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Intégration Planfix ZapierAutomatiser Planfix avec Zapier.

L'intégration Planfix Zapier compte 10 déclencheurs, 9 actions et 2 recherches pour faire circuler tâches, contacts et commentaires entre Planfix et tes autres outils. Tous les déclencheurs sont instantanés, l'app marche dès le plan gratuit, et chaque étape est chiffrée ici en tâches.

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Aperçu

À quoi sert l'intégration Planfix Zapier

L'intégration Planfix Zapier branche ton compte Planfix sur Zapier, un outil qui enchaîne des automatisations entre applications sans écrire de code. Un événement se produit dans Planfix (tâche, contact ou commentaire créé, modifié ou supprimé) et Zapier y répond en écrivant, en mettant à jour ou en supprimant quelque chose ailleurs, ou dans Planfix lui-même.

Des tâches qui arrivent déjà briefées. Le déclencheur New Task repère chaque tâche créée, l'action New Comment y dépose la consigne de départ. Le chef de projet n'a plus à la retaper.

Un suivi client sans relance manuelle. Update Task capte les changements sur tes dossiers, un filtre ne garde que ceux qui comptent, et la suite part vers l'outil de ton choix.

Un fichier contacts qui ne diverge plus. New Contact et Update Contact alimentent ton outil d'emailing ou ta facturation au fil des saisies, Delete Contact fait le ménage quand une fiche disparaît.

Ce que Zapier ne fait pas pour Planfix compte autant. Aucune recherche sur les commentaires : seuls les contacts et les tâches se retrouvent. Aucune recherche ne crée l'élément manquant, l'app n'a pas d'option « trouver ou créer ». Et un Zap ne remonte jamais le temps : ce qui existait avant sa mise en route reste hors de portée.

Planfix tourne aussi sur Make : la page Intégration Planfix Make en traite, et le comparatif Make vs Zapier pose les deux outils côte à côte.

Vocabulaire

Le vocabulaire Zapier en une minute

Huit mots à connaître. Une fois expliqués, on les emploie tels quels.

Zap
L'automatisation que tu montes sur Zapier : un déclencheur, puis une ou plusieurs actions qui tournent à chaque fois qu'il se produit.
Déclencheur
L'événement, dans une app, qui lance le Zap. Une fois le Zap allumé, Zapier l'attend et ne fait rien d'autre.
Action
Ce que fait le Zap une fois lancé : l'étape qui écrit, modifie, envoie ou supprime quelque chose à ta place.
Tâche
L'unité que Zapier facture : une action menée à bien. Ton plan compte ces tâches-là, et rien d'autre.
Interrogation ou instantané
Un déclencheur par interrogation est vérifié par Zapier à intervalle fixe. Un déclencheur instantané est signalé par l'app elle-même, sans attente.
Filtre
Une étape qui ne laisse continuer le Zap que si les données reçues remplissent ta condition, et l'arrête sinon.
Étape de recherche
Une étape qui retrouve un élément déjà présent dans une app, pour que les étapes suivantes réutilisent ce qu'elle a trouvé.
Connexion
Ton compte Planfix relié une fois pour toutes à Zapier, puis réutilisé par chaque étape qui parle à Planfix.
Coût

Combien coûte vraiment un Zap Planfix

Le déclencheur ne coûte jamais de tâche. Seule une action réussie est facturée ; une action qui échoue n'est pas décomptée de ton plan.

  • Planfix en plan gratuitOui, l'app n'est pas réservée aux plans payants
  • Tâches gratuites par mois100
  • Longueur d'un Zap en Free2 étapes (déclencheur + action)
  • Déclencheurs Planfix par interrogation0 sur 10

Trois actions dans un Zap, c'est trois tâches par passage. Le plan gratuit offre 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap s'arrête à deux étapes : un déclencheur, une action. Un filtre, une recherche ou une seconde action en font un Zap multi-étapes, réservé aux plans payants. Côté Planfix, bonne nouvelle : les 10 déclencheurs sont instantanés, la grille d'interrogation ci-dessous ne les ralentit pas, même en Free.

Connexion

Connecter Planfix à Zapier en 3 étapes

  1. 01

    Ouvrir la fenêtre de connexion

    Dans ton compte Zapier, va sur la page Apps et clique sur + Add connection. Une fenêtre s'ouvre avec un champ de recherche : tape Planfix et sélectionne l'app.

  2. 02

    Te connecter à Planfix

    Clique sur Add connection. Un nouvel onglet s'ouvre sur Planfix : connecte-toi avec le compte au nom duquel les Zaps agiront. Il te faut ton propre compte sur l'app.

  3. 03

    Autoriser l'accès

    Accorde à Zapier l'accès au compte. Si un Zap doit toucher des tâches ou des contacts qui ne t'appartiennent pas, ton compte doit avoir sur eux des droits de lecture ou d'écriture dans Planfix.

Premier Zap

Ton premier Zap Planfix, pas à pas

ObjectifQuand une tâche change et remplit ta condition, un commentaire s'ajoute dessus.

  1. 01

    Choisir le déclencheur

    Démarre un nouveau Zap, choisis Planfix comme app et Update Task comme événement, puis ta connexion Planfix. L'étape affiche un éclair : c'est un déclencheur instantané.

  2. 02

    Le tester sur une vraie tâche

    Lance le test. Zapier ramène les trois éléments les plus récents de ton compte : tu en choisis un vrai et tu prépares la suite sur des données réelles, pas sur des cases vides.

  3. 03

    Poser le filtre

    Clique sur l'icône plus, choisis Filter, puis règle le champ à regarder, la règle et la valeur. Une règle texte sur du texte, une règle nombre sur des nombres, sinon le filtre ne passe jamais.

  4. 04

    Ajouter New Comment

    Ajoute une étape Planfix avec l'action New Comment. Reprends le Task No. fourni par le déclencheur et rédige le Text du commentaire en y glissant les données de la tâche.

  5. 05

    Tester l'action

    Fais tourner l'étape une fois et ouvre la tâche dans Planfix : le commentaire doit y être. Lis ce que Zapier renvoie avant d'aller plus loin.

  6. 06

    Publier

    Clique sur Publish pour allumer le Zap. Avec son filtre, c'est un Zap multi-étapes, donc réservé aux plans payants. Attention à la boucle : n'ajoute pas d'Update Task en action sur ces mêmes tâches.

Déclencheurs

Les déclencheurs Planfix dans Zapier

10 événements démarrent un Zap quand quelque chose se passe dans Planfix, et 10 d'entre eux sont instantanés : l'app prévient Zapier tout de suite, quel que soit ton plan.

1

New Comment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a comment is created”

Lance le Zap à chaque commentaire publié sur une tâche Planfix et transmet son contenu aux étapes suivantes. C'est le bon point de départ pour les équipes qui échangent dans les tâches et veulent que ces échanges sortent de Planfix sans copier-coller.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un cabinet comptable veut voir chaque remarque client remonter dans sa messagerie d'équipe.
Attention
les commentaires écrits par ton propre Zap via l'action New Comment le relancent aussi.
2

Delete Comment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a comment is deleted”

Réagit à la suppression d'un commentaire dans Planfix. Utile quand un autre outil garde une copie des échanges et doit oublier ceux qui n'existent plus, pour que les deux versions d'un dossier racontent la même chose.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
tu archives les commentaires dans un tableur partagé et tu veux y marquer ceux qui ont été retirés.
Attention
côté Planfix, le commentaire a déjà disparu ; aucune étape suivante ne pourra le relire là-bas.
3

Update Comment

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a comment is updated”

Part quand un commentaire existant est modifié. Une correction, une précision, un engagement reformulé auprès d'un client : chaque retouche devient un événement que tu peux transmettre ou consigner ailleurs.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
une agence veut que la version corrigée d'un message remplace l'ancienne dans le canal partagé avec le client.
Attention
une action Update Comment sur les mêmes commentaires relance ce déclencheur à chaque écriture.
4

New Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a new contact is created”

Se déclenche à la création d'un contact Planfix, personne ou société. Zapier le met en avant parmi les déclencheurs principaux de l'app, et c'est l'entrée logique de tout ce qui touche à la prospection ou à l'accueil d'un client.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
chaque prospect saisi par un commercial doit rejoindre ton outil d'emailing sans double saisie.
Attention
un import massif de contacts arrive d'un bloc, et Zapier peut retenir un tel afflux.
5

Delete Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a contact is deleted”

Tourne quand un contact disparaît de Planfix. Il boucle le ménage : l'outil qui détient encore cette personne ou cette société peut être prévenu pour l'effacer ou l'archiver à son tour.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
une demande d'effacement RGPD traitée dans Planfix doit aussi retirer la personne de ta liste de diffusion.
Attention
une action Delete Contact dans un autre Zap déclenche celui-ci, et des Zaps en chaîne peuvent supprimer plus que prévu.
6

Update Contact

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a contact is updated”

Surveille les fiches existantes et lance le Zap à chaque modification. Nouveau téléphone, statut changé, case société cochée : l'information rejoint tes autres outils sans export à faire tourner.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
les coordonnées d'un client vivent dans Planfix et dans ton logiciel de facturation, qui doit suivre chaque retouche.
Attention
répondre par Update Contact sur les mêmes fiches relance le Zap en boucle et vide ton quota de tâches. Un filtre coupe le cercle.
7

Update Field

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a field is updated”

Plus ciblé que les autres déclencheurs de mise à jour : il ne part que lorsqu'un champ précis change, pas à chaque retouche. Zapier le classe parmi les déclencheurs principaux, et c'est la façon la plus propre de réagir à une seule valeur.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
seul le changement d'une valeur doit alerter la direction financière, pas chaque faute corrigée.
Attention
l'étape demande un Type et un Field avant tout test ; choisis d'abord le champ à surveiller.
8

New Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a new task is created”

Part à chaque tâche créée dans Planfix. Autre déclencheur mis en avant par Zapier, il convient aux équipes qui pilotent leur activité depuis Planfix et veulent que leurs autres outils sachent quand un nouveau travail tombe.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un bureau d'études ouvre une tâche par demande client et veut une carte correspondante dans son tableau de planning.
Attention
une action New Task sur le même compte crée des tâches qui relancent ce déclencheur.
9

Delete Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a task is deleted”

Une fois une tâche supprimée, ce déclencheur met le Zap en route. Il garde les copies externes honnêtes : un créneau d'agenda, une ligne de suivi des temps ou un rapport client peuvent être nettoyés quand la tâche source n'existe plus.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
les interventions annulées sont effacées dans Planfix et doivent aussi quitter le planning partagé.
Attention
une étape Find a Task placée après ce déclencheur cherchera une tâche disparue et, par défaut, arrêtera le Zap.
10

Update Task

Déclencheur instantané

Dans Zapier“Trigger when a task is updated”

Couvre toute modification d'une tâche existante. Comme il part à chaque retouche, il gagne à être suivi d'un filtre qui ne garde que les changements utiles, par exemple le passage à un statut donné.

Comment il se déclenche
l'app prévient Zapier dès que ça se passe, le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan
Quand l'utiliser
un client doit être prévenu quand son dossier change d'étape, et rien d'autre dans la tâche ne l'intéresse.
Attention
une action Update Task sur les mêmes tâches relance le Zap à chaque passage. Sans filtre, la boucle mange tes tâches.
Actions

Les actions Planfix dans Zapier

Planfix te donne 9 actions. Pour chacune : ce qu'elle fait pour toi, le moment où tu la choisis, et ce qu'il faut surveiller.

1

New Comment

Action

Dans Zapier“Creates a new comment.”

Dépose un commentaire sur une tâche Planfix existante : l'histoire d'un dossier reste au même endroit, même quand les événements se passent dans d'autres outils.

Quand l'utiliser
un paiement encaissé dans ton logiciel de facturation laisse une trace sur la tâche concernée.
Attention
il te faut le Task No. de la tâche visée et le Text.
2

Update Comment

Action

Dans Zapier“Update a comment”

Réécrit le texte d'un commentaire déjà publié dans Planfix. Rarement la première action qu'on monte, mais utile pour tenir à jour une note de statut au lieu d'en empiler de nouvelles.

Quand l'utiliser
un commentaire de synthèse par tâche, rafraîchi par ton Zap.
Attention
le champ Text est obligatoire.
3

New Contact

Action

Dans Zapier“Creates a new contact.”

Ajoute une personne ou une société dans Planfix, avec la possibilité de la marquer comme société et de l'afficher dans les listes de participants et de contreparties des tâches.

Quand l'utiliser
les inscrits d'un webinaire doivent exister dans Planfix avant le premier appel.
Attention
un Template est obligatoire, le compte doit en avoir un.
4

Update Contact

Action

Dans Zapier“Update contact”

Retouche un contact Planfix désigné par son numéro, y compris la case société et sa présence dans les listes de participants et de contreparties.

Quand l'utiliser
un client met à jour son profil sur ton espace client, et Planfix suit.
Attention
le Contact No. est obligatoire ; récupère-le avec Find a Contact si aucune étape ne le porte.
5

Delete Comment

Action

Dans Zapier“Delete a comment”

Retire un commentaire de Planfix. L'étape réclame le Comment Id, elle suit donc en général un déclencheur qui a fourni ce commentaire.

Quand l'utiliser
une note automatique publiée par erreur doit disparaître quand l'événement d'origine est annulé.
Attention
aucune recherche ne retrouve les commentaires ; le Comment Id doit venir d'une étape précédente.
6

Delete Contact

Action

Dans Zapier“Delete a contact”

Efface un contact de Planfix à partir de son Contact No. Associée à une demande de suppression venue d'une autre app, elle garde tes fichiers alignés.

Quand l'utiliser
un formulaire de désinscription qui doit aussi retirer la personne de Planfix.
Attention
un déclencheur Delete Contact ailleurs partira sur ce qu'elle supprime.
7

Delete Task

Action

Dans Zapier“Delete a task”

Supprime une tâche Planfix à partir de son numéro. À réserver aux cas où un autre outil décide de l'existence d'un travail.

Quand l'utiliser
une commande annulée dans ta boutique efface sa tâche Planfix.
Attention
l'étape demande le Task No. ; teste-la sur une tâche jetable, la suppression est réelle.
8

New Task

Action

Dans Zapier“Creates a new task”

Ouvre une tâche dans Planfix à partir de ce qu'une autre app transmet : formulaire, devis signé, email. Zapier la range parmi les actions principales.

Quand l'utiliser
chaque commande validée dans ta boutique devient une tâche de préparation.
Attention
sans Template ni Task name, l'étape ne tourne pas.
9

Update Task

Action

Dans Zapier“Update a task”

Modifie une tâche existante, repérée par son numéro. Pratique quand l'avancement d'un travail se décide hors de Planfix.

Quand l'utiliser
un colis marqué livré chez le transporteur fait évoluer la tâche Planfix.
Attention
le Task No et un Task name sont exigés, même si tu ne voulais changer qu'autre chose.
Recherches

Les recherches Planfix dans Zapier

2 étapes de recherche vont chercher une donnée qui existe déjà dans Planfix, pour qu'une étape suivante s'en serve.

Une étape de recherche retrouve un élément dans Planfix pour qu'une étape suivante s'en serve, le plus souvent le Contact No. ou le Task No. qu'exigent les actions de mise à jour et de suppression. Dans l'éditeur, les recherches sont en bas de la liste Action event, sous SEARCH. En ajouter une rend le Zap multi-étapes.

1

Find a Contact

Recherche

Dans Zapier“Search for contact”

Retrouve un contact Planfix existant pour que les étapes suivantes disposent de son numéro et de sa fiche sans saisie.

Quand l'utiliser
un email arrive d'un client et le Zap doit mettre à jour sa fiche Planfix.
Attention
c'est Planfix qui décide si la recherche veut la valeur exacte ou accepte une approximation ; teste avec une vraie valeur.
2

Find a Task

Recherche

Dans Zapier“Search for task”

Récupère une tâche déjà présente : le moyen habituel d'obtenir le Task No. que réclament les actions de commentaire, de mise à jour et de suppression.

Quand l'utiliser
un règlement arrive dans un autre outil et un commentaire doit se poser sur la bonne tâche.
Attention
sans tâche correspondante, le Zap s'arrête ici, sauf si tu actives le réglage dédié.

Les trois réglages que toute recherche expose

  1. Successful if no search results are found?
    Laissé par défaut, une recherche sans résultat arrête le Zap et saute les étapes qui en dépendaient. Activé, le Zap continue les mains vides.
  2. Create X if it doesn't exist yet?
    Cette case transforme une recherche en « trouver ou créer ». Planfix ne propose pas cette option sur Zapier : ici, une recherche ne crée jamais l'élément manquant.
  3. If multiple search results are found?
    Trois issues : garder le premier résultat (par défaut), arrêter le Zap, ou transmettre tous les résultats d'un coup aux étapes suivantes.
Quand ça casse

Quand un Zap Planfix casse

Zapier ne rattache aucun article d'aide propre à Planfix : les pièges ci-dessous sont les pièges généraux, lus à travers le fonctionnement de cette app.

Quatre pièges à connaître avant de publier : la boucle, le passé, les gros volumes et les recherches vides. Si un Zap déraille malgré tout, la page Dépannage Zapier prend le relais.

  • Rien d'avant la mise en route

    Un Zap ne réagit qu'à ce qui se passe après son allumage. Les tâches et contacts déjà dans Planfix ne sont pas repris ; migrer cet historique est un chantier à part.

  • La boucle de mise à jour

    Update Task en déclencheur et Update Task en action sur les mêmes tâches : chaque écriture relance le Zap. Idem pour contacts et commentaires. Un filtre coupe le cercle.

  • Import massif retenu

    Importer un gros lot de contacts ou de tâches fait partir le déclencheur pour tous d'un coup, et la protection anti-afflux de Zapier peut retenir cette vague.

  • Recherche sans résultat

    Par défaut, une étape Find a Task ou Find a Contact qui ne trouve rien arrête le Zap et saute toutes les étapes qui attendaient son numéro.
Besoin d'aide

Besoin d'aide pour automatiser Planfix avec Zapier ?

Une personne lit chaque message.

FAQ

Intégration Planfix Zapier : les questions fréquentes

01L'intégration Planfix Zapier est-elle gratuite ?
Oui, Planfix n'est pas réservée aux plans payants : elle marche avec le plan gratuit de Zapier. Ce plan donne 100 tâches par mois et des Zaps en nombre illimité, mais chaque Zap se limite à deux étapes, un déclencheur et une action. Dès que tu ajoutes un filtre, une recherche ou une deuxième action, le Zap devient multi-étapes et passe sur un plan payant. Pour un flux simple, comme une nouvelle tâche qui reçoit un commentaire, le gratuit suffit.
02Combien de tâches consomme un Zap Planfix ?
Une tâche par action réussie, et rien pour le déclencheur. Un Zap qui part sur New Contact et crée une tâche coûte une tâche par passage ; avec trois actions, il en coûte trois. Guetter les nouveaux événements ne coûte rien, et une action qui échoue n'est pas décomptée. La facture grandit donc avec le nombre d'actions empilées, pas avec le nombre d'événements Planfix que Zapier reçoit. Compte donc tes actions avant de publier.
03Les déclencheurs Planfix sont-ils en temps réel ?
Oui. Les 10 déclencheurs Planfix sont instantanés : c'est Planfix qui prévient Zapier quand l'événement a lieu, et le Zap part tout de suite, quel que soit ton plan. La grille d'interrogation (15 minutes en Free, jusqu'à 1 minute en Team et Enterprise) ne les concerne pas. Dans l'éditeur, l'éclair affiché sur le déclencheur le signale. C'est ce qui rend le plan gratuit vraiment exploitable avec Planfix. Aucun réglage n'est à prévoir de ce côté.
04Que faut-il pour connecter Planfix à Zapier ?
Un compte à ton nom sur Planfix, plus des droits de lecture ou d'écriture sur les tâches et contacts qui ne t'appartiennent pas et que le Zap doit toucher. La connexion se fait une fois depuis la page Apps de ton compte Zapier, puis sert à chaque étape Planfix. Avant de construire, vérifie que ton compte voit au moins un modèle de tâche et un modèle de contact : New Task et New Contact exigent un Template.
05Pourquoi un Zap Planfix se relance-t-il sans arrêt ?
Parce qu'il écrit là où son propre déclencheur regarde. Un déclencheur Update Task associé à une action Update Task sur les mêmes tâches repart après chaque écriture, et c'est pareil pour les contacts et les commentaires. Chaque tour consomme des tâches. La parade habituelle : un filtre juste après le déclencheur, qui ne laisse passer que les changements utiles. Le Zap devient alors multi-étapes, donc payant. Teste toujours ce cas avant de publier.
06Et si l'opération Planfix dont tu as besoin n'existe pas ?
Commence par la liste : 10 déclencheurs, 9 actions et 2 recherches couvrent tâches, contacts et commentaires. Les commentaires n'ont pas de recherche, et aucune recherche ne crée l'élément manquant. Quand l'opération exacte manque, une recherche suivie d'une action fait souvent l'affaire, par exemple Find a Task puis New Comment. Si le trou reste, il faut passer par un autre outil d'automatisation ou un développement dédié. Avant cela, teste l'opération la plus proche sur une vraie tâche.
07Zapier, Make ou n8n pour Planfix ?
Tout dépend de tes critères, pas d'un vainqueur. Sur Zapier, Planfix offre 10 déclencheurs instantanés, 9 actions et 2 recherches, et tourne en plan gratuit pour des Zaps de deux étapes. Si tes flux restent simples et que tu veux démarrer vite, ça suffit. S'ils demandent filtres, recherches ou plusieurs actions par passage, compare le coût d'un plan Zapier payant avec ce que les autres outils facturent pour le même volume.
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