Intégration Air ZapierAutomatiser Air avec Zapier.
L'intégration Air Zapier propose 5 déclencheurs, 19 actions et 8 recherches pour gérer tableaux, fichiers, tags et invités de ta médiathèque sans y passer tes journées. Elle tourne dès le plan gratuit, mais aucun déclencheur n'est instantané.
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Ce que l'intégration Air Zapier change dans ton quotidien
L'intégration Air Zapier branche ton espace Air sur Zapier, un service d'automatisation. Tu choisis un événement côté Air (un tableau créé, un fichier ajouté, un tag posé, un champ qui change de valeur) et Zapier enchaîne les étapes que tu as prévues, sans copier-coller entre les outils.
Commençons par ce que ça ne fait pas, parce que c'est là que les attentes déçoivent. Aucun des cinq déclencheurs n'est instantané : Zapier passe voir Air à intervalle fixe. Beaucoup d'actions réclament un identifiant brut (tableau, fichier, version, champ), donc une recherche doit souvent passer avant. Et rien de ce qui existait avant la mise en route n'est rattrapé.
Ce que ça produit, en revanche, se voit vite. Des espaces clients prêts à l'emploi : New Board détecte le tableau, Add Guest to a Board y invite le studio photo partenaire avec le bon rôle. Une validation qui fait avancer le fichier : Board Custom Field Updated repère le passage d'un projet à « Validé », et la suite s'organise. Des livrables qui arrivent seuls : Import a File From a URL fait entrer dans Air un fichier exposé par un lien public, ce qui évite le téléchargement puis le dépôt à la main.
Pour voir la même app ailleurs, l'intégration Air Make existe, et le comparatif Make vs Zapier pose les critères pour choisir.
Le vocabulaire de Zapier, en clair
Huit mots reviennent partout sur cette page. On les définit ici, une fois.
- Zap
- L'automatisation que tu construis dans Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois.
- Déclencheur
- L'événement côté Air qui lance le Zap, par exemple un nouveau tableau. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- Ce que le Zap fait ensuite pour toi dans Air : créer un tableau, déplacer un fichier, poser un champ.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan compte ça, et seulement ça.
- Interrogation ou instantané
- Par interrogation, Zapier va vérifier l'app à intervalle fixe. En instantané, l'app prévient Zapier aussitôt. Air n'a que le premier mode.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans Air (un tableau, un fichier) pour que la suite puisse s'en servir.
- Connexion
- Ton compte Air relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par toutes les étapes Air de tous tes Zaps.
Combien coûte un Zap Air, concrètement
Air n'est pas une app réservée aux plans payants : elle marche dès le plan gratuit. Le compteur tourne en tâches, jamais sur le déclencheur.
- Vérification du déclencheurGratuite, jamais comptée
- Action réussie1 tâche chacune
- Action échouéeNon comptée
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à 2 étapes
- Air sur le plan gratuitOui, pas réservée aux plans payants
Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps à deux étapes seulement, un déclencheur et une action. Chaque action réussie consomme une tâche, une action ratée ne compte pas, et les vérifications de Zapier sur Air sont gratuites. Le hic avec Air : une deuxième action, un filtre ou une recherche rendent le Zap multi-étapes, donc payant. Comme beaucoup d'actions attendent un identifiant qu'une recherche doit trouver, tu y arrives vite.
Connecter ton compte Air à Zapier
- 01
Ouvre la page des apps
Dans Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte Air, et un accès en lecture ou en écriture sur les tableaux qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher.
- 02
Choisis Air
Dans la fenêtre de recherche, tape Air, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté Air pour que tu puisses t'identifier.
- 03
Identifie-toi et autorise
Connecte-toi à Air dans cet onglet et donne l'accès à Zapier. Cette connexion sert ensuite à toutes les étapes Air de tous tes Zaps : tu ne la refais pas à chaque fois.
Ton premier Zap Air : chaque nouveau tableau client prêt en un passage
ObjectifQuand un chef de projet ouvre un tableau pour un nouveau client, lui poser le champ « Responsable de compte » et y inviter le studio photo partenaire, sans relance.
- 01
Build : le déclencheur
Crée un Zap, choisis Air puis New Board, et sélectionne ta connexion Air. Ce déclencheur ne demande aucun autre réglage obligatoire.
- 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois tableaux les plus récents du compte. Choisis-en un vrai, tu feras le mapping des champs dessus.
- 03
Pose le champ sur le tableau
Ajoute Apply a Custom Field to a Board : l'identifiant du tableau vient du déclencheur, le champ est celui de ton espace.
- 04
Invite le client
Ajoute Add Guest to a Board : l'identifiant du tableau vient du déclencheur, l'email et le rôle du studio sont fixes.
Deux actions : le Zap devient multi-étapes et passe sur un plan payant.
- 05
Test, puis Publish
Teste chaque action et vérifie le résultat dans Air. Clique enfin sur Publish : seuls les tableaux créés à partir de maintenant lanceront le Zap.
Les 5 déclencheurs Air disponibles
5 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Air. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
Board Custom Field Updated
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a custom field is updated to a given value”
Surveille un champ personnalisé posé sur tes tableaux et lance le Zap dès qu'il prend la valeur précise que tu as indiquée. Le bon choix quand le statut d'un projet se lit au niveau du tableau plutôt que fichier par fichier.
Asset Custom Field Updated
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a custom field is updated to a given value”
Même logique, mais au niveau du fichier : il suit un champ personnalisé sur chaque asset et démarre le Zap quand ce champ atteint la valeur choisie. À choisir quand le statut qui compte est posé sur le fichier, pas sur le tableau.
New Asset
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new asset is created in your workspace.”
Réagit à chaque nouvel asset créé dans l'espace Air. C'est le plus large des cinq, donc le point de départ naturel pour trier, taguer ou signaler les nouveautés.
New Board
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new board is created in your workspace.”
Se lance à chaque création de tableau. Un tableau neuf veut souvent dire un client ou un projet neuf, c'est donc ici que démarrent les routines d'installation : champs, invités, structure.
Tag Added to Asset
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new tag is added to an asset.”
Attend un tag précis, celui que tu nommes, et démarre le Zap chaque fois qu'il est posé sur un fichier. C'est la façon la plus légère de laisser un humain donner le feu vert depuis Air.
Les 19 actions Air, rangées par usage
Air te donne 19 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Add Assets to a Board
ActionDans Zapier“Add one or more Assets to a Board in your workspace”
Range un ou plusieurs fichiers existants dans un tableau. Les identifiants de fichiers se mettent dans un seul champ, séparés par des virgules.
Add Guest to a Board
ActionDans Zapier“Add a guest to a board in your workspace”
Invite quelqu'un sur un tableau par email, avec le rôle choisi. Tableau, email et rôle sont tous obligatoires.
Add Tags to an Asset Version
ActionDans Zapier“Add a Tag to an Asset Version in your workspace”
Pose des tags sur une version donnée, pas sur le fichier entier. Il faut l'identifiant du fichier, celui de la version et ceux des tags.
Apply Custom Fields to an Asset
ActionDans Zapier“Apply one or more Custom Fields to an Asset in your workspace”
Remplit plusieurs champs personnalisés d'un fichier en une seule étape. Seul l'identifiant du fichier est obligatoire.
Apply a Custom Field to an Asset
ActionDans Zapier“Apply a Custom Field to an Asset in your workspace”
La version à un seul champ : un fichier, un champ personnalisé. Plus simple à régler quand seul le statut bouge.
Apply a Custom Field to a Board
ActionDans Zapier“Apply a Custom Field to a Board in your workspace”
Pose un champ personnalisé sur un tableau plutôt que sur un fichier, avec l'identifiant du tableau et celui du champ.
Create a Board
ActionDans Zapier“Create a board at the top-level of your workspace or as a child of another board”
Ouvre un tableau, à la racine de l'espace ou rangé sous un tableau existant. Seul le titre est obligatoire.
Create a Custom Field
ActionDans Zapier“Create a Custom Field in your workspace”
Ajoute un champ personnalisé à l'espace à partir d'un simple nom. Pratique quand ta structure grandit avec tes projets.
Generate an Upload URL
ActionDans Zapier“Generate a secure URL for uploading files to your workspace”
Prépare une adresse sécurisée vers laquelle envoyer un fichier. Elle demande d'emblée le nom, l'extension, la taille en octets et le type mime.
Get Asset Parent Boards
ActionDans Zapier“Get the list of parent boards of an asset. Sorted by createdAt descending (most recently created board first).”
Liste les tableaux auxquels appartient un fichier, du plus récemment créé au plus ancien. Elle ne modifie rien dans Air.
Get or Create Tags
ActionDans Zapier“Get or Create Tags in your workspace”
Renvoie les tags demandés et crée ceux qui manquent. Plusieurs tags tiennent dans un seul champ, séparés par des virgules.
Import a File From a URL
ActionDans Zapier“Imports a File from a public URL”
Fait entrer un fichier dans Air depuis un lien, en une seule étape, sans passer par le dépôt en deux temps. Le lien doit être accessible à tous.
Status of an Import
ActionDans Zapier“Retrieve the status of a specific import by providing the import ID in the URL.”
Indique où en est une importation, à partir de l'identifiant fourni par l'étape d'import. Une vérification utile avant de compter sur la présence du fichier.
Remove an Asset From a Board
ActionDans Zapier“Remove an Asset from a Board in your workspace”
Retire un fichier d'un tableau, avec les deux identifiants. Associée à Add Assets to a Board, elle fait passer un fichier d'une étape à la suivante.
Remove Guest From a Board
ActionDans Zapier“Remove a guest from a board in your workspace”
Retire l'accès d'un invité à un tableau, avec l'identifiant du tableau et celui de l'invité. Find Guests of a Board te donne ce dernier.
Update a Board
ActionDans Zapier“Update a Board's title, description, or location”
Change le titre, la description ou l'emplacement d'un tableau. L'identifiant du tableau suffit, le reste est facultatif.
Update Role of Guest
ActionDans Zapier“Update the role of a guest on a board in your workspace”
Change ce qu'un invité existant peut faire sur un tableau. Il faut le tableau, l'identifiant de l'invité et le nouveau rôle.
Update an Asset Version
ActionDans Zapier“Update an Asset Version's title or description”
Modifie le titre ou la description d'une version précise d'un fichier, désignée par l'identifiant du fichier et celui de la version.
Upload a File
ActionDans Zapier“Upload a file to your workspace as a new Asset or Version”
Envoie un fichier dans Air, comme nouvel asset ou comme nouvelle version. Il prend l'adresse générée juste avant et un lien public vers le fichier.
Les 8 recherches Air pour retrouver les identifiants
8 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Air, pour qu'une étape suivante s'en serve.
La plupart des actions Air demandent un identifiant. Une étape de recherche retrouve d'abord le tableau, le fichier, l'invité ou le champ, puis transmet son identifiant. Les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH, et certains champs proposent + Add search step pour en insérer une.
Find Assets
RechercheDans Zapier“Search for Assets in your workspace”
Cherche des fichiers dans l'espace et renvoie ceux qui correspondent, y compris les fichiers imbriqués sous un tableau parent si tu le demandes.
Find Boards
RechercheFind or createDans Zapier“Search for Boards in your workspace”
Retrouve des tableaux dans l'espace. Dans l'éditeur apparaît aussi Find or Create a Board : c'est cette même recherche avec la création cochée, pas une opération de plus.
Find Custom Fields
RechercheFind or createDans Zapier“Search for Custom Fields in your workspace”
Retrouve des champs personnalisés. Sa variante Find or Create a Custom Field est la même recherche, case de création cochée.
Find Guests of a Board
RechercheDans Zapier“Search for guests of a board in your workspace”
Liste les invités d'un tableau : c'est elle qui fournit l'identifiant d'un invité pour le modifier ou le retirer. L'identifiant du tableau est obligatoire.
Get Asset by ID
RechercheDans Zapier“Get all info about an Asset”
Récupère tout ce qu'Air sait d'un fichier, quand une étape précédente t'a déjà donné son identifiant.
Get Asset Version by ID
RechercheDans Zapier“Get all info about an Asset Version”
Lit le détail d'une version, à partir de l'identifiant du fichier et de celui de la version.
Get Board by ID
RechercheDans Zapier“Get all info about a Board”
Renvoie la fiche complète d'un tableau à partir de son identifiant. Direct et exact, sans recherche approximative.
Get Custom Field by ID
RechercheDans Zapier“Get all info about a Custom Field”
Lit un champ personnalisé en entier depuis son identifiant. Utile pour contrôler un champ avant d'écrire dedans.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche vide arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue sans résultat.
- Create X if it doesn't exist yet?Coché, la recherche devient « find or create » : le réglage précédent disparaît et elle demande de quoi créer l'élément manquant.
- If multiple search results are found?Garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup.
Quand un Zap Air se grippe
Zapier ne rattache aucun article d'aide à Air : les risques ci-dessous sont ceux de Zapier en général, appliqués à une médiathèque.
Voici les cas à garder en tête quand on construit sur Air. Si un Zap semble bloqué, la page Dépannage Zapier prend le relais.
Rien n'est rattrapé
Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa publication. Les fichiers, tableaux et tags déjà là ne sont jamais repris : les traiter est un chantier à part.Le Zap qui se relance lui-même
Un Zap sur New Asset qui redépose ou importe dans le même espace se déclenche encore et encore, et vide ton quota de tâches très vite.Gros imports freinés
Après un import massif ou une migration, un déclencheur peut remonter un énorme lot d'un coup, et la protection anti-afflux de Zapier peut le retenir.Pas de double départ
Zapier garde en mémoire ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation : un même fichier ne lance pas le Zap deux fois.
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