¿Qué software elegir para gestionar los viajes de tu empresa en 2026?
Para una pyme de menos de 300 empleados, Navan es gratis y cubre casi todo. El resto del ranking depende de lo que más reserva tu equipo: hoteles, trenes o un poco de todo.
Tu comercial compra el AVE Madrid-Barcelona con su tarjeta personal y pierde el justificante. Una consultora paga 210 € por noche en Bilbao porque nadie le dijo que el tope era 130 €. Y administración recibe a fin de mes veinte facturas sueltas. Una plataforma de viajes de empresa arregla los tres problemas: tu equipo reserva en un solo sitio, la política se aplica mientras busca y las facturas llegan juntas.
La respuesta corta: empieza por Navan. Es gratis para empresas de hasta 300 empleados, sin límite de viajes, y cobra a las aerolíneas y hoteles, no a ti. Perk (la antigua TravelPerk, nacida en Barcelona) es la más fácil de poner en marcha y devuelve el 80 % de un viaje cancelado con su opción flexible, pero cobra un 5 % por reserva en su plan Esencial. Booking.com for Business basta si tu equipo reserva sobre todo hoteles. Trainline for Business resuelve el tren: Renfe, iryo y OUIGO en una sola cuenta. Engine es gratis para estancias largas en hotel, sobre todo en Estados Unidos.
Cada precio de esta página sale de la web oficial del proveedor, y lo llevamos a un mismo volumen: 40 reservas al mes, el ritmo de una pyme con una decena de personas viajando cada semana.
El ranking es editorial: una plaza patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de viajes de empresa según lo que necesitas
Las 5 mejores plataformas de viajes de empresa comparadas
El ranking completo. La columna «coste con 40 reservas» indica lo que la plataforma cobra aparte del precio de billetes y noches, con 40 reservas en un mes. Navan publica su único precio con cifra, el de las notas de gastos, en dólares: lo dejamos tal cual.
| Mejor para | Comisiones con 40 reservas al mes | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Navan | La más completa sin pagar | 0 € hasta 300 empleados | 4.5/5 | Gratis; notas de gastos 15 $ por usuario a partir del sexto | ✓ | Pymes de 10 a 300 empleados | Ver → |
| 2 | Perk | La más fácil de implantar | 80 a 1.200 € (5 %, entre 2 y 30 € por reserva) | 4.3/5 | Esencial 0 € + 5 %; Premium 99 € al mes + 3 % | ✓ | Pymes de 5 a 500 empleados | Ver → |
| 3 | Booking.com for Business | Sobre todo hoteles | 0 € | 3.9/5 | Gratis, sin comisión por reserva | ✓ | Micropymes y pymes que reservan sobre todo hotel | Ver → |
| 4 | Engine | Estancias largas en hotel | 0 € | 3.8/5 | Gratis, sin contrato ni gasto mínimo | ✓ | Equipos de obra o de campo alojados semanas en hotel | Ver → |
| 5 | Trainline for Business | Todo en tren | 0 € (pagas los billetes) | 3.7/5 | Cuenta gratis, sin permanencia | ✓ | Equipos que viajan en AVE, iryo u OUIGO | Ver → |
Notas propias de esta página, sobre la gestión de viajes de una pyme española. Precios leídos en las webs oficiales de los proveedores en 2026, sin contar billetes ni alojamiento.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y puntuado
Lo que sale arriba en Google con esta búsqueda son directorios de software, listas traducidas del inglés y notas de prensa de una agencia. Ninguno da precios, ninguno habla de Renfe, iryo u OUIGO, y ninguno explica por qué unas plataformas son gratis y otras cobran por reserva.
Hemos leído las tarifas oficiales, las condiciones de cada plan gratuito y las opiniones de los propios viajeros, sobre todo las malas: hoteles más caros que en directo, cambios de billete que acaban mal, una asistencia saturada el día de una huelga. Nuestro lector: una pyme española de 10 a 300 empleados, sin responsable de viajes a tiempo completo, cuyo equipo coge el AVE, el avión y el hotel.
SAP Concur Travel, Amex GBT Egencia, BizAway y KAYAK for Business se quedan fuera del ranking: ninguno publica precio, hay que pedir demo o presupuesto. BizAway es muy conocida en España y una opción seria si quieres agentes dedicados, pero no clasificamos una herramienta cuyo coste no podemos poner en cifras.
El criterio «precio y comisiones» pesa más porque ahí es donde los modelos se separan: gratis pagado por los proveedores, suscripción o porcentaje sobre cada reserva. Le siguen la reserva y la política: una herramienta que nadie usa, o que deja pasar el hotel de 210 €, no sirve.
- Reserva y ofertaTren, vuelos, hoteles y coches en un solo sitio, amplitud de la oferta, tarifas negociadas.25 %
- Política y aprobaciónTopes aplicados durante la búsqueda, aprobación del responsable, avisos fuera de política.20 %
- Precio y comisionesSuscripción, comisión por reserva, topes y coste real con 40 reservas al mes.30 %
- Puesta en marchaAlta sin contrato, configuración sin informático, app móvil.15 %
- AsistenciaAyuda por la noche y el fin de semana cuando cancelan un tren, en el plan que una pyme contrata de verdad.10 %
Ningún enlace de afiliado cambia una nota o un puesto.
Perk
Perk es la antigua TravelPerk, fundada en Barcelona en 2015. Sigue siendo de las más agradables de usar: la búsqueda mezcla tren, vuelos y hoteles, la política se ve en pantalla y un viajero reserva sin formación. Tiene negociadas tarifas con Renfe, entre otros operadores, y la asistencia atiende 24 horas.
Su modelo de precio es el contrario al de Navan. El plan Esencial no cuesta nada al mes, pero se queda un 5 % de cada reserva, con un mínimo de 2 € y un máximo de 30 €. Con 40 reservas al mes, eso son entre 80 € (40 trayectos baratos) y 1.200 € (40 reservas de más de 600 €). Premium cuesta 99 € al mes, baja la comisión al 3 % y añade gestor de cuenta y hasta un 3 % de devolución en hoteles.
La opción flexible (FlexiTravel) te devuelve el 80 % de un viaje cancelado en el último momento, incluso con billete no reembolsable. Es su mejor argumento si tus agendas cambian a menudo. Como límite, algunos usuarios ven hoteles más caros que en directo, y la propia Perk reconoce tener menos aerolíneas de bajo coste que Navan.
Truco: mira el importe medio de tus reservas. Por debajo de 40 €, el mínimo de 2 € pesa; por encima de 600 €, el tope de 30 € juega a tu favor.
- Implantación en minutos
- 80 % devuelto en un viaje cancelado con FlexiTravel
- Comisión con tope de 30 € por reserva en Esencial
- ✓Sin cuota en Esencial
- ✓Asistencia 24 horas
- ✓Tarifas negociadas con Renfe
- ✗5 % de cada reserva en Esencial
- ✗Hoteles a veces más caros que en directo
- ✗Menos aerolíneas de bajo coste
La elección de la pyme cuyas agendas cambian sin parar: la flexibilidad de cancelación compensa la comisión. Si reservas mucho y caro, compara el coste anual con Navan, que es gratis.
Booking.com for Business
Booking.com for Business usa el catálogo que tu equipo ya conoce y le añade una capa de empresa. Es gratis, sin suscripción ni comisión por reserva, y puedes añadir tantos empleados como quieras. Reservas hoteles, y también vuelos y coches de alquiler, con descuentos Genius de hasta el 20 % en algunos alojamientos (10 % en el primer nivel Genius).
El administrador ve los viajes próximos, sabe dónde está cada viajero y sigue el gasto. Sirve para una obligación básica: saber quién está dónde el día que pasa algo.
El límite es la política. No tiene el detalle de Navan o Perk para fijar topes por ciudad o una cadena de aprobación. Tampoco vende billetes de Renfe. Las opiniones de usuarios le dan 3,8 sobre 5 de media, con quejas por opciones limitadas. Para un equipo que duerme en hotel tres noches por semana, sobra.
Truco: abre la cuenta con un correo de empresa compartido e invita a cada viajero con su correo de trabajo. Así separas en el seguimiento los viajes de trabajo de los personales.
- Gratis, sin comisión por reserva
- El mayor catálogo de hoteles del ranking
- También vuelos y coches
- ✓Sin coste ni contrato
- ✓Tu equipo ya conoce la interfaz
- ✓Descuentos Genius de hasta el 20 %
- ✗Política de viajes básica
- ✗No vende billetes de tren
- ✗Opiniones tibias sobre las opciones
La herramienta adecuada si el hotel es tu gasto principal y no necesitas aprobaciones. En cuanto quieras una política de verdad, pasa a Navan.
Engine
Engine gira en torno a un solo gasto: las noches de hotel. Es gratis, sin cuota de alta, sin contrato ni gasto mínimo, y la propia empresa insiste en que no es una prueba. Los hoteles le pagan una comisión, que financia el servicio. Su catálogo supera el millón de alojamientos en el mundo, y también permite reservar vuelos y coches.
Destaca en un caso concreto: un jefe de obra que reserva seis habitaciones junto a una planta durante dos semanas, o un equipo técnico de gira. Hay agentes que ayudan con los cambios, sin cobrar por ello. Las opiniones lo ven más fácil de instalar y administrar que Perk.
El límite es doble. La política de viajes es básica frente a Navan, sin una cadena de aprobación real. Y su catálogo es fuerte sobre todo en Estados Unidos: para una pyme que manda a su equipo a Valencia o Sevilla, Booking.com for Business cubre mejor Europa. Engine no vende billetes de tren.
Truco: reserva Engine para los equipos de campo que se van de misión larga, sobre todo al otro lado del Atlántico, y deja al resto de la empresa en Navan.
- Gratis, pagado por los hoteles
- Más de un millón de alojamientos
- Sin cargos por la ayuda de un agente
- ✓0 €, sin contrato ni mínimo
- ✓Administración sencilla
- ✓Pensado para varias habitaciones durante semanas
- ✗Primero el hotel, luego el vuelo
- ✗Política de viajes básica
- ✗Catálogo fuerte sobre todo en Estados Unidos
La mejor opción gratis para equipos alojados mucho tiempo en hotel, sobre todo en Estados Unidos. Para un programa completo con tren, vuelos y aprobaciones, Navan hace más por los mismos 0 €.
Trainline for Business
Desde la liberalización, el Madrid-Barcelona tiene tres operadores: Renfe, iryo y OUIGO. Trainline for Business es la única herramienta del ranking pensada primero para el tren, y reúne a los tres en la misma búsqueda, además de operadores de toda Europa. La cuenta es gratis y sin permanencia: solo pagas los billetes.
La parte administrativa está bien resuelta: cada factura llega por correo, los justificantes en PDF y puedes exportar a Excel todas las reservas de un periodo. Los billetes van a la cartera del móvil y las invitaciones de calendario se crean solas. Si vinculas una tarjeta American Express, accedes a las ventajas de su cuenta de viajes de empresa.
El límite está claro: ni hoteles, ni vuelos, casi ninguna política. Los cambios y reembolsos siguen las condiciones de cada billete, como en cualquier canal. Es un muy buen complemento de Booking.com for Business, no una plataforma completa.
Truco: compara en la misma pantalla los tres operadores antes de fijar el tope de tu política para el Madrid-Barcelona. La diferencia de precio entre ellos suele ser mayor que entre clases.
- Renfe, iryo y OUIGO en una sola búsqueda
- Facturas y exportación a Excel
- Sin suscripción
- ✓Gratis, solo pagas los billetes
- ✓Billetes en la cartera del móvil
- ✓Ventajas con American Express
- ✗Solo tren
- ✗Política de viajes casi inexistente
- ✗Condiciones de cambio según el billete
Imbatible si tu equipo viaja en tren y no necesita más. Cuando entran el avión y el hotel, Navan lo junta todo.
Lo que cuesta de verdad tu herramienta de viajes
Primero, quién hace qué: una agencia de viajes de empresa (TMC) tiene agentes que reservan por ti; una herramienta de reserva online deja que tu equipo reserve solo, dentro de las reglas que fijas. Las cinco plataformas del ranking son herramientas online, y Navan y Perk añaden asistencia humana. Después, tres preguntas cuentan más que la lista de funciones.
¿Quién paga la herramienta, tú o los proveedores?
El coste con 40 reservas al mes
El tren, el gran olvidado
- Cuenta las reservas del último trimestre y su importe medio: fijan el coste de Perk.
- Separa el gasto en tren, avión y hotel.
- Escribe tres reglas antes de elegir: tope de hotel, clase en tren, antelación de reserva.
- Comprueba si tu herramienta de notas de gastos actual se conecta con la plataforma.
- Pregunta quién responde un domingo por la noche si cancelan un tren.
- Compara Renfe, iryo y OUIGO en tus rutas habituales antes de fijar topes.
Seis pasos para lanzar tu herramienta sin perder al equipo
Una herramienta de viajes rara vez falla por sus funciones. Falla porque la gente sigue reservando en otra parte. Estos seis pasos lo evitan.
Escribe una política de viajes de una página
AntesCon tres a cinco reglas basta: un tope de hotel por noche (más alto en Madrid y Barcelona), la clase en tren, cuándo se permite el avión y una antelación de reserva recomendada. Una política de diez páginas no la lee nadie.
- Extensión
- 1 página, 3 a 5 reglas
Compara los tres operadores de alta velocidad
AntesEn Madrid-Barcelona, Madrid-Valencia o Madrid-Sevilla compiten varios operadores. Mira sus precios en tus fechas habituales antes de decidir si tu política exige uno o deja elegir el más barato.
- Operadores
- Renfe, iryo, OUIGO
Haz un piloto con las cinco personas que más viajan
Semana 1Empieza por quienes más viajan: son quienes más ganan y quienes más errores cometen en las notas de gastos. Déjales reservar un mes y apunta lo que falta, a menudo un hotel habitual o una aerolínea de bajo coste.
- Duración
- 1 mes
Deja la aprobación para las excepciones
Semana 2Un viaje dentro de la política no debería pedir permiso a nadie. Guarda la aprobación para lo que se sale: el hotel por encima del tope, el vuelo reservado la víspera. Es lo que más valoran de Navan los antiguos usuarios de Concur.
- Aprobación
- Solo fuera de política
Conecta contabilidad desde el primer mes
Semana 3Elige un solo medio de pago: tarjeta de empresa o factura mensual. Comprueba que la exportación llega a tu programa de contabilidad con el IVA separado. Un Excel desordenado le cuesta medio día al mes a tu gestoría.
- Medio de pago
- Uno para todos
Haz balance a los tres meses
Mes 3Mide qué parte de los viajes se reserva en la herramienta. Por debajo del 80 %, busca qué empuja al equipo a reservar fuera antes de añadir reglas. Por encima, ajusta los topes con los precios pagados de verdad.
- Objetivo
- 80 % de los viajes en la herramienta
Ya tienes herramienta de viajes, lo siguiente
Un viaje de trabajo no acaba en la reserva: termina en nota de gastos, en pago y en asiento contable. Estas páginas cubren el resto.
Tickets fotografiados y reembolsados sin teclear.
Diriges una pymeSoftware de gastos para pymesHerramientas pensadas para 10 a 250 empleados.
Te vas de ExpensifyAlternativas a ExpensifyAdónde ir y cómo migrar.
Quieres tarjetas para quienes viajanEl mejor banco para empresasTarjetas por empleado y límites de gasto.
Entra y sale gente a menudoEl mejor software de RR. HH.Dar de alta y de baja viajeros sin teclear.
Quieres conectar Navan con tus otras herramientasLa integración de Navan en MakeEnviar las reservas a tu hoja o a tu CRM.
Software de viajes de empresa · Preguntas frecuentes
¿Navan es gratis de verdad?
Sí, para reservar viajes, en empresas de hasta 300 empleados y sin límite de viajes. Navan cobra comisiones a los proveedores. Solo el módulo de notas de gastos es de pago: 15 $ por usuario y mes a partir del sexto usuario.¿Qué herramienta gratis sirve para los viajes de una micropyme?
Booking.com for Business si tu equipo duerme sobre todo en hotel, Trainline for Business si viaja sobre todo en tren. Las dos son gratis y sin contrato. Si quieres una política con aprobación del responsable, Navan sigue siendo gratis por debajo de 300 empleados.¿Qué diferencia hay entre una agencia de viajes de empresa y una plataforma online?
La agencia tiene agentes que reservan por ti, normalmente con un cargo por gestión y tarifas negociadas. La plataforma deja que tu equipo reserve solo dentro de reglas fijadas antes. Para una pyme basta con la plataforma; Navan y Perk añaden asistencia humana para los imprevistos.¿Los precios son más caros en una plataforma de viajes de empresa?
En principio no, pero compruébalo. Algunos usuarios de Perk ven ciertos hoteles más caros que en directo. Durante el primer mes, compara cinco reservas habituales en la plataforma y en la web del hotel: si hay diferencia, la verás enseguida.¿Hace falta un responsable de viajes para usar estas herramientas?
No, por debajo de 100 empleados. Basta con una persona que configure la política y mire el panel una hora al mes. Por encima de 300 empleados o con varios países, un responsable de viajes empieza a compensar, igual que las ofertas bajo presupuesto como Navan Enterprise o SAP Concur.¿Qué pasa si cancelan un tren o un vuelo?
Con Navan y Perk, la asistencia de la plataforma recoloca al viajero. Con Trainline for Business, el cambio o el reembolso sigue las condiciones del billete. Perk devuelve además el 80 % de un viaje cancelado a última hora con FlexiTravel.Perk Esencial o Premium: ¿cuál elijo?
Esencial mientras reserves menos de 4.950 € al mes. Por encima, Premium sale más barato: 99 € de cuota más el 3 %, frente al 5 % sin cuota. El tope de 30 € por reserva de Esencial cambia la cuenta si tus reservas superan a menudo los 600 €: rehaz el cálculo con tus importes reales.¿Es española alguna de estas plataformas?
Sí, Perk nació en Barcelona en 2015 y tiene tarifas negociadas con Renfe. BizAway también trabaja mucho en España, pero no publica precios, por eso no está en el ranking. Navan, Booking.com for Business, Engine y Trainline son extranjeras.¿SAP Concur sigue siendo buena opción?
Para una gran empresa que ya usa las notas de gastos de SAP Concur, sí, la coherencia cuenta. Para una pyme, su precio bajo presupuesto y su implantación más larga la hacen menos interesante que Navan, gratis por debajo de 300 empleados. Por eso no está en nuestro ranking.