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Intégration Aesthetix CRM ZapierAutomatiser Aesthetix CRM avec Zapier.

L'intégration Aesthetix CRM Zapier propose 6 déclencheurs, 6 actions et 2 recherches pour brancher le CRM de ton cabinet esthétique sur tes autres outils. Les six déclencheurs fonctionnent par interrogation, l'app tourne sur le plan gratuit. Chaque geste décrit ici est celui de l'éditeur.

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Aperçu

Ce que fait vraiment l'intégration Aesthetix CRM Zapier

Aesthetix CRM est un CRM de vente et de marketing pensé pour les cabinets de médecine esthétique. Le relier à Zapier, c'est permettre deux choses : réagir à ce qui se passe dans le CRM (formulaire reçu, facture réglée, opportunité qui avance) et y écrire des contacts, des tags, des notes ou des opportunités sans ressaisie.

Trois résultats reviennent le plus souvent. Une demande de devis devient une opportunité suivie. Form Submission repère le formulaire, Create or Update Opportunity ouvre l'affaire dans le pipeline, et la secrétaire médicale n'a plus rien à recopier. Une facture réglée efface le tag « paiement en attente ». Invoice Paid déclenche, Remove Contact Tag nettoie la fiche, et la segmentation reste juste. Un passage d'étape lance la bonne séquence. Opportunity Stage Update voit l'affaire avancer, Add Contact to Workflow inscrit la patiente dans le parcours de rappel prévu.

Ce que Zapier ne fait pas ici, maintenant. Aucun des six déclencheurs n'est instantané : Zapier passe vérifier à intervalle régulier, donc sur le plan gratuit une facture payée peut attendre jusqu'à 15 minutes avant d'être vue. Aucune action ne supprime un contact ou une opportunité. Aucune recherche ne retrouve une facture ou un formulaire. Et rien de ce qui existait avant l'activation du Zap n'est repris.

Pour comparer les plateformes avant de te lancer, les pages Make vs Zapier et n8n vs Zapier posent les critères un par un.

Vocabulaire

Le vocabulaire de Zapier en une minute

Huit mots reviennent dans toute la page. Les voici en clair.

Zap
L'automatisation que tu construis : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui s'exécutent à chaque fois que l'événement survient.
Déclencheur
L'événement dans Aesthetix CRM qui lance le Zap, par exemple un formulaire reçu. Une fois le Zap actif, Zapier l'attend.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit à ta place un tag, une note, un contact ou une opportunité.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Le quota de ton plan se compte en tâches réussies.
Déclencheur par interrogation
Zapier interroge l'app à intervalle fixe, récupère les nouveautés et ne garde que ce qu'il n'a pas encore vu.
Déclencheur instantané
C'est l'app qui prévient Zapier au moment précis de l'événement. Aesthetix CRM n'en propose aucun, et ça change tout au délai.
Filtre
Une étape qui laisse continuer le Zap seulement si ce qui arrive remplit ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans l'app, comme un contact existant, pour que la suite du Zap s'en serve.
Coût

Ce que ça coûte vraiment

Aesthetix CRM n'est pas réservée aux plans payants : elle fonctionne dès le plan gratuit.

  • Vérifications du déclencheurGratuites, jamais facturées
  • Plan gratuit100 tâches par mois, Zaps à deux étapes
  • Réservée aux plans payantsNon

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche, pas plus que les passages de Zapier pour chercher du nouveau. Chaque action réussie compte pour une tâche, une action en échec ne compte pas. Le plan gratuit donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais seulement à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre, une recherche ou une deuxième action en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants.

Connexion

Connecter Aesthetix CRM à Zapier en trois étapes

  1. 01

    Ouvrir la page des apps

    Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. La connexion, c'est ton compte Aesthetix CRM relié une fois pour toutes, puis réutilisé par chaque étape qui touche l'app.

  2. 02

    Choisir Aesthetix CRM

    Tape le nom de l'app dans la fenêtre, sélectionne Aesthetix CRM, puis clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur l'écran de connexion de l'app.

  3. 03

    Se connecter et autoriser

    Identifie-toi avec ton compte Aesthetix CRM et donne l'accès à Zapier. Si le Zap doit toucher des fiches qui ne t'appartiennent pas, ce compte doit aussi avoir les droits de lecture ou d'écriture dessus.

Premier Zap

Ton premier Zap : une note sur la fiche à chaque facture réglée

ObjectifQuand une facture passe en payée, retrouver le contact concerné et écrire une note sur sa fiche, pour que la praticienne le voie avant le prochain rendez-vous.

  1. 01

    Créer le Zap

    Lance un nouveau Zap et choisis Aesthetix CRM comme app de départ, avec l'événement Invoice Paid. Sélectionne ensuite la connexion créée plus haut.

  2. 02

    Tester le déclencheur

    Lance le test : Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte. Choisis une vraie facture, c'est sur elle que tu feras la correspondance des champs.

  3. 03

    Ajouter la recherche

    Ajoute Aesthetix CRM avec Find Contact et cherche la personne par son e-mail, son nom ou son téléphone. Cette étape rend le Zap multi-étapes, donc payant.

  4. 04

    Ajouter la note

    Ajoute l'action Create Note. Relie Contact ID au contact trouvé à l'étape précédente, puis rédige le texte de la note dans Note Body.

  5. 05

    Tester puis publier

    Teste l'action une fois et vérifie que la note apparaît bien sur la fiche du contact. Si tout est juste, clique sur Publish pour activer le Zap.

Déclencheurs

Les déclencheurs Aesthetix CRM : ce qui lance un Zap

6 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Aesthetix CRM. Zapier va les chercher au rythme que ton plan autorise.

1

Form Submission

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a form is submitted.”

Chaque fois qu'un visiteur remplit un formulaire Aesthetix CRM, cette réponse devient le point de départ de ton Zap. La demande de consultation quitte le CRM pour rejoindre l'outil où l'équipe travaille vraiment, sans export ni copier-coller.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
transformer chaque demande de devis en opportunité suivie, ou prévenir l'accueil sur la messagerie d'équipe.
Attention
une personne qui remplit le formulaire puis appelle aussitôt peut joindre le cabinet avant que Zapier ait vu sa demande.
2

Invoice Paid

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when an invoice is paid.”

Ici, c'est l'encaissement qui donne le signal. Une facture qui passe au statut payé dans Aesthetix CRM est repérée au passage suivant de Zapier, et le Zap démarre. C'est le bon point d'entrée pour tout ce qui ne doit arriver qu'une fois l'argent reçu.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
retirer le tag « paiement en attente » ou envoyer la ligne au logiciel de comptabilité.
Attention
les factures réglées avant l'activation du Zap ne remontent jamais, il faut les traiter à la main.
3

New Contact

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a new contact is created.”

Chaque nouvelle fiche dans la base de contacts lance le Zap. Peu importe qu'elle ait été saisie par l'accueil ou créée par un autre outil : Zapier la découvre et la transmet à l'étape suivante.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
copier chaque nouveau patient dans ton outil d'e-mailing, ou l'ajouter à un tableau de suivi partagé avec l'associé.
Attention
si un autre de tes Zaps crée des contacts dans Aesthetix CRM, ce déclencheur peut tourner en boucle et vider ton quota.
4

Opportunity Stage Update

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when an opportunity's pipeline stage is updated.”

Le pipeline commercial est la source de celui-ci. Quand une opportunité change d'étape, Zapier le constate à son passage suivant et exécute la suite du Zap : un déplacement de carte dans le CRM met du travail en route ailleurs.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
inscrire la personne dans une séquence de rappel quand son dossier arrive à l'étape « consultation prévue ».
Attention
chaque changement d'étape lance le Zap, ajoute un filtre si une seule étape t'intéresse.
5

Opportunity Status Update

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when an opportunity status changes (won, lost, open, abandoned).”

L'étape dit où en est une affaire, le statut dit comment elle s'est terminée. Ce déclencheur réagit quand une opportunité passe à gagnée, perdue, ouverte ou abandonnée. Il sert donc tout ce qui dépend de l'issue plutôt que de la progression.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
envoyer les dossiers abandonnés vers une relance douce, pendant que les dossiers gagnés partent vers l'accueil.
Attention
les quatre statuts déclenchent, un filtre sur le statut est presque toujours nécessaire.
6

Tag Added

Déclencheur par interrogation

Dans Zapier“Triggers when a tag is added to a contact.”

Les tags servent à trier les patients dans la plupart des cabinets, et ce déclencheur les surveille. Un tag posé sur un contact est vu au passage suivant de Zapier, qui lance alors le Zap pour cette personne : un clic dans le CRM devient une suite d'actions.

Comment il se déclenche
Zapier va voir à intervalle régulier, et cet intervalle dépend de ton plan : toutes les 15 minutes sur le gratuit.
Quand l'utiliser
la praticienne tague une patiente « suivi post-soin » et une note apparaît sur sa fiche.
Attention
ne le fais jamais suivre d'Add Contact Tag sur le même contact, le Zap se relancerait sans fin.
Actions

Les actions Aesthetix CRM : ce qu'un Zap peut écrire

Aesthetix CRM te donne 6 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

Add Contact Tag

Action

Dans Zapier“Adds a tag to a contact.”

Pose un tag sur un contact, le moyen le plus rapide de marquer sa provenance ou sa demande.

Quand l'utiliser
étiqueter tous les contacts venus d'une campagne d'automne pour les segmenter plus tard.
Attention
associé au déclencheur Tag Added sur le même contact, il crée une boucle.
2

Add Contact to Workflow

Action

Dans Zapier“Adds a contact to a workflow.”

Inscrit un contact dans l'un des workflows automatisés que tu fais déjà tourner dans Aesthetix CRM.

Quand l'utiliser
lancer une séquence de rappel dès qu'un événement extérieur indique que la personne est prête.
Attention
Contact ID est obligatoire, la personne doit donc déjà figurer dans le CRM quand le Zap arrive à cette étape.
3

Create Note

Action

Dans Zapier“Creates a note on a contact.”

Ajoute une note en texte libre sur la fiche d'un contact, lisible par toute l'équipe.

Quand l'utiliser
garder une trace visible d'un événement survenu hors du CRM, comme un paiement enregistré ailleurs.
Attention
Contact ID et Note Body sont tous deux obligatoires : relie le texte de la note à une valeur que l'étape précédente fournit toujours.
4

Create or Update Contact

Action

Dans Zapier“Creates a new contact or updates an existing contact.”

Fait entrer une personne dans Aesthetix CRM, en créant la fiche ou en mettant à jour celle qui existe déjà.

Quand l'utiliser
centraliser les prospects d'un outil de prise de rendez-vous sans créer de doublons.
Attention
le réglage Update Existing Contact est obligatoire ; désactivé, un e-mail ou un téléphone identique donne une deuxième fiche.
5

Create or Update Opportunity

Action

Dans Zapier“Creates or updates an opportunity.”

Ouvre une affaire dans le pipeline, ou rafraîchit celle qui existe, rattachée à un contact précis.

Quand l'utiliser
une demande de devis reçue par formulaire doit apparaître comme opportunité à traiter.
Attention
Contact ID et Opportunity Name sont obligatoires, le contact doit donc exister avant.
6

Remove Contact Tag

Action

Dans Zapier“Removes a tag from a contact.”

Retire un tag d'un contact, le geste inverse de l'ajout, pour garder des segments fiables.

Quand l'utiliser
effacer le tag « paiement en attente » une fois la facture réglée.
Attention
Contact ID et Tag sont obligatoires ; cette étape ne touche qu'aux tags, jamais à la fiche elle-même.
Recherches

Les recherches Aesthetix CRM : retrouver ce qui existe

2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Aesthetix CRM, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Les recherches sont en bas de la liste Action event, sous le titre SEARCH. Certains champs d'action proposent aussi + Add search step, qui insère la recherche juste avant et branche son résultat tout seul. Une recherche rend le Zap multi-étapes, donc payant.

1

Find Contact

Recherche

Dans Zapier“Searches for contacts by name, email, or phone.”

Retrouve un contact existant par son nom, son e-mail ou son téléphone, et passe sa fiche aux étapes suivantes.

Quand l'utiliser
ton déclencheur vient d'un autre outil et ne connaît que l'e-mail, alors que l'action exige un Contact ID.
Attention
c'est Aesthetix CRM qui décide si la correspondance doit être exacte ou approchée, teste avec de vraies données.
2

Find User

Recherche

Dans Zapier“Searches for users (team members).”

Cherche parmi les membres de l'équipe du compte, et non parmi les patients ou les prospects.

Quand l'utiliser
une étape suivante doit nommer la personne du cabinet responsable du dossier.
Attention
seuls les utilisateurs du CRM sont concernés, un nom de patient ne remontera jamais ici.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Sur les apps qui le proposent, cette case transforme la recherche en « trouver ou créer ». Aesthetix CRM n'en liste aucune variante, n'y compte pas ici.
  3. If multiple search results are found?
    Quand plusieurs fiches correspondent : garder la première (le choix par défaut), arrêter le Zap, ou toutes les transmettre d'un coup.
Quand ça casse

Quand un Zap Aesthetix CRM casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide à cette app : les cas ci-dessous sont les limites générales qui touchent tout Zap construit dessus.

Ici, la plupart des pannes viennent du délai et des boucles, pas de la connexion. Si l'une d'elles te bloque, la page Dépannage Zapier détaille les correctifs habituels.

  • Rien d'avant l'activation

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après sa mise en route. Les contacts, formulaires et factures déjà présents ne sont jamais repris : déplacer cet historique est un chantier à part.

  • Un Zap de tags qui tourne en boucle

    Si Tag Added lance le Zap et qu'Add Contact Tag réécrit sur le même contact, le Zap se relance encore et encore et consomme ton quota de tâches à toute vitesse.

  • Import massif retenu

    Après un gros import ou une migration, un déclencheur peut renvoyer d'un coup un énorme lot. La protection anti-afflux de Zapier peut alors le retenir au lieu de l'exécuter.

  • Une fiche ne passe jamais deux fois

    Zapier mémorise ce qu'il a déjà vu sur un déclencheur par interrogation. Modifier un contact déjà passé ne relance pas le Zap pour lui.
Besoin d'aide

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FAQ

Intégration Aesthetix CRM Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Aesthetix CRM Zapier est-elle gratuite ?
Oui, tant que tes Zaps restent simples. Aesthetix CRM n'est pas réservée aux plans payants, elle fonctionne donc sur le plan gratuit, qui offre 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité. La limite tient à leur forme : le plan gratuit ne construit que des Zaps à deux étapes, un déclencheur et une action. Dès que tu ajoutes un filtre, une recherche comme Find Contact ou une seconde action, le Zap devient multi-étapes et passe sur un plan payant. Les tarifs bougent souvent, vérifie la grille actuelle sur Zapier.
02Combien de tâches consomme un Zap Aesthetix CRM ?
Une tâche par action réussie, rien d'autre. Le déclencheur est gratuit, tout comme chaque passage de Zapier pour chercher de nouvelles factures ou de nouveaux tags, quelle que soit la fréquence. Un Zap qui retire un tag à chaque facture réglée coûte une tâche par facture. S'il ajoute aussi une note, ça fait deux tâches par facture, car chaque action compte séparément. Une action en échec ne compte pas. Avec 100 tâches par mois sur le gratuit, un cabinet actif atteint vite le plafond.
03Aesthetix CRM déclenche-t-il les Zaps en temps réel ?
Non. Les six déclencheurs d'Aesthetix CRM fonctionnent par interrogation : Zapier va vérifier l'app à intervalle régulier au lieu d'être prévenu au moment de l'événement. Sur le plan gratuit, ce passage a lieu toutes les 15 minutes. Professional le ramène à 2 minutes, Team et Enterprise à chaque minute. Sur les plans payants, tu peux aussi lancer une vérification à la main depuis l'éditeur. Le type est fixé par l'app elle-même, aucun réglage ne rend ces déclencheurs instantanés.
04Que faut-il pour connecter Aesthetix CRM à Zapier ?
Un compte Aesthetix CRM et un compte Zapier. Dans Zapier, ouvre la page Apps, clique sur + Add connection, choisis Aesthetix CRM, clique sur Add connection et identifie-toi dans l'onglet qui s'ouvre. Une fois l'accès accordé, la connexion sert à tous les Zaps qui touchent l'app. Si tes Zaps doivent lire ou modifier des fiches gérées par un associé, le compte connecté doit avoir les droits de lecture ou d'écriture sur ces fiches, sinon les étapes concernées échouent.
05Pourquoi une action Aesthetix CRM échoue-t-elle sur le Contact ID ?
Parce que cinq actions sur six exigent un Contact ID et que le contact doit déjà exister dans le compte connecté. Add Contact Tag, Remove Contact Tag, Add Contact to Workflow, Create Note et Create or Update Opportunity le demandent toutes. Si ton déclencheur vient d'un outil extérieur qui ne connaît que le téléphone ou l'e-mail, place une recherche Find Contact juste avant l'action pour récupérer la fiche. Cette recherche rend le Zap multi-étapes, prévois donc un plan payant.
06Et si l'opération Aesthetix CRM dont tu as besoin n'existe pas ?
Zapier ne peut alors pas la faire directement avec cette app. L'intégration couvre 6 déclencheurs, 6 actions et 2 recherches : aucune action ne supprime un contact, aucun déclencheur ne suit les rendez-vous, aucune recherche ne retrouve une facture. Un contournement existe parfois en combinant les étapes disponibles, par exemple retirer un tag plutôt que supprimer une fiche. Si rien ne colle, une autre plateforme d'automatisation ou une autre façon d'organiser le process sera plus honnête.
07Zapier, Make ou n8n pour Aesthetix CRM ?
Tout dépend du critère qui compte le plus pour toi. Zapier se met en place le plus vite et son intégration Aesthetix CRM est prête avec 14 opérations, mais ses déclencheurs par interrogation suivent l'intervalle de ton plan et chaque action réussie consomme une tâche. Make et n8n sont des plateformes à part, avec leur propre facturation et leur propre liste d'apps. Vérifie d'abord que les opérations voulues existent pour cette app sur chaque plateforme, puis compare le coût à ton volume.
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