Intégration FileCloud ZapierAutomatiser FileCloud avec Zapier.
L'intégration FileCloud Zapier propose 1 déclencheur, 3 actions et 0 recherche. De quoi réagir à l'arrivée d'un fichier dans un dossier, créer dossiers et fichiers texte à la volée, et rapatrier sur ton serveur FileCloud les fichiers d'autres outils.
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Ce que fait vraiment l'intégration FileCloud Zapier
Elle branche le serveur FileCloud que ton entreprise héberge chez elle sur tes autres outils, via Zapier. Un Zap (l'automatisation qu'on monte sur Zapier : un événement de départ, puis des étapes qui se rejouent à chaque fois) peut surveiller un dossier FileCloud ou écrire dedans quand il se passe quelque chose ailleurs.
Trois usages reviennent sans cesse. Le premier, c'est l'alerte : une pièce déposée dans un dossier partagé crée une carte pour l'équipe, grâce à New Files in Folder. Le deuxième, c'est le classement : une facture reçue par mail ou un PDF signé dans un autre service file tout seul sur FileCloud avec Upload File. Le troisième, c'est l'arborescence qui se construit seule : chaque nouveau dossier client naît de Create Folder, et Create Text File pose une fiche à côté.
Maintenant, les limites. Zapier ne sait pas chercher dans FileCloud, ni déplacer, partager, renommer ou supprimer un fichier. Le déclencheur ne voit que les fichiers ajoutés directement dans le dossier choisi, jamais dans ses sous-dossiers. Et il n'existe aucun déclencheur instantané ici : chaque réaction attend le prochain passage de Zapier.
Si un de ces manques te bloque, jette un œil à l'intégration FileCloud Make avant de te lancer, et au comparatif Make vs Zapier pour la vue d'ensemble.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots suffisent pour lire la suite. Chacun est expliqué une fois, ici.
- Zap
- Ton automatisation sur Zapier. Elle part d'un événement, puis enchaîne ses étapes à chaque fois que cet événement se reproduit.
- Déclencheur
- L'événement qui lance le Zap, par exemple un nouveau fichier dans un dossier FileCloud. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend.
- Action
- L'étape qui travaille une fois le Zap lancé : elle crée, écrit ou copie quelque chose pour toi dans une app.
- Tâche
- La monnaie de Zapier : chaque dossier créé, fichier texte écrit ou envoi réussi sur FileCloud en consomme une sur ton quota mensuel.
- Interrogation ou instantané
- FileCloud ne prévient jamais Zapier : c'est Zapier qui passe régulièrement regarder le dossier, ce qu'on appelle l'interrogation. L'instantané n'existe pas ici.
- Filtre
- Un portillon entre le déclencheur et l'action : un fichier qui ne coche pas ta règle arrête l'exécution, les autres continuent.
- Connexion
- Tes identifiants FileCloud, enregistrés par Zapier la première fois. Ton deuxième Zap ne te redemandera pas l'accès au serveur.
Combien te coûte un Zap FileCloud
FileCloud ne fait pas partie des apps réservées aux plans payants : elle tourne dès le plan gratuit. La facture se compte en tâches.
- App réservée au payantNon, plan gratuit possible
- Tâches du plan gratuit100 par mois
- Taille d'un Zap gratuitDéclencheur et une action
- Coût du déclencheurZéro tâche
Le déclencheur ne coûte jamais rien, même si Zapier passe voir le dossier sans arrêt. Chercher du nouveau n'est pas facturé non plus. Chaque action réussie compte pour une tâche, une action ratée ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et vérifie toutes les 15 minutes, mais il ne monte que des Zaps à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre ou une deuxième action, et le Zap devient multi-étapes, donc payant.
Connecter ton compte FileCloud en 3 étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Il te faut un compte FileCloud, et des droits sur chaque dossier qui ne t'appartient pas mais que le Zap doit lire ou remplir.
- 02
Choisis FileCloud
Tape FileCloud dans la recherche de la fenêtre, sélectionne-la, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre côté FileCloud, où se joue la dernière étape.
- 03
Connecte-toi et autorise
Identifie-toi avec ton compte FileCloud et donne l'accès à Zapier. La connexion est enregistrée : toutes les étapes FileCloud de tous tes Zaps la reprennent sans rien redemander.
Ton premier Zap : une carte Trello pour chaque pièce reçue
ObjectifUn cabinet comptable reçoit les justificatifs de ses clients dans un dossier FileCloud et veut une carte Trello pour chaque pièce utile à traiter.
- 01
Crée le Zap
Lance un nouveau Zap, choisis FileCloud comme app de départ et New Files in Folder comme événement. Sélectionne la connexion créée plus haut.
- 02
Vise le bon dossier
Indique le dossier où les clients déposent leurs justificatifs. Ce qui tombe dans un sous-dossier passe à la trappe : choisis le niveau où les fichiers arrivent vraiment.
- 03
Teste le déclencheur
Lance le test. Zapier remonte les trois fichiers les plus récents du dossier, et tu construis la suite sur un cas réel plutôt qu'à l'aveugle.
- 04
Pose le filtre
Ajoute une étape Filter et cale la règle sur une valeur repérée dans l'échantillon du test. Règle texte pour du texte : une règle du mauvais type ne laisse jamais rien passer.
- 05
Ajoute la carte Trello
Ajoute Trello avec Create Card, choisis le tableau et la liste, puis glisse les infos de l'étape FileCloud dans le titre. Teste une fois et relis le résultat.
- 06
Publie
Clique sur Publish pour l'allumer et le laisser tourner seul. Avec son filtre, ce Zap est multi-étapes : il demande un plan payant.
Les déclencheurs FileCloud
1 événement démarre un Zap quand quelque chose se passe dans FileCloud. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.
New Files in Folder
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new file is added directly to a specific folder (but not its subfolders).”
Ton Zap démarre dès qu'un fichier est ajouté pile dans le dossier que tu as désigné. Les sous-dossiers restent hors de sa vue : le niveau choisi décide donc de tout ce qui sera capté.
Les actions FileCloud
FileCloud te donne 3 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Folder
ActionDans Zapier“Creates a brand new folder at the path you specify.”
Ouvre un dossier neuf à l'emplacement indiqué, avec le nom que tu lui donnes. En reprenant ce nom d'une étape précédente, chaque nouveau dossier client trouve sa place.
Create Text File
ActionDans Zapier“Creates a brand new text (.txt) file from plain text content you specify.”
Produit un fichier texte brut à partir du contenu que tu écris ou que tu fais remonter. L'extension .txt s'ajoute toujours d'office : inutile de la taper dans le nom.
Upload File
ActionDans Zapier“Copy an already-existing file from another service to FileCloud.”
Recopie sur FileCloud un fichier qui existe déjà dans un autre service. L'original ne bouge pas : FileCloud récupère sa propre copie.
Quand le Zap casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide à FileCloud : les pièges ci-dessous sont les pièges généraux. Ils frappent fort ici, parce que le seul déclencheur surveille un dossier.
La plupart des Zaps FileCloud en panne tombent dans l'un de ces quatre cas. Si une exécution échoue sans raison visible, la page Dépannage Zapier passe en revue les causes habituelles.
L'historique ne remonte jamais
Un Zap ne réagit qu'aux fichiers ajoutés après sa publication. Ceux qui dorment déjà dans le dossier sont ignorés, et les reprendre est un chantier à part.Le Zap s'auto-alimente
Fais écrire Create Text File ou Upload File dans le dossier que surveille le déclencheur, et chaque nouveau fichier relance le Zap. Les tâches fondent.Un dépôt massif est freiné
Copie d'un coup toute une archive dans le dossier surveillé, et la protection anti-afflux de Zapier peut retenir le lot au lieu de tout déclencher.Les sous-dossiers restent muets
Le déclencheur ne lit que les fichiers posés directement dans le dossier choisi. Un collègue qui range un cran plus bas ne lance jamais le Zap.
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