¿Qué software de gestión de vacaciones y ausencias elegir para una pyme?
El que mantiene un precio razonable con tu plantilla real, deja aprobar primero al responsable y después a RRHH, y manda las ausencias a la gestoría sin volver a teclearlas. Con 50 empleados, una herramienta dedicada cuesta entre 150 y 300 € al mes.
Con 12 personas, un Excel compartido y un calendario aguantan. Con 70, cuatro responsables, dos centros y una gestoría que cierra nóminas cada mes, ya no: los saldos no cuadran, las aprobaciones se pierden en el correo y cada cierre empieza preguntando quién faltó. Ahí es cuando una pyme busca un programa de vacaciones, y ahí es donde la mayoría de listas deja de ayudar, porque dan un precio por usuario y se olvidan del mínimo de plantilla, de la cuota de alta y de la carga inicial de saldos.
Resumiendo: si tienes entre 20 y 250 empleados, empieza por Sesame HR, que publica su precio y trae el fichaje en la misma app. absence.io es la dedicada más barata con precio público, Holded es la vía corta si ya facturas con él, Kenjo encaja si quieres expediente, documentos y vacaciones juntos, y Factorial si buscas todo RRHH en una sola herramienta con presupuesto cerrado tras demo.
Cada precio de esta página está calculado para dos plantillas, 50 y 150 empleados, al mes, con lo que el proveedor cobra aparte. Si tu empresa es más pequeña o buscas una visión general, nuestra comparativa general de software de vacaciones hace las cuentas con 20 personas.
La clasificación es editorial: una posición patrocinada siempre se indica en su ficha, y ningún enlace de afiliado cambia una nota.
El mejor software de vacaciones según tu caso
Los 5 programas de vacaciones para pymes comparados
El orden sigue la nota. La columna «para 50 empleados» da el coste mensual de la parte de vacaciones y ausencias, en el plan de entrada que incluye la función, con la unidad de facturación de cada proveedor. La cuota de alta va aparte cuando existe.
| Mejor para | Coste mensual para 50 empleados | Plan gratis | Tamaño del equipo | Ver | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sesame HR | La mejor para la mayoría de pymes | 237,50 € en Essential anual | 4.3/5 | Essential 4,75 €/empleado (anual) | — | Pymes de 15 a 250 empleados | Ver → |
| 2 | Holded | La mejor si ya llevas la facturación en Holded | 150 € de gema más tu plan | 4.1/5 | Equipo Pro 3 €/empleado + plan desde 34 € | — | Pymes que ya usan Holded | Ver → |
| 3 | absence.io | La dedicada más barata con precio público | 149,50 € en Starter | 3.9/5 | Starter 2,99 €/usuario | — | Pymes de oficina con reglas sencillas | Ver → |
| 4 | Kenjo | La mejor para RRHH con documentos | 300 € más onboarding desde 200 € | 3.9/5 | Starter 6 €/empleado + onboarding desde 200 € | — | Pymes que digitalizan todo RRHH | Ver → |
| 5 | Factorial | La mejor para una suite única | Según presupuesto | 3.7/5 | Según presupuesto tras demo | — | Pymes que quieren todo RRHH en una app | Ver → |
Precios leídos en las páginas oficiales de los proveedores en 2026. Las herramientas ya clasificadas en otras páginas de Labs mantienen la misma nota y los mismos precios en todas partes. Factorial no publica precio para una plantilla de 50: se presupuesta.
¿Tu herramienta no está en esta página? Escríbenos: hello@hackceleration.com
Cómo hemos comparado y puntuado
Casi todos los primeros resultados de Google para esta búsqueda los firma un proveedor, y varios ponen su producto el primero de su propia lista. Encadenan diez o veinte herramientas con un precio «desde» cuando lo hay, y ninguno calcula lo que paga una pyme de 50 personas cuando entra en juego un mínimo de 15 empleados, una cuota de alta o un plan que solo se presupuesta. Tampoco hablan de la doble aprobación ni de cómo cargar los saldos del Excel.
Hemos comparado las páginas oficiales de precios, lo que cada proveedor documenta sobre saldos, aprobaciones y nóminas, y opiniones de usuarios, leyendo primero las malas. Cada precio se calcula para 50 y para 150 empleados. Las herramientas ya puntuadas en otras páginas de Labs conservan su nota, y el puesto sigue la nota.
Woffu, Cegid Visualtime, Bizneo y Personio aparecen en las comparativas, pero no hemos podido leer en la web del proveedor un precio válido para una pyme, así que no se clasifican. El cálculo correcto de los días pesa más que nada: un saldo mal calculado cuesta más en correcciones de nómina y en conflictos que cualquier suscripción.
- Cálculo correcto de los díasNaturales o laborables, convenio, festivos locales, bajas, arrastre.30 %
- Conexión con nóminasNómina integrada, conector o exportación para la gestoría.20 %
- Precio y transparenciaPrecio público, unidad, mínimos, cuota de alta, coste a 50 y 150.20 %
- Puesta en marchaConfiguración, carga de saldos, formación de responsables.15 %
- Soporte y seguimientoAyuda en el despliegue y cuando cambian las normas.15 %
Ningún enlace de afiliado cambia una nota ni un puesto.
Sesame HR
Sesame HR es un proveedor español que une el fichaje y la gestión de personas. Las vacaciones y ausencias están en los cuatro planes, con solicitud online, saldos y flujos de aprobación con calendario de equipo. Para una pyme, eso significa que el plan más barato ya cubre lo esencial: el empleado pide, el responsable aprueba, el saldo baja solo y el equipo ve quién falta.
El precio es de los más claros del mercado. Pagando el año, Essential cuesta 4,75 € por empleado y mes; en mensual, 5,25 €. Con 50 empleados salen 237,50 € al mes en anual o 262,50 € en mensual; con 150, 712,50 € o 787,50 €. Hay un mínimo de 15 empleados, que no afecta a una pyme de 20 o más. API y SSO se cobran aparte desde 0,50 € por empleado, algo a tener en cuenta si quieres conectar tu propio sistema.
Como el fichaje vive en la misma herramienta, vacaciones y registro de jornada comparten datos, y la obligación de conservar los registros durante cuatro años se cubre sin una segunda app. Ojo al subir de plan: entre Essential y Scale el precio por empleado casi se duplica en anual, de 4,75 € a 8,00 €.
Consejo: antes de elegir plan, apunta las funciones que de verdad usarás el primer año. Muchas pymes contratan Growth pensando en el futuro y pagan 75 € más al mes por 50 empleados sin usarlo.
- Vacaciones y aprobaciones en los cuatro planes
- Fichaje en la misma app
- Precio público por empleado
- ✓Coste fácil de calcular a 50 y 150
- ✓Cubre el registro de jornada
- ✓Proveedor español
- ✗Mínimo de 15 empleados
- ✗El precio sube al añadir módulos
- ✗API y SSO de pago
La mejor opción para la mayoría de pymes españolas. Empieza por Essential y sube de plan solo cuando uses lo que añade.
Holded
Holded no es un programa de vacaciones: es un ERP español (un software que reúne facturación, contabilidad, inventario y equipo) en el que el control de ausencias llega con una ampliación llamada Equipo Pro. Esa gema añade ausencias, control horario y portal del empleado, así que vacaciones y registro de jornada quedan en la misma app que tus facturas.
El precio se lee en dos capas. La gema cuesta 3 € por empleado al mes y se suma a un plan de pago, que va de 34 € (Basic) a 229 € (Premium) al mes, IVA no incluido. Con 50 empleados, la gema son 150 € al mes; con 150, 450 €, más el plan que ya pagues. Si aún no usas Holded, súmale el plan entero: con Standard, 219 € al mes a 50 empleados.
Su ventaja frente al resto es la nómina: la gema Nóminas, a 5 € por empleado al mes, genera los recibos dentro del mismo ERP, con los asientos contables automáticos. Para una pyme que quiere dejar de mandar ausencias a la gestoría por correo, es el circuito más corto de la lista. El límite: la gestión de personas es una pieza de un ERP, no su centro, y una pyme sin Holded paga por mucho más que las vacaciones.
Consejo: aprovecha los 14 días de prueba sin tarjeta para activar Equipo Pro con dos responsables y un convenio real, y comprueba que la doble aprobación encaja con tu organización antes de cargar a toda la plantilla.
- Ausencias y fichaje dentro del ERP
- Gema a 3 € por empleado
- Nóminas en la misma herramienta
- ✓Ideal si ya facturas con Holded
- ✓Precio público por empleado
- ✓Prueba de 14 días sin tarjeta
- ✗Hay que pagar también un plan del ERP
- ✗RRHH no es el centro del producto
- ✗Caro si no usas el resto de Holded
La mejor opción si tu pyme ya vive en Holded. Si no, compara el plan completo con Sesame antes de decidir.
absence.io
absence.io es un proveedor alemán especializado en vacaciones y ausencias, y su tarifa es la más fácil de leer de la lista: tres planes públicos, una sola unidad (el usuario activo), y Starter a 2,99 € ya incluye solicitudes, aprobaciones, calendario e informes.
Con 50 empleados, la factura es de 149,50 € al mes; con 150, de 448,50 €, con un descuento del 10 % si pagas el año. La web no publica cuota de alta ni mínimo de plantilla, y la factura cuenta solo las licencias activas: una ventaja si tienes rotación. Los datos se alojan solo en Alemania, y puedes probarlo 14 días.
El límite es la adaptación al mercado español. El fichaje solo llega en Pro, a 4,99 €, y para cumplir el registro de jornada con la misma herramienta tendrías que subir de plan: con 50 empleados, 249,50 € al mes, más que Sesame Essential. Para la nómina, cuenta con mandar a la gestoría un informe exportado: no se integra con los programas españoles.
Consejo: en los 14 días de prueba, copia a tres personas reales de tu plantilla (una a jornada completa, una a media jornada en otro centro, una que vuelve de una baja) y pon sus saldos al lado de los de tu Excel. Si coinciden y ya fichas con otra herramienta, no encontrarás nada más barato.
- Precio público, una sola unidad
- No publica cuota de alta ni mínimo
- Servidores en Alemania
- ✓La más barata solo para vacaciones
- ✓Puesta en marcha rápida
- ✓Solo licencias activas
- ✗Fichaje solo desde Pro
- ✗Sin conexión directa con nóminas españolas
- ✗Reglas de convenio a comprobar
La mejor si ya fichas con otra herramienta y solo necesitas vacaciones. Si no, Sesame sale más a cuenta.
Kenjo
En Kenjo, las vacaciones no se compran solas: forman parte de un software de RRHH que también guarda expedientes y documentos, ficha y organiza evaluaciones. El módulo cubre lo esencial para una pyme: tipos de ausencia personalizados, aprobaciones, calendario de equipo y saldos.
Pagas el paquete completo. Starter cuesta 6,0 € por empleado y mes, Growth 10,0 €. Con 50 empleados en Starter son 300 € al mes; con 150, 900 €, con un 10 % menos en anual. A eso se suma un onboarding desde 200 €: es el único proveedor de la lista que publica ese coste de arranque, y se agradece.
Encaja cuando las vacaciones no son tu único problema. Si también quieres firmar contratos, guardar documentos y hacer entrevistas en la misma herramienta, el precio se reparte entre más usos. Si solo quieres saber quién está de vacaciones, pagas el doble que con una dedicada.
Consejo: antes de aceptar el onboarding, pregunta qué incluye exactamente esa cifra de partida: si la configuración de tu convenio y la carga de saldos van dentro o se cobran aparte. Si firmas el año, es el momento de discutirlo.
- Onboarding publicado desde 200 €
- Vacaciones, documentos y expediente
- 10 % menos en anual
- ✓Coste de puesta en marcha conocido
- ✓Suite RRHH completa
- ✓Buen soporte
- ✗El doble de caro que una dedicada
- ✗Onboarding además de la cuota mensual
- ✗Exceso de funciones si solo quieres vacaciones
Una buena elección si digitalizas todo RRHH a la vez. Para solo vacaciones, no compensa.
Factorial
Nacido en Barcelona, Factorial es uno de los nombres que más suenan entre las pymes españolas. Para tener vacaciones necesitas añadir su módulo de tiempo al Core; a cambio, la solicitud, la aprobación y el saldo aparecen junto al fichaje y los turnos, en el ordenador o en el móvil.
Para presupuestar, es la más difícil de la lista. La web enseña dos precios de entrada distintos por persona sin plan asociado, y el plan real se cierra tras una demostración, módulo a módulo. Sin presupuesto no puedes calcular 50 ni 150 empleados. Varios compradores cuentan que el precio de partida rara vez coincide con la factura final una vez añadidos módulos y conectores.
Las opiniones sobre el módulo de vacaciones están divididas. Hay usuarios que no consiguen reconstruir de forma fiable el saldo de varios años, otros que notan que los cambios legales llegan despacio, y quejas sobre un soporte lento cuando cambia el interlocutor.
Consejo: lleva a la demo el caso real de alguien con días acumulados de años anteriores y pide que reconstruyan su saldo delante de ti. Después, exige que el módulo de tiempo y el conector de nóminas figuren en líneas distintas del presupuesto.
- Vacaciones, fichaje y turnos juntos
- App móvil completa
- Proveedor de Barcelona
- ✓Todo RRHH en una herramienta
- ✓Interfaz cuidada
- ✓Puesta en marcha rápida
- ✗Precio solo tras demo
- ✗Saldos de varios años poco fiables según algunos
- ✗Los módulos suman en el presupuesto
Útil si quieres una sola herramienta para todo RRHH. Si arrastras muchos días de un año a otro, revisa el historial de saldos antes de firmar.
Lo que cuesta un software de vacaciones con 50 y con 150 empleados
«Desde 1,50 € por usuario» no dice nada hasta que sabes el mínimo, el plan que de verdad necesitas y lo que se cobra aparte. Estas son las mismas herramientas calculadas para dos pymes tipo, al mes, con la parte de vacaciones y ausencias.
Con 50 empleados
Con 150 empleados
Lo que no está en el precio
- Da tu plantilla actual y la prevista en dos años.
- Pregunta la unidad: empleado, usuario activo o mínimo.
- Pide la cuota de alta por escrito.
- Pide que la carga de saldos vaya en una línea aparte.
- Pregunta cómo llegan los datos a tu gestoría.
- Comprueba si el plan cubre también el registro de jornada.
Seis comprobaciones antes de firmar
Una demo comercial enseña a un empleado pidiendo una semana y a un responsable aprobando. Tu pyme tiene casos más difíciles: dos niveles de aprobación, saldos que cargar, festivos locales, bajas y una gestoría que espera un fichero. Repasa estos seis con tus datos.
Aprueba el responsable y después RRHH
AprobaciónEn una pyme de 80 personas, el responsable aprueba las fechas y RRHH valida el saldo. Pide ver una solicitud que pase por dos personas, y qué ocurre si el primero está de vacaciones: la solicitud debe ir a un suplente, no quedarse parada. Comprueba en qué plan está incluido; Sesame incluye flujos de aprobación en los cuatro planes.
- Caso a revisar
- Responsable ausente, solicitud pendiente
Cargar los saldos desde Excel
ArranqueEste paso decide la fecha de arranque. Pide la plantilla de importación, quién la rellena y si el proveedor cobra por hacerlo. Carga los saldos el primer día del año de vacaciones y no a mitad, para no recalcular días parciales. Guarda el Excel original firmado por RRHH: es tu prueba del punto de partida.
- Momento ideal
- Inicio del año de vacaciones
Días naturales, laborables y convenio
SaldosEl Estatuto de los Trabajadores fija 30 días naturales de vacaciones al año (artículo 38), y tu convenio puede mejorarlo o contarlo en laborables. Configura tu regla real y pide una semana con un festivo local en medio: la herramienta debe descontar los días correctos según el centro del empleado.
- Mínimo legal
- 30 días naturales al año
El registro de jornada
LeyEl registro de jornada es obligatorio (artículo 34.9 del Estatuto) y los registros se conservan cuatro años. Si tu herramienta de vacaciones no ficha, necesitarás otra, y las ausencias y las horas vivirán en dos sitios. Sesame y Factorial lo cubren; absence.io solo desde Pro.
- Conservación
- 4 años
El paso a la gestoría
NóminaLa mayoría de pymes no hace la nómina en casa: la gestoría recibe un informe. Pregunta a tu gestoría qué formato quiere antes de la demo y pide un informe de cierre de mes con una baja, un permiso no retribuido y unas vacaciones que caen en dos meses.
- Caso a revisar
- Vacaciones entre dos meses
Justificantes y datos de salud
RGPD¿Quién sube el parte de baja, el empleado o RRHH? ¿Quién ve el motivo? El responsable necesita saber que alguien falta, casi nunca por qué. Configura la visibilidad del motivo por rol y pregunta dónde se alojan los datos antes de cargar bajas médicas.
- Ajuste clave
- Motivo oculto al responsable
Herramienta dedicada o suite de RRHH, y cuándo cambia
La duda que llega a toda pyme que crece: ¿una herramienta solo de vacaciones o un software de RRHH que las incluya? Rara vez depende solo de la plantilla.
Cuándo basta con una dedicada
DecisiónSi las vacaciones son tu único problema y ya fichas con otra herramienta, una dedicada gana en precio: absence.io con 50 empleados cuesta 149,50 € al mes, frente a 300 € más el onboarding de Kenjo.
- Diferencia a 50
- 149,50 € frente a 300 €
Cuándo conviene una app con fichaje
DecisiónComo el registro de jornada es obligatorio, muchas pymes acaban pagando dos herramientas. Sesame y Factorial juntan vacaciones y fichaje: compara su precio con la suma de tu dedicada y tu fichaje actual. Nuestra página de software de control horario amplía el tema.
- Compara
- Una app frente a dos
Cuándo pasar a una suite de RRHH
DecisiónCuando también quieres expediente, documentos y evaluaciones, el precio de una suite se reparte entre varios problemas. Compara Kenjo o Factorial con la suma de herramientas sueltas a tres años. Nuestro comparativo de software de RRHH para pymes hace ese cálculo.
- Compara a
- Tres años
Vacaciones resueltas, lo siguiente
Estas páginas van más allá en una pregunta cercana para una pyme.
La comparativa general, calculada para 20 personas.
Quieres todo RRHH en una herramientaEl mejor software de RRHH para pymesExpediente, documentos y vacaciones.
Te falta el registro de jornadaEl mejor software de control horarioFichaje y registro de jornada.
Haces la nómina en casaEl mejor programa de nóminas para pymesNóminas para empresas que crecen.
Comparas software de nóminasEl mejor software de nóminas para pymesOtra mirada a la nómina de pyme.
Tus vacaciones se deciden en el cuadranteEl mejor software de cuadrantes y turnosTurnos y equipos por horas.
Software de vacaciones para pymes · FAQ
¿Cuánto cuesta un software de vacaciones para 50 empleados?
Entre 150 y 300 € al mes para una herramienta con precio público: 149,50 € en absence.io Starter, 237,50 € en Sesame Essential anual y 300 € en Kenjo Starter, más su onboarding desde 200 €. En Holded, la gema Equipo Pro suma 150 € a tu plan. Factorial se presupuesta.¿Es obligatorio tener un software de vacaciones en una pyme?
Un programa concreto no, pero sí debes llevar el registro de jornada, que se conserva cuatro años. Por eso muchas pymes eligen una herramienta que haga las dos cosas.¿Cómo paso los saldos de vacaciones del Excel al programa?
Con la plantilla de importación del proveedor, una fila por empleado y tipo de ausencia, días arrastrados incluidos. Hazlo el primer día del año de vacaciones y guarda el Excel original firmado por RRHH como prueba del saldo inicial.¿Pueden aprobar las vacaciones el responsable y después RRHH?
Sí en la mayoría de herramientas para pymes, aunque no siempre en el plan de entrada. Sesame incluye flujos de aprobación en sus cuatro planes. En la demo, comprueba qué pasa cuando quien aprueba primero está de vacaciones.¿Cómo llegan las ausencias a la gestoría?
Casi siempre por un informe exportado a fin de mes. absence.io no tiene conexión directa con programas de nóminas españoles. Pregunta a tu gestoría qué formato necesita antes de elegir herramienta.¿Qué pasa con el mínimo de 15 empleados de Sesame?
Que una empresa de 10 personas paga como si tuviera 15. A partir de 15 empleados, el mínimo deja de importar y solo pagas tu plantilla real, por eso no afecta a una pyme de 20 o más.¿Hay cuota de alta en los programas de vacaciones?
En algunos. Kenjo publica un onboarding desde 200 €; absence.io no publica ninguna cuota de alta. Factorial no la publica: pídela siempre como línea separada en el presupuesto.¿Existe un software de vacaciones gratis para una pyme?
Hay planes gratuitos, pero se quedan cortos para una pyme. Suelen limitar el número de usuarios, de departamentos o de tipos de ausencia, y dejan fuera la doble aprobación o el fichaje. Con 50 empleados, el tiempo que pasa RRHH cuadrando saldos a mano cuesta más que una herramienta de pago desde 2,99 € por usuario.¿Es legal gestionar las vacaciones solo con Excel?
Sí, nada impide llevar las vacaciones en una hoja de cálculo. El problema es la prueba: un Excel se modifica sin dejar rastro, y ante un conflicto tendrás que demostrar qué se pidió y qué se aprobó. Además, el registro de jornada debe conservarse cuatro años, y un Excel no lo resuelve bien.¿Cuándo pasar de una herramienta de vacaciones a un software de RRHH?
Cuando las vacaciones dejan de ser tu único problema. Si también quieres expediente, documentos y evaluaciones, compara la suite con la suma de herramientas sueltas a tres años, no solo la línea de vacaciones.