¿Cuál es el mejor software de gestión de vacaciones y ausencias en 2026?
El que cuenta los días como dice tu convenio, comparte datos con el fichaje y le pasa las ausencias a tu gestoría sin copiar nada a mano. Para 20 empleados, calcula entre 60 y 120 € al mes.
Un programa de gestión de vacaciones sustituye al Excel compartido y a los mensajes de WhatsApp: el empleado pide sus días desde el móvil, el responsable aprueba con un clic, el saldo se actualiza solo y el calendario del equipo muestra quién está. Lo difícil no es el formulario, es el cálculo: días naturales o laborables, lo que dice tu convenio, las bajas, los festivos de cada comunidad y la relación con el registro de jornada.
La respuesta corta: Sesame HR es la mejor opción para la mayoría de pymes españolas de 15 a 200 empleados, porque une vacaciones, ausencias y fichaje con un precio público. Woffu es la alternativa española más sólida, con un plan Lite muy barato para equipos de hasta 10 personas. absence.io es la herramienta dedicada más barata con precio público, Kenjo encaja si quieres un software de RRHH completo, y Factorial si prefieres el todo en uno que ya usan muchas pymes.
Todos los precios de esta página usan la misma base: una empresa de 20 empleados que quiere gestionar vacaciones y ausencias, sin IVA, al mes. Es la única forma de comparar un precio por empleado, un mínimo de plantilla y una cuota de alta.
La clasificación es editorial: una posición patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de vacaciones según tu situación
Los 5 programas de gestión de vacaciones comparados
La clasificación completa. La columna « para 20 empleados » da el coste mensual sin IVA de una empresa de 20 personas que gestiona vacaciones y ausencias, con la unidad de facturación de cada proveedor. El orden sigue el uso previsto (una pyme española que quiere saldos correctos y una conexión limpia con la gestoría), no solo la nota.
| Mejor para | Coste mensual para 20 empleados | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sesame HR | Mejor para pymes españolas | 95 € en Essential anual | 4.3/5 | Essential 4,75 €/empleado (anual) | — | Pymes de 15 a 200 empleados | Ver → |
| 2 | Woffu | Mejor para equipos pequeños | Pro según presupuesto (Lite hasta 10) | 4.1/5 | Lite desde 1,50 €/usuario (hasta 10) | — | Equipos de hasta 10 en Lite, pymes en Pro | Ver → |
| 3 | absence.io | Mejor herramienta dedicada con precio público | 59,80 € en Starter | 3.9/5 | Starter 2,99 €/usuario | — | Pymes de oficina sin convenio complejo | Ver → |
| 4 | Kenjo | Mejor software de RRHH completo | 120 € en Starter, más 400 € de alta | 3.9/5 | Starter 6 €/empleado + alta 400 € | — | Pymes de 20 a 300 que quieren RRHH completo | Ver → |
| 5 | Factorial | Mejor todo en uno conocido | Según presupuesto | 3.7/5 | Según presupuesto tras demo | — | Pymes de oficina que quieren una sola herramienta | Ver → |
Precios sin IVA leídos en las páginas oficiales de cada proveedor en 2026. Las herramientas que ya aparecen en otras páginas Labs conservan la misma nota y los mismos precios en todas partes.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y puntuado
Casi todas las páginas que salen arriba en Google para esta búsqueda las escribe un proveedor que se pone primero en su propia lista. Los directorios enumeran decenas de programas con estrellas y sin cuentas. Ninguno convierte los precios a una misma plantilla, casi ninguno habla del convenio ni del registro de jornada, y pocos cuentan los puntos débiles de cada herramienta.
Hemos comparado las páginas de precios oficiales, la documentación de cada proveedor sobre cálculo de saldos y alojamiento de datos, y cientos de opiniones de usuarios, leyendo primero las malas. Cada precio se convierte a 20 empleados al mes. Bizneo, Holded y Cegid Visualtime no entran: no pudimos leer una tarifa clara en su web, o su foco son los turnos complejos.
El cálculo de los días pesa más que nada: un programa que se equivoca en un saldo te cuesta más en reclamaciones y correcciones de nómina que cualquier suscripción.
- Cálculo correcto de los díasDías naturales o laborables, convenio, bajas, festivos autonómicos y locales.30 %
- Conexión con nóminasExportación para la gestoría, conexión con nóminas y con el fichaje.20 %
- Precio y transparenciaPrecio público, unidad de facturación, mínimos y cuotas de alta.20 %
- Puesta en marchaTiempo para configurar las reglas y dar de alta a la plantilla.15 %
- Soporte y seguimientoRapidez de respuesta, ayuda en la configuración, actualizaciones legales.15 %
Ningún enlace de afiliado cambia una nota ni una posición.
Sesame HR
Sesame HR es un proveedor español que une el fichaje y la gestión de RRHH en la misma aplicación. Las vacaciones y ausencias están en el centro del producto: el empleado pide sus días desde la app, el responsable aprueba, el saldo se actualiza y el calendario del equipo enseña quién falta. Como el fichaje está en la misma herramienta, vacaciones y registro de jornada comparten datos en la misma app.
El precio es de los más claros del mercado español. En facturación anual, Essential cuesta 4,75 € por empleado y mes, Connect 5,50 €, Growth 6,25 € y Scale 8,00 €. En mensual sube a 5,25 €, 6,00 €, 6,75 € y 9,00 €. Hay un mínimo de 15 empleados, así que una empresa de 10 personas paga como si fueran 15. Para 20 empleados, Essential en anual sale por 95 € al mes.
El límite está en la factura: cada plan superior añade módulos y el precio por empleado sube rápido. Y como con cualquier herramienta, un convenio con reglas propias pide revisar la configuración antes de cargar los saldos.
Consejo: si tienes menos de 15 empleados, compara con Woffu Lite o absence.io; el mínimo de Sesame encarece mucho el coste por persona en equipos pequeños.
- Vacaciones, ausencias y fichaje juntos
- Precio público por plan
- Pago mensual o anual
- ✓Vacaciones y fichaje en la misma app
- ✓Tarifas claras en la web
- ✓Puesta en marcha rápida
- ✗Mínimo de 15 empleados
- ✗El precio sube al añadir módulos
- ✗Planes superiores bastante más caros
La mejor opción para la mayoría de pymes españolas a partir de 15 empleados. Por debajo, el mínimo de plantilla la hace cara.
Woffu
Woffu es un proveedor español especializado en la gestión del tiempo: vacaciones, ausencias, fichaje y calendarios laborales. Es una de las herramientas españolas que más aparecen en las comparativas del sector, junto a Sesame, y su catálogo va desde un plan muy sencillo para equipos pequeños hasta planes de empresa con RRHH completo.
El plan Lite cuesta desde 1,50 € por usuario y mes, en mensual o anual, pero está limitado a 10 empleados con un horario sencillo. A partir de ahí entras en Pro, Enterprise o People Hub, con precio según presupuesto y facturación anual. Para 20 empleados no hay precio público: tienes que pedir presupuesto. Solo se facturan los usuarios activos.
El límite es la transparencia por encima de 10 empleados: sin presupuesto no sabes cuánto pagarás, y los planes superiores exigen pago anual. Antes de firmar, compara la oferta con el precio público de Sesame para tu misma plantilla.
Consejo: si estás cerca de los 10 empleados, empieza con Lite en mensual. Cuando crezcas, pide el presupuesto de Pro con la misma configuración y compáralo con Sesame antes de firmar el anual.
- Lite desde 1,50 € para equipos pequeños
- Fichaje y ausencias en la misma herramienta
- Solo usuarios activos facturados
- ✓Proveedor español especializado en tiempo
- ✓Barato hasta 10 empleados
- ✓Mensual o anual en Lite
- ✗Más de 10 empleados: solo presupuesto
- ✗Lite limitado a horarios sencillos
- ✗Planes superiores con pago anual
Perfecto para un equipo de hasta 10 personas, con un proveedor especializado. Por encima, pide presupuesto y compara.
absence.io
absence.io es un proveedor alemán especializado en vacaciones y ausencias. Es la herramienta más transparente de esta lista: tres planes públicos, una sola unidad de facturación (el usuario activo) y el plan Starter a 2,99 € ya incluye vacaciones, ausencias, informes e integraciones con el calendario. Para 20 empleados, la factura es de 59,80 € al mes, y un 10 % menos en anual.
No hay mínimo de plantilla ni cuota de alta, y solo pagas las licencias activas, algo útil si tienes altas y bajas frecuentes. Los servidores están solo en Alemania, un buen punto para el RGPD. La prueba dura 14 días sin tarjeta. No hay plan gratuito.
El límite es la adaptación al mercado local. El fichaje solo llega en el plan Pro, a 4,99 €, y no hay conexión directa con los programas de nóminas españoles: la gestoría recibirá un informe exportado. Algunos usuarios de otros mercados señalan que las reglas locales piden trabajo de configuración.
Consejo: durante la prueba, crea un empleado a tiempo parcial con festivos locales y una baja, y compara el saldo con tu Excel. Si cuadra, tienes la opción más barata.
- Precio público, sin presupuesto
- Servidores en Alemania
- Solo licencias activas facturadas
- ✓La dedicada más barata de la lista
- ✓Se pone en marcha en un día
- ✓Prueba de 14 días sin tarjeta
- ✗Fichaje solo desde Pro
- ✗Sin conexión directa con nóminas españolas
- ✗Reglas de convenio a comprobar
El mejor precio para un equipo de oficina con reglas sencillas. Si necesitas fichaje, compara el plan Pro con Sesame o Woffu.
Kenjo
Kenjo es un software de RRHH muy citado en las comparativas españolas. Las vacaciones y ausencias son uno de sus módulos, junto al expediente del empleado, los documentos, el fichaje y las evaluaciones. El módulo cubre lo esencial: tipos de ausencia personalizados, aprobaciones, calendario de equipo y saldos.
El precio se paga por todo el paquete. Starter cuesta 6,0 € por empleado y mes, Growth 10,0 €, y Connect va según presupuesto, con un 10 % de descuento en anual. Hay una cuota de alta desde 400 €, una sola vez. Para 20 empleados en Starter, son 120 € al mes más los 400 € del primer año: el doble que una herramienta dedicada.
Encaja cuando las vacaciones no son tu único problema: si también quieres digitalizar contratos, documentos y entrevistas, el precio se reparte entre más usos. Si solo quieres saber quién está de vacaciones, pagas funciones que no usarás.
Consejo: negocia la cuota de alta en la demo, sobre todo si firmas en anual, y pide que te configuren tus tipos de ausencia y tu convenio antes de la primera nómina.
- RRHH completo en una herramienta
- Precios públicos por plan
- Expediente y documentos incluidos
- ✓Cubre mucho más que las vacaciones
- ✓Precios en la web
- ✓Descuento del 10 % en anual
- ✗Cuota de alta desde 400 €
- ✗El doble de caro que una dedicada
- ✗Exceso de funciones si solo quieres vacaciones
Buena elección si quieres todo tu RRHH en un sitio. Para vacaciones solas, una herramienta dedicada cuesta la mitad.
Factorial
Factorial es el software de RRHH barcelonés que más pymes españolas conocen. Las vacaciones y ausencias viven en su módulo de tiempo, con el fichaje y los turnos: solicitudes, aprobaciones, calendario, saldos y app móvil. Muchos usuarios valoran tener vacaciones y registro de jornada en el mismo sitio, sin una segunda herramienta.
El precio es el punto débil. La página oficial muestra dos precios de entrada distintos por persona, sin plan asociado, y el plan real se cierra tras una demostración, con módulos que se suman al Core. Sin presupuesto, no se puede comparar. Varios usuarios se quejan además de funciones que han pasado a ser de pago con el tiempo.
La crítica más seria afecta al cálculo: una responsable de RRHH explica que no consigue reconstruir de forma fiable el saldo exacto cuando las vacaciones se acumulan durante varios años. Otros notan que los cambios legales llegan despacio. Si en tu empresa se arrastran muchos días de un año a otro, compruébalo primero.
Consejo: en la demo, pide ver el historial de un empleado con días arrastrados de dos años y una baja, y pide el detalle del presupuesto módulo a módulo.
- Vacaciones, fichaje y turnos juntos
- Core incluido en todos los planes
- Interfaz que gusta a la plantilla
- ✓Una sola herramienta para tiempo y ausencias
- ✓Puesta en marcha rápida
- ✓Fácil para responsables sin perfil de RRHH
- ✗Precio solo tras demo
- ✗Saldos de varios años poco fiables según algunos
- ✗Funciones que pasan a ser de pago
Un todo en uno correcto para equipos de oficina con reglas sencillas. Si arrastras muchos días, revisa el historial de saldos antes de firmar.
Lo que cuesta de verdad tu programa de vacaciones, y lo que infla la factura
El precio por empleado de la web dice poco. Lo que cuenta es la unidad de facturación, el mínimo de plantilla, la cuota de alta y lo que añades para conectar con el fichaje y la gestoría.
El precio para 20 empleados
Mínimos y límites de plantilla
Altas y módulos extra
- Apunta tus reglas antes de la demo: convenio, días naturales o laborables, festivos.
- Pide precio para tu plantilla actual y un 30 % más.
- Comprueba que las ausencias se ven en el registro de jornada.
- Pregunta a tu gestoría qué formato de exportación acepta.
- Pregunta dónde se alojan los datos y pide el contrato de encargado de tratamiento.
- Carga los saldos el primer día del año natural, nunca a mitad.
¿Tu programa cuenta bien los días? Seis comprobaciones
Casi todas las comparativas se quedan en las funciones. El riesgo real es un saldo mal calculado: un empleado que se va con días sin disfrutar, una liquidación que no cuadra o una inspección en la que no puedes demostrar nada. Prueba estos casos durante la demo o la prueba gratuita.
Días naturales o laborables
BaseEl Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año, y muchos convenios los expresan en días laborables (unos 22). Configura tu convenio y pide una semana con un festivo en medio: el programa tiene que descontar el número de días correcto según tu forma de contar.
- Mínimo legal
- 30 días naturales al año
Festivos nacionales, autonómicos y locales
CalendarioCada comunidad y cada municipio tienen sus festivos. Si tienes centros en varias ciudades, cada uno necesita su calendario laboral. Crea dos centros en comunidades distintas y comprueba que el mismo día cuenta como festivo en uno y laborable en otro.
- Caso a probar
- Dos centros, dos calendarios
Ausencias y registro de jornada
LegalEl registro de jornada es obligatorio para todas las empresas y debe conservarse cuatro años. Una ausencia aprobada tiene que aparecer en el registro como tal, no como un día sin fichar. Si usas dos herramientas distintas, comprueba cómo se cruzan; si usas una sola (Sesame, Woffu, Factorial), comprueba que la ausencia se ve en el informe de jornada.
- Riesgo
- Ausencia leída como falta
Jornada parcial y reducciones
SaldosUn empleado con reducción de jornada sigue teniendo sus 30 días naturales, pero sus horas cambian. Crea un empleado al 60 % y comprueba el saldo en días y en horas. Los programas que solo cuentan horas suelen equivocarse aquí.
- Caso a probar
- Un empleado al 60 %
La exportación a la gestoría
NóminasCasi ninguna pyme española hace sus nóminas en el mismo programa que las vacaciones: la gestoría las prepara con su propio software. Pide a tu gestoría el formato que acepta antes de la demo, y genera un informe de fin de mes con una baja, un permiso retribuido y unas vacaciones.
- Pide a la gestoría
- El formato de importación
Los saldos iniciales
Puesta en marchaEl error clásico al empezar: cargar los saldos a mitad de año, con vacaciones ya aprobadas pero no disfrutadas. Empieza el primer día del año natural o de un mes, pide a cada responsable que firme los saldos de apertura y guarda el Excel antiguo en solo lectura durante un año completo.
- Mejor momento
- Primer día del año o de un mes
Las vacaciones ya están, lo siguiente
Estas páginas van más allá en una pregunta cercana: todo tu RRHH, los turnos o las nóminas.
Sesame HR, Woffu, Kenjo, Factorial y más.
Tus vacaciones dependen de los turnosEl mejor software de cuadrantes y turnosTurnos, fichaje y equipos en sala.
Quieres hacer tus nóminasEl mejor software de nóminasNuestra comparativa general.
Eres una pymeEl mejor programa de nóminas para pymesLo que necesitas sin pagar de más.
Tu pyme está creciendoSoftware de nóminas para pymesMás convenios, más controles.
Eres asesoría o gestoríaSoftware de nóminas para asesoríasPara llevar las nóminas de tus clientes.
Software de gestión de vacaciones · Preguntas frecuentes
¿Existe un software de gestión de vacaciones gratis?
Hay opciones gratuitas, pero con límites. Jibble tiene un plan gratis para siempre con usuarios ilimitados, pensado sobre todo para el fichaje: comprueba que el cálculo automático de saldos entra en el gratis antes de fiarte. Si buscas lo más barato con cálculo real, Woffu Lite cuesta desde 1,50 € por usuario para equipos de hasta 10, y absence.io 2,99 € sin mínimo.¿Cuánto cuesta un programa de vacaciones por empleado?
Entre 1,50 € y 6 € por empleado y mes: Woffu Lite desde 1,50 € (hasta 10 empleados), absence.io 2,99 €, Sesame HR 4,75 € en anual con un mínimo de 15 empleados, Kenjo 6 € más 400 € de alta. Para 20 empleados, calcula entre 60 y 120 € al mes.¿Es legal gestionar las vacaciones en Excel?
Sí. Ninguna norma obliga a usar un programa. El problema es la prueba: en una reclamación o una inspección, un Excel no demuestra quién pidió qué ni quién lo aprobó. Además, el registro de jornada sí es obligatorio, y cruzarlo a mano con las vacaciones es donde aparecen los errores.¿Cuántos días de vacaciones corresponden por ley?
Un mínimo de 30 días naturales al año, según el Estatuto de los Trabajadores. Tu convenio puede mejorarlo o expresarlo en días laborables, unos 22. Configura el programa con la regla de tu convenio, no con la regla general, y comprueba una semana con festivo.¿El programa se conecta con el software de nóminas de mi gestoría?
Casi siempre por exportación. La mayoría de gestorías hacen las nóminas con su propio programa, y el software de vacaciones les envía un informe mensual de ausencias. Pregunta a tu gestoría qué formato acepta antes de elegir, y haz una prueba con un mes real.¿Qué diferencia hay entre control horario y gestión de vacaciones?
El control horario registra las horas trabajadas cada día y es obligatorio. La gestión de vacaciones lleva las solicitudes, las aprobaciones y los saldos. Lo ideal es que estén en la misma herramienta, como en Sesame HR, Woffu o Factorial, para que una ausencia no aparezca como un día sin fichar.¿Dónde se guardan los datos de ausencias de mis empleados?
Depende del proveedor: absence.io aloja sus datos solo en Alemania. Para los demás, pide el alojamiento y el contrato de encargado de tratamiento. Los motivos de baja médica son datos de salud: limita quién puede verlos, el responsable del equipo suele necesitar solo saber que la persona no está.¿Qué diferencia hay entre un programa de vacaciones y un software de RRHH?
Un programa de vacaciones gestiona solicitudes, aprobaciones y saldos. Un software de RRHH añade expediente, documentos, evaluaciones y a veces nóminas. Si las vacaciones son tu único problema, una herramienta dedicada cuesta la mitad. Si quieres centralizarlo todo, mira nuestra comparativa de software de RRHH.