Alternativas a Egencia: adónde ir y cómo salir sin perder nada

Por qué pasarte a Navan. Es el cambio más directo si lo que te molesta de Egencia es no saber cuánto pagas. Navan es gratis para empresas de hasta 300 empleados, con viajes ilimitados: tren, vuelos, hoteles y coches, política de viajes con topes y aprobaciones. El editor explica que se financia con las comisiones que le pagan los proveedores de viaje, no con una cuota tuya. Navan presenta además el caso de APCO Worldwide, una consultora que dejó Egencia por Navan, con un ahorro del 19 % (cifra del propio editor).

Para quién. La pyme o la empresa mediana de hasta 300 empleados que quiere una sola herramienta para reservar, aplicar la política y aprobar, sin negociar un contrato.

Para quién no. La empresa que necesita sus tarifas negociadas con hoteles y aerolíneas desde el primer día: esas tarifas («corporate negotiated rates») forman parte del plan Enterprise, bajo presupuesto, junto con un gestor de cuenta dedicado y una implantación a medida de tu organización.

Su límite. El módulo de notas de gastos no es gratis para todos: los 5 primeros usuarios no pagan y después cuesta 15 $ por usuario y mes, en dólares, también en España. Con 20 personas que presentan gastos cada mes, son 225 $ al mes. Haz la cuenta antes de activarlo, sobre todo si vienes de Concur Expense.

Cómo migrar. Si tu software de RR. HH. conecta con Navan, crea los perfiles de los viajeros desde ahí en lugar de importarlos a mano. Vuelve a introducir pasaportes y tarjetas de fidelidad, y reescribe tu política (topes de hotel por ciudad, clase, antelación). Si tu política vivía en Concur, recuerda que se aplicaba dentro de Egencia: no viaja sola. Si quieres conectar Navan con el resto de tus herramientas, mira nuestras guías de Navan con Make y Navan con Zapier.

Por qué pasarte a Perk. Perk es la antigua TravelPerk, nacida en Barcelona. Es lo contrario de Egencia en transparencia: su tarifa está en su web, en euros. El plan Starter cuesta 0 € al mes y se queda un 5 % de cada reserva, con un mínimo de 2 € y un máximo de 30 € por reserva. Premium cuesta 99 € al mes más un 3 % por reserva y admite 10 políticas de viaje. Pro cuesta 299 € al mes más un 3 %, con políticas ilimitadas, conector SAP y API abierta. Y la asistencia 24/7 no se cobra aparte: justo el punto que más pesa a quien paga por cada llamada a un agente.

Para quién. La pyme española que quiere entender su factura antes de firmar, y el equipo que cambia mucho de planes y necesita a alguien al teléfono sin pagar por ello.

Para quién no. La empresa que reserva muchos viajes caros en el plan gratuito: el 5 % se nota. Con 40 reservas de más de 600 € al mes, el tope de 30 € se alcanza en cada una, es decir 1.200 € al mes. A partir de ahí, Premium sale más barato.

Su límite. El plan Starter solo admite una política de viajes. Si tienes reglas distintas para directivos, comerciales y técnicos, necesitas Premium. Y si quieres los gastos en la misma herramienta, el paquete Viajes y gastos arranca en 11 € (Premium) y 13 € (Pro) por usuario activo y mes, más el 3 % por reserva.

Cómo migrar. Empieza por la política: decide cuántas necesitas, porque eso fija el plan. Si te quedas con SAP Concur para los gastos, el conector SAP está en Pro: compruébalo con tu versión antes de firmar. Recarga tus tarifas negociadas con hoteles y aerolíneas, y lanza la herramienta primero con un grupo pequeño de viajeros habituales.

Por qué pasarte a Booking.com for Business. Muchas pymes usan Egencia sobre todo para dormir fuera. Si es tu caso, pagar comisiones por transacción para reservar hoteles tiene poco sentido. Booking.com for Business es completamente gratis: ni suscripción, ni comisión por reserva, ni plan de pago. Tu equipo ya conoce el catálogo, así que nadie necesita formación.

Para quién. La micropyme o la pyme cuyo gran gasto de viaje es el hotel y que quiere centralizar las reservas sin montar un programa de viajes.

Para quién no. La empresa con una política de viajes detallada y aprobaciones en cadena. En nuestro ranking, su nota en política y aprobación es de 2,8 sobre 5, empatada con Engine y solo por encima de Trainline (2,6).

Su límite. No gestiona tus tarifas negociadas con cadenas hoteleras. Si Egencia te aplicaba un acuerdo con una cadena, lo pierdes al pasar aquí, salvo que reserves ese hotel por otro canal.

Cómo migrar. Es la migración más ligera de la página: abres la cuenta, invitas a cada viajero con su correo de trabajo y listo. El trabajo de verdad está en la política: escribe tus topes por ciudad en un documento compartido, porque la herramienta no los impondrá por ti. Combínalo con Trainline para el tren.

Por qué pasarte a Engine. Engine es gratis, y el editor insiste en que no es una prueba: sin cuota de alta, sin contrato y sin gasto mínimo. Lo que lo distingue frente a Egencia es el soporte: asistencia en directo 24/7 y ningún cargo por la ayuda de un agente. Su catálogo supera el millón de alojamientos en el mundo, y su opción Flex permite cancelar una reserva hasta el mediodía del día de llegada.

Para quién. La empresa que manda equipos técnicos, de obra o de proyecto varias semanas a hoteles, sobre todo en Estados Unidos, donde nació la herramienta.

Para quién no. La pyme que viaja por España y Europa en tren: Engine no vende billetes de Renfe, iryo ni OUIGO, y su catálogo está pensado ante todo para el mercado estadounidense.

Su límite. La política de viajes es básica: 2,8 sobre 5 en política y aprobación en nuestro ranking. No sustituye a Egencia para toda la empresa, solo para los equipos de campo.

Cómo migrar. Úsalo como herramienta de nicho: deja al resto de la empresa en Navan o Perk y da acceso a Engine solo a los equipos que se van de misión larga. Antes de que salgan, apunta las fechas de vuelta de los viajes ya reservados en Egencia para que nadie quede a medio camino entre dos herramientas.

Por qué pasarte a Trainline for Business. En España, muchos viajes de empresa son un Madrid-Barcelona o un Madrid-Valencia en alta velocidad. Trainline for Business reúne a Renfe, iryo y OUIGO en la misma búsqueda. Tener la cuenta es completamente gratis: solo pagas los billetes que reservas.

Para quién. El equipo que se mueve sobre todo en tren y quiere sus facturas y justificantes ordenados sin una plataforma pesada.

Para quién no. La empresa que busca un sustituto completo de Egencia: aquí no hay hoteles ni vuelos, y la política es casi inexistente (2,6 sobre 5 en nuestro ranking).

Su límite. Es un complemento, no una plataforma. Los cambios y reembolsos siguen las condiciones de cada billete, como en cualquier canal de venta.

Cómo migrar. Combínalo con Booking.com for Business para los hoteles: dos herramientas gratuitas que cubren el día a día de muchas pymes. Recarga en tu perfil las tarjetas de descuento de Renfe que tenías en Egencia, y no olvides que necesitas la factura con IVA de cada billete para tu contabilidad.