Intégration Paycove ZapierAutomatiser Paycove avec Zapier.
L'intégration Paycove Zapier propose 5 déclencheurs et 1 action, et les cinq déclencheurs sont instantanés. Un devis ou une facture créés, un devis accepté, un paiement complet ou partiel, ou une affaire poussée à la main lance un Zap, qui peut créer une facture ou un devis dans Paycove.
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Ce que l'intégration Paycove Zapier change dans ta facturation
Paycove réunit devis, factures et encaissements. Le relier à Zapier permet à chaque étape clé, un devis signé, une facture réglée, une échéance encaissée, de lancer du travail dans tes autres outils, et à ces outils de préparer des documents dans Paycove. Le Zap, c'est l'automatisation que tu montes : un déclencheur, puis les actions qui tournent à chaque fois. Paycove n'est pas réservée aux plans payants.
Trois usages reviennent souvent. Un devis signé qui fait avancer le projet : Quote Accepted réagit quand le client accepte ou qu'un admin le marque accepté, et le lancement se planifie sans attendre que quelqu'un s'en aperçoive. Des encaissements visibles par ta compta : Invoice Paid et Partial Payment Paid signalent les paiements complets et les échéances, réglés par le client ou marqués payés par un admin. Des documents préparés depuis tes autres outils : Create Invoice / Quote crée une facture ou un devis, avec son contact, à partir de données venues d'ailleurs.
Un déclencheur reste entre tes mains : Manually Send Deal ne réagit que lorsque tu pousses toi-même une affaire hors de Paycove, pratique pour traiter les cas un par un.
Ce que Zapier ne fait pas ici : une seule action, donc aucun moyen de modifier, d'envoyer ou d'annuler un document existant. Aucune étape de recherche pour retrouver un contact avant. Et Deal Created surveille justement les documents que produit Create Invoice / Quote : une boucle se monte vite par mégarde.
Pour situer l'outil, lis notre Avis Zapier et Make vs Zapier.
Le vocabulaire Zapier, en clair
Huit mots, une ligne chacun. Passé ce bloc, on les emploie sans rappel.
- Zap
- L'automatisation que tu montes dans Zapier : un déclencheur, suivi d'une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement se produit.
- Déclencheur
- L'événement, dans une app, qui fait partir le Zap, par exemple un devis accepté. Zapier l'attend une fois le Zap activé.
- Action
- Ce que fait le Zap une fois parti : l'étape qui écrit, envoie ou déplace quelque chose pour toi, ici une facture ou un devis.
- Tâche
- L'unité que Zapier facture : une action menée à bien par ton Zap. Le quota de ton plan se compte en tâches.
- Interrogation ou instantané
- Zapier vérifie un déclencheur par interrogation à intervalle fixe ; un instantané est signalé par l'app. Les cinq de Paycove sont instantanés.
- Filtre
- Une étape qui laisse le Zap continuer seulement si ce qui arrive respecte ta condition, et l'arrête sinon.
- Zap multi-étapes
- Tout Zap qui dépasse un déclencheur et une action. Une deuxième action ou un filtre suffit, et il faut alors un plan payant.
- Connexion
- Ton compte Paycove relié une seule fois à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui touche à Paycove.
Combien coûte vraiment un Zap Paycove
Zapier facture des tâches, et seules les actions réussies comptent. Le déclencheur Paycove ne coûte rien, l'attente non plus.
- DéclencheurAucune tâche
- Action réussie1 tâche chacune
- Action échouéeNon décomptée
- Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
- Paycove en gratuitOui, l'app n'est pas réservée aux plans payants
Chaque action réussie vaut une tâche : un Zap qui prépare une facture puis la consigne en consomme deux par devis accepté. Une action échouée n'est pas décomptée, et quelques apps ou actions prennent plus d'une tâche. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et seulement des Zaps à deux étapes ; un filtre ou une deuxième action impose un plan payant. La grille d'intervalle ci-dessous vaut pour les déclencheurs par interrogation, et Paycove n'en a aucun.
Connecter ton compte Paycove en trois étapes
- 01
Ouvre la page des apps
Dans ton compte Zapier, va sur Apps puis clique sur + Add connection. Une fenêtre de recherche s'ouvre. Il te faut déjà un compte Paycove : Zapier n'en crée pas pour toi.
- 02
Choisis Paycove et identifie-toi
Tape Paycove, sélectionne l'app, puis clique sur Add connection. Connecte-toi dans l'onglet qui s'ouvre, avec le compte dont le Zap doit voir les devis, les factures et les paiements.
- 03
Autorise l'accès
Donne à Zapier l'accès au compte. Si certains documents appartiennent à un collègue, vérifie que ton identifiant peut les lire et en créer, sinon le Zap ne verra que ta part.
Ton premier Zap Paycove : du devis accepté à la facture
ObjectifQuand un client accepte un devis dans Paycove, préparer la facture correspondante et noter l'affaire dans le tableau de planification de l'équipe.
- 01
Crée le Zap
Lance un nouveau Zap. Avec deux actions, c'est un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants ; en gratuit, garde seulement l'action Paycove pour essayer.
- 02
Pose le déclencheur
Choisis Paycove comme app et Quote Accepted comme événement, puis ta connexion. Un éclair dans l'éditeur signale un déclencheur instantané.
- 03
Teste le déclencheur
Lance le test. Zapier ramène les trois devis acceptés les plus récents de ton compte, et tu fais la correspondance des champs sur un vrai devis.
- 04
Ajoute la facture
Ajoute Create Invoice / Quote, choisis la facture, puis reporte le nom, la ligne de produit, la quantité et le prix venus du devis. Vérifie le format du prix avant d'avancer.
- 05
Consigne, teste, publie
Ajoute l'étape du tableur, teste chaque étape une fois et regarde le résultat dans Paycove, puis clique sur Publish pour activer le Zap.
Les déclencheurs Paycove sur Zapier
5 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Paycove, et 5 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.
Deal Created
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a new invoice or quote is added to Paycove.”
Chaque facture ou devis ajouté dans Paycove lance le Zap. Pour Paycove, les deux sont des affaires : ce seul déclencheur couvre donc tous les nouveaux documents.
Invoice Paid
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when an invoice is paid or marked paid by admin.”
Réagit au règlement d'une facture, que le client l'ait payée ou qu'un admin l'ait marquée payée. C'est le signal de clôture de la plupart des circuits de facturation.
Partial Payment Paid
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when a scheduled payment is paid by customer or marked paid by admin.”
Quand une échéance d'un échéancier est payée par le client ou marquée payée par un admin, le Zap la reçoit. Tu suis ainsi les acomptes sans attendre le solde de la facture.
Quote Accepted
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when the quote was accepted by user or marked accepted by admin.”
Le client accepte un devis, ou un admin le marque accepté, et le Zap le reçoit. C'est l'instant où une proposition devient un engagement.
Manually Send Deal
Déclencheur instantanéDans Zapier“Triggers when deal is manually pushed from Paycove.”
Contrairement aux quatre autres, ce déclencheur attend ton geste : il ne réagit que lorsqu'une affaire est poussée à la main hors de Paycove. Tu choisis quelles affaires passent, et quand.
Les actions Paycove sur Zapier
Paycove te donne 1 action. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.
Create Invoice / Quote
ActionDans Zapier“Creates an invoice or quote and contact (and optional organization).”
Crée une facture ou un devis dans Paycove, crée le contact au passage, et peut ajouter une organisation si tu remplis cette partie. Une case obligatoire te fait choisir entre facture et devis.
Quand un Zap Paycove casse
Zapier ne rattache à Paycove ni article d'aide ni limite de débit propre. Ce qui casse vient du fonctionnement de tout Zap, plus une paire Paycove qui tourne en boucle.
Quatre cas à connaître avant de publier. Si l'un d'eux te rattrape malgré tout, passe par notre page Dépannage Zapier.
Deal Created qui se nourrit lui-même
Un Zap qui part de Deal Created et lance Create Invoice / Quote écrit ce que surveille son propre déclencheur. Chaque document relance le Zap, et les tâches fondent.Pas de rattrapage des anciens documents
Un Zap ne réagit qu'à ce qui arrive après son activation. Les devis acceptés et factures payées avant ne remontent jamais ; reprendre cet historique est un chantier à part.Les clics d'admin comptent
Invoice Paid, Partial Payment Paid et Quote Accepted réagissent aussi au marquage manuel d'un admin : un mauvais clic fait tourner le Zap comme un vrai paiement.Import massif freiné
Après un import en masse ou une migration, un déclencheur qui renvoie d'un coup un gros lot peut être retenu par la protection anti-afflux de Zapier. Coupe le Zap pendant l'import.
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