Intégration Formstack ZapierAutomatiser Formstack avec Zapier.
L'intégration Formstack Zapier compte 2 déclencheurs et 2 actions, pour 0 recherche. Un seul déclencheur est instantané : une réponse envoyée arrive chez Zapier sur le coup, même en gratuit. L'autre attend le passage de Zapier. Voici le détail de chacun.
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Ce que l'intégration Formstack Zapier change pour toi
Formstack sert à créer des formulaires : tu les conçois, les gens les remplissent, et chaque envoi est enregistré comme une réponse. Relier Formstack à Zapier, c'est laisser ces réponses (et les formulaires que tu crées) lancer des automatisations, et laisser Zapier écrire une réponse dans un formulaire à ta place. Plus de copier-coller entre deux outils.
Un conseil d'abord : sur les deux déclencheurs, New Form Submission est le seul instantané. Il réagit tout de suite, même en gratuit, là où New Form attend le prochain passage de Zapier. Si la vitesse compte, pars des réponses.
Ensuite, trois résultats qu'on monte le plus souvent. Des candidatures triées sans effort : New Form Submission lance le Zap, Create Form Submission range la candidature dans le formulaire interne où les recruteurs notent leurs entretiens. Un inventaire de tes formulaires : New Form part quand un service publie un nouveau formulaire. Le reste de l'API : API Request (Beta) sert quand aucune action toute faite ne colle.
Ce que Zapier ne fait pas ici : aucune étape de recherche pour Formstack, donc pas moyen de retrouver une réponse existante avant d'agir, et aucune action pour modifier ou supprimer une réponse. Les envois antérieurs à la mise en route du Zap ne remontent pas non plus.
Pour comparer, Formstack a aussi sa page Intégration Formstack n8n et sa page Intégration Formstack Make.
Le vocabulaire Zapier en une minute
Sept mots reviennent sur chaque page de Zapier. Une ligne chacun, et le reste se lit sans buter.
- Zap
- L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois que l'événement arrive.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier attend simplement que cet événement se produise.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui écrit, envoie ou crée quelque chose à ta place, ici une réponse.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le compteur de ton plan ne compte que ça.
- Interrogation ou instantané
- Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app sur le coup.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sans bruit sinon.
- Connexion
- Ton compte Formstack relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape de chaque Zap qui touche à Formstack.
Ce que ça te coûte vraiment
Formstack fonctionne dès le plan gratuit de Zapier : l'app n'est pas réservée aux offres payantes. Tout se compte en tâches.
- Tâches du plan gratuit100 par mois
- Étapes du plan gratuit2 : un déclencheur, une action
- App réservée aux plans payantsNon, gratuit possible
- Déclencheur instantané1 sur 2 : New Form Submission
Le déclencheur ne coûte rien. Zapier peut passer voir tes formulaires aussi souvent que son plan le permet : ça reste gratuit. Seule une action réussie compte, une tâche à chaque fois ; une action en échec n'est pas décomptée. Ranger chaque candidature dans le formulaire interne coûte donc une tâche par candidature. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois, mais uniquement des Zaps de deux étapes. Un filtre en plus, et le Zap passe en multi-étapes, donc en plan payant. La grille ci-dessous règle New Form ; New Form Submission ne l'attend pas.
Connecter ton compte Formstack en trois étapes
- 01
Ouvre la page Apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps et clique sur + Add connection. Une fenêtre s'ouvre avec un champ de recherche : tape Formstack et sélectionne l'app. Il te faut déjà un compte Formstack.
- 02
Connecte-toi à Formstack
Clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre sur Formstack : identifie-toi avec le compte qui détient les formulaires à automatiser. Ceux d'un collègue doivent t'être partagés, sinon le Zap ne les proposera pas.
- 03
Autorise Zapier, une fois pour toutes
Donne l'accès à Zapier sur ton compte. La connexion est alors enregistrée : chaque Zap qui utilise Formstack la réutilise, et tu ne te reconnectes plus pour le suivant.
Ton premier Zap : les candidatures vers le suivi d'entretiens
ObjectifChaque candidature envoyée sur ton formulaire public arrive dans le formulaire interne des recruteurs, mais seulement pour les postes en alternance.
- 01
Crée le Zap
Commence un nouveau Zap. Choisis Formstack, l'événement
New Form Submission, ta connexion enregistrée, puis le formulaire de candidature public. - 02
Teste le déclencheur
Lance le test : Zapier remonte les trois réponses les plus récentes de ce formulaire. Tu prépares la suite sur une vraie candidature, pas sur un exemple vide.
- 03
Pose le filtre
Clique sur l'icône plus et choisis Filter. Prends la question sur le type de contrat, une règle texte et la valeur « alternance ». Ce filtre rend le Zap multi-étapes : plan payant requis.
- 04
Ajoute Create Form Submission
Reprends Formstack avec
Create Form Submission, choisis le formulaire interne des recruteurs, puis mappe chaque réponse du test vers le champ qui lui correspond. - 05
Teste et publie
Teste l'action une fois et ouvre le formulaire interne dans Formstack pour voir la nouvelle entrée. Clique enfin sur Publish : chaque candidature est désormais traitée.
Les déclencheurs Formstack
2 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Formstack, et l'un d'eux est instantané : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
New Form
Déclencheur par interrogationDans Zapier“Triggers when a new Form is created.”
Le Zap démarre quand quelqu'un crée un formulaire dans ton compte Formstack. Ce déclencheur surveille les formulaires eux-mêmes, pas les réponses qui y arrivent.
New Form Submission
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a Form recieives a Submission.”
À chaque envoi sur un formulaire choisi, ton Zap reçoit la réponse. C'est le point de départ quand ce sont les réponses qui t'intéressent, puisque chaque réponse porte ce que la personne vient de saisir.
Les actions Formstack
Formstack te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Form Submission
ActionDans Zapier“Creates a new Submission on a Form.”
Ajoute une réponse dans le formulaire Formstack choisi, à partir des données d'une étape précédente. Une information recueillie ailleurs finit rangée avec tes autres réponses.
API Request (Beta)
ActionDans Zapier“This is an advanced action which makes a raw HTTP request that includes this integration's authentication.”
Une étape avancée qui envoie une requête brute à Formstack avec la connexion déjà en place, pour ce qu'aucune action toute faite ne couvre. Tu fixes toi-même la méthode et l'adresse.
Quand ça casse
Zapier tient un article d'aide intitulé Common Problems With Formstack. Les cas ci-dessous guettent tous les Zaps montés sur cette app.
La plupart des surprises viennent de la logique des Zaps plus que de Formstack. Un Zap ne regarde jamais en arrière, il peut s'alimenter lui-même, et un afflux brutal peut être retenu. Pour décortiquer une exécution en échec, commence par la page Dépannage Zapier.
Les anciennes réponses ne remontent pas
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après sa publication. Les envois antérieurs restent dans Formstack : les reprendre est un chantier à part.Le formulaire qui relance son propre Zap
Un Zap sur New Form Submission qui écrit dans le formulaire qu'il surveille se déclenche encore et encore, et ton compteur de tâches fond à vue d'œil.Un import massif mis en attente
Si un gros lot de réponses arrive d'un coup, après un import ou une migration, la protection anti-afflux de Zapier peut retenir les exécutions.Un filtre qui bloque tout
Les règles d'un filtre sont typées : une règle texte ne marche que sur du texte, une règle nombre que sur des nombres. Mauvais type, et le Zap s'arrête au filtre.
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