¿Cuál es el mejor software de monitorización de empleados en 2026?
Una buena herramienta te dice en qué se va el tiempo. Una mala configuración te enfrenta a tu plantilla y a la ley.
Tienes parte del equipo en remoto, llevas el registro de jornada en una hoja de cálculo y no sabes cuántas horas se van en cada cliente. Los listados que salen primero en Google mezclan herramientas de productividad con programas espía, y casi ninguno menciona la LOPDGDD ni el registro de jornada obligatorio.
Hemos comparado las herramientas que miden el tiempo y la actividad, y solo hemos clasificado las que publican su precio oficial. La respuesta corta: DeskTime para un seguimiento automático sin capturas de pantalla en el plan Pro, a 6,42 $ por usuario y mes. Toggl Track si quieres medir horas por proyecto sin ninguna vigilancia, gratis hasta 5 usuarios. ActivTrak para analizar la carga de trabajo del equipo, sin registro de pulsaciones. Insightful si prefieres pagar aparte cada función intrusiva. Time Doctor y Hubstaff son muy completos, pero tendrás que desactivar varias opciones.
La clasificación es editorial: un puesto patrocinado siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software según lo que necesitas saber
Las 6 herramientas y su precio real
El orden sigue la necesidad de una pyme española con gente en remoto: saber en qué se va el tiempo, con una herramienta que puedas explicar a la plantilla y a sus representantes. Por eso la más completa no va primera.
| Mejor para | Lo que mejor hace | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | DeskTime | Mejor equilibrio en España | Seguimiento automático, sin capturas en Pro | 4.1/5 | Pro: 6,42 $ por usuario y mes en anual | — | 5 a 200 empleados | Ver → |
| 2 | Toggl Track | Mejor sin vigilancia | Horas por cliente y proyecto, sin capturas | 4.0/5 | Starter: 9 $ por usuario y mes en anual | ✓ | 1 a 100 empleados | Ver → |
| 3 | ActivTrak | Mejor para analizar la carga | Tendencias de equipo y sobrecarga | 3.9/5 | 10 $ por trabajador y mes, en anual | ✓ | 20 a 500 empleados | Ver → |
| 4 | Insightful | Mejor precio modular | Capturas y grabación como extras | 3.8/5 | 8 $ por puesto y mes en anual | — | 20 a 500 empleados | Ver → |
| 5 | Time Doctor | El más completo, con cuidado | Detección de simuladores de ratón | 3.6/5 | Basic: 6,67 $ por usuario y mes en anual | — | Equipos que facturan por horas | Ver → |
| 6 | Hubstaff | Mejor para equipos de campo | Horas, GPS y nóminas juntos | 2.9/5 | Starter: 4,99 $ por puesto y mes en anual | — | Equipos de campo y autónomos | Ver → |
Precios oficiales sin impuestos, consultados en las páginas de precios de cada fabricante en 2026. Las seis herramientas publican sus precios en dólares, también en su versión española: los damos tal cual. ActivTrak solo factura en anual.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y puntuado
Detrás de «monitorizar empleados» hay dos necesidades distintas. Una es razonable: saber cuántas horas se van en cada proyecto, cliente o aplicación, para facturar bien o detectar sobrecarga. La otra es vigilar: capturas de pantalla, registro de pulsaciones, webcam, medición de inactividad minuto a minuto. En España, la segunda choca con el derecho a la intimidad en los dispositivos digitales.
Hemos revisado las páginas oficiales de precios y funciones de nueve fabricantes, la LOPDGDD y el Estatuto de los Trabajadores, y las opiniones de usuarios, sobre todo las negativas. Para entrar en la clasificación, una herramienta tiene que medir tiempo o actividad y publicar su precio. Toggl Track y Hubstaff tienen reseña completa en nuestra web: sus notas vienen de ahí. El resto se puntúa en esta página con los pesos de abajo.
Fuera de la clasificación: la página de precios de Teramind ya no carga, Kickidler deja sus importes en blanco y Jibble solo muestra su plan gratuito. Los presentamos más abajo, sin nota.
- Funcionalidades y profundidadTiempo por proyecto, uso de aplicaciones, informes de equipo y ajustes de privacidad (tiempo privado, capturas desactivables).30 %
- Relación calidad-precioCoste anual para 15 empleados, extras por puesto, mínimos y facturación anual obligatoria.25 %
- Facilidad de usoInstalación en los equipos, claridad para el responsable y para el propio trabajador.20 %
- Soporte al cliente y acompañamientoRapidez, baja y reembolsos sin pelearse.15 %
- Integraciones disponiblesGestión de proyectos, nóminas, facturación, conectores de automatización.10 %
La clasificación es editorial: un puesto patrocinado siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
DeskTime
DeskTime arranca con el ordenador y cuenta el tiempo en cada aplicación y web, sin que nadie tenga que acordarse de pulsar un cronómetro. El responsable ve la hora de llegada y salida, el tiempo por proyecto y el reparto entre aplicaciones productivas e improductivas. Además tiene página de precios en español.
Lo que lo pone primero en España: el plan Pro no incluye capturas de pantalla, solo Premium y Enterprise. No tienes que desactivar nada para evitar la función más difícil de justificar. Con el tiempo privado, el trabajador pausa el seguimiento en un descanso, lo que encaja con el derecho a la desconexión.
El precio: 6,42 $ por usuario y mes en anual en Pro, 7 $ en mensual. Para 15 personas, unos 1.156 $ al año. Premium sube a 9,17 $ (10 $ en mensual). La prueba dura 14 días.
Su límite: las categorías de «productivo» e «improductivo» las defines tú, y juzgan aplicaciones, no trabajo. Un comercial en LinkedIn parecerá improductivo con los ajustes por defecto. Un usuario cuenta además una renovación anual más cara sin aviso.
Truco: la hora de llegada y salida del ordenador no cubre el trabajo fuera de pantalla. Si quieres usarla como apoyo del registro de jornada, añade un campo para las horas fuera del equipo.
- Seguimiento automático desde el arranque
- Sin capturas en el plan Pro
- Tiempo privado en manos del trabajador
- ✓El más fácil de justificar
- ✓Precio bajo y claro
- ✓Soporte rápido según los usuarios
- ✗Categorías de productividad por configurar
- ✗Capturas disponibles desde Premium
- ✗Precios solo en dólares
El mejor punto de partida en España: útil para el responsable y sin capturas por defecto. Quédate en Pro.
Toggl Track
Toggl Track va en la dirección opuesta al resto. El propio fabricante lo dice: sin capturas de pantalla, sin vigilancia, sin pulsaciones, sin historial de navegación y sin ubicación. Cada persona lanza un cronómetro o rellena su hoja de horas por cliente y proyecto. El seguimiento de actividad de escritorio es opcional: anota las aplicaciones y webs usadas más de 10 segundos, y es el trabajador quien decide qué pasa a ser una entrada de tiempo.
Es la herramienta más fácil de presentar al comité de empresa, porque solo mide lo que la persona declara.
El precio: gratis hasta 5 usuarios. Starter cuesta 9 $ por usuario y mes; Premium, 18 $. Los planes de pago tienen 30 días de prueba. Para 15 personas en Starter, 1.620 $ al año.
Su límite: el tiempo declarado depende de la disciplina de cada uno, y Toggl Track nunca te dirá quién está inactivo. Es una decisión de diseño.
Truco: activa los recordatorios y pon una regla sencilla, las horas del día registradas antes de desconectar. Datos limpios sin mirar ninguna pantalla.
- Sin capturas, pulsaciones ni ubicación
- Seguimiento opcional que valida el trabajador
- Informes por cliente y proyecto
- ✓El más fácil de hacer aceptar
- ✓Plan gratuito para equipos pequeños
- ✓Muchas integraciones
- ✗No detecta inactividad
- ✗Depende de que la gente registre
- ✗Premium a 18 $, el doble que Starter
La opción más segura si tu pregunta es en qué se van las horas, no quién trabaja.
ActivTrak
ActivTrak se vende como analítica de productividad, y su tabla de precios lo confirma: no hay registro de pulsaciones y las capturas solo llegan con un extra aparte, Screen Details. Lo que obtienes son tendencias: quién está sobrecargado, cuántas horas se van en reuniones, qué software pagado no abre nadie.
Los informes agregados por equipo son más fáciles de justificar que un detalle individual minuto a minuto.
El precio: el plan gratuito cubre 3 trabajadores con 30 días de historial. Work Activity Tracking cuesta 10 $ por trabajador y mes, Workforce Management 15 $ y Productivity Optimization 17 $, siempre en anual: no hay pago mensual. El historial es de 6 meses en los dos primeros planes; cada año extra cuesta 1 $ por trabajador y mes. Por encima de 50 licencias, el plan de soporte de pago es obligatorio. Para 15 personas, 1.800 $ al año.
Su límite: la facturación. Las opiniones negativas hablan de renovaciones anuales automáticas, 30 días de preaviso para darse de baja y un mínimo de puestos mal explicado. El seguimiento en sí se considera preciso.
Truco: prueba el plan gratuito con 3 voluntarios durante un mes antes de firmar un año entero.
- Sobrecarga y tendencias por equipo
- Sin registro de pulsaciones
- Capturas solo como extra
- ✓Plan gratuito para 3 personas
- ✓Informes de equipo útiles
- ✓Seguimiento preciso
- ✗Solo facturación anual
- ✗Baja con 30 días de preaviso
- ✗Soporte de pago desde 50 licencias
El mejor para entender cómo trabaja un equipo. Apunta la fecha de renovación el primer día.
Insightful
Insightful (antes Workpuls) mide el tiempo en aplicaciones y webs, la utilización por equipo y la productividad según tus categorías. Lo interesante es cómo vende lo intrusivo: las capturas periódicas cuestan 3 $ más por puesto, las capturas bajo demanda y la grabación de pantalla 4 $ cada una. Si no las compras, no existen en tus equipos.
El precio: Workforce Analytics cuesta 8 $ por puesto y mes en anual. Workflow Optimization, aún en beta, 12 $, y el Combo de los dos, 16 $. Para 15 personas, 1.440 $ al año sin extras.
Su límite: los usuarios valoran el soporte, pero algunos ven la factura alta cuando se suman extras. Un administrador cuenta que se crearon cuentas solas desde el directorio de la empresa, y luego se cobraron.
Truco: si conectas Insightful con tu directorio, limita la sincronización a un grupo concreto.
- Funciones intrusivas vendidas aparte
- Precio de entrada de 8 $
- Utilización por equipo
- ✓Nada intrusivo si no lo pagas
- ✓Soporte bien valorado
- ✓Más barato que ActivTrak de entrada
- ✗La factura sube con los extras
- ✗Sincronización de directorio que añade puestos
- ✗Solo en anual y en dólares
Buena opción para analizar actividad sin capturas: simplemente no compres los extras.
Time Doctor
Time Doctor es la herramienta más completa de la lista. Basic ya incluye seguimiento automático y capturas de pantalla. Standard añade uso de webs y aplicaciones, asistencia y nóminas. Premium suma la detección de simuladores de ratón y de actividad irregular de teclado y la grabación de vídeo de la pantalla.
El precio: Basic cuesta 6,67 $ por usuario y mes en anual y 8 $ en mensual; Standard 11,67 $ o 14 $; Premium 16,70 $ o 20 $. La prueba de 14 días da acceso a todo Premium sin tarjeta. Para 15 personas en Basic, unos 1.201 $ al año.
Su límite: las capturas vienen activadas desde el plan de entrada, algo difícil de encajar con el derecho a la intimidad en los dispositivos digitales. Y la inactividad medida por teclado y ratón trata como inactivo a quien lee o está al teléfono. Las opiniones negativas, además, se quejan de que no hay botón de baja en el panel: se cancela por correo.
Truco: si solo necesitas justificar horas facturables, desactiva las capturas y no vincules nunca la inactividad a la nómina. Guarda copia del correo de baja.
- Detección de simuladores de ratón (Premium)
- Informes de webs y aplicaciones (Standard)
- Prueba de 14 días de Premium sin tarjeta
- ✓El detalle más fino de la lista
- ✓Precio de entrada bajo
- ✓Buenos informes para facturar
- ✗Capturas activadas desde Basic
- ✗La inactividad penaliza leer y llamar
- ✗Baja solo por correo
Potente para facturar por horas. Configúralo con bisturí, no como una cámara de seguridad.
Hubstaff
Hubstaff mide el tiempo, calcula un nivel de actividad de teclado y ratón, hace capturas de pantalla y, con el extra Locations, localiza a los equipos de campo durante su jornada. Después convierte esas horas en nóminas y facturas.
Las capturas tienen tope de 500 por usuario y mes en Starter, 1.500 en Grow e ilimitadas en Team. El extra Silent App (2,50 $ por usuario) hace que el seguimiento funcione sin icono visible, lo contrario de informar a la plantilla. La geolocalización también toca un derecho reconocido en el artículo 20 bis del Estatuto.
El precio: Starter cuesta 4,99 $ por puesto y mes en anual o 7 $ en mensual; Grow 7,50 $ (9 $), Team 10 $ (12 $), Enterprise 25 $. Los extras se pagan por puesto: Insights 2,50 $, Tasks 2,50 $, Locations 3,33 $, retención ampliada 1,67 $. Para 15 personas en Starter, 898 $ al año.
Su límite: nuestra nota de 2,9 viene sobre todo del soporte y la facturación. Las opiniones negativas hablan de extras añadidos sin hacer clic, reembolsos denegados y registros de tiempo perdidos.
Truco: revisa la primera factura línea a línea y desactiva las capturas a nivel de organización antes de invitar a nadie.
- Horas, GPS y nóminas juntos
- Precio de entrada más bajo
- Capturas limitadas en Starter y Grow
- ✓Práctico para equipos de campo
- ✓Precios públicos claros
- ✓Muchas integraciones
- ✗Silent App choca con la información previa
- ✗Extras cobrados por puesto
- ✗Soporte y facturación criticados
Útil para equipos de campo y autónomos. Para oficina, DeskTime o Toggl Track son más fáciles de encajar.
Las herramientas de vigilancia que no clasificamos
Salen en muchos listados en español. No las clasificamos porque su precio no se lee en su web, o porque su función principal (registro de pulsaciones, grabación continua) es muy difícil de justificar en una empresa española.
Teramind, vigilancia para seguridad de datos
Precio no legibleTeramind viene de la seguridad informática: prevención de fugas de datos, reglas de comportamiento de riesgo y grabación de sesiones. Su plan UAM añade el registro de pulsaciones. Es una herramienta para un equipo de seguridad que investiga un incidente, no para medir horas.
Por qué queda fuera: su página oficial de precios ya no carga, y las cifras que circulan vienen de artículos de blog.
- Para quién
- Equipos de seguridad de grandes empresas
Kickidler, grabación de pantalla continua
Precio no legibleKickidler tiene dos planes: Time Tracking (tiempo, aplicaciones, capturas) y Employee Monitoring, que añade vídeo de pantalla en directo, grabación de audio, acceso remoto y keylogger. También existe una versión local, sin conexión a Internet.
Por qué queda fuera: los precios «desde» de su página oficial están vacíos.
- Prueba
- 7 o 14 días, sin tarjeta
Jibble, fichaje gratuito
GratisJibble es sobre todo un sistema de fichaje: entradas y salidas desde la web, el móvil o el ordenador, hojas de horas sencillas e integraciones con Slack, Microsoft Teams y QuickBooks. Su plan gratuito no tiene límite de usuarios, algo útil para el registro de jornada de una empresa pequeña.
Por qué queda fuera: sus planes de pago, los que incluyen el seguimiento de actividad, no muestran un precio legible. Si lo que necesitas es fichar, mira nuestra clasificación de software de control horario.
- Plan gratuito
- Usuarios ilimitados
Tres preguntas antes de pedir una demo
La mayoría de las malas compras empiezan por una pregunta mal planteada: quieres saber en qué se va el tiempo y compras un programa de vigilancia.
¿Quieres medir horas o controlar personas?
Horas por proyecto o por cliente: Toggl Track o DeskTime Pro, sin capturas. Carga de trabajo del equipo: ActivTrak o Insightful, con informes agregados. Controlar a cada persona al minuto es lo más difícil de justificar ante la plantilla, sus representantes y la ley, y lo que antes rompe la confianza.
¿Cuánto vas a pagar de verdad?
Para 15 personas en anual: Hubstaff Starter 898 $, DeskTime Pro 1.156 $, Time Doctor Basic 1.201 $, Insightful 1.440 $, Toggl Track Starter 1.620 $, ActivTrak 1.800 $. Suma los extras por puesto (Hubstaff, Insightful) y comprueba si existe el pago mensual: en ActivTrak, no.
¿Lo puedes explicar al comité en una frase?
«Medimos las horas por cliente para facturar lo real» se entiende. «Hacemos capturas cada diez minutos», no. La LOPDGDD pide que los representantes participen en los criterios de uso de los dispositivos digitales: esa frase será tu punto de partida.
- Comprueba que las capturas se pueden desactivar o no están en el plan.
- Asegúrate de que no hay ningún modo invisible activado.
- No vincules nunca la inactividad medida a la nómina.
- Pregunta cuánto tiempo se guardan los datos y quién los ve.
- Limita el seguimiento al horario laboral para respetar la desconexión.
- Apunta la fecha de renovación y el preaviso de baja.
Implantar la monitorización en seis pasos
Estos pasos siguen la LOPDGDD y el Estatuto de los Trabajadores, y evitan los errores que más conflictos generan con la plantilla.
Escribe la finalidad en una frase
Para empezar«Facturar las horas reales por cliente» o «detectar sobrecarga en soporte». Una finalidad concreta te dice qué datos recoger y, sobre todo, cuáles no.
La LOPDGDD solo permite al empleador acceder a los dispositivos para controlar las obligaciones laborales y la integridad de los equipos.
- Norma
- LOPDGDD, artículo 87
Fija los criterios con los representantes
ObligatorioLos criterios de uso de los dispositivos digitales se elaboran con participación de los representantes de los trabajadores. Llévales la finalidad, la herramienta y lo que has desactivado.
Si permites un uso privado del ordenador, define cuándo y cómo.
- Norma
- LOPDGDD, artículo 87.3
Informa a cada trabajador por escrito
ObligatorioQué se mide, para qué, durante cuánto tiempo, quién lo ve y cómo ejercer sus derechos. Guarda el acuse de recibo.
Si además hay cámaras, la información debe ser previa, expresa, clara y concisa, y nunca en zonas de descanso.
- Norma
- LOPDGDD, artículos 87 y 89
Desactiva lo más intrusivo
Antes de instalarDesactiva capturas, modo invisible, grabación de pantalla y cualquier descuento automático por inactividad. Activa el tiempo privado si la herramienta lo tiene (DeskTime) y da a cada persona acceso a sus propios datos.
Usa cuentas de administrador nominativas, nunca una compartida.
- Desactivar
- Capturas, modo invisible, descuentos por inactividad
Separa el registro de jornada
EstatutoEl registro diario de jornada, con hora de inicio y fin, es obligatorio y se conserva cuatro años. No des por hecho que la herramienta de actividad lo cubre: el trabajo fuera de pantalla no aparece.
Si necesitas un sistema de fichaje, mira nuestra clasificación de control horario.
- Norma
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9
Envía los totales donde sirven
IntegracionesLas horas por cliente sirven para facturar, no para que todo el mundo abra el panel de seguimiento. Una plataforma de automatización como Make puede llevar los totales semanales de Time Doctor o Hubstaff a tu facturación.
Empieza por un solo flujo: horas semanales por cliente hacia la factura.
- Primer flujo
- Horas por cliente hacia la facturación
Para seguir avanzando
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Horas declaradas o seguimiento automático.
Te vas de HubstaffAlternativas a HubstaffHacia dónde ir y por qué.
Lo que necesitas es ficharSoftware de control horarioFichaje, cuadrantes y horas extra.
Quieres medir el compromisoSoftware de compromiso de empleadosEncuestas y feedback, sin vigilancia.
Automatizas Time DoctorTime Doctor con MakeEnviar las horas a tus herramientas.
Automatizas HubstaffHubstaff con MakeConectar horas, proyectos y facturas.
Software de monitorización de empleados · FAQ
¿Puede la empresa monitorizar el ordenador de un trabajador en España?
Sí, dentro de unos límites. El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite adoptar medidas de vigilancia y control respetando la dignidad del trabajador, y el artículo 87 de la LOPDGDD reconoce el derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales de la empresa. El acceso del empleador solo vale para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y la integridad de los equipos, con criterios de uso fijados con participación de los representantes y comunicados a la plantilla.¿Hay que informar a los trabajadores antes de instalar el software?
Sí. La LOPDGDD exige que los trabajadores conozcan los criterios de uso de los dispositivos digitales (artículo 87) y, en el caso de la videovigilancia, que se informe antes, de forma expresa, clara y concisa, a los trabajadores y a sus representantes (artículo 89). Truco: pon por escrito qué mides, para qué, cuánto tiempo lo guardas y quién lo ve. Ese mismo texto te servirá con el comité.¿Un software de monitorización sirve como registro de jornada?
No necesariamente. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y fin de cada persona, conservado cuatro años a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. DeskTime registra la hora de llegada y salida del ordenador, pero eso no cubre el trabajo fuera de pantalla: compruébalo con tu asesor laboral antes de usarlo con ese fin.¿Es legal usar un keylogger para controlar a los empleados?
Es muy difícil de justificar. Un registro de pulsaciones capta también datos personales y choca con el derecho a la intimidad en los dispositivos digitales (artículo 87 LOPDGDD y artículo 20 bis del Estatuto). Ninguna de las herramientas de nuestra clasificación lo ofrece en su tabla de precios; Teramind (plan UAM) y Kickidler (plan Employee Monitoring) sí, y por eso quedan fuera.¿Puede la empresa vigilarme con la webcam o grabar sonido?
La videovigilancia exige información previa a trabajadores y representantes, y está prohibida en zonas de descanso como vestuarios, aseos o comedores. La grabación de sonido solo se admite cuando hay riesgos relevantes para la seguridad, con proporcionalidad e intervención mínima (artículo 89 LOPDGDD). Ninguna herramienta de esta página necesita webcam para medir el tiempo.¿Qué pasa con la desconexión digital si uso un software de seguimiento?
Tienes que respetarla. El artículo 88 de la LOPDGDD reconoce el derecho a no conectarse fuera del horario, también en teletrabajo, y obliga a la empresa a tener una política interna tras escuchar a los representantes. Configura el seguimiento solo dentro del horario laboral y usa el tiempo privado de DeskTime para las pausas.¿Cuánto cuesta un software de monitorización para 15 empleados?
Entre unos 900 $ y 1.800 $ al año con precios oficiales en anual. Hubstaff Starter sale por 898 $ (4,99 $ por puesto), DeskTime Pro por 1.156 $ (6,42 $), Time Doctor Basic por 1.201 $ (6,67 $), Insightful por 1.440 $ (8 $), Toggl Track Starter por 1.620 $ (9 $) y ActivTrak por 1.800 $ (10 $). Todos publican sus precios en dólares, también desde España.