Alternativas a Navan: adónde ir y cómo cambiar sin sustos

Por qué irte a Perk. Perk (antes TravelPerk) es un proveedor español, con sede en Barcelona, y hace lo mismo que Navan: vuelos, trenes, hoteles, políticas de viaje y un módulo de gastos. La diferencia está en la factura. El plan Esencial cuesta 0 € al mes, pero cada reserva lleva una comisión del 5 % (mínimo 2 €, máximo 30 €). Premium pasa a 99 € al mes más un 3 %, y Pro a 299 € al mes más un 3 %. Sabes lo que pagas, y en euros.

Para quién. Una pyme de 20 a 300 personas que viaja por España y Europa, con mucho tren, y quiere billetes y gastos en la misma herramienta.

Para quién no. Un equipo que viaja poco y valoraba justo el gratis de Navan: con un 5 % por reserva, diez billetes de 200 € suman 100 € de comisiones.

Su límite. Esencial solo admite una política de viaje. Si tienes reglas distintas para ventas y dirección, necesitas Premium (10 políticas, 4 entidades). El módulo de gastos va aparte: Premium desde 9 € y Pro desde 11 € por usuario activo al mes, o 11 € y 13 € en la fórmula de viajes y gastos. Cuenta como activo quien envía o revisa un gasto en el mes.

Cómo migrar desde Navan. Perk no publica una herramienta de importación desde Navan: el cambio se hace con una demo. Prepara la lista de viajeros, copia tu política de viaje y deja que los viajes ya reservados terminen en Navan. FlexiTravel reembolsa el 80 % de un viaje cancelado hasta 2 horas antes, algo útil si tu equipo cambia a menudo de planes.

Por qué irte a Trainline for Business. Si tu equipo hace Madrid-Barcelona o Madrid-Valencia cada semana, el tren es tu primera partida de viaje. Trainline for Business reúne Renfe, iryo y OUIGO, y en total unos 270 operadores de tren y autobús en 45 países, desde una cuenta de empresa gratuita, sin suscripción ni permanencia. Pagas los billetes y nada más.

Para quién. Una empresa que se mueve en tren entre grandes ciudades y quiere comparar las tres compañías en un solo sitio, con los billetes centralizados.

Para quién no. Un equipo que vuela y duerme en hoteles: Trainline no reserva ni vuelos ni habitaciones.

Su límite. Solo tren y autobús. Lo combinarás con una herramienta de hoteles y otra de gastos. La exportación de gastos se hace en Excel: basta para tu gestoría, pero pide algo de trabajo manual.

Cómo migrar desde Navan. No hay datos que migrar. Abre la cuenta, añade a los viajeros y sus tarjetas de fidelidad de tren, y reserva en Trainline los próximos trayectos. Navan puede seguir con los vuelos mientras haces la transición.

Por qué irte a Booking.com for Business. Si casi todo tu gasto de viaje son noches de hotel, quizá no necesitas una plataforma completa. Booking.com for Business es gratis: sin suscripción, sin comisión por reserva y con empleados ilimitados. El programa Genius da hasta un 20 % de descuento en algunos alojamientos.

Para quién. Una pequeña empresa o un equipo comercial que duerme fuera a menudo y compra el tren por su cuenta.

Para quién no. Una empresa que necesita circuitos de aprobación y reglas por perfil: la política de viaje se queda corta.

Su límite. Es ante todo una herramienta de hoteles. Hay vuelos y coches, pero no un módulo de gastos, así que te hará falta otra herramienta al lado.

Cómo migrar desde Navan. No hay nada que migrar. Crea la cuenta, invita a los viajeros, fija los topes por noche y descarga de Navan las facturas de hotel del año antes de cerrar.

Por qué irte a Rydoo. Muchos equipos no quieren dejar la reserva de Navan, solo sus gastos a 15 $ por persona. Rydoo, proveedor belga, cuesta 8 € por usuario al mes con pago anual (10 € con pago mensual) en Essentials, y 10 € (12 € mensual) en Pro. Para 20 personas en Pro anual, pagas 200 € al mes, en euros.

Para quién. Una pyme que quiere una app de gastos clara, conectada a su contabilidad, y mantiene otra herramienta para reservar.

Para quién no. Un equipo de menos de cinco personas: el mínimo es de 5 usuarios.

Su límite. Las conexiones contables (QuickBooks, Xero, Exact Online) y la conciliación de tarjetas Visa, Mastercard, Amex y AirPlus son de Pro. Los planes Business (desde 30 usuarios activos) y Enterprise (50) van a presupuesto.

Cómo migrar desde Navan. Mantén Navan para reservar y corta solo Expense. Exporta antes los informes de transacciones y los justificantes, y arranca Rydoo a principio de mes para que ninguna hoja de gastos quede entre dos herramientas. Rydoo integra Perk y Egencia, no Navan: los gastos de viaje reservados en Navan se concilian por la tarjeta o a mano.

Por qué irte a Pleo. Pleo, proveedor danés, empieza por la tarjeta: cada persona paga con su propia tarjeta Pleo y el gasto entra en la herramienta sin adelantar dinero. El plan Start cuesta 8 € por usuario al mes, solo con facturación mensual y desde 1 usuario. Build sube a 14 € y Optimise a 18 €, con pago anual y 3 usuarios como mínimo.

Para quién. Un equipo pequeño que reserva directamente en aerolíneas, hoteles y Renfe, y sobre todo quiere acabar con los anticipos.

Para quién no. Una empresa que quiere aplicar su política de viaje al reservar: Pleo no reserva viajes.

Su límite. No hay reserva de vuelos ni de hoteles, y el kilometraje llega con Build, no con Start. Si tus comerciales conducen mucho, cuenta 14 € por usuario.

Cómo migrar desde Navan. Pide las tarjetas Pleo antes de cortar las de Navan, pasa a ellas las suscripciones y proveedores recurrentes, y concilia el último mes en las dos herramientas. Nuestra guía para dejar Pleo resume sus límites antes de que te comprometas.

Por qué irte a Expensify. Para gastos sin más, es la opción más barata de la lista. El plan Collect cuesta 5 € por miembro al mes, sin permanencia. Control, con reglas de aprobación y conexiones contables avanzadas, cuesta 16 € por miembro con compromiso anual o 32 € mes a mes.

Para quién. Un equipo de 5 a 30 personas que sigue reservando con Navan (u otra herramienta) y quiere gestionar los gastos por poco dinero.

Para quién no. Quien quiere todo en euros y en un solo sitio: el descuento ligado a la tarjeta Expensify se calcula sobre el gasto en dólares, y la herramienta no reserva viajes en los planes que hemos comparado.

Su límite. En Control anual, cada miembro activo por encima de los contratados cuesta 32 € ese mes. Un mes con feria puede salir más caro de lo previsto.

Cómo migrar desde Navan. Expensify acepta importar gastos en CSV: exporta las transacciones de Navan, limpia las columnas e importa el histórico útil. Nuestra guía para dejar Expensify repasa sus quejas habituales.

Por qué irte a SAP Concur. Por encima de 300 empleados, Navan pasa a presupuesto. Si vas a negociar igualmente, compáralo con la referencia de la gran empresa: Concur Travel para reservar, Concur Expense para los gastos y TripLink para seguir los viajes reservados fuera de la herramienta. Su ventaja menos conocida: puedes cambiar de agencia de viajes sin cambiar de herramienta de reserva.

Para quién. Una empresa de varios cientos de empleados, con agencia, ERP y aprobaciones en varios niveles.

Para quién no. Una pyme que dejó Concur por Navan: muchos antiguos clientes de Concur citan la interfaz de Navan como el motivo del cambio.

Su límite. No hay precio público: SAP Concur va a presupuesto y la implantación suele pasar por un integrador.

Cómo migrar desde Navan. El proyecto se define con SAP o su integrador. Lleva tus exportaciones de Navan (viajes, transacciones, viajeros), tu política por escrito y el contrato de tu agencia.