te ahorra casi duplicados.
Toodledo11

Add a Goal

Acción

En Make“Adds a goal. Goals are a way to organize tasks. Most people use goals to indicate how tasks contribute to longer term goals or aspirations.”

Crea un objetivo en Toodledo al que pueden vincularse las tareas, para que cada una muestre a qué meta de largo plazo contribuye.

Cuándo usarlo
los objetivos se aprueban en otra herramienta y cada uno necesita su gemelo en Toodledo, listo para recibir tareas.
Ojo
un objetivo solo sirve si hay tareas enlazadas; prevé ese vínculo en los módulos que crean tareas.
Toodledo12

Add a Location

Acción

En Make“Adds a location. Locations are a way to organize tasks by where they can be completed.”

Crea una ubicación en Toodledo para agrupar tareas según dónde se hacen: oficina, almacén o tienda.

Cuándo usarlo
abre una sede o una tienda nueva y sus tareas locales deben quedar ordenadas bajo ese lugar desde el inicio.
Ojo
ejecuta antes List Locations si el escenario puede toparse dos veces con el mismo sitio.
Toodledo13

Delete a Context

Acción

En Make“Deletes a context.”

Quita un contexto de Toodledo cuando esa forma de clasificar tareas ya no se usa, y así se acortan las opciones al archivar una tarea.

Cuándo usarlo
el equipo deja un modo de trabajo, como las visitas a clientes, y su contexto debe desaparecer también.
Ojo
saca la referencia correcta con List Contexts y prueba con un contexto de pega.
Toodledo14

Delete a Goal

Acción

En Make“Deletes a goal.”

Quita un objetivo de Toodledo cuando se cumple o se abandona, para que la lista muestre solo lo que sigue importando.

Cuándo usarlo
un objetivo se cierra en tu herramienta de planificación y su equivalente en Toodledo debe irse a la vez.
Ojo
las tareas vinculadas pierden ese enlace; échales un vistazo antes de que actúe el escenario.
Toodledo15

Delete a Location

Acción

En Make“Deletes a location.”

Quita una ubicación de Toodledo cuando deja de importar para tus tareas, tras una mudanza o el cierre de una sucursal.

Cuándo usarlo
una sede pasa a inactiva en otro sistema y ya no debe ofrecerse para clasificar tareas.
Ojo
toma la referencia de List Locations, porque dos lugares con nombres parecidos se confunden con facilidad.
Toodledo16

List Contexts

Búsqueda

En Make“Retrieves a list of contexts.”

Devuelve todos los contextos de tu cuenta de Toodledo, uno por bundle, para localizar uno por su nombre o confirmar que existe.

Cuándo usarlo
antes de añadir una tarea que debe llevar contexto, o antes de crear uno que quizá ya esté.
Ojo
pueden salir varios bundles, y cada módulo siguiente se ejecuta entonces una vez por contexto.
Toodledo17

List Goals

Búsqueda

En Make“Retrieves a list of goals.”

Devuelve los objetivos guardados en Toodledo, para que el escenario encuentre aquel al que vincular una tarea nueva.

Cuándo usarlo
una tarea llega de otra app con el nombre de un objetivo y hay que dar con su equivalente en Toodledo.
Ojo
cero resultados es una respuesta normal; decide qué hace el escenario cuando nada coincide.
Toodledo18

List Locations

Búsqueda

En Make“Retrieves a list of locations.”

Devuelve las ubicaciones definidas en Toodledo, un bundle por lugar, para archivar cada tarea donde toca.

Cuándo usarlo
las peticiones llegan con el nombre de una tienda o sede y hay que encontrar la ubicación de Toodledo antes de crear la tarea.
Ojo
pon un filtro detrás para quedarte solo con la ubicación buscada; si no, lo siguiente corre para cada lugar.

Notes

3 módulos
Toodledo19

Add a Note

Acción

En Make“Adds a note. The Notes section of Toodledo (sometimes called Notebook) is an entire section for long form notes that users can create. Notes can be organized into folders.”

Escribe una nota nueva en el cuaderno de Toodledo, el espacio para textos largos organizados en carpetas, y así la documentación queda junto a tus tareas.

Cuándo usarlo
un resumen de llamada, una transcripción o un formulario con respuestas largas encaja mejor como nota que como tarea.
Ojo
elige la carpeta en el módulo para que las notas no se amontonen sin orden.
Toodledo20

Get a Note

Acción

En Make“Retrieves a note.”

Lee una nota de Toodledo y pasa su contenido, para que otro módulo la publique, la traduzca o la resuma sin tocar el original.

Cuándo usarlo
un disparador o una lista te da la referencia de una nota y el paso siguiente necesita el texto completo.
Ojo
lee una sola nota por ejecución; para varias, pásale una referencia por bundle.
Toodledo21

Delete a Note

Acción

En Make“Deletes a note.”

Borra una nota de Toodledo, útil cuando su contenido ya vive en una wiki o en un documento que pasa a ser la referencia.

Cuándo usarlo
después de que un escenario archive la nota en otro sitio, para no mantener dos versiones que se desalinean.
Ojo
colócalo al final, tras una copia correcta; una copia fallida nunca debe costarte la nota.

Account

2 módulos
Toodledo22

Get an Account Info

Acción

En Make“Gets an account information.”

Lee los datos de la cuenta de Toodledo conectada, lo que confirma con qué cuenta trabaja de verdad un escenario.

Cuándo usarlo
conviven varias conexiones de Toodledo en tu organización de Make y quieres que el escenario registre cuál se ejecutó.
Ojo
solo lee información; no cambia ningún ajuste de la cuenta.
Toodledo23

List Collaborators

Búsqueda

En Make“Retrieves a list of collaborators.”

Devuelve las personas con las que colaboras en Toodledo, una por bundle: la base para compartir o reasignar trabajo de forma automática.

Cuándo usarlo
antes de Reassign a Task o Share a Task, para dar con la persona correcta a partir de un nombre que llega de otra app.
Ojo
un resultado vacío indica que todavía no hay colaboradores configurados en Toodledo.

Rows

1 módulo
Toodledo24

Get a Row

Acción

En Make“Retrieves a row.”

Lee una fila de una lista de Toodledo y entrega sus valores a los módulos siguientes, práctico cuando una lista hace de tabla de referencia, con precios o contactos.

Cuándo usarlo
Watch Rows acaba de darte una entrada nueva y quieres su contenido completo antes de copiarla a una hoja.
Ojo
eliges la lista y la fila; conserva la referencia de la fila desde el módulo que la encontró.
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FAQ

Toodledo y Make: preguntas frecuentes

01¿La integración Toodledo Make es gratis?
Sí. Toodledo es una app estándar en Make, así que sus módulos funcionan desde el plan Free. Ese plan admite 2 escenarios activos, una ejecución programada cada 15 minutos como mínimo, 5 minutos de ejecución como máximo, archivos de hasta 5 MB y 512 MB de transferencia. Los planes de pago (Core, Pro, Teams, Enterprise) bajan el intervalo a 1 minuto, quitan el tope de escenarios activos y permiten 40 minutos por ejecución. El consumo se mide en operaciones.
02¿Qué hace falta para conectar Toodledo con Make?
Basta con una cuenta de Toodledo y otra de Make; la documentación no pide nada más. Añades un módulo de Toodledo, pulsas Create a connection, le pones nombre si quieres, luego Save, y confirmas el acceso si Toodledo lo solicita. Las credenciales de app propia, en Show advanced settings, son opcionales. Si las usas, tu app de Toodledo debe declarar la Redirect URI que indica la documentación de Make, o la autorización se queda a medias.
03¿Los disparadores de Toodledo en Make funcionan en tiempo real?
No. Los 6 disparadores de Toodledo son programados y ninguno es instantáneo. Make consulta Toodledo en cada ejecución del escenario, cada 15 minutos por defecto, y recoge lo que cambió desde la consulta anterior. En un plan de pago el intervalo puede bajar a 1 minuto. Si te importa la rapidez, fija en el primer módulo el intervalo más corto que permita tu plan, sabiendo que cada consulta consume operaciones.
04¿Qué hacer si falta un módulo de Toodledo en Make?
Depende de lo que falte. Toodledo no tiene módulo Make an API Call, así que no puedes recurrir a una petición libre para ir más allá de los 30 módulos disponibles. Mira primero si una combinación resuelve el caso, por ejemplo una búsqueda List seguida de una acción Edit o Delete. Si aun así no alcanza, otra app de tu entorno puede cubrir el hueco, o el equipo de Hack'celeration puede revisar tu caso contigo.
05¿Make o n8n para automatizar Toodledo?
Depende de la herramienta que ya usas. En Make, Toodledo trae 30 módulos listos, con 6 disparadores programados, y funciona desde el plan Free, así que puedes montar y probar enseguida. La misma app suele tener un nodo en n8n; compara los módulos que ofrece cada lado para tu caso concreto antes de decidir. Mantener tus escenarios de Toodledo en la plataforma donde ya viven tus otras automatizaciones también facilita su mantenimiento.