Alternative à Pleo (cartes de dépenses) : où partir et comment migrer sans casse

Pourquoi partir sur Spendesk. Pleo est pensé pour que l'employé dépense vite et justifie après. Spendesk part de l'autre bout : la demande d'achat, la validation par le bon responsable, puis la carte. Pour une PME où la direction financière veut voir passer les dépenses avant qu'elles aient lieu, c'est le changement de logique le plus net de cette liste. Et la facture ne grandit pas avec l'équipe : utilisateurs illimités, cartes physiques illimitées, aucun frais mensuel par carte.

Pour qui. Les PME de quelques dizaines à quelques centaines de salariés, avec une personne dédiée à la finance, et celles dont le cabinet travaille sur Pennylane : l'intégration est native, comme celles avec Cegid et Sage. Spendesk est agréé en France par l'ACPR.

Pour qui ce n'est pas fait. Une équipe de cinq personnes : le devis, la mise en place et les modules sont dimensionnés pour des structures plus grandes.

Sa limite. Aucun prix public. Spendesk fonctionne sur devis : un abonnement fixe, des frais variables selon le volume, une base « Fondations » et des modules en plus (achats, factures fournisseurs, workflows avancés, multi-entités). Les prix bas qui circulent sur certains blogs ne correspondent pas à la page officielle. Demande le devis avec ton volume réel et la liste des modules dont tu as vraiment besoin.

Comment migrer depuis Pleo. Commence par la comptabilité : fais correspondre les catégories Pleo à ton plan comptable dans Spendesk, avec les codes TVA et les axes analytiques, puis rejoue un mois de dépenses avant d'émettre les cartes. Les abonnements payés par les cartes fournisseurs Pleo se rebasculent un par un sur des cartes virtuelles Spendesk.

Pourquoi partir sur Qonto. Pleo n'est pas une banque : c'est un outil de dépenses qui se branche à côté de ton compte. Qonto fait l'inverse : c'est un compte professionnel avec un IBAN, qui embarque les cartes, la collecte des justificatifs et le remboursement des notes de frais. Tu ne paies pas par utilisateur, mais un forfait par société qui inclut un nombre de cartes. Pour une petite société qui veut un seul outil et une seule facture, c'est le chemin le plus court.

Pour qui. Les TPE et PME qui veulent rapatrier banque et cartes chez le même acteur, et les indépendants (forfaits Basic à 9 €, Smart à 19 €, Premium à 39 € HT par mois).

Pour qui ce n'est pas fait. Une PME qui garde sa banque historique et veut seulement une couche de contrôle des dépenses, ou une équipe qui a besoin de circuits d'approbation à plusieurs niveaux : ils restent plus simples que chez Spendesk.

Sa limite. Les cartes sont comptées par forfait. Essential, à 49 € HT par mois à l'année, donne 5 cartes physiques et 50 cartes virtuelles (puis 1 € par mois la carte). Business, à 109 € HT, donne 10 cartes physiques et des virtuelles illimitées. Enterprise, à 199 € HT, monte à 30 cartes physiques. La carte Plus coûte 8 € de plus par mois et prend 1 % de change hors zone euro.

Comment migrer depuis Pleo. Ouvre le compte avant la fin de ton préavis Pleo, puis crée une carte virtuelle par abonnement fournisseur et rebascule-les un par un. Garde l'export de tes dépenses Pleo comme archive. Si tu hésites entre plusieurs banques, notre classement des meilleures banques pro et notre comparatif Qonto contre Shine vont plus loin.

Pourquoi partir sur Payhawk. Si tu cherches une alternative à Pleo parce que ton groupe a une société en France, une en Espagne et une au Royaume-Uni, Payhawk est construit pour ce cas : cartes, notes de frais et paiement des factures fournisseurs dans une seule plateforme, entité par entité. Les paiements fournisseurs en devises prennent 0,3 % de change, bien moins que les 1,49 à 2 % de Pleo sur les paiements par carte.

Pour qui. Les PME et ETI multi-entités, et les équipes qui paient beaucoup de fournisseurs étrangers. Payhawk documente aussi une intégration avec Pennylane, que la page française de Pleo ne cite pas.

Pour qui ce n'est pas fait. Un indépendant ou une équipe de trois : en dehors du programme d'entrée, tout est sur devis, et dimensionné pour des structures plus grandes.

Sa limite. Le seul prix public est le programme Growth : 149 £ par mois, pour une seule entité de moins de 20 salariés. Le prix est affiché en livres : demande le montant en euros. Au-delà, devis.

Comment migrer depuis Pleo. Profite de l'essai pour monter une seule entité et rejouer un mois de dépenses Pleo exportées : tu vois vite si tes catégories, tes axes analytiques et tes codes TVA tiennent. Ajoute les autres sociétés une fois la première stable.

Pourquoi partir sur Mooncard. Le reproche le plus français fait à Pleo, c'est l'export comptable : si ton logiciel n'est pas dans la liste, tu retraites un fichier. Mooncard a fait de la sortie comptable son argument : connecteurs vers Sage, Cegid, SAP, Microsoft Dynamics, Exact Online, et un lien avec Agicap pour la trésorerie. L'émission d'une carte coûte 10 €, et le chargement des cartes est à 0 % de frais.

Pour qui. Les PME dont la comptabilité est tenue sur Sage ou Cegid, en interne ou par un cabinet, qui veulent des écritures propres sans ressaisie. Le plan Hub gère plusieurs entités.

Pour qui ce n'est pas fait. Une équipe qui veut comparer les prix en ligne avant de parler à un commercial : les plans Original (5 sièges, une carte par utilisateur) et Hub sont sur devis.

Sa limite. En dehors du prix d'émission des cartes, rien n'est public. Et l'outil se concentre sur les cartes et les notes de frais plus que sur le paiement des factures fournisseurs.

Comment migrer depuis Pleo. Demande à ton expert-comptable son plan comptable et ses codes TVA avant la démonstration : le paramétrage du connecteur fait toute la valeur de l'outil, et il se fait une fois. Commande les cartes avant la fin du préavis Pleo pour ne laisser personne sans moyen de paiement.

Pourquoi partir sur N2F. Une partie des utilisateurs de Pleo n'utilise presque pas la carte : ils veulent surtout photographier leurs tickets et sortir un export propre pour le comptable. Pour eux, payer une plateforme de cartes est du gaspillage. N2F, éditeur français, fait une seule chose : les notes de frais. Tu prends le ticket en photo, la note part en validation, l'export comptable suit.

Pour qui. Les indépendants et les TPE. Pour un utilisateur, l'offre coûte 5,10 € HT par mois à l'année. De deux à cinq utilisateurs, compte jusqu'à 9,20 € HT par utilisateur et par mois.

Pour qui ce n'est pas fait. L'équipe qui veut une carte de paiement par salarié avec des plafonds : N2F gère d'abord les dépenses avancées. Il propose aussi des cartes de paiement, mais ce n'est pas son cœur de métier, et Qonto ou Spendesk le font mieux.

Sa limite. L'archivage à valeur probante, celui qui te permet de jeter les tickets papier, est une option : 1,50 € de plus par utilisateur et par mois. Compte-la si c'est ce que tu cherches.

Comment migrer depuis Pleo. N2F ne reprend pas l'historique. Démarre au premier jour d'un mois, garde l'export Pleo comme archive, et paramètre tes catégories comme dans Pleo pendant l'essai gratuit. Pense à prévenir l'équipe : sans carte, chacun avance les frais.

Pourquoi partir sur Rydoo. Sur Start, Pleo ne gère pas les indemnités kilométriques. Rydoo, éditeur belge, est pensé pour les équipes qui roulent et qui voyagent : notes prises en photo, indemnités journalières, kilométrage, validation par le manager. Si la plupart de tes dépenses viennent de déplacements, il colle à ton usage.

Pour qui. Les PME dont les commerciaux, techniciens ou consultants sont sur la route. Essentials coûte 8 € par utilisateur actif et par mois à l'année, Pro 10 €. Tu ne paies que les personnes qui déclarent dans le mois : une différence nette avec Pleo, qui facture chaque utilisateur inscrit.

Pour qui ce n'est pas fait. L'indépendant seul : Rydoo impose un minimum de cinq utilisateurs. N2F reviendra bien moins cher.

Sa limite. Au-delà d'Essentials et Pro, tout passe sur devis, et Rydoo est d'abord un outil de notes de frais : pour des cartes à chaque salarié, il faut le combiner avec ta banque ou un émetteur de cartes.

Comment migrer depuis Pleo. Crée tes catégories et tes règles de validation avant d'inviter l'équipe, clôture les dépenses ouvertes dans Pleo, exporte-les, puis bascule tout le monde le même jour pour éviter deux circuits en parallèle.

Pourquoi partir sur Airwallex. Si ta plus grosse ligne de frais chez Pleo est le change (2 % sur Start, 1,75 % sur Build), le problème n'est pas l'outil de dépenses mais la devise. Airwallex est construit pour ça : comptes multidevises, cartes, paiements internationaux. Tu encaisses ou tu gardes des dollars, et tu paies tes fournisseurs américains dans leur devise.

Pour qui. Les e-commerçants, agences et startups qui paient ou encaissent dans plusieurs devises chaque mois. Pour la France, le contrat est porté par sa filiale néerlandaise.

Pour qui ce n'est pas fait. Une PME franco-française qui veut des circuits d'approbation fins et un lien serré avec son cabinet : Spendesk ou Mooncard sont plus adaptés.

Sa limite. Le plan Explore coûte 0 € ou 19 € HT par mois (gratuit si tu déposes 10 000 € par mois), avec 10 cartes. Grow, à 49 € HT par mois, monte à 50 cartes. Le contrôle des dépenses reste plus léger que chez un spécialiste.

Comment migrer depuis Pleo. Ouvre d'abord le compte dans la devise de tes plus gros fournisseurs, rebascule leurs paiements, puis les abonnements par carte. Rien n'empêche de garder un outil de notes de frais à côté.