Integración Pipefy ZapierAutomatiza Pipefy con Zapier.
La integración Pipefy Zapier ofrece 9 disparadores, 5 acciones y 2 búsquedas. Una tarjeta o un registro que se crea, se mueve, se actualiza o va con retraso puede arrancar un Zap al momento, y un Zap puede crear, mover o actualizar tarjetas por ti.
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Qué hace en la práctica la integración Pipefy Zapier
La integración Pipefy Zapier conecta los procesos que llevas en Pipefy (pipes, tarjetas y registros de base de datos) con las demás apps de tu equipo. Todos los disparadores de Pipefy son instantáneos, y las acciones dejan que un Zap cree una tarjeta, la mueva, cambie un campo o añada un registro sin abrir Pipefy.
Tres resultados habituales. Un histórico ordenado: Done Card salta cuando el trabajo termina y Create Record lo anota en una tabla de Pipefy para los informes. Plazos que nadie pierde: Late Card u Overdue Card arrancan el Zap cuando Pipefy marca la tarjeta, y el responsable recibe el aviso donde de verdad mira. Peticiones que se abren solas: una respuesta de formulario o un ticket llega a otra herramienta y Create Card la coloca en el pipe correcto.
Como los nueve disparadores son instantáneos, Pipefy avisa a Zapier por sí mismo. El intervalo de consulta de tu plan no se aplica nunca, tampoco en el gratuito.
Lo que Zapier no hace con Pipefy: no hay acción para borrar una tarjeta o un registro, asignar a alguien ni editar un registro ya creado. Las búsquedas solo funcionan por título. Y siete de los nueve disparadores piden un Pipe, así que cada Zap vigila un pipe, no toda tu cuenta.
La misma app en otra plataforma: Integración Pipefy Make. Para comparar ambas herramientas, tienes n8n vs Zapier.
El vocabulario de Zapier para equipos de Pipefy
Ocho términos sostienen la página. Una línea cada uno, sin rodeos.
- Zap
- La automatización que montas en Zapier: un disparador y después una o varias acciones que se ejecutan con cada evento.
- Disparador
- El evento de Pipefy que arranca el Zap, como una tarjeta movida o un registro creado. Con el Zap encendido, Zapier lo espera.
- Acción
- Lo que hace el Zap una vez arrancado: el paso que crea, mueve o actualiza algo, en Pipefy o en otra app.
- Tarea
- La unidad que cobra Zapier. Cada acción completada con éxito es una tarea, y tu plan cuenta esas tareas.
- Disparador instantáneo
- La app avisa a Zapier en el momento del evento. Los nueve disparadores de Pipefy funcionan así.
- Disparador por consulta
- Zapier pregunta a la app cada cierto tiempo. Pipefy no tiene ninguno, así que no hay espera ligada al plan.
- Filtro
- Un paso que deja seguir al Zap solo si lo que llega cumple tu condición, y lo detiene en caso contrario.
- Paso de búsqueda
- Un paso que localiza algo que ya existe en una app para que los pasos siguientes lo usen. Pipefy ofrece dos.
Cuánto cuesta de verdad un Zap de Pipefy
Pipefy no es una app premium, así que el plan gratuito puede usarla.
- Cualquier disparador0 tareas
- Acción con éxito1 tarea
- Plan gratuito100 tareas al mes, Zaps de dos pasos
- Filtro o búsquedaZap de varios pasos, plan de pago
Los disparadores no cuestan nada: que una tarjeta se mueva o se termine no toca tu cupo. Cada Create Card, Move Card, Create Record o Update Card Field que sale bien es una tarea; si falla, no se cuenta. El plan gratuito da 100 tareas al mes, pero solo Zaps de dos pasos: un disparador y una acción. Con un filtro, una segunda acción, Find Card o Find Database Records, el Zap pasa a ser de varios pasos y necesita plan de pago. Los disparadores instantáneos no van más rápido en un plan superior.
Conecta tu cuenta de Pipefy en tres pasos
- 01
Busca Pipefy
En la página Apps de tu cuenta de Zapier, pulsa + Add connection, escribe Pipefy en el cuadro y elígela. Necesitas una cuenta de Pipefy antes de empezar.
- 02
Inicia sesión
Pulsa Add connection e inicia sesión en Pipefy en la pestaña que se abre. Elige la cuenta que ve los pipes y las tablas que usarán tus Zaps, incluidos los de tus compañeros.
- 03
Da acceso
Autoriza a Zapier a usar la cuenta. La conexión se guarda una vez y la reutiliza cada paso de Pipefy, tanto si vigila un pipe como si mueve una tarjeta o busca un registro.
Tu primer Zap de Pipefy
ObjetivoCuando entra una tarjeta en tu pipe de pagos, el Zap localiza la tarjeta del pedido correspondiente y la hace avanzar en su proceso.
- 01
Elige el disparador
Crea un Zap, elige Pipefy como app de inicio y New Card como evento, selecciona tu conexión y el Pipe de pagos que quieres vigilar.
- 02
Prueba con tarjetas reales
Lanza la prueba. Zapier trae las tres tarjetas más recientes de ese pipe, así montas los pasos siguientes sobre una tarjeta real y no sobre valores vacíos.
- 03
Añade Find Card
Añade Find Card, elige el Pipe de pedidos y busca por el título que trajo la tarjeta de pago. Así obtienes el Card Id. Este paso hace el Zap de varios pasos, con plan de pago.
- 04
Configura Move Card
Añade Move Card y lleva al Card Id lo que devolvió la búsqueda. Revisa el resto del paso antes de probarlo con la tarjeta encontrada.
- 05
Prueba y publica
Prueba los pasos, comprueba que la tarjeta se ha movido en Pipefy y pulsa Publish. Desde entonces cada pago nuevo arranca el Zap solo.
Disparadores de Pipefy en Zapier
9 eventos arrancan un Zap cuando algo ocurre en Pipefy, y 9 son instantáneos: la app avisa a Zapier al momento, sea cual sea tu plan.
Done Card
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a card is done.”
Salta cuando una tarjeta del pipe elegido se termina. Marca el final de un proceso, el momento de archivar, facturar o avisar a quien hizo la petición.
Overdue Card
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a card is overdue.”
Arranca el Zap cuando una tarjeta del pipe elegido supera su fecha de vencimiento. Es uno de los tres disparadores de plazos de Pipefy, junto a Late Card y Expired Card.
Expired Card
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a card is expired.”
Se activa cuando una tarjeta del pipe seleccionado caduca. Es la última llamada para una tarjeta que se quedó colgada.
Updated Card Field
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a card field is updated.”
Reacciona cuando se actualiza un campo de una tarjeta del pipe elegido. Cualquier retoque en un campo puede lanzarlo, así que en un pipe con movimiento salta a menudo.
Late Card
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a card is late.”
Se dispara cuando una tarjeta del pipe elegido va con retraso. Útil para equipos que miden niveles de servicio y quieren actuar antes de que el cliente se queje.
Moved Card
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a card is moved.”
Avisa de que una tarjeta se ha movido dentro del pipe elegido. Cada movimiento es un avance del proceso, y el Zap puede responder a él.
New Card
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new card is created.”
Empieza cuando se crea una tarjeta en el pipe que elijas, la haya creado una persona, un formulario u otro Zap.
New Database Record
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a new record is created.”
Arranca cuando aparece un registro nuevo en una base de datos de Pipefy. Las bases guardan datos de referencia, como proveedores o clientes, que usan tus pipes.
Updated Record Field
Disparador instantáneoEn Zapier“Triggers when a record field is updated.”
Salta cuando se modifica un campo de un registro de base de datos. Mantiene las demás herramientas al día con los datos de referencia de Pipefy.
Acciones de Pipefy en Zapier
Pipefy te da 5 acciones. Para cada una: qué hace por ti, cuándo elegirla y a qué prestar atención.
Create Card
AcciónEn Zapier“Creates a new card.”
Añade una tarjeta nueva al Pipe que eliges. Es la puerta de entrada a Pipefy para peticiones que llegan de formularios, correos u otras herramientas.
Move Card
AcciónEn Zapier“Move a card.”
Mueve una tarjeta existente a otro punto de su proceso. Pide el Card Id, así que la tarjeta debe venir de un paso anterior.
Create Record
AcciónEn Zapier“Creates a new table record.”
Crea un registro en la Table de base de datos que elijas. Sirve para guardar datos de referencia o dejar constancia de un trabajo terminado.
Update Card Field
AcciónEn Zapier“Update a card field value.”
Cambia el valor de un Field en una tarjeta identificada por su Card Id. Sirve para devolver a Pipefy información que llegó a otra herramienta.
API Request (Beta)
AcciónEn Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Acción avanzada, todavía en beta, que envía una petición en bruto a Pipefy con tu conexión. Pide un método, una URL y una elección en Stop on error.
Búsquedas de Pipefy en Zapier
2 pasos de búsqueda buscan un dato que ya existe en Pipefy, para que un paso posterior lo use.
Un paso de búsqueda localiza una tarjeta o un registro que ya existe para los pasos siguientes, a menudo para conseguir el Card Id que piden Move Card y Update Card Field. Las búsquedas están al final de la lista de acciones, bajo SEARCH, y añadir una hace el Zap de varios pasos. Tres ajustes deciden qué pasa si el resultado no es único.
Find Card
BúsquedaFind or createEn Zapier“Finds a card by Title.”
Busca una tarjeta por su título en el Pipe que indiques. En el editor aparece también como Find or Create Card: es la misma búsqueda con la creación marcada.
Find Database Records
BúsquedaEn Zapier“Find a database records by title.”
Encuentra registros de una Table por su Record Title, ambos obligatorios. El registro encontrado alimenta los pasos siguientes.
Los tres ajustes que expone toda búsqueda
- Successful if no search results are found?Por defecto, una búsqueda que no encuentra nada detiene el Zap y se saltan los pasos que dependían de ella. Activado, el Zap sigue con las manos vacías.
- Create X if it doesn't exist yet?Marcarla convierte Find Card en Find or Create Card: el ajuste anterior desaparece y el paso pide los campos para crear la tarjeta que falta.
- If multiple search results are found?Tres salidas cuando coinciden varios elementos: quedarse con el primero, que es lo predeterminado, detener el Zap o pasarlos todos a la vez.
Cuando un Zap de Pipefy falla
Zapier asocia un artículo de ayuda a esta app, How to get started with Pipefy on Zapier, y no recoge ningún límite propio de Pipefy. Los casos siguientes salen de cómo funciona cualquier Zap, aplicado a los pipes.
Pipefy tiene disparadores y acciones sobre los mismos objetos, así que el bucle es la trampa clásica. Si un Zap se atasca, tienes Depuración Zapier.
Una tarjeta que se actualiza sin fin
Updated Card Field como disparador y Update Card Field en el mismo pipe: cada cambio que escribe el Zap cuenta como una actualización nueva y lo vuelve a lanzar.Movimientos que no paran
Moved Card vigilando un pipe y Move Card actuando sobre él: cada movimiento del Zap es uno más, y el cupo de tareas se agota deprisa.Las tarjetas antiguas se ignoran
Un Zap solo reacciona a lo que pasa después de publicarlo. Las tarjetas y registros anteriores quedan fuera; recuperarlos es otro trabajo.Una importación masiva queda retenida
Importar muchas tarjetas o registros de golpe puede generar un lote enorme de eventos, y la protección contra avalanchas de Zapier puede retenerlos.
¿Necesitas ayuda para automatizar Pipefy con Zapier?
Una persona lee cada mensaje.
