Intégration Box MakeAutomatiser Box avec Make.
Et si tes dossiers Box se rangeaient sans que personne n'y touche ? L'intégration Box Make compte 32 modules : 3 déclencheurs, 25 actions et 4 recherches. Tu vas voir comment brancher ton compte, monter un premier scénario et choisir le bon module.
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Que peux-tu automatiser avec l'intégration Box Make ?
L'intégration Box Make relie ton compte Box à Make, un outil sans code où tu assembles des étapes dans un scénario (l'automatisation que tu construis). Chaque étape s'appelle un module : il surveille Box, agit sur un fichier ou un dossier, ou va chercher une information. Ensuite, tes documents se classent et se partagent seuls.
Un espace client prêt dès la signature. Pour un cabinet comptable, chaque nouveau client mérite le même dossier. Copy a Folder duplique ton dossier modèle, Rename a Folder lui donne le nom du client, puis Add a Shared Link to a Folder fournit l'adresse à lui envoyer.
Des pièces justificatives bien étiquetées. Dès qu'un fichier arrive, New File Event prévient Make. Create File Metadata Instance y pose le fournisseur et l'échéance, et Update File Metadata passe le statut à « payé » quand la compta valide.
Des contrats qui partent en signature. Une agence génère un devis, Upload a File le range dans Box, Create a Sign Request l'envoie au client, et Get a Sign Request vérifie où ça en est.
Ce que Make ne couvre pas : toute l'API Box sous forme de modules prêts. Pour le reste, Make an API Call réutilise ta connexion. Box existe aussi dans n8n, voir l'Intégration Box n8n et le comparatif n8n vs Make. Si tu débutes, la Formation Make reprend les bases.
Comment brancher ton compte Box à Make ?
- 01
Récupère tes identifiants côté Box
Il te faut un compte développeur Box. Dans la Box Developer Console, ouvre ton application, va dans l'onglet Configuration et copie le Client ID puis le Client secret. Ce sont eux qui autorisent Make.
- 02
Crée la connexion dans Make
Ajoute un module Box à ton scénario et clique sur Create a connection. La connexion, c'est ton compte Box relié à Make une bonne fois, puis réutilisé par tous les modules Box. Le champ Connection name est facultatif.
- 03
Colle tes identifiants et valide
Saisis le Client ID et le Client secret, ou suis les instructions à l'écran, puis accepte l'accès dans la fenêtre Box. Pas besoin de connaître tes chemins par cœur : Make te propose ensuite la liste des dossiers.
Ton premier scénario : un lien partagé pour chaque nouveau fichier Box
ObjectifQuand un fichier est ajouté ou modifié dans un dossier Box surveillé, Make crée un lien partagé vers ce fichier.
- 01
Crée un scénario vide
Depuis la page Scenarios, crée un nouveau scénario et clique sur le gros +. C'est sur ce canevas que tes modules vont s'aligner, de gauche à droite.
- 02
Pose Watch Files et connecte Box
Cherche Box, choisis Watch Files, puis clique sur Create a connection et suis les trois étapes vues plus haut. Make affiche alors tes dossiers : sélectionne celui à surveiller.
- 03
Ajoute le lien partagé
Clique sur le + à droite de Watch Files et ajoute Add a Shared Link to a File. Relie-y le fichier transmis par le déclencheur : chaque document aura son propre lien.
- 04
Teste avec Run once
Dépose un fichier d'essai dans le dossier, puis clique sur Run once. Chaque module affiche les bundles reçus (un bundle, c'est un élément qui passe d'un module à l'autre, ici un fichier).
- 05
Règle la fréquence et active
Ouvre l'horloge de Watch Files. Par défaut, un scénario tourne toutes les 15 minutes ; les plans payants descendent à 1 minute. Enregistre, puis active le scénario.
Qu'est-ce qui peut lancer un scénario Box ?
3 modules démarrent un scénario quand quelque chose se passe dans Box. Un déclencheur planifié est vérifié par Make au rythme du scénario ; un déclencheur instantané est appelé par Box dès que ça se passe.
New File Event
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when selected actions occurs on a file.”
Ce déclencheur réveille ton scénario dès qu'une action que tu as choisie touche un fichier dans Box. Tu coches les événements qui comptent, le reste est ignoré, donc pas de bruit inutile.
New Folder Event
Déclencheur instantanéDans Make“Triggers when selected actions occurs on a folder.”
Même logique, mais à l'échelle du dossier : Make est averti des actions que tu as retenues sur tes dossiers, pas sur chaque fichier. Parfait quand tout ton classement tourne autour d'un dossier par client ou par chantier.
Watch Files
Déclencheur planifiéDans Make“Triggers when a new file is added or an existing file is updated in a folder being watched.”
Watch Files garde l'œil sur un dossier précis et remonte à Make chaque fichier nouveau ou modifié depuis le dernier passage. Chaque fichier devient un bundle, et la suite du scénario s'exécute une fois par document.
Que sait faire Make dans Box ?
Box te donne 29 modules. Pour chacun : ce qu'il fait pour toi, le moment où tu le choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add a Shared Link to a File
ActionDans Make“Adds a shared link to a file”
Transforme un fichier en lien que tu peux coller dans un mail, une fiche CRM ou un message. Le lien revient dans le scénario, prêt pour le module suivant.
Add a Shared Link to a Folder
ActionDans Make“Adds a new shared link to a folder.”
Le même principe, pour un dossier entier. Tout ce que tu y ajoutes ensuite devient accessible par cette unique adresse, bien plus simple à gérer qu'un lien par document.
Cancel a Sign Request
ActionDans Make“Cancels a sign request by its ID.”
Annule une demande de signature encore en cours, à partir de son identifiant. Les signataires n'ont plus rien à signer, ce qui évite qu'on valide une version périmée.
Copy a Folder
ActionDans Make“Copies the selected folder.”
Duplique le dossier que tu désignes, ce qui te permet de réutiliser une arborescence type autant de fois que nécessaire. Ton dossier modèle, lui, ne bouge pas.
Create a Comment
ActionDans Make“Creates a new comment to a file.”
Laisse un commentaire sur un fichier, exactement comme un collègue le ferait dans le panneau latéral de Box. Qui ouvre le document le voit, sans mail à part.
Create a Folder
ActionDans Make“Creates a new empty folder within the specified parent folder.”
Crée un dossier vide dans le dossier parent de ton choix. Ses informations reviennent dans le scénario : tu peux enchaîner avec un partage, des métadonnées ou un dépôt de fichiers.
Create a Sign Request
ActionDans Make“Creates a sign request.”
Envoie un document en signature directement depuis le scénario. La demande est créée dans Box et son identifiant revient, pour la suivre ou l'annuler plus tard.
Create File Metadata Instance
ActionDans Make“Applies an instance of a metadata template to a file.”
Applique à un fichier l'un de tes modèles de métadonnées Box et le remplit. Le document devient filtrable par client, statut ou montant, directement dans Box.
Create Folder Metadata Instance
ActionDans Make“Applies an instance of a metadata template to a folder.”
Pose un modèle de métadonnées sur un dossier, pour que tout l'espace porte des étiquettes triables. Idéal quand c'est le dossier, et non le fichier, que ton équipe suit au quotidien.
Delete a File
ActionDans Make“Deletes a file or moves it to trash.”
Supprime un fichier, soit définitivement, soit en l'envoyant à la corbeille. C'est l'étape de ménage en fin de scénario, une fois le document traité ou archivé ailleurs.
Delete a Folder
ActionDans Make“Deletes a folder, either permanently or by moving it to trash.”
Fait disparaître un dossier complet, avec son contenu, au choix vers la corbeille ou pour de bon. Pratique pour fermer proprement un espace devenu inutile.
Download a File
ActionDans Make“Downloads a file.”
Récupère le contenu réel d'un fichier dans le scénario, pas seulement ses informations. Une autre app peut ensuite l'envoyer en pièce jointe, le convertir ou l'archiver.
Get a File
ActionDans Make“Retrieves information about a file.”
Lit les informations que Box garde sur un fichier, sans toucher au contenu. Un coup d'œil rapide avant de décider de la suite.
Get a File/Folder by Shared Link
ActionDans Make“Retrieves information about a file/folder by a shared link.”
Part d'un lien Box collé par quelqu'un et retrouve l'élément qui se cache derrière. Tu obtiens les infos du fichier ou du dossier alors que tu n'avais qu'une URL.
Get a Folder
ActionDans Make“Retrieves information about a folder, including the first 100 entries in that folder.”
Renvoie les informations d'un dossier avec ses cent premières entrées. De quoi vérifier ce qu'il contient avant qu'un scénario ne copie, renomme ou supprime quoi que ce soit.
Get a Sign Request
ActionDans Make“Retrieves a sign request by its ID.”
Retrouve une demande de signature grâce à son identifiant et ramène ce que Box en sait. Le scénario peut alors attendre, relancer quelqu'un ou passer à la suite.
Get Folder Metadata
ActionDans Make“Retrieves a folder metadata by its ID.”
Lit les métadonnées rangées sur un dossier : les valeurs saisies par ton équipe deviennent des données pour la suite du scénario. Statut, responsable ou région peuvent alors orienter le traitement.
Make an API Call
ActionDans Make“Performs an arbitrary authorized API call.”
La porte de sortie quand aucun module de la liste ne fait l'affaire. Tu envoies la requête de ton choix à l'API Box, avec la connexion déjà en place.
Rename a File
ActionDans Make“Renames a file.”
Donne à un fichier un nouveau nom construit avec les données du scénario : nom du client, numéro de facture, date venue d'une autre app. Le nommage ne dépend plus de la personne qui a déposé le fichier.
Rename a Folder
ActionDans Make“Renames a folder.”
Change le nom d'un dossier sans le déplacer ni toucher à son contenu. Liens partagés et métadonnées restent en place, seule l'étiquette bouge.
Update a File
ActionDans Make“Updates file attributes.”
Modifie les attributs que Box associe à un fichier, sans remplacer ce qu'il contient. Le fichier garde son identifiant et son historique.
Update a Folder
ActionDans Make“Updates folder attributes.”
Ajuste en une fois les attributs que Box associe à un dossier. Le dossier reste le même objet, donc les liens qui pointent vers lui continuent de marcher.
Update File Metadata
ActionDans Make“Creates or Updates Metadata of a File.”
Crée ou modifie les valeurs de métadonnées d'un fichier : l'étiquette suit la vie du document, de « reçu » à « payé ». Les filtres Box restent justes sans retouche à la main.
Update Folder Metadata
ActionDans Make“Updates folder's metadata.”
Rafraîchit les métadonnées déjà présentes sur un dossier. Les étiquettes sur lesquelles ton équipe s'appuie restent alignées avec ce qui se passe dans tes autres outils.
Upload a File
ActionDans Make“Uploads a new file.”
Dépose un nouveau fichier dans le dossier Box de ton choix, à partir d'un fichier produit plus tôt dans le scénario : pièce jointe d'un mail, PDF généré, export.
Get File Metadata
RechercheDans Make“Retrieves a file metadata by its ID.”
Va chercher les métadonnées d'un fichier à partir de son identifiant, pour que les étiquettes stockées dans Box guident le scénario. C'est une recherche : zéro, un ou plusieurs résultats possibles.
Get Folder Items
RechercheDans Make“Retrieves files, folders, and web links in a folder.”
Liste ce que contient un dossier : fichiers, sous-dossiers et liens web. Chaque élément sort en bundle séparé, et les modules suivants tournent une fois par élément.
List Sign Requests
RechercheDans Make“Retrieves all sign requests.”
Remonte toutes les demandes de signature du compte, pour avoir la vue d'ensemble sans ouvrir Box. Chaque demande devient un bundle que tu peux filtrer.
Search for Content
RechercheDans Make“Searches for items that are available to the user or an entire enterprise.”
Retrouve les fichiers et dossiers accessibles à l'utilisateur connecté, ou dans toute l'entreprise. Utile quand tu sais ce que tu cherches mais pas où ça se trouve.
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