Intégration JOIN ZapierAutomatiser JOIN avec Zapier.
L'intégration JOIN Zapier propose 3 déclencheurs, 2 actions et 2 recherches pour faire sortir candidatures et annonces de ton outil de recrutement. Les trois déclencheurs sont instantanés, le plan gratuit suffit, et cette page dit ce que ça coûte et ce qui casse.
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À quoi sert l'intégration JOIN Zapier pour un recruteur
L'intégration JOIN Zapier branche ton compte de recrutement JOIN sur les autres outils de ton équipe. Un Zap (l'automatisation que tu montes une fois sur Zapier : un événement de départ, puis les étapes qui suivent) surveille les nouvelles candidatures ou les changements d'état d'une annonce, puis agit ailleurs ou réécrit dans JOIN à ta place.
Trois usages reviennent sans cesse chez les équipes RH. D'abord, une responsable d'agence qui apprend chaque candidature sans ouvrir JOIN : Application Created lance le Zap, et une ligne arrive dans un tableur ou un message dans la messagerie interne. Ensuite, des candidats récoltés ailleurs (formulaire de cooptation, salon, fichier d'un cabinet) qui finissent sur la bonne offre : Create Application les range, à condition que le Zap connaisse l'identifiant du poste. Enfin, une liste de postes ouverts toujours à jour : Job Published et Job Unpublished signalent la mise en ligne ou le retrait d'une annonce, et Update Job Status peut la basculer en ligne, hors ligne ou archivée depuis une autre app.
Ce que la page de l'app ne dit pas : Zapier ne modifie ni ne supprime une candidature dans JOIN, ne crée pas d'annonce et ne fait pas avancer un candidat d'une étape à l'autre. L'intégration se limite aux sept opérations détaillées plus bas. Elle ignore aussi tout ce qui précède la mise en route du Zap. Si ton process va plus loin, notre agence Zapier peut regarder le cas avec toi.
La même app a sa page intégration JOIN Make, si tu veux regarder l'autre plateforme avant de construire.
Le vocabulaire Zapier, en une minute
Sept mots suffisent pour lire la suite. On les emploie ensuite tels quels.
- Zap
- Ton automatisation sur Zapier : un événement de départ, puis une ou plusieurs étapes qui tournent à chaque fois qu'il se produit.
- Déclencheur
- L'événement dans une app qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier se contente de l'attendre.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose dans une app à ta place.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Zapier va voir à intervalle fixe pour un déclencheur par interrogation. Pour un déclencheur instantané, c'est l'app qui le prévient.
- Filtre
- Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
- Étape de recherche
- Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes puissent s'en servir.
Ce que coûte vraiment un Zap JOIN
Zapier ne réserve pas JOIN aux plans payants : l'app tourne dès le plan gratuit.
- Déclencheur0 tâche
- Chaque action réussie1 tâche
- Plan gratuit100 tâches par mois, 2 étapes par Zap
- Déclencheurs JOIN3 instantanés, 0 par interrogation
Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, l'attente des événements non plus. Chaque action réussie compte une fois, une action ratée ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps sans limite de nombre, mais deux étapes par Zap seulement : un déclencheur, une action. Ajoute un filtre, une recherche ou une deuxième action, et tu passes en Zap multi-étapes, donc en plan payant. La grille d'intervalle ci-dessous ne vise que l'interrogation : les déclencheurs JOIN sont tous instantanés.
Connecter ton compte JOIN en trois étapes
- 01
Ouvrir la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. Une connexion, c'est ton compte JOIN relié une fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche à JOIN.
- 02
Choisir JOIN
Tape JOIN dans la fenêtre de recherche, sélectionne l'app puis clique sur Add connection. Un onglet s'ouvre côté JOIN. Il te faut déjà un compte JOIN : Zapier n'en crée pas pour toi.
- 03
Se connecter et autoriser
Identifie-toi sur JOIN dans cet onglet et donne à Zapier l'accès au compte. Pour une annonce gérée par un collègue, il te faut en plus des droits de lecture ou d'écriture avant qu'un Zap puisse y toucher.
Ton premier Zap : prévenir l'équipe à chaque candidature
ObjectifChaque candidature sur un poste choisi déclenche un court message dans le canal de recrutement.
- 01
Créer le Zap
Dans Zapier, crée un nouveau Zap et choisis JOIN comme app de départ. Prends Application Created comme événement, puis sélectionne la connexion JOIN ajoutée plus tôt.
- 02
Tester le déclencheur
Lance le test. Zapier remonte les trois candidatures les plus récentes de ton compte : tu fais ainsi la correspondance des champs sur un vrai candidat, pas sur une fiche vide.
- 03
Poser le filtre
Clique sur le plus, choisis Filter, puis règle le champ à regarder, la règle et la valeur. Ce filtre fait passer le Zap en multi-étapes, donc il demande un plan payant.
- 04
Ajouter le message
Ajoute l'action dans ta messagerie et glisse dans le texte le nom du candidat et le poste venus du déclencheur, pour que l'équipe sache qui a postulé et sur quelle offre.
- 05
Tester puis publier
Fais tourner chaque étape une fois et lis le résultat. Quand le message te convient, clique sur Publish pour allumer le Zap. Seules les candidatures suivantes seront traitées.
Les déclencheurs JOIN sur Zapier
3 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans JOIN, et 3 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Application Created
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new application is created for a published job.”
Lance ton Zap dès qu'un candidat postule sur une de tes annonces publiées, et transmet sa candidature aux étapes suivantes avec ses coordonnées. C'est en général le premier déclencheur qu'une équipe RH met en place, parce qu'il transforme chaque nouvelle candidature en signal exploitable par tes autres outils.
Job Published
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new or existing job's status becomes online.”
Part à chaque fois qu'une annonce passe en ligne dans JOIN, qu'elle soit toute neuve ou que tu en réactives une ancienne. Le Zap récupère le poste pour l'annoncer, le consigner ou préparer un dossier ailleurs. En somme, c'est le signal de départ de tout ce qui doit suivre l'ouverture d'un poste.
Job Unpublished
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a job's status is changed to offline or archived.”
Réagit quand une annonce quitte le marché, qu'elle passe hors ligne ou aux archives. Le Zap reçoit le poste retiré, ce qui permet de fermer la boucle dans tes autres outils au lieu de traquer les offres périmées à la main. C'est le pendant de Job Published, et les deux vont souvent ensemble.
Les actions JOIN sur Zapier
JOIN te donne 2 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Application
ActionDans Zapier“Creates a new application and assigns it to a specific job.”
Inscrit un candidat sur un poste précis dans JOIN, à partir de données collectées par une autre app. Quatre champs sont obligatoires : e-mail, prénom, nom du candidat et identifiant du poste.
Update Job Status
ActionDans Zapier“Updates the job status to one of the following values: ONLINE, OFFLINE, or ARCHIVED.”
Fait passer une annonce en ONLINE, OFFLINE ou ARCHIVED sans ouvrir JOIN. Tu lui donnes l'identifiant du poste et le nouveau statut, rien de plus.
Les recherches JOIN sur Zapier
2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans JOIN, pour qu'une étape suivante s'en serve.
Les deux recherches retrouvent des postes par leur intitulé : c'est le moyen le plus simple d'obtenir un identifiant de poste qu'aucune étape précédente ne portait. Elles sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. Trois réglages décident de la suite quand le résultat n'est pas unique et propre.
Get Jobs
RechercheDans Zapier“Search for jobs by title”
Retrouve des postes de ton compte JOIN par leur intitulé et passe ce qu'il a trouvé aux étapes suivantes. C'est l'étape qui alimente Create Application ou Update Job Status quand tu ne connais que le nom du poste.
Get Online Jobs
RechercheDans Zapier“Search for online jobs by title”
La même recherche par intitulé, restreinte aux annonces actuellement en ligne. Les postes fermés ou archivés restent ainsi hors du résultat, ce qui compte quand un candidat ne doit atterrir que sur une offre ouverte.
Les trois réglages que toute recherche expose
- Successful if no search results are found?Par défaut, une recherche vide arrête le Zap et les étapes qui en dépendent sont sautées. Activé, le Zap continue sans résultat.
- Create X if it doesn't exist yet?Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». Aucune recherche JOIN ne la propose : un poste absent n'est jamais créé.
- If multiple search results are found?Quand plusieurs postes portent le même intitulé, trois sorties s'offrent à toi. Garder le premier, c'est le choix par défaut ; sinon, arrêter le Zap ou transmettre tous les résultats ensemble.
Quand un Zap JOIN casse
Zapier ne rattache aucun article d'aide ni aucune limite de débit documentée à JOIN.
Les pannes viennent donc du fonctionnement général de Zapier. Voici les cas à connaître avant de publier ; la page dépannage Zapier va plus loin quand l'un d'eux te tombe dessus.
Les anciennes candidatures n'arrivent pas
Un Zap ne voit que ce qui se passe après sa mise en route. Les candidats et postes déjà présents sont ignorés : leur reprise est un chantier à part.Le Zap se relance tout seul
Update Job Status dans un Zap lancé par Job Published ou Job Unpublished écrit là où le déclencheur regarde. Le Zap repart sans fin et vide ton quota de tâches.Un import massif est retenu
Si un déclencheur envoie d'un coup une énorme fournée, après une migration ou un import de postes en masse, la protection anti-afflux de Zapier peut la bloquer.Une recherche arrête le Zap
Get Jobs ou Get Online Jobs ne trouve aucun intitulé et, réglage par défaut, toutes les étapes suivantes sont sautées. Active le réglage si un résultat vide est normal.
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