Alternative à Egencia : où partir, et comment changer sans rien perdre

Pourquoi partir sur Navan. Chez Egencia, tu paies au fil des réservations, à un tarif que tu négocies. Chez Navan, la réservation de voyage est gratuite pour les entreprises jusqu'à 300 employés : l'éditeur se finance par les commissions que lui versent les prestataires de voyage. Tu gardes ce qu'Egencia fait bien (une plateforme de réservation avec politique de voyage et validations) et tu retires la ligne « frais de transaction » de ton budget. C'est le premier outil de notre classement des logiciels de voyage d'affaires, avec 4,5/5.

Pour qui. Les PME et ETI de moins de 300 salariés qui voyagent assez pour avoir besoin d'une vraie politique de voyage, et qui veulent les voyages et les notes de frais dans le même outil.

Pour qui ce n'est pas fait. Une entreprise qui a négocié ses propres tarifs avec des hôtels et des compagnies et qui compte moins de 300 salariés : les tarifs négociés de l'entreprise sont réservés à l'offre Enterprise, sur devis. Au-delà de 300 salariés aussi, tout passe par un devis.

Sa limite. L'assistance est le critère où Navan est le plus faible dans notre comparaison (3,8/5). Et les notes de frais ne sont pas gratuites au-delà de cinq utilisateurs : Navan Expense coûte ensuite 15 $ par utilisateur et par mois, facturés en dollars. Une équipe de 12 déclarants paie donc 105 $ par mois (7 × 15 $). Si tu gardes Concur pour tes frais, ce coût ne te concerne pas.

Comment migrer. Branche ton SIRH pour créer les profils voyageurs au lieu de les ressaisir, recopie ta politique de voyage avant d'inviter qui que ce soit, puis ouvre l'outil à un premier groupe. Si tu quittes un jour Navan à son tour, notre guide pour changer de Navan détaille le chemin inverse.

Pourquoi partir sur Perk. Perk (anciennement TravelPerk, éditeur basé à Barcelone) fait l'inverse d'Egencia sur un point précis : tout son prix est écrit sur sa page. L'offre Essentiel coûte 0 € par mois, avec des frais de 5 % par réservation, au minimum 2 € et au maximum 30 €. Premium coûte 99 € par mois plus 3 % par réservation, avec 10 politiques de voyage. Pro coûte 299 € par mois plus 3 %, avec des politiques illimitées, un connecteur SAP et une API ouverte. Et l'assistance 24/7 est incluse, sans frais : c'est exactement l'irritant numéro deux d'Egencia.

Le calcul à faire. Sur Essentiel, un billet de train à 30 € paie 2 € de frais (le minimum), un vol à 400 € en paie 20 €, un vol à 1 000 € en paie 30 € (le plafond). Premium devient rentable quand tes réservations dépassent environ 5 000 € par mois : à ce niveau, les 2 points d'écart couvrent les 99 € d'abonnement, tant que tes billets ne touchent pas le plafond de 30 €.

Pour qui. Les PME européennes qui mélangent train et avion, et qui veulent un budget prévisible sans négociation.

Pour qui ce n'est pas fait. Une équipe qui fait surtout de gros billets long-courrier et en volume : là, les 3 à 5 % s'additionnent vite, et une plateforme sans frais par réservation revient moins cher.

Sa limite. Essentiel ne gère qu'une seule politique de voyage. Si tu as des règles différentes pour la direction et pour les équipes, il faut Premium. Le critère « prix et frais » est d'ailleurs son plus faible dans notre comparaison (3,8/5), pour cette raison.

Comment migrer. Si tu gardes SAP Concur pour les notes de frais, vise Pro et son connecteur SAP. Sinon, Perk vend aussi un module de dépenses, dès 9 € par utilisateur actif et par mois en Premium.

Pourquoi partir sur Booking.com for Business. Si tu regardes tes rapports Egencia et que la majorité des lignes sont des nuits d'hôtel, tu paies des frais de transaction pour quelque chose que tu pourrais faire gratuitement. Booking.com for Business ne facture ni abonnement, ni frais de réservation, ni formule.

Pour qui. Les équipes commerciales ou techniques qui dorment souvent à l'hôtel, réservent elles-mêmes et prennent le train ou la voiture pour le reste.

Pour qui ce n'est pas fait. Une entreprise qui a besoin de circuits de validation fins avant chaque voyage : la politique de voyage est son point faible (2,8/5 sur ce critère dans notre comparaison). Ni l'avion ni le train ne sont son cœur de métier.

Sa limite. Tu ne remplaces pas Egencia par Booking.com for Business seul, sauf si ton équipe ne prend presque jamais l'avion. Le montage qu'on voit le plus souvent : Booking.com for Business pour l'hôtel, Trainline for Business pour le train, et une carte de dépense pour le reste. Trois outils gratuits, mais trois endroits où chercher une facture.

Comment migrer. Il n'y a rien à importer : tu crées le compte, tu invites les voyageurs, tu fixes un plafond par nuit. Pense seulement à récupérer dans Egencia les tarifs hôteliers que tu avais négociés, car Booking.com for Business ne les reprend pas.

Pourquoi partir sur Engine. Engine prend le contre-pied du modèle Egencia sur trois points que tu retrouveras dans tes irritants : l'outil est gratuit (« pas un essai gratuit, vraiment gratuit », dit l'éditeur), il n'y a ni abonnement, ni contrat, ni minimum de dépense, et il ne facture aucun frais d'agent. L'assistance est joignable 24/7. Son offre Flex permet d'annuler une réservation d'hôtel jusqu'à midi le jour de l'arrivée.

Pour qui. Les entreprises françaises avec une filiale ou des équipes qui sillonnent les États-Unis : Engine vise d'abord le marché américain, et son catalogue revendique plus d'un million d'hébergements dans le monde.

Pour qui ce n'est pas fait. Une équipe qui voyage surtout en Europe et en train. Pour elle, Perk ou Trainline sont mieux placés.

Sa limite. La politique de voyage est rudimentaire (2,8/5 dans notre comparaison), et l'outil est pensé en anglais, pour des voyageurs américains. Pour une équipe européenne, ce sera un outil d'appoint.

Comment migrer. Sans contrat à signer, tu peux ouvrir un compte pour la seule équipe américaine pendant que le reste de l'entreprise reste sur Egencia jusqu'au renouvellement. C'est une manière simple de comparer sur de vrais voyages avant de basculer tout le monde.

Pourquoi partir sur Trainline for Business. En France, une bonne partie des déplacements professionnels se fait en train. Si c'est ton cas, payer des frais de transaction pour chaque Paris-Lyon n'a pas beaucoup de sens. Chez Trainline for Business, l'ouverture d'un compte est gratuite, tu ne paies que tes billets, et il n'y a pas de durée minimale de contrat. L'outil couvre près de 270 transporteurs dans 45 pays, de quoi gérer aussi l'Espagne, l'Italie ou l'Allemagne.

Pour qui. Les entreprises dont les voyageurs prennent d'abord le train, et qui veulent centraliser les billets et les factures sans changer leurs habitudes.

Pour qui ce n'est pas fait. Toute équipe qui prend l'avion régulièrement : Trainline for Business ne réserve ni vol ni hôtel.

Sa limite. C'est un complément, pas un remplaçant complet d'Egencia. La politique de voyage reste simple (2,6/5 dans notre comparaison). Pense aussi à la TVA : vérifie avec ton comptable comment récupérer la facture de chaque billet.

Comment migrer. Ajoute les voyageurs, recharge leurs cartes de réduction et leurs abonnements dans leur profil, et fixe les classes autorisées. Le reste de tes voyages (avion, hôtel) part ailleurs : Booking.com for Business pour l'hôtel, ou une plateforme complète comme Perk.